Большая электронная библиотека законов
Загрузить Adobe Flash Player

  Главная

  Законодательство РБ

  Кодексы Беларуси

  Законодательные и нормативные акты по дате принятия

  Законодательные и нормативные акты принятые различными органами власти

  Законодательные и нормативные акты по темам

  Законодательные и нормативные акты по виду документы

  Международное право в Беларуси

  Законодательство СССР

  Законы других стран

  Кодексы

  Законодательство РФ

  Право Украины

  Полезные ресурсы

  Контакты

  Новости сайта

  Поиск документа


Полезные ресурсы

- Таможенный кодекс таможенного союза

- Каталог предприятий и организаций СНГ

- Законодательство Республики Беларусь по темам

- Законодательство Республики Беларусь по дате принятия

- Законодательство Республики Беларусь по органу принятия

- Законы Республики Беларусь

- Новости законодательства Беларуси

- Тюрьмы Беларуси

- Законодательство России

- Деловая Украина

- Автомобильный портал

- The legislation of the Great Britain


Правовые новости





Решение Минского областного исполнительного комитета от 29 декабря 2007 г. №1616 "Об Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете"

Архив февраль 2009 года

Право Беларуси 2011

<< Содержание | <<< Главная страница

Стр. 8

| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |


подписания  и  не позже чем за два часа до окончания  рабочего  дня.
Если  подлежащий  к  отправке документ не подготовлен  к  указанному
времени,  исполнитель обязан предупредить об этом отдел по работе  с
документами.
     Документы, имеющие срочный характер, обрабатываются немедленно.
     113.  Документы,  отправляемые  одному  адресату,  должны  быть
вложены  в  один  конверт, на котором указываются почтовый  адрес  и
наименование корреспондента.
     114.   Законвертированная  корреспонденция  в  зависимости   от
срочности доставки адресату отправляется нарочным или почтой.
     Телеграммы  передаются  в  отдел  по  работе  с  документами  с
приложением необходимого количества заверенных копий.
     На  заказную  корреспонденцию составляется реестр  рассылки,  в
котором  работник  отдела по работе с документами  проставляет  свою
фамилию и дату отправки.
     Реестры подшиваются в дела и хранятся в течение года.
     115. Срочные документы регистрируются в установленном порядке и
передаются  адресату  по факсу. Подлинник документа  возвращается  в
отдел  по  работе  с  документами для  отправки  по  почте  или  для
приобщения к делу.
     116.  Отправка дополнительных экземпляров документа или  замена
разосланного ранее документа осуществляется только по указанию лица,
подписавшего документ, или управляющего делами и его заместителей.
     117.  Отправка документов на электронных носителях производится
в  упаковке,  соответствующей техническим требованиям и  требованиям
сохранности   носителей   информации.   Отправка   этих   документов
производится при наличии сопроводительного письма.
     118.  Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются
в пределах облисполкома.
     Прохождение внутренних документов в облисполкоме на  этапах  их
подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком
обращения исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих.
     Документы,   подготовленные   непосредственно   в   структурном
подразделении облисполкома (инициативные письма, докладные  записки,
заключения, справки и т.п.) и адресованные руководству облисполкома,
регистрируются в данном структурном подразделении.
     Этим документам присваивается регистрационный индекс, состоящий
индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре  дел
и   порядкового   номера   документа,   возрастающего   в   пределах
календарного года.
     Например:
     
     2.3-4/1, где 2.3 - индекс структурного подразделения, 4 - номер
дела по номенклатуре, 1 - порядковый номер документа.
     
     На  документах, составленных совместно несколькими структурными
подразделениями облисполкома, проставляется регистрационный  индекс,
присвоенный   документу   основным  структурным   подразделением   -
исполнителем.
     119.    Протоколы   совещаний   у   председателя   облисполкома
оформляются,   учитываются  и  контролируются  главным   управлением
организационно-кадровой работы облисполкома, а протоколы совещаний у
заместителей     председателя    -    структурным    подразделением,
подготовившим  совещание,  и помощниками  заместителей  председателя
облисполкома.
     120.   Докладные  записки  на  имя  руководства   облисполкома,
справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера
рассматриваются  должностными лицами, которым они направлены,  после
чего   передаются   в  установленном  порядке   для   исполнения   в
соответствующие структурные подразделения или подшиваются в  дело  в
соответствии с номенклатурой дел.
     121.   Прием   и  передача  входящих,  исходящих  и  внутренних
документов  на всех этапах прохождения осуществляются с обязательной
отметкой в машиноориентированной картотеке.

