ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ТОРГОВЛИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
31 декабря 1993 г. № 66
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИЙ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ОБЩЕГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ,
ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН В АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА
ТОРГОВЛИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
--------------------------------------------------------+++
Утратил силу приказом Министерства торговли от 14 декабря
2007 г. № 234
[ Изменения и дополнения:
Приказ Министерства торговли от 10 января 1995 г. N 4
(зарегистрирован в Национальном реестре - N 8/5914 от
10.05.2001 г.);
Приказ Министерства торговли от 20 июня 1995 г. N 39
(зарегистрирован в Национальном реестре - N 8/5917 от
10.05.2001 г.);
Приказ Министерства торговли от 5 июля 1995 г. N 42
(зарегистрирован в Национальном реестре - N 8/5919 от
10.05.2001 г.)].
В целях дальнейшего совершенствования организации и ведения
делопроизводства в аппарате министерства, улучшения подготовки,
оформления, учета и хранения документов, усиления контроля за
исполнением приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемые Инструкции о
порядке ведения делопроизводства в аппарате Министерства торговли
Республики Беларусь и Инструкцию о ведении делопроизводства по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан в аппарате Министерства
торговли Республики Беларусь.
Установить, что руководители управлений несут персональную
ответственность за соблюдение требований вышеуказанных инструкций.
2. Начальникам управлений в январе 1994 года ознакомить с
инструкциями работников управлений и обеспечить строгое их
выполнение.
3. Контроль за соблюдением установленного порядка ведения
делопроизводства в аппарате министерства возложить на управление
кадров, правового обеспечения, социальной защиты и общих вопросов
(Матусевич).
4. Управлению кадров, правового обеспечения, социальной защиты
и общих вопросов (Матусевич) в феврале 1994 года провести семинар с
работниками аппарата по изучению указанных инструкций.
5. Считать утратившими силу:
приказ Министерства торговли БССР от 1 сентября 1983 г. № 138
"Об утверждении инструкций о порядке ведения общего делопроизводства
и делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в
аппарате Министерства торговли БССР";
приказ Министерства торговли БССР от 1 сентября 1983 г. № 139
"Об утверждении инструкций о порядке ведения общего делопроизводства
и делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в
системе Министерства торговли БССР";
приказ Министерства торговли БССР от 10 февраля 1984 г. № 36 "О
внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения
общего делопроизводства и делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в аппарате Министерства торговли БССР";
приказ Министерства торговли Республики Беларусь от 1 июля 1983
г. № 41 "О внесении изменений в порядок ведения делопроизводства в
Министерстве торговли Республики Беларусь".
Министр В.И.БАЙДАК
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства торговли
Республики Беларусь
31.12.1993 № 66
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке ведения общего делопроизводства
в аппарате Министерства торговли Республики Беларусь
1. Общие положения
1.1. Настоящей Инструкцией устанавливаются обязательные для
работников аппарата Министерства торговли Республики Беларусь
правила ведения делопроизводства в министерстве.
1.2. Методическое руководство и инструктаж по ведению
делопроизводства осуществляет управление кадров, правового
обеспечения, социальной защиты и общих вопросов.
1.3. Ответственность за состояние делопроизводства в
управлениях министерства возлагается на их руководителей.
1.4. Снятие копий с Законов, постановлений Верховного Совета и
Совета Министров Республики Беларусь не разрешается.
Указанные документы доводятся до организаций и предприятий
путем издания приказа, подготовки информационного письма или
ознакомления работников согласно резолюции руководителя.
1.5. Письменная и устная информация, касающаяся служебной
деятельности, представляется с разрешения начальника управления, а в
средства массовой информации - по указанию министра или его
заместителей.
Не может представляться информация, которая содержит
государственную, служебную или коммерческую тайну, если иное не
предусмотрено законодательством.
1.6. При увольнении сотрудников или переходе их на другую
работу находящиеся у них документы передаются другим работникам по
указанию руководителей управлений.
