Большая электронная библиотека законов
Загрузить Adobe Flash Player

  Главная

  Законодательство РБ

  Кодексы Беларуси

  Законодательные и нормативные акты по дате принятия

  Законодательные и нормативные акты принятые различными органами власти

  Законодательные и нормативные акты по темам

  Законодательные и нормативные акты по виду документы

  Международное право в Беларуси

  Законодательство СССР

  Законы других стран

  Кодексы

  Законодательство РФ

  Право Украины

  Полезные ресурсы

  Контакты

  Новости сайта

  Поиск документа


Полезные ресурсы

- Таможенный кодекс таможенного союза

- Каталог предприятий и организаций СНГ

- Законодательство Республики Беларусь по темам

- Законодательство Республики Беларусь по дате принятия

- Законодательство Республики Беларусь по органу принятия

- Законы Республики Беларусь

- Новости законодательства Беларуси

- Тюрьмы Беларуси

- Законодательство России

- Деловая Украина

- Автомобильный портал

- The legislation of the Great Britain


Правовые новости





Решение Минского областного исполнительного комитета от 29 декабря 2007 г. №1616 "Об Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете"

Архив февраль 2009 года

Право Беларуси 2011

<< Содержание | <<< Главная страница

Стр. 11

| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |


документами,  второй  -  направляется  в  структурные  подразделения
облисполкома,  третий  - хранится в качестве  учетного  документа  в
архиве   облисполкома,   четвертый  -  в  государственном   архивном
учреждении.

                            ГЛАВА 13
                        ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

     197.  Формирование дел - группировка исполненных  документов  в
дела в соответствии с номенклатурой дел.
     Дела    в    облисполкоме   формируются   в   его   структурных
подразделениях.    Формированием   дел    занимаются    специалисты,
ответственные за делопроизводство структурных подразделений.
     Контроль   за   правильным  формированием  дел  в  облисполкоме
осуществляется отделом по работе с документами.
     198.  В дело помещаются документы, которые по своему содержанию
соответствуют  заголовку  дела.  При  формировании  дел   необходимо
соблюдать следующие правила:
     помещать  в  дело  только  исполненные,  правильно  оформленные
документы;
     помещать   вместе  документы,  относящиеся  к  решению   одного
вопроса;
     группировать  в  дело  документы за один  календарный  год,  за
исключением  переходящих  дел,  личных  дел,  документов   временных
комиссий (группируются за период деятельности);
     группировать   в   отдельные  дела  документы   постоянного   и
временного сроков хранения;
     помещать  в  дела  машино-,  факсо-,  телефонограммы  на  общих
основаниях.
     199.   В   дело  не  должны  помещаться  документы,  подлежащие
возврату,  черновые  и  дублетные  экземпляры,  проекты  документов,
размноженные копии. Объем дела не должен превышать 250 листов.  Дело
объемом свыше 250 листов делят на тома.
     200.  Внутри  дела документы располагаются в последовательности
решения  определенных вопросов. При этом документы  располагаются  в
хронологическом   порядке  (поступающие  -  по  датам   поступления,
отправляемые - по датам отправления), по авторам или корреспондентам
в алфавитном порядке.
     Приложения  к документам независимо от даты их утверждения  или
подписания  присоединяются к документам, к  которым  они  относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о  чем
в документе делается отметка.
     Документы заседаний облисполкома группируются в два дела:
     протоколы заседаний и решения к ним;
     документы  к протоколам (доклады, справки, заключения,  проекты
решений и т.д.).
     Протоколы  заседаний коллегиальных органов в деле располагаются
в   хронологическом  порядке  по  номерам.  Документы  к  протоколам
систематизируются по номерам протоколов в последовательности решения
вопросов.
     201.  Распоряжения и приказы группируются в отдельные  дела  по
видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
     Уставы,    положения,   инструкции,   утвержденные    решениями
облисполкома, группируются вместе с указанными документами.
     Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно  от
распоряжений по личному составу.
     Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки  и
другие документы группируются отдельно от их проектов.
     Планы  (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления
группируются  в  дела  того  года,  к  которому  они  относятся   по
содержанию.
     
     Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году,  и  отчет
за  2006 год, составленный в 2007 году, должны быть отнесены к  2006
году.
     