                              ГЛАВА 7
      ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ ОБЛИСПОЛКОМА

     122.    Работа   с   полученной   и   созданной   документацией
сопровождается   в  облисполкоме  решением  задач   по   ее   учету,
регистрации,  контролю  исполнения, в  процессе  выполнения  которых
проводится  поиск и систематизация документов и содержащейся  в  них
информации.  Реализация  указанных задач по  обработке  документации
осуществляется  с помощью информационно-поисковой системы  (далее  -
ИПС).
     ИПС  создается  с помощью автоматизированных средств  обработки
информации.    ИПС   включает   правила   регистрации    документов,
информационно-поисковые массивы, комплекс классификаторов.
     123.  Автоматизированные  картотеки обеспечивают  пользователей
информацией о всех зарегистрированных и контролируемых документах.
     Картотеки  размещаются  на автоматизированных  рабочих  местах,
объединенных в локальную сеть.
     Поиск  информации о документах может производиться в местах  их
регистрации, контроля исполнения и с автоматизированных рабочих мест
непосредственно пользователей.
     124.  Работа по регистрации и контролю исполнения документов  в
автоматизированном режиме включает следующие основные операции:
     ввод в карточку общих сведений о документе;
     ввод задания (резолюции) по исполнению документа;
     распечатку карточки;
     ввод в карточку сведений о ходе исполнения документа;
     корректировку хода и сроков исполнения документа (задания);
     предупредительный контроль;
     заполнение карточки по результатам исполнения документа;
     поиск карточек по запросам;
     обработку    картотеки   для   получения    статистических    и
аналитических   отчетов   о  зарегистрированных   и   контролируемых
документах.
     125.    Ввод    информации   в   автоматизированные   картотеки
осуществляется   непосредственно  с  документов  в  соответствии   с
принятыми   формами   карточек.  Получение   результатов   обработки
информации  на  экране  дисплея и в печатном виде  осуществляется  в
соответствии   с   принятыми  формами  представления   сообщений   и
обобщающих сводок.
     126.  Отдел  по  работе  с документами осуществляет  справочную
работу  по  всем  поступающим документам. Структурные  подразделения
облисполкома ведут справочную работу по документам, поступившим в их
адрес  и  отправленным  за  подписью их руководителей,  а  также  по
документам, находившимся на исполнении.
     127.    Выходная   информация   при   работе   с    картотеками
представляется    в   форме,   адекватной   запросу    пользователя.
Пользователю  могут выдаваться карточки, содержащиеся в  картотеках,
сообщения  -  ответы  на  запросы, обобщенные  ведомости  -  отчеты,
содержащие информацию, сгруппированную по определенным признакам.
     128. Выходная информация рассчитана на передачу:
     работникам  отдела  контроля  (сводки  о  зарегистрированных  и
поставленных   на  контроль  документах,  ходе  и   результатах   их
исполнения);
     исполнителям  (ответы  на  запросы, напоминания  о  приближении
срока  исполнения документа, сообщения об истечении срока исполнения
и т.д.);
     руководству облисполкома и структурных подразделений (сводки об
объеме  документооборота, тематике документов, справки о  выполнении
заданий, о состоянии исполнительской дисциплины и т.п.).
     129.  Выходные  сообщения  выдаются с  заданной  периодичностью
(ежедневно,   ежеквартально,  ежемесячно   и   т.п.)   по   запросам
пользователей.
     При  ведении  автоматизированных  картотек  выходные  ведомости
могут выдаваться на экран дисплея и на печать (в форме машинограмм).
     Выходная  информация  может доводиться до  пользователей  путем
передачи  информации по локальной вычислительной сети,  передачи  на
дискетах, рассылки машинограмм или по телефону.
     130. Обобщающие сведения группируются в выходных ведомостях  по
различным признакам и их сочетаниям:
     по облисполкому в целом и по отдельным его подразделениям;
     по исполнителям;
     по корреспондентам;
     по видам документов;
     по  стадиям  исполнения документов (выполненные, невыполненные,
просроченные);
     по вопросам и т.д.
     131.  Выходные  формы в зависимости от назначения  могут  иметь
различные  названия  (например,  напоминания  о  приближении  сроков
исполнения  документов, уведомления об истечении  сроков  исполнения
документов,   справки  о  состоянии  исполнительской  дисциплины   в
структурных подразделениях и т.д.).

                             ГЛАВА 8
                     РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

