Стр. 4
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |
указаниями по практическому применению стандарта.
Например:
полное:
Председатель Минского
областного исполнительного комитета Подпись Расшифровка подписи
видовое:
Председатель Подпись Расшифровка подписи
Документы могут подписываться двумя и более должностными
лицами. Подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
Например:
Председатель Подпись Расшифровка подписи
Управляющий делами Подпись Расшифровка подписи
Если документ подписывается должностными лицами одного ранга,
то их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Министр лесного хозяйства Министр экономики
Республики Беларусь Республики Беларусь
Расшифровка подписи Расшифровка подписи
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности
лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе
комиссии.
Например:
Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии Подпись Расшифровка подписи
Подпись Расшифровка подписи
Если должностное лицо, предполагаемая подпись которого внесена
в проект документа, отсутствует, то документ подписывается лицом,
исполняющим его обязанности, или заместителем. При этом обязательно
указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его
фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным
способом, например: «и. о.», «зам.»). Не допускается подписывать
документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед
наименованием должности.
Документы, принимаемые несколькими органами государственного
управления (должностными лицами), подписываются в количестве,
обеспечивающем хранение указанных документов с подлинными подписями
во всех этих органах управления.
47. Документы, утверждаемые, согласуемые или вводимые в
действие соответствующими распорядительными документами (положения,
уставы, инструкции и т.п.), являются не частью распорядительного
документа, а самостоятельными документами, обретающими юридическую
силу только с момента санкционирования их облисполкомом. Нормативное
предписание об утверждении акта формулируется одним из следующих
способов: «Утвердить прилагаемое Положение о...», «Утвердить
Положение о... (прилагается)».
В реквизите «Гриф приложения» к утверждаемому акту в дательном
падеже указываются вид и название утверждаемого акта. Отметка,
указывающая на связь приложения с основным документом (гриф
приложения), располагается в правом верхнем углу первого листа
документа, являющегося приложением к решению, и составляется по
форме:
Приложение
к решению
Минского областного
исполнительного комитета
18.04.2007 № 1080
При наличии нескольких приложений к решению в грифе
«Приложение» арабскими цифрами указывается порядковый номер
приложения без знака «№ ».
Например:
Приложение 1
к решению
Минского областного
исполнительного комитета
18.04.2007 № 1080
Приложения, поясняющие или дополняющие содержание
распорядительного документа, являются по существу частью
распорядительного документа, вынесенной для удобства пользования на
отдельные листы в виде таблиц, перечней, карт, схем и т.п. В этих
случаях ссылка на приложение делается при помощи слова «согласно».
Слово «согласно» употребляется с существительными в дательном
падеже. Нужно писать: «Согласно приложению».
При нумерации нескольких приложений следует писать: «Согласно
приложениям 1-4».
Не допускается оформление приложением утверждаемого акта.
48. Согласование проекта документа производится с организациями
и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией
имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте
документа.
Согласование может осуществляться как в облисполкоме, его
структурных подразделениях (должностными лицами структурных
подразделений), так и вне его (с другими организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом. Виза официального документа - это
реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного
лица с содержанием документа.
Реквизит «Визы» располагают ниже реквизита «Подпись» и
проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Виза
состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи,
ее расшифровки и даты.
Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы
располагаются одна под другой в порядке визирования.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на
отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания
прилагаются».
Например:
Начальник финансового управления
Личная подпись И.О.Фамилия
струкция пп-03.06.2007
>03.06.2007
Замечания прилагаются
Отказ от визирования проекта документа не допускается.
На распорядительных документах визы проставляются слева на
последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита
«Подпись» или на оборотной стороне последнего листа документа.
Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в
облисполкоме. При невозможности размещения виз на документе
составляется отдельный лист согласования.
49. Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф
согласования».
Гриф согласования - это реквизит официального документа,
выражающий согласие с его содержанием организации, его органа,
должностного лица, не являющегося автором документа.
Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита
«Подпись» в левом нижнем углу документа и печатается от границы
левого поля.
Реквизит «Гриф согласования» включает в себя слово
«СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами), наименование должности (включая
полное наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и
дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель председателя облисполкома
Личная подпись И.О.Фамилия
струкция пп-11.04.2007
>11.04.2007
Если согласование осуществляется справочно-информационным
документом (письмом, протоколом, телеграммой и др.), то гриф
согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
экспертного совета
26.03.2007 № 3
Если содержание документа затрагивает интересы большого
количества организаций, грифы согласования проставляются на
отдельном листе согласования, при этом делается отметка на
документе, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения
реквизита «Гриф согласования».
Например:
Лист согласования прилагается
Подпись исполнителя
струкция пп-8.04.2007
>8.04.2007
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
______________________
(название документа)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
… …
Грифы согласования на листе согласования оформляются согласно
СТБ 6.38-2004. При наличии нескольких грифов согласования их
располагают начиная от 0-го (от границы левого поля) и 5-го (после
40 печатных знаков) положений табулятора.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа
осуществляется в следующей очередности:
с подведомственными, однородными и сторонними организациями,
когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях,
возникающих вследствие издания документа, или когда издание
документа затрагивает их интересы;
с организациями, занимающимися научными исследованиями в той
области, к которой имеет отношение содержание документа;
с общественными организациями - в случае необходимости или в
случаях, предусмотренных актами законодательства;
с органами, осуществляющими государственный межведомственный
контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и
т.п.);
с другими органами в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с разрешения этих органов.
50. Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой
стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.
Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают
без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих
документах.
Отметка об исполнителе должна быть дополнена информацией: имя
файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые
размещаются ниже реквизита «Отметка об исполнителе».
51. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его
в дело» располагается на нижнем поле первого листа документа слева и
состоит из слов «В дело», номера дела, в котором будет храниться
документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении,
личной подписи исполнителя или руководителя подразделения -
исполнителя, даты.
Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении,
приводят краткие сведения об исполнении.
52. Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп
входящих документов)» располагается на нижнем поле первого листа
документа справа и состоит из полного наименования (сокращенного
наименования) организации-получателя, даты поступления и
регистрационного индекса документа.
53. Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель»
располагается на нижнем поле первого листа документа, включает
запись: «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица,
ответственного за перенос данных, дату переноса.
ГЛАВА 4
ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
54. Акт - документ, составленный комиссией (специально
уполномоченными лицами или одним должностным лицом), подтверждающий
установленные факты, события, действия.
Акт, как правило, содержит выводы, рекомендации и предложения
составителей (акт проверки, обследования, ревизии и т.п.).
Акт может составляться как группой лиц (например, акт приема-
передачи дел), так и одним специально уполномоченным лицом с
указанием документов, определяющих его полномочия.
Основанием для составления акта могут являться распорядительные
документы вышестоящего органа, руководителя организации или
структурного подразделения, плановое задание и др.
При составлении акта ревизии или обследования его содержание
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |
|
