|
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВЛЕНИЯ БЕЛКООПСОЮЗА
2 апреля 2002 г. № 160
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АППАРАТЕ БЕЛКООПСОЮЗА
Правление Белкоопсоюза ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате
Белкоопсоюза (прилагается).
2. Начальникам управлений (отделов) аппарата Белкоопсоюза
ознакомить работников и строго руководствоваться ею в практической
работе.
3. Считать утратившей силу Инструкцию по ведению
делопроизводства в аппарате Белкоопсоюза, утвержденную
постановлением Правления Белкоопсоюза от 6 апреля 1983 г. (протокол
заседания № 11).
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на управление делами Белкоопсоюза (Комса В.А.).
Председатель Правления В.Кулешов
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Правления Белкоопсоюза
от 2 апреля 2002 г. № 160
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппарате Белкоопсоюза
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция устанавливает общие требования к
организации работы с документами в аппарате Белкоопсоюза.
Порядок ведения секретного делопроизводства определяется
специальной инструкцией.
Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
ведется отдельно от общего делопроизводства.
Порядок внесения вопросов и подготовки материалов к заседаниям
Правления Белкоопсоюза определяется Регламентом Правления
Белкоопсоюза.
1.2. Работа с документами в аппарате Белкоопсоюза регулируется
действующим законодательством Республики Беларусь в сфере
делопроизводства и архивного дела, нормативными и методическими
документами Государственного учреждения "Национальный центр по
архивам и делопроизводству" Республики Беларусь, постановлениями и
распоряжениями Правления Белкоопсоюза.
1.3. Инструкция устанавливает порядок приема, учета,
подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля
исполнения, хранения и использования документов.
Положения инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на организацию работы с документами,
создаваемыми средствами персональных ЭВМ (ПЭВМ).
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки
документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по
делопроизводству.
1.4. Документационное обеспечение управления, контроль за
соблюдением в управлениях (отделах) аппарата Белкоопсоюза единой
системы делопроизводства, методическое руководство работой с
документами и обучением работников основам делопроизводства
возлагается на управление делами.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение
установленных правил и порядка работы с документами в управлениях
(отделах) возлагается на их руководителей.
Начальники управлений (отделов) определяют ответственных за
ведение делопроизводства, которые назначаются распоряжением
Правления Белкоопсоюза. Ответственный за ведение делопроизводства
обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки,
осуществляет ознакомление работников управления (отдела) с
нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5. Работники аппарата Белкоопсоюза несут ответственность за
сохранность находящихся у них служебных документов и обязаны бережно
обращаться с ними.
Запрещается делать какие-либо пометки, надписи, исправления в
тексте поступивших в Белкоопсоюз документов.
1.6. Работникам аппарата Белкоопсоюза запрещается:
брать домой служебные документы или их проекты и выполнять
дома какую-либо работу служебного характера;
копировать и размножать служебные документы без разрешения
начальников управлений (отделов) и начальника управления делами или
его заместителя;
разглашать или использовать в частных разговорах информацию,
содержащуюся в служебных документах, в том числе полученную на
стадии их подготовки, а также на заседаниях и совещаниях Правления
Белкоопсоюза.
1.7. При уходе в отпуск, отъезде в длительную командировку,
увольнении или перемещении работник обязан передать имеющиеся у него
документы по указанию начальника управления (отдела) другому
работнику, который будет замещать его.
1.8. Все вновь принятые на работу в аппарат Белкоопсоюза
работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.
1.9. Управление делами Белкоопсоюза осуществляет контроль за
состоянием делопроизводства в облпотребсоюзах, райпо, унитарных
предприятиях Белкоопсоюза.
2. Организация работы с документами в Белкоопсоюзе
2.1. Организация документооборота
Движение документов с момента их получения или создания до
завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют
документооборот Белкоопсоюза.
2.2.1. Порядок обработки поступающих документов.
Документы, поступившие в Белкоопсоюз, в том числе созданные с
помощью средств вычислительной техники, проходят первичную
обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение
руководством и доставляются исполнителям.
