Стр. 9
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |
проверки исполнения поступивших в облисполком документов (за
исключением обращений граждан) осуществляет управление делами
облисполкома.
143. Отдел по работе с документами облисполкома организует и
осуществляет постоянный контроль за ходом выполнения поручений
заместителей председателя облисполкома.
Отдел контроля облисполкома:
организует и осуществляет постоянный контроль за ходом
выполнения указов, декретов, распоряжений Президента Республики
Беларусь, распоряжений Администрации Президента Республики Беларусь,
постановлений Совета Министров Республики Беларусь, протоколов
заседаний Президиума Совета Министров Республики Беларусь,
распоряжений Премьер-министра Республики Беларусь, решений Минского
областного исполнительного комитета, распоряжений председателя
облисполкома, протоколов и поручений Президента Республики Беларусь,
Премьер-министра Республики Беларусь и заместителей Премьер-министра
Республики Беларусь, министерств и других государственных органов,
поручений председателя облисполкома;
предусматривает в соответствующих планах работы проверку
деятельности структурных подразделений облисполкома, областных
организаций, районных и Жодинского городского исполнительных
комитетов по выполнению ими вышеперечисленных документов;
систематически проводит анализ состояния исполнительской
дисциплины;
по мере необходимости вносит предложения о рассмотрении на
заседаниях облисполкома, совещаниях состояния исполнительской
дисциплины.
144. Руководители структурных подразделений облисполкома
организуют исполнение документов, взятых на контроль отделом
контроля и отделом по работе с документами, направленных им на
исполнение; документов, поступивших непосредственно в адрес
структурных подразделений; внутренних документов, подготовленных
этими же структурными подразделениями.
Контроль за исполнением таких документов возлагается на
руководителя структурного подразделения.
145. Система контроля исполнения документов включает:
учет и постановку на контроль;
своевременное доведение до сведения исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку хода выполнения;
отчетность о результатах исполнения;
снятие с контроля, учет, обобщение и анализ результатов
исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
146. Учет решений облисполкома и распоряжений председателя и их
рассылку осуществляет отдел контроля.
Учет и рассылку исполнителям иных документов осуществляет отдел
по работе с документами.
147. Необходимость постановки документа на контроль, сроки
исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за
контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте
документа (решения, распоряжения, протокола).
Основным источником сведений, необходимых для ведения контроля,
является резолюция на документе.
При отсутствии резолюции необходимые сведения выделяются из
текста самого документа (исполнители, содержание задания, срок).
148. Сроки промежуточного контроля (контрольные даты для
напоминания или доклада о ходе исполнения) определяются на основе
резолюции руководителя (например, «докладывать еженедельно») или по
усмотрению отдела контроля и отдела по работе с документами с учетом
общей продолжительности установленного срока исполнения.
149. Сроки исполнения фиксируются в тексте документа или в
резолюции к документу.
Сроки исполнения внутренних и исходящих документов исчисляются
в календарных днях с даты их подписания (принятия, утверждения), а
для поступивших - с даты поступления.
Срок исполнения документов может быть связан с определенными
событиями, действиями, например: «Подготовить к заседанию
облисполкома».
Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком
исполнения считается предыдущий рабочий день.
150. Сроки исполнения документов могут быть индивидуальными или
типовыми. Индивидуальные сроки устанавливаются руководством
облисполкома исходя из срока, определенного организацией,
направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Если на контроль ставятся отдельные пункты документов, а общий
срок контроля не указан, то сроком исполнения всего документа
считается дата исполнения последнего по срокам пункта или дата
представления последней информации по исполнению документа.
При отсутствии срока исполнения в документе или в резолюции
исполнение осуществляется в соответствии с типовыми сроками.
В случае, когда срок исполнения нигде не указан, документ
должен быть исполнен в течение 15 дней.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются правовыми
актами государственных органов.
151. Решения и поручения Президента Республики Беларусь, Совета
Министров Республики Беларусь исполняются в порядке и сроки,
предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
Если в тексте вышеуказанных документов или в резолюциях к ним
срок исполнения не указан, то он не должен превышать одного месяца.
152. Изменение или продление сроков исполнения документов
допускается, как правило, с письменного разрешения председателя, его
заместителей или управляющего делами облисполкома, установившего
указанный срок. Приостановить исполнение документа или отменить его
исполнение имеет право только должностное лицо, подписавшее
документ. Сроки исполнения документов вышестоящих государственных
органов могут изменяться только этими органами.
Продление или изменение срока оформляется не менее чем за 5-7
дней до даты окончания исполнения.
При необходимости изменения срока выполнения задания
исполнитель представляет на имя председателя, его заместителями или
управляющего делами облисполкома, установившего этот срок,
мотивированную просьбу о продлении исполнения задания с указанием
нового срока. Если новый срок превышает один месяц, отдел контроля и
отдел по работе с документами имеют право запросить у исполнителя
промежуточную информацию о ходе выполнения поручения.
153. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после выполнения заданий, поручений, запросов, зафиксированных в
нем, сообщения результатов заинтересованным организациям или другого
документированного подтверждения исполнения. В карточке делается
отметка об исполнении.
154. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины в
облисполкоме, его структурных подразделениях, подведомственных
организациях представляются отделом контроля и отделом по работе с
документами на рассмотрение управляющему делами облисполкома
еженедельно.
