ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ТОРГОВЛИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
20 февраля 1998 г. № 23
О ПОЛОЖЕНИЯХ ОБ АРХИВЕ И ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
(ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА ТОРГОВЛИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном
архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", принятым
постановлением Верховного Совета Республики Беларусь от 6 октября
1994 г. № 3278/XII и в связи с изменениями, происшедшими в
структурных подразделениях Министерства торговли Республики Беларусь
и составе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК), приказываю:
1. Утвердить Положение о постоянно действующей Центральной
экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства торговли Республики Беларусь
(приложение на 3 листах) и Положение об архиве (приложение на 4
листах).
2. Считать утратившим силу приказ Министерства торговли
Республики Беларусь от 11 июня 1987 г. № 70.
Министр П.А.КОЗЛОВ
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Директор Приказ
Национального архива Министерства торговли
Республики Беларусь Республики Беларусь
В.Д.Селеменев 20.02.1998 № 23
05.02.1998
ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии (ЦЭК)
№ 1
1. Общие положения
1.1. Для организации и проведения работ по экспертизе ценности
документов постоянного срока хранения и по личному составу создается
постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
1.2. ЦЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в
силу после утверждения их Министром или заместителем Министра, а в
некоторых случаях - экспертно-методической комиссией (ЭМК)
Национального архива Республики Беларусь.
1.3. Центральная экспертная комиссия назначается приказом
Министерства торговли в составе 7 (семи) человек под
председательством заместителя Министра Минторга.
В состав ЦЭК включаются наиболее квалифицированные специалисты
структурных подразделений, в обязательном порядке главный бухгалтер,
работник делопроизводственной службы и ответственный за архив
(исполняет обязанности секретаря).
1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется Положением о
Национальном архивном фонде Республики Беларусь, действующими
правилами и инструкциями Государственного комитета по архивам и
делопроизводству Республики Беларусь, Национального архива
Республики Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов
с указанием сроков их хранения, настоящим Положением.
2. Функции Центральной экспертной комиссии
Центральная экспертная комиссия Министерства торговли
Республики Беларусь осуществляет следующие функции:
2.1. организует и проводит совместно с делопроизводственной
службой и архивом ежегодный отбор документов постоянного срока
хранения и по личному составу для дальнейшего хранения и к
уничтожению с истекшими сроками хранения;
2.2. рассматривает и выносит решения о согласовании и
представлении на утверждение в установленном порядке:
- номенклатуры дел постоянного срока хранения;
- описи дел постоянного хранения и описи дел по личному
составу;
- акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками
хранения;
- предложения об изменении сроков хранения отдельных видов
документов, установленных действующими перечнями, и определении
сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.
3. Права Центральной экспертной комиссии
Для осуществления своих функций ЦЭК предоставляются права:
3.1. давать указания структурным подразделениям Министерства
торговли Республики Беларусь по вопросам отбора документов на
хранение и уничтожение и подготовки дел к передаче на архивное
хранение;
3.2. запрашивать от структурных подразделений Минторга
Республики Беларусь:
- сведения, необходимые для определения сроков хранения
документов;
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или
незаконного уничтожения документов постоянного хранения и по личному
составу;
3.3. заслушивать на своих заседаниях информации ответственных
за делопроизводство и архив сотрудников Министерства о качестве
оформления и формирования дел в делопроизводстве, состоянии учета и
сохранности дел постоянного хранения и по личному составу;
3.4. приглашать для консультации квалифицированных специалистов
Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь и работников Национального архива Республики Беларусь;
3.5. информировать руководство Минторга Республики Беларусь по
вопросам деятельности ЦЭК.
4. Организация работы Центральной экспертной комиссии
4.1. Центральная экспертная комиссия работает в контакте с
экспертно-методической комиссией Национального архива Республики
Беларусь и получает от нее организационно-методические указания и
консультативную помощь.
4.2. Обязательному утверждению ЭМК Национального архива
подлежат:
- номенклатура дел;
- описи дел постоянного хранения и по личному составу;
- предложения о сокращении сроков хранения документов,
установленных типовыми и ведомственными перечнями документов;
- предложения об установлении сроков хранения документов, не
предусмотренных действующими перечнями.
4.3. Заседания ЦЭК проводятся по мере надобности, но не реже
одного раза в год. Решения ЦЭК принимаются большинством голосов.
Заседания ЦЭК оформляются протоколами.
