ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ПРОМЫШЛЕННОСТИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
17 июня 2008 г. № 17
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН,
ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ В
МИНИСТЕРСТВЕ ПРОМЫШЛЕННОСТИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
На основании Положения о Министерстве промышленности
Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров
Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 980 «Вопросы Министерства
промышленности Республики Беларусь», Министерство промышленности
Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения
делопроизводства по обращениям граждан, индивидуальных
предпринимателей и юридических лиц в Министерстве промышленности
Республики Беларусь.
2. Настоящее постановление вступает в силу после его
официального опубликования.
Министр А.М.Русецкий
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства промышленности
Республики Беларусь
17.06.2008 № 17
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан,
индивидуальных предпринимателей и юридических лиц в Министерстве
промышленности Республики Беларусь
1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям
граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц в
Министерстве промышленности Республики Беларусь (далее - Инструкция)
разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня
1996 года «Об обращениях граждан» в редакции Закона Республики
Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета
Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., № 21, ст. 376; Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089) (далее -
Закон), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г.
№ 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и
юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2007 г., № 250, 1/8997), постановлением Совета Министров
Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 «Об утверждении
Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в
государственных органах, иных организациях и о мерах по
совершенствованию работы с обращениями граждан» (Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 87, 5/16014),
постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17 января
2008 г. № 60 «О некоторых вопросах ведения делопроизводства по
обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных
организациях» (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2008 г., № 27, 5/26649) и определяет порядок ведения
делопроизводства по обращениям (предложениям, заявлениям и жалобам)
граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (далее -
обращения, если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией) в
Министерстве промышленности Республики Беларусь (далее -
Министерство).
2. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве
ведется централизованно, отдельно от делопроизводства по обращениям
индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, других видов
делопроизводства.
3. Непосредственное ведение делопроизводства по обращениям
граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц и
ответственность за его состояние возлагается в Министерстве на
сектор делопроизводства и архива отдела делопроизводства, контроля и
организационного обеспечения.
4. Регистрация обращений граждан осуществляется в электронной
и карточной (в регистрационно-контрольных карточках) формах.
На каждое обращение гражданина составляется два экземпляра
регистрационно-контрольной карточки по форме согласно приложению.
Регистрация обращений индивидуальных предпринимателей и
юридических лиц осуществляется в электронной форме.
В регистрационные формы могут дополнительно включаться
реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по
обращениям граждан.
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек
определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля,
поиска, анализа работы по обращениям граждан.
5. Все поступающие в Министерство обращения, в том числе и
принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в
установленном порядке.
6. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех
случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или
когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени
отправления и получения обращения.
7. Регистрационный индекс обращения присваивается в
соответствии с принятой системой регистрации документов в
Министерстве.
8. Повторным обращениям при их поступлении в течение
календарного года присваивается очередной индекс.
9. Обращения одного и того же лица по одному и тому же
вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для
рассмотрения в один и тот же государственный орган, иную организацию
(должностному лицу), учитываются под регистрационным индексом
первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
10. После регистрации обращения граждан передаются на
рассмотрение Министру или его заместителям по направлениям
деятельности.
После электронной регистрации обращений индивидуальных
предпринимателей и юридических лиц они передаются на рассмотрение
Министру или его заместителям по направлениям деятельности.
Поручения Министра и его заместителей о дальнейшем
рассмотрении обращений оформляются в форме резолюций.
11. Контроль за рассмотрением обращений граждан в Министерстве
ведется с использованием электронной системы контроля и
регистрационно-контрольных карточек.
Контроль за рассмотрением обращений индивидуальных
предпринимателей и юридических лиц в Министерстве ведется с
использованием электронной системы контроля.
Контроль завершается, если все поставленные в обращениях
вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны
ответы в установленные законодательством сроки.
Решение о снятии с контроля обращений принимаются Министром
или его заместителями.
Обращения граждан, направленные вышестоящими государственными
органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами),
требующими сообщить результаты рассмотрения, и предписания,
предусмотренные подпунктом 1.4 пункта 1 Указа Президента Республики
Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 (далее - предписания), берутся
на особый контроль.