При уходе сотрудников в отпуск или выезде в командировку
находящиеся у него на исполнении документы по указанию руководителя
управления в необходимых случаях должны передаваться другому
сотруднику.
1.7. При увольнении или переходе на другую работу должностных
лиц, ответственных за ведение делопроизводства, дела и документы
передаются ими по актам назначенным на эти должности сотрудникам.
1.8. Акты утверждаются руководителями управлений.
Служебные документы хранятся в запирающихся шкафах.
Запрещается выносить служебные документы из здания министерства
без разрешения руководителя управления.
1.9. В управленческой деятельности министерства применяются
виды и разновидности документов в соответствии с прилагаемым
перечнем (приложение 1).
2. Прием, регистрация и прохождение корреспонденции
2.1. Прием поступающей в министерство корреспонденции (кроме
закрытой) осуществляется канцелярией в централизованном порядке.
2.2. При приеме поступающей корреспонденции канцелярия
проверяет правильность доставки, целостность пакетов (конвертов) и
вложений, проставляет на нижнем поле первого листа, в его правой
стороне регистрационный штамп. При обнаружении повреждения пакета,
отсутствия в нем документа или приложений к нему инспектор сообщает
отправителю и делает отметку о недостаче на обороте последней
страницы документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда
только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки
и получения документа.
2.3. Пакеты с надписью "лично" в канцелярии не вскрываются. На
таких пакетах проставляется календарный штемпель, после чего они
передаются по назначению.
2.4. Входящие документы регистрируются в день поступления, а
исходящие и внутренние - в день подписания (приложение 2).
2.5. Работники министерства, получившие корреспонденцию
служебного характера помимо канцелярии, обязаны зарегистрировать ее
в канцелярии.
2.6. После регистрации посредством компьютера корреспонденция
направляется для рассмотрения руководству министерства по
принадлежности, а затем с регистрационной карточкой в
соответствующие управления для исполнения.
2.7. Подлинник документа с резолюцией министра или его
заместителей передается ответственному исполнителю, который обязан
немедленно организовать его исполнение в установленный срок.
Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное, в
резолюции первым.
Если документ подлежит исполнению несколькими соисполнителями,
ответственный исполнитель принимает решение об исполнении документа
поочередно или одновременно. При необходимости обеспечивает
соисполнителей копиями (за исключением случаев, когда размножение
документов не разрешено).
Исполненные документы передаются для подшивки в дело управления
- ответственного исполнителя документа.
2.8. С отметкой об исполнении (дата и номер ответа), документ
подшивается в дело согласно утвержденной номенклатуре дел.
3. Подготовка и оформление служебных документов
3.1. Ответственность за правильное составление и оформление
документов несут начальники управлений и работники, визирующие
проекты документов.
3.2. Служебные документы подписываются от имени министерства -
министром или заместителем министра; от имени управлений -
начальниками или их заместителями.
Письма за подписью министра, его заместителей, начальников
управлений, печатаются на служебных бланках, в этих случаях
наименование министерства в обозначении должности не включается,
например:
заместитель министра инициалы, фамилия
Начальник управления организации
общественного питания инициалы, фамилия
Если руководитель, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или
лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается
фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия и
инициалы (исправления можно внести чернилами или машинописным
способом, например: "и.о.", "Зам.").
Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или
проставлением косой черты перед наименованием должности.
3.3. Доклады и письма в Верховный Совет и в Совет Министров
Республики Беларусь подписывает министр или его первый заместитель с
соблюдением правил оформления, установленных настоящей Инструкцией.
В случае если эти документы затрагивают вопросы правового
регулирования виза юридической службы министерства обязательна.
3.4. Проекты служебных документов (за исключением приказов и
указаний), представляемые на подпись министру, визируются на вторых
экземплярах начальниками управлений, подготовившими служебные
документы и соответствующим(и) заместителем(ями) министра, а
представляемые на подпись заместителям министра - начальниками
управлений.