4.4. Ведение делопроизводства ЦЭК и хранение ее документов
возлагается на секретаря комиссии.
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Директор Приказ
Национального архива Министерства торговли
Республики Беларусь Республики Беларусь
В.Д.Селеменов 20.02.1998 № 23
05.02.1998
Положение об архиве
№ 2
1.Общие положения
1.1. Документы Министерства торговли Республики Беларусь,
имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и
политическое значение, входят в состав Национального архивного фонда
Республики Беларусь.
Документы Национального архивного фонда являются собственностью
государства и подлежат государственному хранению в Национальном
архиве Республики Беларусь.
До передачи на государственное хранение эти документы в
соответствии с Положением о Национальном архивном фонде Республики
Беларусь в течение 15 лет хранятся в помещении архива Министерства.
1.2. В целях обеспечения сохранности, учета и использования
документов Национального архивного фонда, а также подготовки их к
передаче на государственное хранение в Министерстве торговли
Республики Беларусь создан архив.
1.3. Правовой основой работы архива является Закон Республики
Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике
Беларусь", принятый постановлением Верховного Совета Республики
Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3278/XII.
1.4. В своей работе архив руководствуется законодательством
Республики Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде
Республики Беларусь, декретами и указами Президента Республики
Беларусь, постановлениями и распоряжениями Правительства, приказами
Министерства торговли Республики Беларусь, основными правилами
работы ведомственных архивов, методическими рекомендациями
Государственного комитета по архивам и делопроизводству,
Национального архива Республики Беларусь, настоящим Положением.
1.5. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник
управления кадров, правового обеспечения, социальной защиты и общих
вопросов Министерства торговли Республики Беларусь.
1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью
архива Министерства торговли Республики Беларусь осуществляет
Национальный архив Республики Беларусь.
2. Состав документов архива
Архив Министерства торговли Республики Беларусь хранит:
2.1. законченные делопроизводством документы постоянного
хранения и по личному составу, образовавшиеся в деятельности
структурных подразделений Министерства;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу
ликвидированных подведомственных организаций;
2.3. научно-справочный аппарат к документам архива (описи дел,
картотеки, указатели).
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, использование документов,
хранящихся в архиве;
3.1.3. осуществление контроля за организацией документов в
делопроизводстве структурных подразделений Министерства торговли
Республики Беларусь;
3.1.4. подготовка и своевременная передача документов
Национального архивного фонда на государственное хранение с
соблюдением правил, установленных Госкомитетом по архивам и
делопроизводству Республики Беларусь.
3.2. Во исполнение этих задач архив осуществляет следующие
функции:
3.2.1. принимает документы структурных подразделений
завершенного делопроизводства через 2 года после завершения их в
делопроизводстве;
3.2.2. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность
принятых на хранение дел;
3.2.3. проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве
документов и оказывает методическую помощь в проведении экспертизы
ценности документов, находящихся в структурных подразделениях.
Участвует в работе экспертной комиссии;
3.2.4. составляет сводные разделы описей дел постоянного
хранения и по личному составу и представляет их на рассмотрение
Центральной экспертной комиссии Министерства торговли Республики
Беларусь и экспертно-методической комиссии Национального архива
Республики Беларусь;
3.2.5. создает, совершенствует и пополняет научно-справочный
аппарат к хранящимся в архиве делам и документам (описи, картотеки,
указатели и т.п.);
3.2.6. проверяет соответствие формирования и оформления дел в
делопроизводстве установленным требованиям. Оказывает методическую
помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел;
3.2.7. организует использование документов:
- выдает в установленном порядке дела и копии документов для
служебного пользования;
- исполняет запросы учреждений, заявления граждан по вопросам
социально-правового характера. В установленном порядке выдает копии
документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
3.2.8. представляет в Национальный архив Республики Беларусь
сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
3.2.9. подготавливает и в установленном порядке передает на
государственное хранение в Национальный архив Республики Беларусь
документы Национального архивного фонда.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях Министерства торговли
Республики Беларусь;
4.2. запрашивать от структурных подразделений сведения,
необходимые для работы архива;
4.3. вносить руководству Министерства торговли Республики
Беларусь предложения по совершенствованию делопроизводства и
архивного дела.
5. Ответственность за архив
5.1. Ответственность за архив возлагается на заведующего
архивом управления кадров, правового обеспечения, социальной защиты
и общих вопросов (или другого структурного подразделения).
5.2. Права и обязанности ответственного за архив определяются
соответствующей должностной инструкцией.
|