     Документы    в    личных   делах   располагают   в    следующей
последовательности:
     внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
     дополнение к личному листку по учету кадров;
     личный листок по учету кадров;
     автобиография;
     копии   документов  об  образовании,  повышении   квалификации,
переподготовке;
     заявление о приеме на работу;
     копии   или  выписки  из  приказов  (распоряжений)  о   приеме,
увольнении, переводе, назначении на должность.
     При  формировании личных дел отдельных категорий  работников  в
них дополнительно включаются следующие документы:
     декларация о доходах;
     контракт (для государственных служащих);
     договор   о   материальной  ответственности  (для  материально-
ответственных лиц) и др.
     Лицевые  счета  работников по заработной  плате  группируют  по
фамилиям  в  алфавитном  порядке и образуют самостоятельные  дела  в
пределах года.
     Переписка формируется за календарный год и систематизируется  в
хронологической     последовательности:    за    документом-запросом
помещается   документ-ответ.   При   возобновлении   переписки    по
определенному  вопросу,  начавшейся  в  предыдущем  году,  документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего
года.
     Обращения  граждан  по  вопросам  работы  облисполкома  и   все
документы  по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно  от
обращений  граждан по личным вопросам. Каждое обращение и  документы
по   его  рассмотрению  составляют  в  деле  самостоятельную  группу
документов.
     Повторные   обращения  или  дополнительные  документы   к   ним
подшиваются к данной группе документов.
     202. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел
на государственное хранение.

                           ГЛАВА 14
                ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

     203.  Экспертиза ценности документов - это определение  научно-
исторической,    социально-культурной   ценности   и    практической
значимости  документов в целях установления  сроков  их  хранения  и
отбора на государственное хранение.
     204.    Экспертиза    ценности    документов    проводится    в
делопроизводстве:
     при составлении номенклатур дел;
     при   формировании   дел  и  проверке  правильности   отнесения
документов к делам;
     при подготовке дел к последующему хранению;
     в   архиве   в   процессе  подготовки   дел   к   передаче   на
государственное хранение.
     205.   Экспертиза  ценности  документов  проводится  экспертной
комиссией  облисполкома  (далее  - ЭК)  совместно  со  специалистами
структурных    подразделений   под   непосредственным   методическим
руководством государственного архивного учреждения.
     ЭК работает в соответствии с Положением о постоянно действующей
экспертной   комиссии   облисполкома,   утвержденным   председателем
облисполкома.
     206.  Экспертиза ценности документов постоянного  и  временного
хранения в делопроизводстве облисполкома осуществляется ежегодно.
     При проведении экспертизы ценности документов производятся:
     отбор  документов  постоянного  и  временного  (свыше  10  лет)
хранения для передачи в архив облисполкома;
     отбор  документов с временными сроками хранения и не подлежащих
дальнейшему хранению;
     выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.
     Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании
номенклатуры  дел  путем полистного просмотра  дел.  Не  допускается
отбор  документов для хранения и выделения к уничтожению  только  на
основании  заголовков дел. При полистном просмотре  дел  постоянного
хранения   подлежат   изъятию   дублетные   экземпляры   документов,
черновики,  неоформленные копии документов  и  документы  временного
хранения.
     Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру с
целью  определения и выделения из их состава документов,  подлежащих
постоянному  хранению. Дела с отметкой «ЭПК»,  содержащие  документы
постоянного  хранения, подлежат переформированию. Выделенные  из  их
состава  документы постоянного хранения присоединяются к  однородным
делам или оформляются в самостоятельные.
     Одновременно  с  отбором  документов постоянного  и  временного
(свыше 10 лет) хранения для передачи в архив облисполкома проводится
отбор  дел  и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими
сроками  хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре
дел, как «до минования надобности», «при условии завершения ревизии»
и т.п.
     207. По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи  дел  постоянного, временного (свыше 10  лет)  хранения  и  по
личному  составу,  а  также  акты  о  выделении  дел  к  уничтожению
(приложение 10).
     Отбор  документов  к  уничтожению за соответствующий  период  и
составление  акта  о  выделении их к уничтожению производятся  после
составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения
и  по  личному  составу за этот же период. Указанные  описи  и  акты
рассматриваются на заседании ЭК облисполкома.
     Согласованные  комиссией  акты о выделении  дел  к  уничтожению
утверждаются  управляющим делами облисполкома после утверждения  ЭПК
отдела  по  архивам  и делопроизводству главного управления  юстиции
облисполкома  описей дел постоянного хранения и согласования  описей
дел  по  личному  составу.  После этого  дела,  включенные  в  акты,
уничтожаются.
     208.  Отобранные  к уничтожению и включенные  в  акт  документы
передаются  в  соответствии  с Основными  правилами  работы  архивов
центральных  и  местных  органов власти  и  управления,  учреждений,
организаций   и   предприятий  Республики   Беларусь   организациям,
занимающимся   заготовкой   вторичного   сырья.   Сдача   документов
оформляется  приемо-сдаточными  накладными.  Дата  сдачи   и   номер
накладной  указываются в акте, который подшивается в соответствующее
дело.

