ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
1 февраля 2001 г. № 29
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ВЕДОМСТВЕННОМ НОТАРИАЛЬНОМ
АРХИВЕ
[ Изменения и дополнения:
Приказ Министерства юстиции от 2 июля 2004 г. № 212
(зарегистрирован в Национальном реестре - № 8/11216 от
09.07.2004 г.);
Постановление Министерства юстиции от 23 декабря 2005 г.
№ 68 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/13884
от 26.01.2006 г.)].
На основании пункта 10 Положения о нотариате и нотариальной
деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента
Республики Беларусь от 2 февраля 2000 г. № 38 (Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 15, 1/982),
приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о ведомственном нотариальном
архиве.
2. Положение вступает в силу с момента включения в Национальный
реестр правовых актов Республики Беларусь.
Министр Г.Н.ВОРОНЦОВ
УТВЕРЖДЕНО
Приказ
Министерства юстиции
Республики Беларусь
01.02.2001 № 29
(в редакции постановления
Министерства юстиции
Республики Беларусь
23.12.2005 № 68)
ПОЛОЖЕНИЕ
о ведомственном нотариальном архиве
1. Для централизованного хранения и обеспечения сохранности
нотариальных документов, являющихся составной частью Национального
архивного фонда Республики Беларусь, в городе Минске и городах,
являющихся областными центрами, Министерством юстиции Республики
Беларусь образуются ведомственные нотариальные архивы.
2. Положение о ведомственном нотариальном архиве (далее -
Положение) определяет порядок организации деятельности ведомственных
нотариальных архивов (далее - архив), их основные задачи, функции и
права, а также порядок использования документов архива,
предоставления сведений и (или) документов в отношении переданных на
хранение в архив документов.
3. В своей деятельности архив руководствуется Законом
Республики Беларусь от 18 июля 2004 года "О нотариате и нотариальной
деятельности" (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2004 г., № 120, 2/1055), Законом Республики Беларусь от 6
октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в
Республике Беларусь" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi
Беларусь, 1999 г., № 5-6, ст.95), Указом Президента Республики
Беларусь от 12 мая 2005 г. № 220 "О некоторых мерах по упрощению
порядка совершения нотариальных действий" (Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 74, 1/6438),
нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность
архивов, настоящим Положением и иными актами законодательства
Республики Беларусь.
4. Штатное расписание архивов утверждается Министерством
юстиции Республики Беларусь в пределах установленного фонда оплаты
труда.
5. Архив имеет печать с изображением Государственного герба
Республики Беларусь и наименованием архива.
6. Правила о соблюдении тайны нотариального действия
распространяются также на работников архива, которым о совершенном
нотариальном действии стало известно в связи с исполнением ими
служебных обязанностей.
7. Контроль за обеспечением сохранности и учета документов
архива осуществляют Министерство юстиции Республики Беларусь и
управления юстиции областных исполнительных комитетов, Минского
городского исполнительного комитета (далее - управления юстиции).
8. В архив на хранение поступают нотариальные документы
государственных нотариальных контор, частных нотариусов, местных
исполнительных и распорядительных органов соответствующей
административно-территориальной единицы Республики Беларусь,
дипломатических представительств, консульских учреждений Республики
Беларусь и представительств Республики Беларусь при международных
организациях (далее - источники комплектования архива).
9. Государственные нотариальные конторы и частные нотариусы
(далее - нотариусы) передают в архив на хранение:
законченные делопроизводством и сформированные в дела
нотариальные документы, наследственные дела, реестры, книги учета,
журналы, ведение которых предусмотрено номенклатурой дел;
экземпляры номенклатуры дел, описей дел постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения, актов об уничтожении документов и дел за
каждый сдаваемый в архив год.
10. Должностные лица местных исполнительных и распорядительных
органов передают в архив на хранение:
законченные делопроизводством и сформированные в дела
нотариальные документы;
реестры и книги учета.
