Стр. 8
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |
подписания и не позже чем за два часа до окончания рабочего дня.
Если подлежащий к отправке документ не подготовлен к указанному
времени, исполнитель обязан предупредить об этом отдел по работе с
документами.
Документы, имеющие срочный характер, обрабатываются немедленно.
113. Документы, отправляемые одному адресату, должны быть
вложены в один конверт, на котором указываются почтовый адрес и
наименование корреспондента.
114. Законвертированная корреспонденция в зависимости от
срочности доставки адресату отправляется нарочным или почтой.
Телеграммы передаются в отдел по работе с документами с
приложением необходимого количества заверенных копий.
На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в
котором работник отдела по работе с документами проставляет свою
фамилию и дату отправки.
Реестры подшиваются в дела и хранятся в течение года.
115. Срочные документы регистрируются в установленном порядке и
передаются адресату по факсу. Подлинник документа возвращается в
отдел по работе с документами для отправки по почте или для
приобщения к делу.
116. Отправка дополнительных экземпляров документа или замена
разосланного ранее документа осуществляется только по указанию лица,
подписавшего документ, или управляющего делами и его заместителей.
117. Отправка документов на электронных носителях производится
в упаковке, соответствующей техническим требованиям и требованиям
сохранности носителей информации. Отправка этих документов
производится при наличии сопроводительного письма.
118. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются
в пределах облисполкома.
Прохождение внутренних документов в облисполкоме на этапах их
подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком
обращения исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих.
Документы, подготовленные непосредственно в структурном
подразделении облисполкома (инициативные письма, докладные записки,
заключения, справки и т.п.) и адресованные руководству облисполкома,
регистрируются в данном структурном подразделении.
Этим документам присваивается регистрационный индекс, состоящий
индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел
и порядкового номера документа, возрастающего в пределах
календарного года.
Например:
2.3-4/1, где 2.3 - индекс структурного подразделения, 4 - номер
дела по номенклатуре, 1 - порядковый номер документа.
На документах, составленных совместно несколькими структурными
подразделениями облисполкома, проставляется регистрационный индекс,
присвоенный документу основным структурным подразделением -
исполнителем.
119. Протоколы совещаний у председателя облисполкома
оформляются, учитываются и контролируются главным управлением
организационно-кадровой работы облисполкома, а протоколы совещаний у
заместителей председателя - структурным подразделением,
подготовившим совещание, и помощниками заместителей председателя
облисполкома.
120. Докладные записки на имя руководства облисполкома,
справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера
рассматриваются должностными лицами, которым они направлены, после
чего передаются в установленном порядке для исполнения в
соответствующие структурные подразделения или подшиваются в дело в
соответствии с номенклатурой дел.
121. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних
документов на всех этапах прохождения осуществляются с обязательной
отметкой в машиноориентированной картотеке.
ГЛАВА 7
ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ ОБЛИСПОЛКОМА
122. Работа с полученной и созданной документацией
сопровождается в облисполкоме решением задач по ее учету,
регистрации, контролю исполнения, в процессе выполнения которых
проводится поиск и систематизация документов и содержащейся в них
информации. Реализация указанных задач по обработке документации
осуществляется с помощью информационно-поисковой системы (далее -
ИПС).
ИПС создается с помощью автоматизированных средств обработки
информации. ИПС включает правила регистрации документов,
информационно-поисковые массивы, комплекс классификаторов.
123. Автоматизированные картотеки обеспечивают пользователей
информацией о всех зарегистрированных и контролируемых документах.
Картотеки размещаются на автоматизированных рабочих местах,
объединенных в локальную сеть.
Поиск информации о документах может производиться в местах их
регистрации, контроля исполнения и с автоматизированных рабочих мест
непосредственно пользователей.
124. Работа по регистрации и контролю исполнения документов в
автоматизированном режиме включает следующие основные операции:
ввод в карточку общих сведений о документе;
ввод задания (резолюции) по исполнению документа;
распечатку карточки;
ввод в карточку сведений о ходе исполнения документа;
корректировку хода и сроков исполнения документа (задания);
предупредительный контроль;
заполнение карточки по результатам исполнения документа;
поиск карточек по запросам;
обработку картотеки для получения статистических и
аналитических отчетов о зарегистрированных и контролируемых
документах.
125. Ввод информации в автоматизированные картотеки
осуществляется непосредственно с документов в соответствии с
принятыми формами карточек. Получение результатов обработки
информации на экране дисплея и в печатном виде осуществляется в
соответствии с принятыми формами представления сообщений и
обобщающих сводок.
126. Отдел по работе с документами осуществляет справочную
работу по всем поступающим документам. Структурные подразделения
облисполкома ведут справочную работу по документам, поступившим в их
адрес и отправленным за подписью их руководителей, а также по
документам, находившимся на исполнении.
127. Выходная информация при работе с картотеками
представляется в форме, адекватной запросу пользователя.
Пользователю могут выдаваться карточки, содержащиеся в картотеках,
сообщения - ответы на запросы, обобщенные ведомости - отчеты,
содержащие информацию, сгруппированную по определенным признакам.
