ПОСТАНОВЛЕНИЕ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
9 января 2001 г. № 3
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РУКОВОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
"АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА МЕЖБАНКОВСКИХ РАСЧЕТОВ. АРХИВЫ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ"
На основании статьи 30 Банковского кодекса Республики Беларусь
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г.,
№ 106, 2/219) Совет директоров Национального банка Республики
Беларусь постановляет:
Утвердить руководящий документ Республики Беларусь
"Автоматизированная система межбанковских расчетов. Архивы
электронных документов. Общие требования" (прилагается).
Председатель Правления П.П.ПРОКОПОВИЧ
РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
--------------------------------------------------------------------
Автоматизированная система межбанковских расчетов
АРХИВЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Общие требования
Аўтаматызаваная сiстэма мiжбанкаўскiх разлiкаў
АРХIВЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДАКУМЕНТАЎ
Агульныя патрабаваннi
--------------------------------------------------------------------
РД РБ 07040.1101-2000* Дата введения 2001-07-01
УДК
Ключевые слова: архив, архива комплектование, архив документов
электронных, документ электронный, хранение документов электронных
ОКС 35.240.40
--------------------------------------------------------------------
Предисловие
1. РАЗРАБОТАН Республиканским унитарным предприятием
"Белорусский межбанковский расчетный центр", Республиканским
унитарным предприятием "Центр банковских технологий"
2. ВНЕСЕН Республиканским унитарным предприятием "Белорусский
межбанковский расчетный центр"
3. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ постановлением Совета
директоров Национального банка Республики Беларусь от 9 января 2001
г. № 3
4. ВСТУПАЕТ В СИЛУ с момента включения в Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь
5. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
--------------------------------------------------------------------
Настоящий руководящий документ не может быть тиражирован и
распространен без разрешения Национального банка Республики
Беларусь
___________________________________
*Издан на русском языке.
1. Область применения
Настоящий руководящий документ устанавливает общие требования к
процессу комплектования и ведения архивов электронных документов,
используемых в автоматизированной системе межбанковских расчетов при
осуществлении расчетов между ее участниками.
Настоящий руководящий документ распространяется на архивы
электронных документов банков и небанковских финансовых организаций,
являющихся участниками автоматизированной системы межбанковских
расчетов, и оператора автоматизированной системы межбанковских
расчетов.
Требования настоящего руководящего документа обязательны для
банков и небанковских финансовых организаций, являющихся участниками
автоматизированной системы межбанковских расчетов, и оператора
автоматизированной системы межбанковских расчетов.
2. Нормативные ссылки
В настоящем руководящем документе использованы ссылки на
следующие нормативные документы:
СТБ 982-94 Информационная технология. Термины и определения
ГОСТ 15971-90 Системы обработки информации. Термины и
определения
ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения
ГОСТ 28388-89 Системы обработки информации. Документы на
магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения
3. Определения и сокращения
В настоящем руководящем документе применяются следующие термины
с соответствующими определениями и сокращениями:
Автоматизированная система межбанковских расчетов; АС МБР -
часть Национальной платежной системы, включающая совокупность
процедур и программно-технических комплексов, позволяющих
осуществлять межбанковские расчеты по денежным обязательствам между
банками Республики Беларусь.
Архив - совокупность архивных документов, а также архивное
учреждение или структурное подразделение государственного органа,
предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование,
учет, хранение и использование архивных документов.
Архивная опись; опись - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения, а также
предназначенный для их учета и закрепления систематизации (ГОСТ
16487).
Временное хранение архивных документов - хранение архивных
документов государственными органами, а также предприятиями,
учреждениями и организациями независимо от форм собственности в
создаваемых ими ведомственных или межведомственных архивах в течение
периода, установленного действующими нормативными документами и
нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
Данные - информация, представленная в виде, пригодном для
обработки автоматическими средствами при возможном участии человека
(ГОСТ 15971).
Документ - материальный объект с информацией, закрепленной
созданным человеком способом для ее передачи во времени и
пространстве (ГОСТ 16487).
Единица учета архивных документов - принятая в архивном деле
единица счета количества документов, состоящая из одной или многих
взаимосвязанных единиц хранения (ГОСТ 16487).