На приказах и указаниях визы проставляются на последней
странице первого экземпляра, телефонограммах - на первом экземпляре.
Помощник министра просматривает эти документы, делает
соответствующую отметку и в случае необходимости возвращает их
исполнителю для исправления, дополнения и т.п.
3.5. В случае несоответствия действующему законодательству
представляемых на подпись руководству министерства проектов
приказов, инструкций и других правовых документов юридическая
служба, не визируя проекты этих документов, дает соответствующее
заключение с предложениями о законном порядке разрешения
рассматриваемых вопросов.
Издание приказов, инструкций Министерства торговли Республики
Беларусь без визы юридической службы не допускается.
3.6. Если в одном поступившем в министерство документе
поставлены вопросы, относящиеся к компетенции нескольких управлений,
на него подготавливается один ответ по всем вопросам. Материал для
такого ответа управления представляют тому подразделению, фамилия
начальника которого указана в резолюции первой. При этом
ответственность за своевременную и качественную подготовку
предложений несут в равной мере все работники, которые указаны в
резолюции.
3.7. Во всех служебных документах (письмах, справках,
докладах), направляемых различным организациям, составляется
заголовок (документ формата А4, 210x297). Заголовок должен быть
максимально коротким и точным, пишется краткое содержание вопроса,
формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного
существительного, отвечая на вопрос "о чем?"; "Об изменении...", "О
выделении...", "Об отмене...". Заголовок пишется в левой части
листа. Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может
формулироваться обобщенно. В документе большого объема или
документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком
составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая
текста. Если текст письма занимает менее половины страницы,
заголовок не пишется.
На письмах, связанных с поручением правительства, ниже черты
под заголовком указывается номер и дата поручения.
3.8. В письмах, посылаемых в ответ на запросы Совета Министров,
министерств, ведомств и других организаций, делается ссылка на номер
и дату письма или другого документа, на который дается ответ.
В тех случаях, когда письмо имеет приложения, последние
перечисляются после текста письма, перед подписью; указывается
количество листов приложений и экземпляров.
3.9. В документах, оформляемых на двух и более страницах,
вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера
страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами без слова "страница"(стр) и знаков препинания.
3.10. При заверении копии документа ниже реквизита "подпись"
проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности
лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату
заверения.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается
не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче
ее на руки, заверительную подпись удостоверяют печатью "Агульны
аддзел Мiнiстэрства гандлю Рэспублiкi Беларусь".
Копии документов по приему, перемещению, а также копии приказов
по личному составу заверяются печатью "Упраўленне кадраў
Мiнiстэрства гандлю Рэспублiкi Беларусь".
Гербовая печать ставится на следующих документах:
уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;
договора;
доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических
и юридических лиц;
образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право
совершения финансово-хозяйственных операций;
акты (приемки) законченных строительством объектов, выполненных
работ и др.;
документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати
предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.
3.11. Фамилию исполнителя документа и номер его служебного
телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на
оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
3.12. Управления министерства при отправке исходящей почты
пользуются присвоенными им индексами (приложение 3).
Исходящий номер состоит из индекса управления, номера дела и
порядкового номера.
3.13. Отправку служебной корреспонденции осуществляет
канцелярия.
3.14. Исходящую корреспонденцию, оформленную с нарушением
данной Инструкции, канцелярия к отправке не принимает.
3.15. Заказную исходящую корреспонденцию канцелярия
регистрирует в списке на отправляемую корреспонденцию (приложение
4), который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр списка
вместе с заказной корреспонденцией сдается на почту, а второй
остается в делах канцелярии.
4. Подготовка телеграмм и телефонограмм,
их передача и отправка
4.1. Для оперативной передачи информации по телефону
применяются телефонограммы.
4.2. Телефонограммы подписываются министром или его
заместителями.