                          ГЛАВА 15
                       ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

     209.  Дела облисполкома подлежат оформлению при их заведении  и
по  завершении года. Оформление дел включает комплекс  работ  по  их
технической обработке и проводится специалистами, ответственными  за
делопроизводство  в  структурных  подразделениях,  под  методическим
руководством и контролем отдела по работе с документами.
     210.  В  зависимости от сроков хранения проводится  полное  или
частичное оформление дел.
     Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10  лет)  хранения  и  по  личному составу. Полное  оформление  дела
предусматривает:
     подшивку или переплет дела;
     нумерацию листов в деле;
     составление заверительной надписи дела (приложение 11);
     составление  в необходимых случаях внутренней описи  документов
дела (приложение 12);
     внесение   необходимых  уточнений  в  реквизиты  обложки   дела
(заголовка дела, даты дела и др.).
     Дела  временного  (до  10 лет включительно)  хранения  подлежат
частичному  оформлению. Дела допускается хранить в  скоросшивателях,
при  этом не проводится пересистематизация документов в деле,  листы
не   нумеруются,  заверительные  надписи  и  внутренние   описи   не
составляются.
     211. Документы, составляющие дело, подшиваются в четыре прокола
в  твердую  обложку из картона (при объеме дела до  50  листов)  или
переплетаются  с  учетом возможности свободного чтения  текста  всех
документов,  дат,  виз  и резолюций на них.  При  подготовке  дел  к
подшивке  (переплету) металлические предметы (булавки,  скрепки)  из
них удаляются.
     Невостребованные личные документы (аттестаты,  свидетельства  и
др.) вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело.
     212.  В  целях  обеспечения сохранности и  закрепления  порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме  листов
заверительной  надписи  и  внутренней  описи,  нумеруются  арабскими
цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая  текста
документов,  черным  графитным карандашом.  Использование  чернил  и
цветных   карандашей   для  нумерации  листов   запрещается.   Листы
внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
     Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому
тому отдельно. Листы приложения к делу, составляющего отдельный том,
нумеруются отдельно.
     Фотографии,  чертежи,  диаграммы  и  другие  иллюстративные   и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
     Сложенный  лист  разворачивается и нумеруется в правом  верхнем
углу.  Лист  любого формата, подшитый за один край,  нумеруется  как
один  лист, а сложенный и подшитый за середину, нумеруется  как  два
листа.
     Документы   большого  формата  подшиваются  за  один   край   и
нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа.
     Лист с наклеенными документами (вырезки, выписки, фотографии  и
т.п.)  нумеруется  как один лист. Если к документу  подклеены  одним
краем  другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и  т.п.),
то каждый документ нумеруется отдельно.
     Подшитые  в  дело  конверты с вложениями нумеруются,  при  этом
вначале  нумеруется конверт, а затем - очередным  номером  -  каждое
вложение в конверте.
     Подшитые  в  дело  документы  с собственной  нумерацией  листов
(включая печатные издания) нумеруются в общем порядке.
     При  наличии  большого  числа ошибок в  нумерации  листов  дела
проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые  номера
зачеркиваются  одной наклонной чертой и рядом ставится  новый  номер
листа.  В  конце дела составляется новая заверительная надпись,  при

| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |




<< Навигация | <<< Главная страница

карта новых документов

Разное

При полном или частичном использовании материалов сайта ссылка на pravo.levonevsky.org обязательна

© 2006-2017г. www.levonevsky.org

TopList

Законодательство Беларуси и других стран

Законодательство России кодексы, законы, указы (изьранное), постановления, архив


Законодательство Республики Беларусь по дате принятия:

2013 2012 2011 2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003 2002 2001 2000 до 2000 года

Защита прав потребителя
ЗОНА - специальный проект

Бюллетень "ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ" - о предпринимателях.



Новые документы




NewsBY.org. News of Belarus

UK Laws - Legal Portal

Legal portal of Belarus

Russian Business

The real estate of Russia

Valery Levaneuski. Personal website of the Belarus politician, the former political prisoner