Стр. 2
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 |
относящимися к компетенции МЧС, подчиненных МЧС подразделений,
излагаются вопросы, подлежащие разрешению в других органах
государственного управления, не позднее пятидневного срока в
соответствующий орган направляется копия обращения, о чем извещается
заявитель, либо в пятнадцатидневный срок гражданам дается ответ с
разъяснением, в какой государственный орган, иную организацию (к
какому должностному лицу) им необходимо обратиться.
20. По решению руководителей могут быть оставлены без
рассмотрения:
повторные обращения (устные или письменные), в которых не
приводятся новые доводы или открывшиеся обстоятельства, если по ним
имеются результаты исчерпывающих проверок и гражданам даны ответы в
установленном законом порядке. При этом гражданину сообщается, что
повторное обращение безосновательно и переписка с ним прекращается.
Решение о прекращении переписки принимается руководителем;
письменные обращения граждан, не соответствующие требованиям
пункта 13 настоящей Инструкции. В этом случае гражданам в
пятидневный срок направляется уведомление о причинах оставления
обращений без рассмотрения;
жалобы, направленные гражданами в срок, превышающий три года со
дня нарушения их прав, свобод и (или) законных интересов или со дня,
когда им стало известно об этих нарушениях. Отказ в рассмотрении
таких жалоб должен быть письменно мотивирован и направлен гражданину
в пятидневный срок. В случае, если указанный срок подачи жалобы
гражданином пропущен по уважительным причинам (тяжелая болезнь,
инвалидность, длительная командировка и другие причины), наличие
которых подтверждается соответствующими документами, представленными
гражданином, данный срок подлежит восстановлению по решению
руководителей и жалобы рассматриваются в порядке, установленном
настоящей Инструкцией;
анонимные обращения, за исключением обращений, содержащих
сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.
21. Обращения депутатов Палаты представителей и членов Совета
Республики Национального собрания Республики Беларусь, депутатов
местных Советов, а также обращения, направленные в МЧС, подчиненные
МЧС подразделения Администрацией Президента Республики Беларусь,
Советом Министров Республики Беларусь, другими органами
государственного управления, редакциями газет с требованиями о
сообщении результатов рассмотрения, берутся на особый контроль.
Ответы по таким обращениям направляются заявителю и адресату,
направившему обращение, с указанием индекса, даты сопроводительного
письма-запроса и уведомлением, что заявителю дан ответ, отметки об
исполнителе.
22. В случае письменного отказа гражданина от своего обращения
руководитель, рассматривающий такое обращение, принимает решение о
прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в
обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или)
законных интересов граждан.
ГЛАВА 3
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
23. Делопроизводство по обращениям граждан в МЧС, подчиненных
МЧС подразделениях ведется централизованно, отдельно от других видов
делопроизводства и осуществляется: в МЧС - управлением
делопроизводства и контроля исполнения, в подчиненных МЧС
подразделениях - секторами делопроизводства и контроля исполнения,
канцеляриями (далее - службы делопроизводства).
24. Все поступившие в МЧС, подчиненные МЧС подразделения
письменные обращения граждан (в том числе и на личном приеме)
регистрируются службами делопроизводства в день поступления.
25. В правом нижнем углу первой страницы обращения или на
другом свободном от текста месте первой страницы ставится
регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и
регистрационный индекс.
Регистрационный индекс состоит из первой буквы фамилии автора и
порядкового номера поступившего обращения, присваиваемого в течение
года, и может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими
систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений.
Например: А-1.
26. Конверты от поступивших обращений сохраняются в случаях,
когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда
дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и
получения обращения, а также в других необходимых случаях.
27. Конверты с пометкой "Лично" регистрируются в закрытом виде
с указанием сведений, имеющихся на конверте. Если после вскрытия
пакета адресатом в нем окажутся обращения граждан, они передаются
для регистрации в общем порядке.
28. Повторным обращениям граждан при их поступлении
присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей
графе указываются регистрационные индексы предыдущих обращений. В
правом верхнем углу первой страницы письма проставляется штамп
"Повторно".
Руководители обязаны тщательно разобраться в причинах
повторного обращения гражданина и, если оно вызвано нарушением
установленного порядка рассмотрения и разрешения обращений, принять
соответствующие меры к виновным лицам.
29. Обращения одного и того же лица по одному и тому же
вопросу, направленные нескольким адресатам, которыми они пересланы
для разрешения в МЧС, подчиненные МЧС подразделения, учитываются под
регистрационным индексом первого обращения с добавлением
дополнительного порядкового номера.
Например: А-1/1, А-1/2.
30. Учет обращений производится с использованием одной из
следующих регистрационных форм: автоматизированной (электронной),
карточной (в регистрационно-контрольных карточках по форме согласно
приложению 1), журнальной (журнале учета обращений граждан по форме
согласно приложению 2). Выбор формы регистрации зависит от наличия
технических средств и объема документооборота. Журнальную форму
применяют при незначительном объеме поступающих обращений.
В МЧС ведется автоматизированная система учета обращений.
Если поступившее обращение сопровождается письмом или
поручением, то в соответствующие графы регистрационной формы
вносятся его реквизиты.
31. Зарегистрированные обращения передаются в этот же день
руководителю, который обязан принять решение о рассмотрении или об
оставлении без рассмотрения обращений, определить порядок и сроки их
рассмотрения, дать по каждому из них письменное указание
исполнителю, оформленное на отдельном листе в виде резолюции и
приобщаемое к обращению. Не допускается размещать резолюции,
указания и делать иные записи на тексте обращений.
