Стр. 11
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |
документами, второй - направляется в структурные подразделения
облисполкома, третий - хранится в качестве учетного документа в
архиве облисполкома, четвертый - в государственном архивном
учреждении.
ГЛАВА 13
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
197. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в облисполкоме формируются в его структурных
подразделениях. Формированием дел занимаются специалисты,
ответственные за делопроизводство структурных подразделений.
Контроль за правильным формированием дел в облисполкоме
осуществляется отделом по работе с документами.
198. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию
соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо
соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы;
помещать вместе документы, относящиеся к решению одного
вопроса;
группировать в дело документы за один календарный год, за
исключением переходящих дел, личных дел, документов временных
комиссий (группируются за период деятельности);
группировать в отдельные дела документы постоянного и
временного сроков хранения;
помещать в дела машино-, факсо-, телефонограммы на общих
основаниях.
199. В дело не должны помещаться документы, подлежащие
возврату, черновые и дублетные экземпляры, проекты документов,
размноженные копии. Объем дела не должен превышать 250 листов. Дело
объемом свыше 250 листов делят на тома.
200. Внутри дела документы располагаются в последовательности
решения определенных вопросов. При этом документы располагаются в
хронологическом порядке (поступающие - по датам поступления,
отправляемые - по датам отправления), по авторам или корреспондентам
в алфавитном порядке.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или
подписания присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем
в документе делается отметка.
Документы заседаний облисполкома группируются в два дела:
протоколы заседаний и решения к ним;
документы к протоколам (доклады, справки, заключения, проекты
решений и т.д.).
Протоколы заседаний коллегиальных органов в деле располагаются
в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам
систематизируются по номерам протоколов в последовательности решения
вопросов.
201. Распоряжения и приказы группируются в отдельные дела по
видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные решениями
облисполкома, группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от
распоряжений по личному составу.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от их проектов.
Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления
группируются в дела того года, к которому они относятся по
содержанию.
Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, и отчет
за 2006 год, составленный в 2007 году, должны быть отнесены к 2006
году.
Документы в личных делах располагают в следующей
последовательности:
внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации,
переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копии или выписки из приказов (распоряжений) о приеме,
увольнении, переводе, назначении на должность.
При формировании личных дел отдельных категорий работников в
них дополнительно включаются следующие документы:
декларация о доходах;
контракт (для государственных служащих);
договор о материальной ответственности (для материально-
ответственных лиц) и др.
Лицевые счета работников по заработной плате группируют по
фамилиям в алфавитном порядке и образуют самостоятельные дела в
пределах года.
Переписка формируется за календарный год и систематизируется в
хронологической последовательности: за документом-запросом
помещается документ-ответ. При возобновлении переписки по
определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего
года.
Обращения граждан по вопросам работы облисполкома и все
документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от
обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы
по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу
документов.
Повторные обращения или дополнительные документы к ним
подшиваются к данной группе документов.
202. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел
на государственное хранение.
ГЛАВА 14
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
203. Экспертиза ценности документов - это определение научно-
исторической, социально-культурной ценности и практической
значимости документов в целях установления сроков их хранения и
отбора на государственное хранение.
204. Экспертиза ценности документов проводится в
делопроизводстве:
при составлении номенклатур дел;
при формировании дел и проверке правильности отнесения
документов к делам;
при подготовке дел к последующему хранению;
в архиве в процессе подготовки дел к передаче на
государственное хранение.
205. Экспертиза ценности документов проводится экспертной
комиссией облисполкома (далее - ЭК) совместно со специалистами
структурных подразделений под непосредственным методическим
руководством государственного архивного учреждения.
ЭК работает в соответствии с Положением о постоянно действующей
экспертной комиссии облисполкома, утвержденным председателем
облисполкома.
206. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения в делопроизводстве облисполкома осуществляется ежегодно.
При проведении экспертизы ценности документов производятся:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения для передачи в архив облисполкома;
отбор документов с временными сроками хранения и не подлежащих
дальнейшему хранению;
выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании
номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается
отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на
основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного
хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,
черновики, неоформленные копии документов и документы временного
хранения.
Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру с
целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих
постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы
постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их
состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным
делам или оформляются в самостоятельные.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения для передачи в архив облисполкома проводится
отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими
сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре
дел, как «до минования надобности», «при условии завершения ревизии»
и т.п.
207. По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению
(приложение 10).
Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и
составление акта о выделении их к уничтожению производятся после
составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения
и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты
рассматриваются на заседании ЭК облисполкома.
Согласованные комиссией акты о выделении дел к уничтожению
утверждаются управляющим делами облисполкома после утверждения ЭПК
отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции
облисполкома описей дел постоянного хранения и согласования описей
дел по личному составу. После этого дела, включенные в акты,
уничтожаются.
208. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы
передаются в соответствии с Основными правилами работы архивов
центральных и местных органов власти и управления, учреждений,
организаций и предприятий Республики Беларусь организациям,
занимающимся заготовкой вторичного сырья. Сдача документов
оформляется приемо-сдаточными накладными. Дата сдачи и номер
накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее
дело.
ГЛАВА 15
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
209. Дела облисполкома подлежат оформлению при их заведении и
по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их
технической обработке и проводится специалистами, ответственными за
делопроизводство в структурных подразделениях, под методическим
руководством и контролем отдела по работе с документами.
210. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела
предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела (приложение 11);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов
дела (приложение 12);
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела
(заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях,
при этом не проводится пересистематизация документов в деле, листы
не нумеруются, заверительные надписи и внутренние описи не
составляются.
211. Документы, составляющие дело, подшиваются в четыре прокола
в твердую обложку из картона (при объеме дела до 50 листов) или
переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех
документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к
подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скрепки) из
них удаляются.
Невостребованные личные документы (аттестаты, свидетельства и
др.) вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело.
212. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов
заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими
цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста
документов, черным графитным карандашом. Использование чернил и
цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы
внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому
тому отдельно. Листы приложения к делу, составляющего отдельный том,
нумеруются отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем
углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как
один лист, а сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два
листа.
Документы большого формата подшиваются за один край и
нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа.
Лист с наклеенными документами (вырезки, выписки, фотографии и
т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним
краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.),
то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом
вначале нумеруется конверт, а затем - очередным номером - каждое
вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов
(включая печатные издания) нумеруются в общем порядке.
При наличии большого числа ошибок в нумерации листов дела
проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера
зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер
листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |
|