Единица хранения архивных документов - наименьшая единица счета
количества документов, представляющая собой совокупность документов
либо физически обособленный документ, имеющие самостоятельное
значение (ГОСТ 16487).
Информационно-поисковая система - информационная система,
обеспечивающая отбор и вывод информации по заданному в запросе
условию.
Информационно-поисковая характеристика - совокупность
реквизитов, позволяющих идентифицировать, учитывать и использовать
документ на стадии архивного хранения.
Информация - сведения о фактах, событиях, явлениях, процессах,
понятия или команды (СТБ 982).
Комплектование архива - систематическое пополнение архива
документами, соответствующими его профилю (ГОСТ 16487).
Контрольный (эталонный) экземпляр электронного документа -
оригинал электронного документа, который служит только для создания
или восстановления рабочего экземпляра электронного документа и не
выдается абонентам.
Копия электронного документа - документ, создаваемый путем
удостоверения в установленном законодательством порядке формы
внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.
Машинный носитель - магнитный диск, магнитная лента, лазерный
диск и иные материальные носители, используемые для записи и
хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.
Материальный носитель информации - физический объект,
предназначенный для фиксации информации с целью ее дальнейшего
использования (бумага, микрофильм, магнитная лента, магнитный диск и
др.) (СТБ 982).
Обеспечение сохранности документов - обеспечение физической
сохранности документов и их учет (ГОСТ 16487).
Объем документооборота - количество документов, поступивших в
организацию и созданных ею за определенный период (ГОСТ 16487).
Профиль архива - установленная для данного архива совокупность
содержательных или формальных признаков документов, в соответствии с
которой определяется состав документов, подлежащих хранению в нем
(ГОСТ 16487).
Примечание. Под формальным признаком документа понимается
способ закрепления информации на носителе.
Рабочий экземпляр электронного документа - оригинал
электронного документа, который предназначен для непосредственного
использования, в том числе для изготовления оригиналов и копий,
выдаваемых абонентам.
Регистрация документов - фиксация факта создания либо получения
документов путем присвоения им порядковых номеров и записи
установленных сведений о них (ГОСТ 16487).
Реквизит документа - элемент официального документа (ГОСТ
16487).
Средства электронной цифровой подписи - программные и
технические средства, обеспечивающие выработку и проверку
электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или
удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной
системе сертификации Республики Беларусь.
Учетно-справочный аппарат к документам архива - совокупность
взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников,
механизированных и автоматизированных информационно-поисковых
систем, созданных на единых методологических и научно-методических
основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов.
Учетный документ архива - документ установленной формы,
фиксирующий прием, выбытие, количество, состав и состояние архивных
документов в единицах учета и предназначенный для контроля за
сохранностью архивных документов и закрепления их организации (ГОСТ
16487).
Файл - идентифицированная совокупность информации на машинном
носителе, поддерживаемая операционной системой, в среде которой
осуществляется создание файла и/или обеспечивается доступ к нему.
Электронная цифровая подпись - набор символов, вырабатываемый
средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой
частью электронного документа.
Электронный документ; ЭД - информация, зафиксированная на
машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным
Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 357-З "Об
электронном документе" (Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь, 2000 г., № 7, 2/132).
4. Общие требования к архивам электронных документов
4.1. Общие положения
4.1.1. В целях обеспечения сохранности и использования ЭД,
применяемых при осуществлении межбанковских расчетов через АС МБР, а
также другой сопутствующей информации должны вестись архивы ЭД
банков и небанковских финансовых организаций, являющихся участниками
АС МБР (далее - участники), и оператора АС МБР.
4.1.2. В своей работе архивы ЭД участников и оператора АС МБР
(далее - архивы) руководствуются законодательством Республики
Беларусь, действующими нормативными документами и нормативными
правовыми актами Республики Беларусь по архивному делу,
методическими рекомендациями профильного учреждения государственной
архивной службы Республики Беларусь, а также нормативными правовыми
актами Национального банка Республики Беларусь.