12. Ответы на обращения даются в установленные
законодательством сроки.
Заявителям письменно сообщается о решениях, принятых по
результатам рассмотрения их письменных обращений.
В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы,
иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на
контроле обращениям и предписаниям, указываются сведения об
уведомлении заявителя о результатах рассмотрения его обращения,
отметка об исполнителе.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения с
дополнением других установленных обозначений, применяемых при
регистрации.
13. Оформление предписания осуществляется согласно
Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004
«Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов». Отметка о выдаче предписания и его
исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-
контрольной карточки.
14. Указанное предписание (и представление) направляется
заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении.
15. Сроки рассмотрения обращений исчисляются со дня их
регистрации в Министерстве.
При необходимости проведения специальной проверки,
истребования дополнительной информации Министр или его заместители
могут продлить срок рассмотрения обращения в пределах, установленных
законодательством. Об изменении сроков рассмотрения обращения
сообщается заявителю.
16. В случаях, когда в письменных обращениях, поступивших в
Министерство, одновременно содержатся вопросы, относящиеся к
компетенции нескольких государственных органов, иных организаций
(должностных лиц), копии данных обращений в 5-дневный срок
направляются в соответствующие государственные органы, иные
организации (должностным лицам) с уведомлением об этом заявителей.
17. Ход рассмотрения обращений граждан (поручения, сделанные
запросы, полученные ответы, принятые решения) должен быть отражен в
регистрационно-контрольных карточках (или электронной форме).
На каждом обращении после окончательного разрешения
поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и
направлении его в дело, указывается дата и личная подпись лица,
принявшего данное решение.
18. Обращения граждан и материалы, связанные с их
рассмотрением, после их разрешения возвращаются в сектор
делопроизводства и архива отдела делопроизводства, контроля и
организационного обеспечения для формирования в дела в соответствии
с утвержденной номенклатурой дел и хранения.
Обращения индивидуальных предпринимателей и юридических лиц и
материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения
возвращаются в структурное подразделение, ответственное за
исполнение, для формирования в дела и хранения.
Дела формируются в течение календарного года. Каждое обращение
и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную
группу. В случае поступления повторных обращений они подшиваются в
данную группу.
При формировании дел проверяются правильность направления
документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные
обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не
подшиваются.
19. Срок хранения обращений, материалов, связанных с их
рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с
даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном
порядке Министром может быть принято решение об увеличении срока
хранения или постоянном хранении соответствующих обращений.
20. Дела по обращениям граждан передаются в архив через год
после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и
материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в
порядке, установленном республиканским органом государственного
управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и
делопроизводства.
21. Действие настоящей Инструкции не распространяется на
ведение делопроизводства по обращениям, рассматриваемым в порядке
конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного
судопроизводства, производства по делам об административных
правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными
актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и
рассмотрения в государственных органах, иных организациях
(должностными лицами).
Приложение
к Инструкции
о порядке ведения делопроизводства
по обращениям граждан,
индивидуальных предпринимателей
и юридических лиц
в Министерстве промышленности
Республики Беларусь
Форма
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
обращений граждан
№ ________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество______________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон___________
____________________________________________________________________
Дата поступления____________________________________________________
Количество листов___________________________________________________
Количество листов приложений*_______________________________________
Даты, индексы**повторных обращений__________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма_______________
Тематика____________________________________________________________
Содержание__________________________________________________________
____________________________________________________________________
Резолюция___________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Исполнитель_________________________________________________________
Документ направлен на исполнение____________________________________
Дата направления______ Срок исполнения _____ Дата исполнения _______
Ход рассмотрения____________________________________________________
____________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении_______________________
Результат рассмотрения обращения (№ ________ дата ответа__________)
Отметка о снятии с контроля_________________________________________
Документ подшит в дело № _____ _____ л.
______________________________
*Указывается при наличии документов, содержащих информацию о
результатах предыдущего рассмотрения обращения.
**Проставляются при присвоении повторному обращению очередного
регистрационного индекса.
|