ГЛАВА 10
РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ
155. Исполнитель получает документы после их регистрации в
соответствии с резолюциями руководства облисполкома и структурного
подразделения с учетом распределения функциональных обязанностей,
квалификации.
156. Исполнитель знакомится с документами в день их
поступления. Если документы имеют длительный срок исполнения (не
менее 6 месяцев) и установлены даты промежуточного контроля,
исполнитель сообщает в отдел контроля и отдел по работе с
документами о результатах каждого этапа выполненной работы.
157. При решении оперативных вопросов на безбумажной основе (по
телефону, на личном приеме и т.д.) на исполненном документе и в
регистрационно-контрольной карточке исполнитель делает отметку об
исполнении.
Например:
В дело 03-10
Вопрос решен по телефону
с начальником отдела Н.С.Ивановым
на совещании будет присутствовать
ведущий специалист А.А.Андреев.
Личная подпись исполнителя
Дата
158. При подготовке проекта документа исполнитель учитывает
ранее изданные по данному вопросу документы и действующие
нормативные правовые акты.
Подготовленный проект документа печатается и оформляется в
соответствии с установленными требованиями, согласовывается с
заинтересованными подразделениями и другими организациями в
установленном порядке.
Исполнитель несет ответственность за качество, полноту,
достоверность и своевременность сообщаемой информации.
Содержание проектов служебных документов не подлежит
разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие
непосредственное отношение к их исполнению.
После согласования проекта документа он передается на подпись
председателю, его заместителям или управляющему делами облисполкома,
а затем на регистрацию и отправку.
Если документ является ответом, то документ-запрос подшивается
в дело вместе с документом-ответом. В соответствии с номенклатурой
дел исполнитель определяет дело, в которое должен быть подшит
документ. Исполнитель проставляет отметку об исполнении и
направлении его в дело.
ГЛАВА 11
УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ
ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА
159. Пользование информацией ограничивается законодательством в
целях защиты сведений, распространение которых может нанести ущерб
экономике государства, его обороноспособности, интеллектуальной
собственности, а также чести и достоинству, личной и семейной жизни
граждан.
Порядок обращения со служебной информацией ограниченного
распространения определяется соответствующими нормативными правовыми
актами.
160. Под распространением понимается сообщение, публикация
сведений в печати и иных средствах массовой информации, а также
доведение материалов, содержащих указанные сведения, любыми другими
способами (музеи, выставки, семинары, симпозиумы, ярмарки, тендеры и
др.) до юридических и физических лиц, которым не предоставлено право
ознакомления с ними, а также вывоз материалов, содержащих сведения
ограниченного распространения, за границу или передача их
иностранным гражданам.
161. Регистрация документов (изданий) с грифом ограниченного
распространения («Для служебного пользования» (ДСП), «Не для печати»
(НДП), «Не подлежит оглашению» (НПО) и др.) осуществляется в отделе
по работе с документами.
162. Регистрации подлежат все документы, имеющие гриф
ограничения распространения. В этом случае к регистрационному
индексу документа (издания) добавляются буквы «ДСП», «НДП», «НПО».
В учетной карточке указываются количество поступивших (или
отправляемых) экземпляров документа (издания) и номера этих
экземпляров.
Картотека таких документов (изданий) ведется отдельно от прочей
документации.
163. При направлении документов (изданий) в структурные
подразделения перед фамилией лица, которому направляется документ, в
учетной карточке указывается номер экземпляра передаваемого ему
документа (издания).
Передача таких документов производится под расписку.
164. В правом верхнем углу первой страницы исходящих и
внутренних документов, на обложке и титульном листе издания (в
необходимых случаях и на их проектах), содержащих информацию
ограниченного распространения, а также на первой странице
сопроводительного письма к таким документам проставляются
ограничительный гриф и номер экземпляра.
В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа каждого
экземпляра документа машинистка должна указать количество
отпечатанных экземпляров, свои инициалы и дату печатания документа.
165. Учет решений облисполкома и распоряжений председателя
облисполкома, имеющих гриф ограничения доступа, ведется отделом
контроля в картотеке регистрации решений и распоряжений без грифа.
Под регистрационным номером такого документа в карточке пишутся
буквы «ДСП», «НДП», «НПО».
Номера экземпляров рассылаемого адресатам решения или
распоряжения записываются в указателе рассылки.
166. Рассылаемые отделом контроля материалы с грифом
ограничения доступа к заседаниям облисполкома подлежат возврату в
указанный отдел. В отделе контроля ведется поэкземплярный учет
рассылки и возврата этих материалов. По минованию надобности они
уничтожаются в установленном порядке.
167. При необходимости рассылки копий поступившего в
облисполком документа с грифом ограниченного распространения на
копиях указывается номер поступившего экземпляра документа,
дополненный (в скобках) порядковым номером экземпляра-копии
(например, экз. № 24 (1), экз. № 24 (2) и т.д.). Если такие
документы (издания) направляются по нескольким адресам, составляется
указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера
экземпляров отправляемых документов, изданий.
168. Размножение документов с грифом ограничения доступа в
отделе по работе с документами производится с разрешения
управляющего делами облисполкома или его заместителей.
В отделе по работе с документами ведется журнал поэкземплярного
учета размножения документов с грифом ограниченного распространения.
Размноженные документы сдаются заказчику под расписку в журнале.
169. Исполненные документы с ограничительным грифом «Для
служебного пользования» группируются в дела в соответствии с
номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом в деле, в
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 |
|