4.1.3. Архивы должны осуществлять взаимодействие и обмен
информацией с программно-техническими комплексами АС МБР,
учреждениями и организациями Национального банка Республики
Беларусь, центральным архивом межбанковских расчетов Национального
банка Республики Беларусь (далее - центральный архив МБР), органами
государственной власти и управления, организациями - участниками
межбанковских расчетов.
Центральный архив МБР осуществляет свою деятельность в
соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь и
нормативными правовыми актами Национального банка Республики
Беларусь.
4.1.4. Аудит архивов осуществляет Национальный банк Республики
Беларусь.
4.1.5. При отсутствии у участника возможности создания
собственного архива ЭД допускается передача его ЭД на временное
хранение в государственный архив или центральный архив МБР на
договорной основе. При этом порядок хранения, учета и использования
ЭД, указываемый в соответствующем договоре между государственным
архивом и участником, должен соответствовать требованиям настоящего
руководящего документа.
4.1.6. В случае необходимости допускается хранение в архивах,
кроме ЭД, иных документов, а также программных средств, необходимых
для функционирования участников (оператора АС МБР).
Порядок хранения, учета и использования этих документов и
программных средств определяется участниками (оператором АС МБР).
4.2. Основные задачи и функции архивов электронных документов
4.2.1. Архивы участников должны обеспечивать сохранность, учет
и использование в установленном порядке и в соответствии с
утвержденными нормативными документами и нормативными правовыми
актами Республики Беларусь, регламентирующими деятельность архивов,
документов, содержащих:
- всю необходимую информацию об осуществлении межбанковских
расчетов через АС МБР;
- протоколы событий и действий обслуживающего персонала в
архиве.
Архив оператора АС МБР должен обеспечивать сохранность, учет и
использование в установленном порядке и в соответствии с
утвержденными нормативными документами и нормативными правовыми
актами Республики Беларусь, регламентирующими деятельность архивов,
документов, содержащих:
- информацию, необходимую для оперативного восстановления
работоспособности АС МБР;
- данные по обеспечению безопасности, определенные нормативными
правовыми актами Национального банка Республики Беларусь и
техническими документами оператора АС МБР;
- данные, необходимые для выработки и проверки электронных
цифровых подписей ЭД, используемых в АС МБР;
- данные, необходимые для проверки электронных цифровых
подписей ЭД в течение их сроков хранения в центральном архиве МБР.
Состав ЭД, подлежащих хранению в каждом из архивов, зависит от
профиля конкретного архива.
4.2.2. Для решения этих задач архивы должны выполнять следующие
функции:
- прием ЭД в архив, создание контрольного (эталонного) и
рабочих экземпляров ЭД;
- ведение учета ЭД, принятых на хранение в архив, в учетных
документах архива;
- создание и пополнение учетно-справочного аппарата к
хранящимся в архиве ЭД;
- хранение ЭД в архиве в течение установленных сроков;
- контроль сохранности ЭД в архиве;
- поиск ЭД с помощью учетно-справочного аппарата и их выборка
из архива;
- подготовка и выдача ЭД на машинном носителе или
удостоверенных копий на бумажном носителе;
- подготовка на основании хранящихся в архиве ЭД информации,
необходимой для разрешения споров и разногласий между участниками
межбанковских расчетов;
- ведение учета использования ЭД;
- экспертиза ценности ЭД;
- изъятие ЭД из архива, их уничтожение (утилизация) по
истечении установленных сроков хранения.
4.2.3. Порядок проведения работ по комплектованию и ведению
архивов определяется соответствующими документами, разрабатываемыми
в архивах согласно требованиям настоящего руководящего документа.
4.3. Организация работы архивов электронных документов
4.3.1. Деятельность архивов, порядок проведения работ по
комплектованию и ведению архивов, состав документов, поступающих на
хранение в архивы, регламентируются следующими документами,
разрабатываемыми в архивах:
- положением об архиве;
- должностными инструкциями персоналу архива;
- перечнем ЭД и информации, передаваемых в архив;
- инструкцией по приему ЭД в архив;
- инструкцией по учету ЭД в архиве;
- инструкцией по хранению ЭД в архиве и их уничтожению
(утилизации);
- инструкцией по использованию хранящихся в архиве ЭД.
