Стр. 3
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |
должностных лиц, утверждающих документ.
Дата (число) утверждения в реквизите «Гриф утверждения»
проставляется должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год
допускается оформлять машинописным способом прописными буквами без
кавычек.
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами
без кавычек.
42. Указания руководителя о порядке исполнения или
использования документа фиксируются в реквизите «Резолюция»,
включающем фамилию ответственного и иных исполнителей, содержание
поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается (личная подпись)
и датируется.
Например:
Волоху А.А.
Прошу подготовить проект
плана работы комиссии к 05.03.2007.
Подпись автора резолюции
Дата
В зависимости от содержания резолюции некоторые из составных
элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать. На
документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и
имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по
упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции,
дата.
Общие указания выражаются следующим образом: «К руководству»,
«К исполнению», «К сведению».
Резолюции с конкретными указаниями выражаются глаголом в
повелительном наклонении или в неопределенной форме и адресуются
подчиненным лицам.
Например:
Пуховому И.А.
Срочно примите меры по обеспечению...
Подпись автора резолюции
Дата
Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным,
четким, конкретным, содержать исчерпывающее указание о порядке и
характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим, например,
такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Прошу
переговорить», «Прошу зайти ко мне», «Для ответа после разговора со
мной» и т.п.
Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после
нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел.
Например:
Орловой Т.Н. (созыв)
Иванову И.И.
Петренко С.И.
Прошу подготовить заключение до 01.01.2007.
Подпись автора резолюции
Дата
Считаю, что проект требует доработки в части, касающейся
организации работы с документами в комитете экономики.
Если в резолюции определяется несколько исполнителей,
обязательно наличие указания на исполнителя, являющегося
ответственным и представляющего итоговую информацию о выполнении
поручения в целом. В случае отсутствия такого указания должностное
лицо, указанное первым, является ответственным за выполнение
задания.
Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из
содержания документа, либо используются действующие типовые сроки
исполнения определенных категорий документов.
В резолюции также определяется необходимость постановки на
контроль всего документа либо его отдельных пунктов. Если документ
ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное
лицо, осуществляющее контроль исполнения. Если на контроль ставится
не весь документ, а его отдельные пункты, следует указать номера
контролируемых пунктов.
Например:
Иванову А.А.
К исполнению.
Михович С.А.
Для контроля пп. 4, 5.
Подпись автора резолюции
Дата
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие
резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется
порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций,
их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция
необходима только для конкретизации предыдущей.
Например:
Иванову А.И.
Прошу подготовить бюджетную
заявку по науке до 15.07.2007.
Подпись автора резолюции
Дата
(первая резолюция)
Петрову М.Л.
Подготовить проект сводного плана НИР
на 2007 год до 01.07.2007.
Ющенко Н.Н.
Подготовить финансовые расчеты
к бюджетной заявке до 14.07.2007.
Подпись Иванова А.И.
Дата
(вторая резолюция)
Реквизит «Резолюция» размещается в правом верхнем углу первого
листа документа ниже реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения». Если
резолюций несколько, то их допускается располагать на любой
свободной площади лицевой стороны листа документа, не задевая текста
и полей. Чтобы выделить резолюцию, ее следует располагать под углом
к линии строки.
Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций,
оформленный с использованием средств вычислительной и
организационной техники, текст должен быть тщательно отредактирован,
напечатан на бланке установленной формы без каких-либо исправлений и
помарок. При этом помимо подписи указываются инициалы и фамилия
автора резолюции, отметка о связи с основным документом (номер и
дата документа, к которому относится данный лист резолюции).
Содержание резолюции с документа в обязательном порядке
переносится в контрольно-регистрационную карточку документа
специалистами отдела по работе с документами и отдела контроля и
подготовки заседаний исполкома управления делами облисполкома
(далее - отдел контроля).
43. Реквизит «Заголовок к тексту» располагают от левого поля
страницы после реквизитов бланка.
Заголовок - краткое изложение содержания документа - как
правило, состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и
емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться
с названием документа. Например: протокол (чего?) «заседания Ученого
совета», решение (о чем?) «О внесении изменений в Устав
предприятия», распоряжение (о чем?) «О награждении».
Заголовок образуется, как правило, с помощью отглагольного
существительного в предложном падеже, начинается предлогом «о» и
должен отвечать на вопрос «о чем?».
Например:
О ходе выполнения комплексной программы...
Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата
А4, кроме телефонограмм, телеграмм, писем-извещений. На документах,
текст которых печатается на бумаге формата А5, заголовок к тексту
может отсутствовать. В заголовке разрешается употреблять сокращения
слов и словосочетаний, используемые в стандартах и классификаторах
Республики Беларусь.
В документах большого объема могут составляться подзаголовки.
Заголовки и подзаголовки помещаются в левой части листа перед
текстом без кавычек и не подчеркиваются.
В конце заголовка точка не ставится.
44. Реквизит «Отметка о контроле» располагают в левом поле
документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или
словом «Контроль». Данный реквизит проставляется специалистами
отдела по работе с документами и отдела контроля.
45. Приложения к документам могут быть трех видов:
утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие
соответствующими распорядительными документами (решениями,
распоряжениями);
поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с
сопроводительными письмами или другими документами.
Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы
(наименование, заголовок, дату, отметки о согласовании, утверждении
и т.д.). Приложения должны быть завизированы руководителем
структурного подразделения.
Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают после
текста документа перед реквизитом «Подпись». О том, что к документу
имеются приложения, может указываться и в тексте документа.
Сведения о наличии приложений к письмам оформляются в следующем
порядке: если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их
наименования необходимо перечислить после текста перед подписью с
указанием количества листов в каждом приложении и количества их
экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Справка о подготовке школ к новому учебному году
на 8 л. в 2 экз.
2. Список школ на 3 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, полное наименование которого
приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется
после текста перед подписью по форме.
Например:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается. Если к документу прилагается другой документ, имеющий
приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять
следующим образом.
Например:
Приложение: письмо Минэкономики от 22.04.2007 № 4/3032 и
приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о приложении оформляется следующим образом.
Например:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Не следует оформлять как приложения докладные записки, справки,
акты, письма и другие документы, направляемые на основании
содержащихся в распорядительных документах указаний.
Например:
Поручить райгорисполкомам рассмотреть справку финансового
управления облисполкома и принять соответствующие меры.
На этих документах никаких отметок, свидетельствующих об их
связи с распорядительным документом, не делается.
46. Реквизит «Подпись» - обязательный реквизит документа.
Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их
полномочиями, установленными законодательством, или иными правовыми
актами.
Решения облисполкома подписываются председателем (в его
отсутствие - лицом, его замещающим) и управляющим делами
облисполкома.
Исходящие документы на бланках облисполкома подписываются
председателем облисполкома, его заместителями, управляющим делами
облисполкома в соответствии с распределением обязанностей. Доклады,
докладные записки, справки и другие документы информационного,
справочного или аналитического характера подписывают заместители
председателя облисполкома, управляющий делами облисполкома,
руководители структурных подразделений облисполкома, их заместители,
если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы их прав и
компетенции.
Служебные письма представляются на подпись в двух экземплярах
(подлинник и копия).
В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности
лица, подписывающего документ, включая наименование организации
(полное, если документ оформлен не на бланке, и видовое - на
документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка
(инициалы и фамилия). Правила оформления подписи в организационно-
распорядительных документах определены СТБ 6.38-2004 и методическими
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |
|
