ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
13 марта 2008 г. № 19
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ
ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ И ОРГАНИЗАЦИИ
ПРИЕМА ГРАЖДАН В МИНИСТЕРСТВЕ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И
ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года
«Об обращениях граждан», Указа Президента Республики Беларусь от 15
октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с
обращениями граждан и юридических лиц» и постановления Совета
Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 «Об
утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по
обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о
мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан»
Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики
Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке рассмотрения
обращений граждан и юридических лиц и организации приема граждан в
Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Республики
Беларусь.
2. Делегировать заместителям Министра сельского хозяйства и
продовольствия Республики Беларусь право принимать решение об
оставлении обращений без рассмотрения.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить
на управление организационного обеспечения, учета и делопроизводства
Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики
Беларусь.
Министр Л.В.Русак
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства сельского
хозяйства и продовольствия
Республики Беларусь
13.03.2008 № 19
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке рассмотрения обращений граждан и юридических лиц и
организации приема граждан в Министерстве сельского хозяйства и
продовольствия Республики Беларусь
1. Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан и
юридических лиц и организации приема граждан в Министерстве
сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь разработана
в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года «Об
обращениях граждан» в редакции Закона Республики Беларусь от 1
ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь,
1996 г., № 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089), Указом Президента
Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных
мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц»
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г.,
№ 250, 1/8997) и постановлением Совета Министров Республики Беларусь
от 26 мая 2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения
делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах,
иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с
обращениями граждан» (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2005 г., № 87, 5/16014) и определяет порядок ведения
делопроизводства по обращениям (предложениям, заявлениям, жалобам)
граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических
лиц (далее - обращения), а также организации приема граждан в
Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Республики
Беларусь (далее - Минсельхозпрод).
2. Делопроизводство по обращениям граждан в Минсельхозпроде
ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и
осуществляется отделом контроля и делопроизводства управления
организационного обеспечения, учета и делопроизводства.
3. Обращения юридических лиц и индивидуальных
предпринимателей, а также обращения, поступившие из редакций средств
массовой информации, рассматриваются Минсельхозпродом в порядке,
установленном законодательством для рассмотрения обращений граждан,
за исключением случаев, когда законодательством установлен иной
порядок рассмотрения обращений юридических лиц или индивидуальных
предпринимателей.
4. Регистрация обращений в Минсельхозпроде осуществляется
заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства в
автоматизированном (электронном) виде с заполнением регистрационно-
контрольных карточек по форме согласно приложению.
В регистрационно-контрольную карточку могут дополнительно
включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы
по обращениям.
5. Все поступившие в Минсельхозпрод обращения, в том числе и
принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления.
6. Регистрационный индекс и дата регистрации обращения
указываются в регистрационном штампе, проставляемом в правом нижнем
углу или на другом свободном от текста листе первой страницы
обращения. Регистрационный индекс состоит из индекса управления
организационного обеспечения, учета и делопроизводства, начальной
буквы фамилии автора обращения и порядкового номера поступившего
обращения (например, 04/Л-128).
7. Повторным обращениям при их поступлении в Минсельхозпрод в
течение календарного года в зависимости от объема документооборота
присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной
индекс. В правом верхнем углу повторного обращения и на
регистрационно-контрольных карточках делается отметка: «Повторно» и
заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства
подбираются предшествующие документы по данному обращению.
8. Обращения одного и того же лица по одному и тому же
вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для
рассмотрения в Минсельхозпрод, учитываются под регистрационным
индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового
номера (например, 04/С-214-1, 04/С-214-2, 04/С-214-3).
9. После регистрации и подготовки проекта резолюции обращения
передаются заместителем начальника отдела контроля и
делопроизводства на рассмотрение Министру сельского хозяйства и
продовольствия Республики Беларусь (далее - Министр).
10. Контроль за рассмотрением обращений в Минсельхозпроде
ведется заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства с
использованием автоматизированной (электронной) системы контроля.
С обращений, пересылаемых на рассмотрение организаций,
находящихся в подчинении Минсельхозпрода, делаются ксерокопии для
последующего контроля за их рассмотрением.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля
не снимаются. Контроль завершается, если все поставленные в
обращении вопросы рассмотрены, приняты исчерпывающие меры по его
разрешению и даны ответы в установленные законодательством сроки.
Решение о снятии с контроля обращения принимается Министром.
Обращения, направленные в Минсельхозпрод вышестоящими
государственными органами (вышестоящими должностными лицами), иными
организациями, требующими сообщить результаты рассмотрения, и
предписания подлежат постановке на особый контроль.
11. Организация личного приема граждан Министром и его
заместителями возлагается на отдел контроля и делопроизводства.