     132.  Регистрация  документов  - фиксация  факта  создания  или
поступления  в  облисполком  документа  путем  проставления  на  нем
регистрационного индекса с последующей записью необходимых  сведений
в регистрационно-контрольных карточках.
     Регистрация документов служит для:
     включения   сведений  о  документах  в  информационно-поисковую
систему;
     формирования статистической отчетности.
     133.  Регистрации  подлежат  все  документы,  требующие  учета,
исполнения  и  использования в справочных  целях  (распорядительные,
плановые, отчетные, договорные, переписка и др.), как создаваемые  в
облисполкоме,  так  и  поступающие  из  других  организаций   и   от
физических  лиц независимо от носителей и способов записи информации
(машинописные, машиночитаемые и т.д.).
     134.  Отдельной  регистрации и учету подлежат следующие  группы
документов:
     распорядительные документы по основной деятельности;
     распорядительные документы по кадрам;
     входящие документы;
     исходящие документы; внутренние документы;
     обращения граждан.
     135.  Регистрация  документов в облисполкоме  осуществляется  с
использованием    различных   регистрационных   форм    и    средств
организационной   и   вычислительной  техники   на   основе   единых
регистрационных данных: названия документа, автора (корреспондента),
даты,  индекса документа, заголовка, исполнителя, срока  исполнения,
отметки  об исполнении, места хранения. В случае необходимости  этот
перечень  может  дополняться  (куратор,  ход  исполнения,  индекс  и
рубрикатор   по   классификатору  и  др.).  Регистрационные   данные
переносятся  из  документа  в регистрационные  формы  без  изменений
(возможно использование общепринятых сокращений).
     136.  Документы  регистрируются и  индексируются  в  местах  их
создания или поступления.
     137.  Индекс (регистрационный номер) служит главным  учетным  и
поисковым   признаком  документа.  Он  указывает  на  принадлежность
документа  к  конкретной классификационной группе  и  на  порядковый
номер    в   этой   группе.   Индексация   документов   в   пределах
классификационных   групп  ведется  раздельно   в   течение   одного
календарного года и в соответствии с положениями главы  2  настоящей
Инструкции.
     Основой  для  индексации  документов  служит  номенклатура  дел
облисполкома. Индекс должен иметь стабильное расположение  составных
частей.
     138.  Документы, зарегистрированные в облисполкоме и переданные
в  структурные подразделения облисполкома, вторичной регистрации  не
подлежат.

                             ГЛАВА 9
                  КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

     139.  Контроль  исполнения документов  осуществляется  с  целью
обеспечения  своевременного  и качественного  исполнения  поручений,
зафиксированных в документах.
     Контролю  подлежат все зарегистрированные служебные  документы:
входящие,  исходящие  и  внутренние  документы,  которые  по  своему
характеру  требуют решения (ответа) и имеют предписание  о  контроле
председателя  облисполкома или его заместителей. На  контроль  могут
быть  поставлены также устные поручения председателя облисполкома  и
его заместителей.
     Предметом контроля являются содержащиеся в документах  задания,
поручения, решения, просьбы, предложения. Контролируемые  задания  и
поручения отражаются также в резолюции документа.
     140.   Общее   руководство  организацией  контроля   исполнения
документов  осуществляют председатель облисполкома, его заместители,
управляющий  делами  облисполкома в  соответствии  с  распределением
обязанностей.
     141.  Ежедневный  оперативный контроль  за  соблюдением  сроков
исполнения   поступивших  в  облисполком  и  изданных  облисполкомом
документов,   поручений  по  ним,  а  также  поручений   руководства
облисполкома осуществляют помощники председателя, его заместителей и
управляющего делами облисполкома.
     В   этих  целях  помощники  председателя,  его  заместителей  и
управляющего делами облисполкома:
     ежедневно готовят (просматривают, систематизируют) и вносят  на
рассмотрение   руководства  переданную  из  отдела   по   работе   с
документами корреспонденцию;
     своевременно  вносят на рассмотрение документы, поступившие  из
вышестоящих государственных органов со сроками исполнения  менее  10
дней, и принимают меры по их немедленному доведению до исполнителей;
     осуществляют контроль за соблюдением сроков подготовки  ответов
или   информации   по   документам,   поступившим   из   вышестоящих
государственных  органов, структурными подразделениями,  курируемыми
председателем или его заместителями, докладывают об их исполнении  и
контролируют своевременность их отправки;
     ежемесячно  докладывают  руководству облисполкома  сведения  об
исполнительской дисциплине курируемых структурных и подведомственных
подразделений,  готовят  материалы для  привлечения  исполнителей  к
дисциплинарной  ответственности за несвоевременное и  некачественное
исполнение.
     142.   Организацию   оперативного   контроля,   систематические

| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |




<< Навигация | <<< Главная страница

карта новых документов

Разное

При полном или частичном использовании материалов сайта ссылка на pravo.levonevsky.org обязательна

© 2006-2017г. www.levonevsky.org

TopList

Законодательство Беларуси и других стран

Законодательство России кодексы, законы, указы (изьранное), постановления, архив


Законодательство Республики Беларусь по дате принятия:

2013 2012 2011 2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003 2002 2001 2000 до 2000 года

Защита прав потребителя
ЗОНА - специальный проект

Бюллетень "ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ" - о предпринимателях.



Новые документы




NewsBY.org. News of Belarus

UK Laws - Legal Portal

Legal portal of Belarus

Russian Business

The real estate of Russia

Valery Levaneuski. Personal website of the Belarus politician, the former political prisoner