Вся поступающая в Белкоопсоюз служебная корреспонденция
принимается работником управления делами, а в выходные и праздничные
дни - дежурными работниками по аппарату Белкоопсоюза, которые
обязаны после дежурства сдать ее в управление делами.
2.2.2. Документы, поступившие в Белкоопсоюз из Администрации
Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики
Беларусь, других государственных органов, а также организаций,
учреждений и от граждан в рабочее время, регистрируются в день их
получения, а поступившие в нерабочее время - на следующий день. В
первую очередь обрабатываются телеграммы.
2.2.3. Работником управления делами вскрываются все
поступившие конверты, кроме именных с надписью "Лично" и
адресованные общественным организациям.
После вскрытия конверта работник управления делами обязан
проверить наличие в нем корреспонденции (включая приложения),
сверить ее индексы с индексами, указанными на конверте.
При обнаружении недостачи или повреждения корреспонденции и
невозможности ее использования составляется акт в двух экземплярах,
один экземпляр которого с поврежденными документами направляется
отправителю конверта, второй остается в управлении делами.
Ошибочно направленные в Белкоопсоюз конверты пересылаются по
назначению в новом конверте или возвращаются отправителю с пометкой
на конверте "Ошибочно доставлено".
2.2.4. Конверты от поступающих документов уничтожаются, за
исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить
адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля на конверте
имеет значение в качестве доказательства времени отправки и дату
получения документов.
2.2.5. Поступившие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы
принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а
затем передаются на рассмотрение руководству Белкоопсоюза и
исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается
(печатается) получателем в журнале и оперативно передается
Председателю Правления Белкоопсоюза или должностному лицу, которому
она адресована.
Поступающие документы (сообщения) по электронной почте,
системе Интернет, другим телекоммуникациям юридической силы не имеют
и должны присылаться с сопроводительным письмом к магнитному
носителю. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать
тексту документа.
2.2.6. Поступившие документы сортируются на требующие
обязательного рассмотрения Председателем Правления Белкоопсоюза и не
требующие решения руководства, передаваемые непосредственно
исполнителям.
После предварительного рассмотрения документы регистрируются,
кроме документов согласно приложению 1.
На рассмотрение Председателю Правления Белкоопсоюза передаются
(после предварительного рассмотрения) документы, полученные из
Администрации Президента Республики Беларусь, Совета Министров
Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь,
Комитета государственного контроля, министерств и ведомств
Республики Беларусь, облпотребсоюзов, потребительских обществ,
унитарных предприятий, содержащие информацию по принципиальным
вопросам деятельности Белкоопсоюза, исполнение которых требует
решения Правления.
Документы передаются Председателю Правления или его
заместителям согласно установленному распределению обязанностей.
2.2.7. Регистрация документов.
Регистрация документов - фиксация факта создания или
поступления в Белкоопсоюз документа путем проставления на нем
регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений
о документе в регистрационных журналах и регистрационно-контрольных
карточках.
На всех без исключения документах ставится регистрационный
штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа
документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется
на конвертах (пакетах).
Регистрация документов, полученных с помощью факсовых
аппаратов, электронных документов, производится на основании тех же
принципов, которые применяются при регистрации документов,
полученных по почте. Если факсограмма, электронный документ
подкреплены документами, полученными по почте, то при их получении
они повторно не регистрируются.
Документы, зарегистрированные в управлении делами и переданные
с регистрационно-контрольными карточками в управления (отделы)
аппарата Белкоопсоюза, не подлежат вторичной регистрации в
управлениях (отделах).
2.2.8. После регистрации документы передаются на рассмотрение
Председателю Правления Белкоопсоюза, а в его отсутствие - первому
заместителю Председателя Правления Белкоопсоюза в день их
поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в форме
резолюции.
Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку с
последующей доставкой на рассмотрение заместителям Председателя
Правления, а также ответственному исполнителю, указанному в
резолюции первым. Последний несет ответственность за ознакомление с
данным документом всех остальных лиц, указанных в резолюции. Второй
экземпляр карточки остается в управлении делами в справочной
картотеке.