Прием граждан Министром, его заместителями и другими должностными
лицами Минсельхозпрода, как правило, ведется по предварительной
записи.
Контроль за рассмотрением обращений, поступивших на личном
приеме Министра и его заместителей, осуществляет заместитель
начальника отдела контроля и делопроизводства.
12. Ответы на обращения должны быть даны в сроки,
установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь «Об обращениях
граждан».
13. В ответах, направляемых в вышестоящие государственные
органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по
находящимся на контроле обращениям и предписаниям, указываются
сведения об уведомлении автора о результатах рассмотрения его
обращения, отметка об исполнителе.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения с
дополнением исходящего регистрационного номера (например, 04/В-
286/354).
14. Оформление предписания осуществляется заместителем
начальника отдела контроля и делопроизводства в соответствии с
Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004
«Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов». Отметка о выдаче предписания и его
исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-
контрольной карточки.
15. Отдел контроля и делопроизводства по утвержденному
приказом Министра графику осуществляет проверки соблюдения в
организациях, находящихся в подчинении Минсельхозпрода, и комитетах
по сельскому хозяйству и продовольствию областных исполнительных
комитетов порядка рассмотрения обращений, а в случаях,
предусмотренных законодательством, организует выездные проверки
работы с обращениями.
16. В случаях, когда в письменных обращениях, поступивших в
Минсельхозпрод, одновременно содержатся вопросы, относящиеся к
компетенции нескольких государственных органов, иных организаций
(должностных лиц), копии данных обращений в 5-дневный срок
направляются отделом контроля и делопроизводства в соответствующие
государственные органы, иные организации (должностным лицам) с
уведомлением об этом граждан.
17. Ход рассмотрения обращений (поручения, сделанные запросы,
полученные ответы, принятые решения) в Минсельхозпроде должен быть
точно и своевременно отражен в регистрационной электронной базе
данных заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства.
18. Обращения и прилагаемые материалы после их рассмотрения
возвращаются заместителю начальника отдела контроля и
делопроизводства, ведущему делопроизводство по обращениям, для
формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел
Минсельхозпрода. На каждом обращении после окончательного решения и
его исполнения должна быть запись «В дело», дата и личная подпись
Министра или его заместителя по курируемым вопросам.
Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
19. Срок хранения обращений, материалов, связанных с их
рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с
даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях Центральной
экспертной комиссией Минсельхозпрода (далее - ЦЭК) может быть
принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном
хранении соответствующих обращений.
Ответственность за сохранность документов по обращениям
возлагается на начальника отдела контроля и делопроизводства.
20. Дела по обращениям передаются в ведомственный архив
Минсельхозпрода через год после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения обращения и
материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению. Акт
об уничтожении рассматривается ЦЭК, подписывается председателем ЦЭК,
ее членами и утверждается заместителем Министра, курирующим
управление организационного обеспечения, учета и делопроизводства.
Уничтожение включенных в акт документов и дел производится
управлением организационного обеспечения, учета и делопроизводства
после того, как описи на дела постоянного хранения утверждены, а по
личному составу согласованы за соответствующий период времени.
21. Обращения систематически анализируются и обобщаются
заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства с целью
своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения
прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного
мнения, а также совершенствования работы организаций, подчиненных
Минсельхозпроду.
Результаты анализа и обобщения, оформленные в виде
аналитических справок и обзоров, представляются Министру по
окончании каждого года, а также по мере необходимости.
Приложение
к Инструкции о порядке рассмотрения
обращений граждан и юридических
лиц и организации приема граждан
в Министерстве сельского хозяйства
и продовольствия Республики Беларусь
Форма
Регистрационно-контрольная карточка обращений
№ _________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество______________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон___________
____________________________________________________________________
Дата поступления____________________________________________________
Количество листов обращения_________________________________________
Количество листов приложений[1]_____________________________________
Даты, индексы[2] повторных обращений________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма_______________
Тематика____________________________________________________________
Содержание__________________________________________________________
____________________________________________________________________
Резолюция___________________________________________________________
____________________________________________________________________
Исполнитель_________________________________________________________
Документ направлен на исполнение____________________________________
Дата направления __________ Срок исполнения __________ Дата
исполнения _________________________________________________________
Ход рассмотрения____________________________________________________
____________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении_______________________
Результат рассмотрения обращения (№ ____________ дата ответа
__________________________________________________________________).
Отметка о снятии с контроля_________________________________________
Документ подшит в дело № _____ _____ л.
______________________________
[1]Указывается при наличии документов, содержащих информацию о
результатах предыдущего рассмотрения обращения.
[2]Проставляются при присвоении повторному обращению
очередного регистрационного индекса.
|