Указанные документы разрабатываются в соответствии с
действующими нормативными документами и нормативными правовыми
актами Республики Беларусь, нормативными правовыми актами
Национального банка Республики Беларусь согласно требованиям
настоящего руководящего документа.
4.3.2. Положение об архиве определяет назначение, задачи,
функции, права, источники комплектования архива и состав документов,
поступающих на хранение в архив.
Положение об архиве согласовывается с профильным учреждением
государственной архивной службы Республики Беларусь, центральным
архивом МБР и утверждается руководителем организации-участника
(оператора АС МБР).
4.3.3. На имеющиеся в архиве согласно штатному расписанию
должности разрабатываются должностные инструкции, которые определяют
квалификационные требования, необходимый уровень знаний,
обязанности, права и ответственность персонала архива.
Должностные инструкции согласовываются и утверждаются в
порядке, установленном участниками (оператором АС МБР).
Руководитель архива (лицо, ответственное за архив) назначается
приказом руководителя организации-участника (оператора АС МБР).
Права и обязанности руководителя архива (лица, ответственного за
архив) определяются соответствующей должностной инструкцией.
Ознакомление персонала архива с соответствующими должностными
инструкциями должно выполняться под личную подпись каждого
сотрудника архива.
4.3.4. Перечень ЭД и информации, передаваемых в архив,
разрабатывается в зависимости от профиля каждого конкретного архива,
согласовывается с профильным учреждением государственной архивной
службы Республики Беларусь и утверждается руководителем
организации-участника (оператора АС МБР). Копия утвержденного и
согласованного документа представляется в центральный архив МБР.
4.3.5. Инструкция по приему ЭД в архив определяет:
- порядок приема ЭД в архив;
- состав, формы и порядок удостоверения документов, вместе с
которыми ЭД передаются в архив;
- порядок и процедуры контроля достоверности и полноты ЭД,
передаваемых на хранение в архив;
- процедуры, проводимые в случае приема и отказа в приеме ЭД в
архив;
- состав, формы и порядок удостоверения документов с
подтверждением приема или обоснованием отказа в приеме ЭД в архив;
- перечень и порядок выполнения необходимых работ по подготовке
и записи ЭД, принятых на хранение, на машинные носители архива.
Инструкция по приему ЭД в архив утверждается руководителем
организации-участника (оператора АС МБР).
4.3.6. Инструкция по учету ЭД в архиве определяет:
- порядок учета ЭД в архиве;
- состав и формы учетных документов архива;
- состав, процедуры ведения и пополнения учетно-справочного
аппарата к документам архива;
- процедуры регистрации ЭД в учетных документах,
информационно-поисковых системах архива и других документах,
составляющих учетно-справочный аппарат к документам архива.
Инструкция по учету ЭД в архиве утверждается руководителем
организации-участника (оператора АС МБР).
4.3.7. Инструкция по хранению ЭД в архиве и их уничтожению
(утилизации) определяет:
- условия хранения ЭД в архиве, а также порядок и процедуры
контроля этих условий;
- порядок хранения ЭД в архиве;
- перечень работ по обеспечению сохранности ЭД;
- порядок и периодичность проведения экспертизы ценности ЭД;
- форму акта об уничтожении ЭД;
- порядок уничтожения (утилизации) ЭД с истекшими сроками
хранения.
Инструкция по хранению ЭД в архиве и их уничтожению
(утилизации) утверждается руководителем организации-участника
(оператора АС МБР).
4.3.8. Инструкция по использованию хранящихся в архиве ЭД
определяет:
- порядок и виды доступа к ЭД и учетно-справочному аппарату
архива;
- порядок работы с ЭД и учетно-справочным аппаратом архива;
- формы запросов на использование ЭД;
- состав и формы ответов на запросы;
- порядок и сроки исполнения запросов;
- порядок удостоверения и выдачи ответов на запросы, а также
выдачи ЭД на машинном носителе или удостоверенных копий на бумажном
носителе;
- состав и формы документов архива, используемых для учета
использования ЭД.
Инструкция по использовани |