При этом, если подготовка документа осуществляется несколькими
структурными подразделениями, то свод предложений, подготовленных
этими подразделениями осуществляет подразделение, определенное
первым исполнителем. Материалы для подготовки окончательного ответа
передаются основному исполнителю, как правило, за два дня до
истечения срока, указанного в резолюции.
2.2.9. Исходящие и внутренние документы регистрируются в день
подписания или утверждения.
Исходящие документы проходят регистрацию, сортировку,
адресование, упаковку, оформление отправления и сдачу в отделение
связи.
Обработка и отправка документов осуществляется централизованно
оператором связи управления делами.
Перед упаковкой проверяется правильность оформления
документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров
количеству адресатов, наличия, при необходимости, списка на рассылку
документов. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки.
Опись со штемпелем отделения связи передается в бухгалтерию.
Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат
возврату исполнителю на доработку.
2.2.10. Регистрация и прохождение внутренних документов.
Внутренние документы: постановления, распоряжения и протоколы
после их подписания Председателем Правления и его заместителями
регистрируются в управлении делами, а докладные записки Правления -
помощником Председателя Правления.
Регистрационным индексом распорядительного документа
(постановления, распоряжения, протоколы, докладные записки) является
его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида
документа, возрастающий в пределах года.
Состав реквизитов для регистрации документов:
- название документа;
- дата документа;
- индекс документа;
- дата поступления документа (для входящих документов);
- индекс документа (для входящих документов);
- заголовок документа или его краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения;
- исполнители;
- номер дела.
Документы, передаваемые в управления (отделы), принимаются
начальником управления (отдела) или ответственным за
делопроизводство, назначенным распоряжением Председателя Правления
Белкоопсоюза, под роспись.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в
фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий,
т.е. в создании управленческих документов по установленным правилам.
Документирование осуществляется на естественном языке
(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,
телефонограммы, факсограммы, машинограммы), а также на искусственных
языках с использованием электронных носителей.
Деятельность Белкоопсоюза обеспечивается системой
взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его
документационную базу, которая состоит из:
- Законов Республики Беларусь;
- организационной документации (Уставы, положения, должностные
инструкции, правила, штатные расписания и др.);
- распорядительной документации (постановления, распоряжения,
инструкции и др.);
- учредительной документации (протоколы, выписки, справки,
списки и др.);
- договорной документации (договоры, перечни, соглашения и
др.).
Юридическим основанием возникновения распорядительных
документов в аппарате Белкоопсоюза являются:
- Декреты, Указы и распоряжения Президента Республики
Беларусь;
- Постановления, распоряжения Совета Министров Республики
Беларусь;
- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности
в целях выполнения Белкоопсоюзом возложенных на него задач в
соответствии с его компетенцией.
3.2. Бланки управленческих документов
Документы оформляются на бланках, соответствующих стандарту
СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики
Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов" и в соответствии с "Примерной
инструкцией по делопроизводству".
Документы печатаются на бланках двух форматов: А4 (210 x 297
мм) и А5 (210 x 148 мм).
Бланки документов должны иметь поля не менее:
- левое - 30 мм;
- правое - не менее 8 мм;
- верхнее и нижнее - не менее 20 мм.
Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема текста
документа. Устанавливается два вида бланков: бланк для писем и общий
бланк для других видов организационно-распорядительной документации
(ОРД).
Бланки каждого вида проектируются на основе углового или
продольного расположения реквизитов. Реквизиты бывают постоянные и
переменные.
Постоянный реквизит документа - реквизит, нанесенный при
изготовлении бланка документа.
Переменный реквизит документа - реквизит, фиксируемый на
бланке в процессе его заполнения.
Угловой вариант расположения реквизитов является наиболее
рациональным, так как большая часть организационно-распорядительных
документов является адресуемыми (письма, справки, докладные
записки). Не адресуемые документы (протокол, акт) часто содержат
"гриф утверждения", который располагается в той же части листа, что
и реквизит "адресат".
Продольный вариант расположения реквизитов удобен для
оформления документов на двух языках.
На общих бланках указываются реквизиты: наименование
организации, название вида документа, дата, индекс, место
составления или издания.
На основании общего бланка изготавливаются бланки для
конкретных видов документов (постановлений, распоряжений, протоколов
и др.) либо наименование видов документов впечатывается в общий
бланк машинописным способом (Приложения 2 - 4).