128. Выходная информация рассчитана на передачу:
работникам отдела контроля (сводки о зарегистрированных и
поставленных на контроль документах, ходе и результатах их
исполнения);
исполнителям (ответы на запросы, напоминания о приближении
срока исполнения документа, сообщения об истечении срока исполнения
и т.д.);
руководству облисполкома и структурных подразделений (сводки об
объеме документооборота, тематике документов, справки о выполнении
заданий, о состоянии исполнительской дисциплины и т.п.).
129. Выходные сообщения выдаются с заданной периодичностью
(ежедневно, ежеквартально, ежемесячно и т.п.) по запросам
пользователей.
При ведении автоматизированных картотек выходные ведомости
могут выдаваться на экран дисплея и на печать (в форме машинограмм).
Выходная информация может доводиться до пользователей путем
передачи информации по локальной вычислительной сети, передачи на
дискетах, рассылки машинограмм или по телефону.
130. Обобщающие сведения группируются в выходных ведомостях по
различным признакам и их сочетаниям:
по облисполкому в целом и по отдельным его подразделениям;
по исполнителям;
по корреспондентам;
по видам документов;
по стадиям исполнения документов (выполненные, невыполненные,
просроченные);
по вопросам и т.д.
131. Выходные формы в зависимости от назначения могут иметь
различные названия (например, напоминания о приближении сроков
исполнения документов, уведомления об истечении сроков исполнения
документов, справки о состоянии исполнительской дисциплины в
структурных подразделениях и т.д.).
ГЛАВА 8
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
132. Регистрация документов - фиксация факта создания или
поступления в облисполком документа путем проставления на нем
регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений
в регистрационно-контрольных карточках.
Регистрация документов служит для:
включения сведений о документах в информационно-поисковую
систему;
формирования статистической отчетности.
133. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях (распорядительные,
плановые, отчетные, договорные, переписка и др.), как создаваемые в
облисполкоме, так и поступающие из других организаций и от
физических лиц независимо от носителей и способов записи информации
(машинописные, машиночитаемые и т.д.).
134. Отдельной регистрации и учету подлежат следующие группы
документов:
распорядительные документы по основной деятельности;
распорядительные документы по кадрам;
входящие документы;
исходящие документы; внутренние документы;
обращения граждан.
135. Регистрация документов в облисполкоме осуществляется с
использованием различных регистрационных форм и средств
организационной и вычислительной техники на основе единых
регистрационных данных: названия документа, автора (корреспондента),
даты, индекса документа, заголовка, исполнителя, срока исполнения,
отметки об исполнении, места хранения. В случае необходимости этот
перечень может дополняться (куратор, ход исполнения, индекс и
рубрикатор по классификатору и др.). Регистрационные данные
переносятся из документа в регистрационные формы без изменений
(возможно использование общепринятых сокращений).
136. Документы регистрируются и индексируются в местах их
создания или поступления.
137. Индекс (регистрационный номер) служит главным учетным и
поисковым признаком документа. Он указывает на принадлежность
документа к конкретной классификационной группе и на порядковый
номер в этой группе. Индексация документов в пределах
классификационных групп ведется раздельно в течение одного
календарного года и в соответствии с положениями главы 2 настоящей
Инструкции.
Основой для индексации документов служит номенклатура дел
облисполкома. Индекс должен иметь стабильное расположение составных
частей.
138. Документы, зарегистрированные в облисполкоме и переданные
в структурные подразделения облисполкома, вторичной регистрации не
подлежат.
ГЛАВА 9
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
139. Контроль исполнения документов осуществляется с целью
обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений,
зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные служебные документы:
входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему
характеру требуют решения (ответа) и имеют предписание о контроле
председателя облисполкома или его заместителей. На контроль могут
быть поставлены также устные поручения председателя облисполкома и
его заместителей.
Предметом контроля являются содержащиеся в документах задания,
поручения, решения, просьбы, предложения. Контролируемые задания и
поручения отражаются также в резолюции документа.
140. Общее руководство организацией контроля исполнения
документов осуществляют председатель облисполкома, его заместители,
управляющий делами облисполкома в соответствии с распределением
обязанностей.
141. Ежедневный оперативный контроль за соблюдением сроков
исполнения поступивших в облисполком и изданных облисполкомом
документов, поручений по ним, а также поручений руководства
облисполкома осуществляют помощники председателя, его заместителей и
управляющего делами облисполкома.
В этих целях помощники председателя, его заместителей и
управляющего делами облисполкома:
ежедневно готовят (просматривают, систематизируют) и вносят на
рассмотрение руководства переданную из отдела по работе с
документами корреспонденцию;
своевременно вносят на рассмотрение документы, поступившие из
вышестоящих государственных органов со сроками исполнения менее 10
дней, и принимают меры по их немедленному доведению до исполнителей;
осуществляют контроль за соблюдением сроков подготовки ответов
или информации по документам, поступившим из вышестоящих
государственных органов, структурными подразделениями, курируемыми
председателем или его заместителями, докладывают об их исполнении и
контролируют своевременность их отправки;
ежемесячно докладывают руководству облисполкома сведения об
исполнительской дисциплине курируемых структурных и подведомственных
подразделений, готовят материалы для привлечения исполнителей к
дисциплинарной ответственности за несвоевременное и некачественное
исполнение.
142. Организацию оперативного контроля, систематические
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |
|