Передача документов, указанных в абзацах втором и третьем части
первой настоящего пункта, на хранение в архив производится в
порядке, устанавливаемом Минским городским и областными
исполнительными комитетами по согласованию с Министерством юстиции
Республики Беларусь.
11. Дипломатические представительства, консульские учреждения
Республики Беларусь и представительства Республики Беларусь при
международных организациях передают в архив на хранение:
законченные делопроизводством и сформированные в дела
нотариальные документы;
реестры.
Передача документов, указанных в абзацах втором и третьем части
первой настоящего пункта, на хранение в архив производится в
порядке, устанавливаемом Министерством иностранных дел Республики
Беларусь по согласованию с Министерством юстиции Республики
Беларусь.
12. В состав документов архива также входят:
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения;
журналы, книги, реестры, дела, ведение которых предусмотрено
номенклатурой дел;
научно-справочный аппарат к документам, находящимся на
хранении.
13. Архив по согласованию с Министерством юстиции Республики
Беларусь может принимать на хранение иные документы постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения, связанные с нотариальной
деятельностью источников комплектования архива, не указанные в
пунктах 9, 10, 11 настоящего Положения.
14. Основными задачами архива являются:
комплектование документами, состав которых предусмотрен
пунктами 9-12 настоящего Положения;
обеспечение учета, сохранности и использования документов,
хранящихся в архиве;
осуществление методического руководства и контроля за
состоянием архивного дела у источников комплектования архива,
перечисленных в пункте 9 настоящего Положения;
подготовка и своевременная передача документов на
государственное хранение в соответствии с нормативными правовыми
актами Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь.
15. Архив в целях выполнения стоящих перед ним задач
осуществляет следующие функции:
составляет и ежегодно уточняет список источников комплектования
архива;
утверждает планы и описи дел постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения;
составляет графики приема документов от источников
комплектования архива;
на основании составленных графиков осуществляет прием
документов, предусмотренных пунктами 9-13 настоящего Положения, не
позднее одного года после окончания 10-летнего срока их хранения у
источников комплектования архива;
в соответствии с утвержденными описями дел постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения ведет учет документов, хранящихся
в архиве;
создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к
хранящимся в архиве документам;
обеспечивает сохранность документов, регулярно проводит
проверку наличия и состояния дел в архиве;
проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и
оказывает методическую помощь источникам комплектования архива в
проведении экспертизы ценности хранящихся у них документов;
оказывает нотариусам методическую и практическую помощь по
формированию документов в дела и подготовке их к передаче в архив;
обеспечивает использование документов архива в пределах,
предусмотренных настоящим Положением, другими нормативными правовыми
актами Республики Беларусь, в том числе составляет и выдает архивные
копии, архивные выписки и архивные справки;
предоставляет по письменным запросам нотариусов архивные копии
(архивные выписки, архивные справки) хранящихся в архиве
нотариальных документов, а в случаях, предусмотренных настоящим
Положением, - подлинные документы;
обеспечивает соблюдение в помещении архива условий, необходимых
для надлежащего хранения документов;
представляет в соответствующий государственный архив сведения о
составе и объеме документов архива;
передает в установленном порядке документы и научно-справочный
аппарат к ним на государственное хранение;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации
лиц, ответственных за делопроизводство у источников комплектования
архива;
информирует соответствующее управление юстиции о состоянии
архивного дела в соответствующей административно-территориальной
единице Республики Беларусь, вносит предложения по его
совершенствованию;
ведет предусмотренную законодательством Республики Беларусь
отчетность;
ведет прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию архива;
требует соблюдения и исполнения правил работы с архивными
документами;
по поручению управления юстиции осуществляет контроль за
хранением и обеспечением использования архивных документов;
дает рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива;
выдает сведения и (или) документы по совершенным нотариальным
действиям в отношении переданных на хранение документов в
соответствии с законодательством Республики Беларусь;
запрашивает необходимые для своей работы сведения;
выполняет иные функции в соответствии с законодательством
Республики Беларусь.