4.3. На телефонограмме указывается: дата, исходящий номер,
время передачи, фамилия работника, передавшего телефонограмму,
должность и фамилия работника, который ее принял. Телефонограммы
подписываются в дела в таком же порядке, что и другие документы.
4.4. Телеграфная переписка ведется по вопросам, требующим
срочного решения.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов,
если при этом не искажается содержание телеграммы; печатается через
полтора интервала, крупным шрифтом, без абзацев, переноса слов и
исправлений.
При необходимости знаки препинания обозначаются сокращенными
словами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтчк, кавычки -
квч. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в
конце текста ставится исходящий номер телеграммы.
В начале текста телеграммы, посылаемой в ответ на запрос,
указывается номер документа, на который дается ответ.
Например, исходящий номер - НР-58, т.е. номер регистрации,
отвечают, перед текстом НР-58 и дальше идет текст.
4.6. Должности министра и его заместителей под текстом
телеграммы пишутся сокращенно: БЕЛМИНТОРГ, ЗАМБЕЛМИНТОРГ, далее
указывается фамилия; в нижней части телеграммы под чертой,
указываются фамилии и инициалы министра и его заместителей,
подписавших телеграмму, адрес министерства и дата отправления
телеграммы.
4.7. В тех случаях, когда телеграмма одного содержания
посылается в один пункт нескольким адресатам, слева от начала
перечисления получателей указывается количество адресов: "три
адреса", а затем наименование пункта (города, поселка) и адресата
(причем, сколько адресов, столько раз указывается пункт).
Если телеграмма одного содержания направляется в несколько
пунктов, слева от начала перечисления этих пунктов указывается их
количество: "два пункта", количество адресатов - "три адреса", а
затем наименование пунктов и получателей.
4.3. Когда телеграмма одного содержания за подписью руководства
министерства посылается в восемь и более пунктов, к ней
прикладывается список рассылки в одном экземпляре, в котором
указываются наименования получателей.
5. Подготовка материалов коллегии министерства
5.1. При подготовке материалов на рассмотрение коллегии
руководствоваться Инструкцией об организации работы коллегии,
утвержденной Министерством торговли Республики Беларусь.
6. Порядок работы с нормативными актами министерства
6.1. Проекты приказов, инструкций, указаний министерства
подготавливаются управлениями аппарата, организациями и учреждениями
министерства по указанию руководства.
6.2. Приказ, как правовой акт, издаваемый министром в целях
разрешения принципиальных вопросов, касающихся деятельности
министерства должен быть кратким, юридически обоснованным,
конкретным, ясным и однозначным для понимания.
6.3. Приказы подписывает министр, а в его отсутствие - первый
заместитель; указания министерства подписывает министр или
заместители министра; приказы по личному составу подписывает
министр; приказы по командировкам - министр.
Заголовок, тест, подпись и другие реквизиты печатаются через
2-4 межстрочных интервалов от нулевого положения табулятора.
6.4. Проекты приказов и указаний министерства на основании и во
исполнение Законов Республики Беларусь, постановлений Верховного
Совета, постановлений и указов Президиума Верховного Совета
Республики Беларусь, постановлений, распоряжений Совета Министров
Республики Беларусь подготавливаются и представляются на подпись в
десятидневный срок с момента поступления указанных документов в
министерство, если на их подготовку не установлен руководством
министерства иной срок.
6.5. Проекты приказов, инструкций, указаний министерства
должны иметь заголовок (кроме приказов по личному составу и
командировкам); печататься машинописным способом (текст - через
полтора интервала, заголовок - через один интервал) на ленте
достаточной яркости, в двух экземплярах, первый экземпляр проектов
приказов и указаний - на бланке установленного образца.
Распорядительная часть приказа должна начинаться словом
"ПРИКАЗЫВАЮ", напечатанным прописными буквами на отдельной строке от
нулевого положения табулятора двумя машинописными интервалами ниже
констатирующей части.
6.6 |