32. После рассмотрения руководителями обращения граждан
передаются согласно резолюции работникам соответствующих структурных
подразделений под роспись.
33. Обращение гражданина считается разрешенным, если все
поставленные в нем вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые
меры и дан ответ в соответствии с законодательством по каждому из
поставленных в обращении вопросов.
34. Ответы заявителю дают руководители или другие
уполномоченные на то должностные лица в письменной форме.
В реквизите "Адресат" сначала указываются фамилия и инициалы
заявителя, а затем адрес, например:
Фамилия И.О. (в дательном падеже)
ул.Карастоянова, д.60, кв.12
220068, г.Минск
35. По просьбе заявителя ему разъясняется порядок обжалования
принятого решения.
36. Для осуществления контроля при всех формах регистрации
используются регистрационно-контрольные карточки по форме согласно
приложению 1, заполняемые при помощи компьютеров или вручную.
Регистрационно-контрольные карточки обращений заводятся в двух
экземплярах. Первый экземпляр передается вместе с обращением
исполнителю, который вносит в него все записи о ходе и результатах
рассмотрения обращения, о сделанных по нему запросах, поручениях и
полученных ответах.
Второй экземпляр передается в контрольную картотеку. После
разрешения обращения и снятия его с контроля первый экземпляр
регистрационно-контрольной карточки перемещается в общую картотеку,
а второй - уничтожается.
37. Если обращение направлено для разрешения в подчиненное МЧС
подразделение, то при наличии поручения "О результатах рассмотрения
обращения проинформировать _________________________________________
(наименование вышестоящего подразделения
________" в вышестоящее подразделение представляется информация,
МЧС)
в которой отражается:
что конкретно установлено при проверке изложенных в обращении
фактов;
чем подтверждаются или опровергаются доводы заявителя;
принятые меры к восстановлению нарушенных прав, охраняемых
законом интересов граждан и к виновным лицам, устранению недостатков
в работе МЧС, подчиненного МЧС подразделения при выявлении
нарушений, недостатков и злоупотреблений;
когда и какой дан ответ заявителю*.
______________________________
*Может прилагаться копия ответа заявителю.
38. В случае, когда обращение не может быть разрешено в срок,
исполнитель заблаговременно докладывает об этом лицу, установившему
контроль, и ходатайствует о продлении срока в пределах,
установленных пунктом 15 настоящей Инструкции.
О продлении срока разрешения обращений информируются авторы
писем и органы или должностные лица, направившие обращение.
39. Решение о снятии обращений с контроля принимают
руководители и другие должностные лица, ответственные за
своевременное и правильное их рассмотрение.
Промежуточные ответы на обращения, взятые на контроль, не
являются основанием для снятия их с контроля.
40. Если в ответе на обращение указывается, что впоследствии
заявителю будет направлена дополнительная информация или выполнение
поручений, необходимых для окончательного разрешения поставленных
вопросов, взято на контроль МЧС, подчиненными МЧС подразделениями,
то такое обращение с контроля не снимается.
Исполнитель ежемесячно, если не установлен иной срок, вносит
сведения о ходе разрешения вопросов в регистрационно-контрольную
карточку и информирует об этом службу делопроизводства для отметки в
соответствующей регистрационной форме.
41. Вся переписка по обращениям ведется за номерами,
присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения направляются на
бланках МЧС, подчиненных МЧС подразделений с изображением
Государственного герба Республики Беларусь. Индекс ответа состоит из
кода подразделения, номера дела по номенклатуре, в которое
подшивается переписка по данному вопросу и регистрационного индекса.
Например: 1/01-13/А-4, где 1 - код подразделения, 01-13 - номер
дела по номенклатуре, А-4 - регистрационный индекс.
42. На каждом обращении после окончательного разрешения
поставленных в нем вопросов исполнителем делается отметка об
исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная
подпись руководителя подразделения - исполнителя, рассматривавшего
обращение, принявшего данное решение.
Например:
Дело № 01-13
Подготовлен ответ.
Исх. № 1/01-13/А-2 от 20.03.2005
__________________________________________________
(подпись руководителя подразделения - исполнителя)
__________________
(дата)
43. Обращения граждан и материалы, связанные с их
рассмотрением, после их разрешения возвращаются в службы
делопроизводства для формирования в дела в соответствии с
утвержденной номенклатурой дел. Запрещается формирование и хранение
дел у исполнителей.
44. Дела формируются в течение календарного года. Каждое
обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле
самостоятельную группу. В случае поступления повторных обращений они
подшиваются в данную группу.
При формировании дел проверяется правильность направления
документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные
обращения, а также неправильно оформленные документы от исполнителей
не принимаются и в дела не подшиваются.
Документы в группе подшиваются в последовательности решения
вопроса, то есть документ-ответ должен быть подшит за
документом-запросом.
В одном деле не должно быть более 250 листов.
45. Дела по обращениям передаются в ведомственные архивы через
год после завершения делопроизводства по ним.
46. Срок хранения обращений граждан - 5 лет (в случае
неоднократных обращений - 5 лет после последнего рассмотрения).
Центральной экспертной комиссией МЧС, экспертными комиссиями
подчиненных МЧС подразделений может быть принято решение об
увеличении срока хранения. Такое решение подлежит обязательному
утверждению руководителем.
ГЛАВА 4
ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН
47. Руководители и уполномоченные ими должностные лица обязаны
проводить личный прием граждан не реже одного раза в месяц.
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 |
|