16. Архив возглавляет заведующий архивом, который назначается
на должность и освобождается от должности управлением юстиции по
согласованию с Министерством юстиции Республики Беларусь.
17. Заведующий архивом:
несет ответственность за выполнение стоящих перед архивом задач
и осуществление возложенных на него функций;
распределяет функциональные обязанности между работниками
архива;
представляет архив во всех государственных органах и иных
организациях;
выдает архивные копии, архивные выписки, архивные справки;
в случаях, предусмотренных настоящим Положением, выдает
подлинные документы.
18. Работники архива назначаются на должности и освобождаются
от должностей управлением юстиции.
19. Работники архива:
создают, пополняют и совершенствуют научно-справочный аппарат к
хранящимся в архиве документам;
обеспечивают сохранность документов;
оказывают нотариусам методическую и практическую помощь по
формированию документов в дела и подготовке их к передаче в архив;
участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации
лиц, ответственных за делопроизводство у источников комплектования
архива;
ведут предусмотренную законодательством Республики Беларусь
отчетность;
ведут прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию архива;
выполняют иные действия в соответствии с должностными
обязанностями.
20. Основной формой использования документов архива является
выдача сведений и (или) документов лицам от имени, на имя, по
поручению либо в отношении которых было совершено данное
нотариальное действие.
21. Выдача архивом сведений и (или) документов производится в
виде архивных копий, архивных выписок и архивных справок, при этом:
21.1. сведения и (или) документы по совершенным нотариальным
действиям в отношении переданных на хранение документов выдаются
только лицам от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых
было совершено данное нотариальное действие;
21.2. сведения и (или) документы по совершенным нотариальным
действиям в отношении переданных на хранение документов выдаются по
письменному требованию (запросу):
судей общих судов по имеющимся в их производстве уголовным или
гражданским делам;
судей хозяйственных судов по имеющимся в их производстве делам,
связанным с рассмотрением хозяйственных (экономических) споров;
прокуроров и заместителей прокуроров;
органов уголовного преследования по находящимся у них на
рассмотрении материалам или в их производстве уголовным делам.
Документы по совершенному нотариальному действию выдаются органам
уголовного преследования по находящимся в их производстве уголовным
делам в порядке, предусмотренном Уголовно-процессуальным кодексом
Республики Беларусь для проведения выемки документов;
органов Комитета государственного контроля Республики Беларусь;
таможенных органов по имеющимся в их производстве делам об
административных таможенных правонарушениях;
налоговых органов по проводимым ими налоговым проверкам;
других государственных органов (должностных лиц) в случаях,
предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь;
21.3. сведения о завещании при жизни завещателя выдаются
завещателю, а после его смерти - лицам и органам, указанным в
подпунктах 21.1 и 21.2 пункта 21 настоящего Положения, а также
супругу, родителям, детям, внукам, деду, бабке, родным братьям и
сестрам завещателя;
21.4. сведения, полученные при принятии мер по охране
наследства из банков и небанковских кредитно-финансовых организаций
об имеющихся у них во вкладах, на счетах или переданных им на
хранение деньгах (валюте), валютных и иных ценностях, принадлежащих
наследодателю, архив может выдать только исполнителю завещания и
наследникам.
22. Подлинные документы выдаются архивом в случаях производства
выемки, а также при направлении документов на экспертизу в порядке,
установленном законодательством Республики Беларусь.
В этом случае в деле остаются копии документов, которые
заверяются заведующим архивом, при этом составляется справка о том,
кому выданы подлинные документы, указываются дата и основания их
выдачи.
23. По письменным запросам нотариусов архив предоставляет
архивные копии документов, хранящихся в архиве, а также архивные
выписки и архивные справки.
По письменному запросу государственной нотариальной конторы,
частного нотариуса, передавшего документы на хранение, архив может
выдать соответствующей государственной нотариальной конторе,
частному нотариусу подлинные документы.
|