На бланках для писем указываются реквизиты: наименование
организации, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес,
номер телефона, номер факса, номер счета в банке, дата, индекс,
ссылка на индекс и дату входящего документа (Приложение 5).
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка
должны быть продублированы на этих языках.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках
(например, внутренние документы структурных подразделений), но с
обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной
продукции.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций,
оформляются без бланка.
Рукописное оформление документов должно соответствовать его
машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов,
нумерация страниц.
3.3. Оформление реквизита управленческих документов
При оформлении документов необходимо соблюдать правила,
обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и
качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов
с помощью средств вычислительной техники.
3.3.1. При оформлении управленческих документов в аппарате
Белкоопсоюза применяются следующие реквизиты:
1. Товарный знак (эмблему) Белкоопсоюза;
2. Код Белкоопсоюза по общегосударственному классификатору
предприятий и организации Республики Беларусь (ОКПО);
3. Код формы документа по общегосударственному классификатору
унифицированных документов Республики Беларусь (ОКУД);
4. Наименование организации;
5. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес,
номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер
счета в банке;
6. Наименование вида документа;
7. Дата документа;
8. Регистрационный номер (индекс) документа;
9. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
10. Место составления или издания документа;
11. Гриф ограничения доступа к документу;
12. Адресат;
13. Гриф утверждения документа;
14. Резолюция;
15. Заголовок к тексту;
16. Отметка о контроле;
17. Текст документа;
18. Отметка о наличии приложений;
19. Подпись;
20. Гриф согласования документа;
21. Визы согласования документа;
22. Печать;
23. Отметка о заверении копии;
24. Фамилия исполнителя и номер его телефона;
25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
26. Отметка о переносе данных на машинный носитель;
27. Отметка о поступлении документа;
28. Предупредительный знак;
29. Идентификатор электронной копии документа.
3.3.2. В качестве эмблемы Белкоопсоюза используется товарный
знак (эмблема), зарегистрированный в установленном законом порядке.
Изображение товарного знака (эмблемы) Белкоопсоюза
располагается на левом поле бланка документа на уровне реквизита
"Наименование организации" или в центре при наименовании организации
на нескольких языках.
3.3.3. Код Белкоопсоюза проставляется на верхнем поле первого
листа бланка документа справа по общегосударственному классификатору
предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО) и
общегосударственному классификатору "Система обозначений органов
управлений и общественных объединений" (СООУ).
3.3.4. Наименование организации (полное, сокращенное или
аббревиатура) Белкоопсоюза указывается в соответствии с Уставом
Белкоопсоюза.
3.3.5. Наименование вида документа должно соответствовать
компетенции Белкоопсоюза. На письмах наименование документа не
указывается.
Совместные распорядительные документы (постановления),
издаваемые одинаковые по форме документы (постановления и др.),
издаются в соответствующей форме (приказы, постановления и др.).
Ход обсуждения вопросов на заседаниях Правления Белкоопсоюза
фиксируется в протоколах.
3.3.6. Белкоопсоюз, в целях выполнения поставленных перед ним
задач, ведет переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними
организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи
информации (по почте, телеграфу, телефону, телетайпу, телефаксу)
различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы,
телетайпограммы, факсограммы, электронные документы.
3.3.7. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, принятия,
утверждения или дата события, которое зафиксировано в документе (для
протоколов, актов и других документов).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно с несколькими
организациями, датой документа является дата подписания его
последней организацией.
Даты подписания, утверждения, согласования документа
оформляются цифровым способом. Элементы даты печатаются арабскими
цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца,
месяц, год. Например, дату 2 марта 2002 года следует оформлять
02.03.2002.
В текстах документов, содержащих сведения финансового
характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления
дат: 12 марта 2002 года.
3.3.8. Регистрационный номер (индекс) документа.
Индекс присваивается документу при его регистрации. Индекс
входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса
структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и
порядкового регистрационного номера документа. Например: 01-3/98.
Индексами распорядительных документов (постановлений,
распоряжений и протоколов) являются их поря |
