Решение Пружанского районного исполнительного комитета от 29.09.2009 N 1755 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Пружанском районном исполнительном комитете"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Навигация Содержание
На основании решения Брестского областного исполнительного комитета от 17 марта 2009 г. N 198 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Брестском областном исполнительном комитете" Пружанский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Пружанском районном исполнительном комитете.
2. Рекомендовать поселковым и сельским исполнительным комитетам принять аналогичные решения.
3. Опубликовать настоящее решение в газете "Районные будни".
4. Настоящее решение вступает в силу после его официального опубликования.
Председатель А.И.Юркевич
Управляющий делами В.В.Шишко
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Пружанского районного
исполнительного комитета
29.09.2009 N 1755
ИНСТРУКЦИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН, В ТОМ ЧИСЛЕ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, А ТАКЖЕ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ, КНИГОЙ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ В ПРУЖАНСКОМ РАЙОННОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Пружанском районном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 7, 1/6166), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 52, 5/15728), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649), решения Брестского областного исполнительного комитета от 17 марта 2009 г. N 198 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Брестском областном исполнительном комитете" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., N 100, 9/23048).
2. Инструкция определяет порядок рассмотрения обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц (далее, если не указано иное, - обращения), порядок ведения делопроизводства по обращениям, порядок организации личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, порядок работы с книгой замечаний и предложений в Пружанском районном исполнительном комитете (далее - райисполком).
3. Действие Инструкции не распространяется на корреспонденцию, поступающую в райисполком:
3.1. из Администрации Президента Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Комитета государственного контроля Республики Беларусь и Брестской области, Брестского областного исполнительного комитета (далее - вышестоящие органы), содержащую поручения райисполкому;
3.2. из органов государственного управления, иных государственных организаций, поселковых и сельских исполнительных комитетов (далее - поссельисполкомы), других организаций (за исключением корреспонденции, касающейся рассмотрения обращений в соответствии с компетенцией райисполкома);
3.3. при осуществлении административных процедур.
4. Делопроизводство по обращениям в райисполкоме и в управлениях, отделах райисполкома (далее - структурные подразделения райисполкома) ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется:
в райисполкоме - главным специалистом отдела идеологической работы райисполкома;
в структурных подразделениях райисполкома - лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям.
5. Ответственность за организацию работы с обращениями возлагается на председателя райисполкома, руководителей структурных подразделений райисполкома.
6. Работа с обращениями является прямой служебной обязанностью государственных служащих райисполкома и структурных подразделений райисполкома.
ГЛАВА 2 ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
7. Граждане, в том числе индивидуальные предприниматели, а также юридические лица вправе обратиться в райисполком лично либо через своего представителя.
К письменным обращениям прилагаются документы, подтверждающие полномочия лиц, которые обращаются от имени других лиц (копии доверенности, решения суда, акта государственного органа, других документов).
8. Все поступившие в райисполком обращения:
8.1. на имя председателя, его заместителей и управляющего делами райисполкома (далее, если не указано иное, - руководство райисполкома) принимаются в приемной райисполкома или главным специалистом отдела идеологической работы райисполкома и регистрируются в установленном порядке в день их поступления;
8.2. на имя руководителей структурных подразделений райисполкома принимаются работниками соответствующих структурных подразделений райисполкома и регистрируются в установленном порядке в день их поступления.
9. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
10. Регистрация обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, осуществляется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения граждан".
11. Регистрация обращений юридических лиц осуществляется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения юридических лиц".
12. Поручения, данные должностными лицами вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, регистрируются в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения граждан" (раздел "Поручения по обращениям").
13. Поручения, данные должностными лицами вышестоящих органов по рассмотрению обращений юридических лиц, регистрируются в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения юридических лиц" (раздел "Поручения по обращениям").
14. Регистрационный штамп ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте, на нем указывается дата регистрации и регистрационный индекс.
15. Регистрационный индекс обращениям присваивается в соответствии с принятой в райисполкоме системой регистрации обращений.
Регистрационный индекс обращения состоит из индекса раздела обращений, индекса территории проживания автора и порядкового номера поступившего обращения (например, 31-16/44, где 31 - индекс раздела обращений граждан, 16 - индекс территории проживания заявителя (город Пружаны), 44 - порядковый номер поступившего обращения).
16. При регистрации поручений, данных должностными лицами вышестоящих органов по рассмотрению обращений, регистрационный индекс дополняется цифрой 24 (например, 31/24-16/4, где 31 - индекс раздела обращений граждан, 24 - номер дела с поручениями по обращениям, 16 - индекс территории проживания заявителя (город Пружаны), 4 - порядковый номер поручения).
17. Всей переписке по обращениям присваивается входящий регистрационный индекс обращения.
18. Обращения одного и того же лица, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком, структурные подразделения райисполкома в течение календарного года, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера (например, 31-16/44/1, где 31 - индекс раздела обращений, 16 - индекс территории проживания заявителя (город Пружаны), 44 - порядковый номер поступившего обращения, 1 - дополнительный порядковый номер).
19. Повторными считаются обращения, поступившие в райисполком, структурные подразделения райисполкома от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Повторные обращения при их поступлении в течение календарного года учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера (например, 31-16/44/1) и делается отметка: "Повторно".
При регистрации повторных обращений подбираются все предшествующие обращения за период, как правило, не более двух лет со времени поступления первого обращения.
20. Письменным обращениям, полученным на личном приеме, присваивается регистрационный номер устного обращения.
ГЛАВА 3 ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ И РАЗРЕШЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
21. После регистрации поступившие в райисполком обращения направляются для рассмотрения председателю райисполкома или его заместителям.
Обращения, поступившие в структурные подразделения райисполкома, регистрируются в этих структурных подразделениях и передаются руководителям этих структурных подразделений.
22. По письменному обращению, поступившему в райисполком, принимается одно из следующих решений:
22.1. о направлении обращения для разрешения в структурные подразделения райисполкома, поссельисполкомы, другие государственные органы, иные организации, ответственные за рассмотрение обращений по существу;
22.2. о разрешении обращения в райисполкоме по существу;
22.3. об оставлении обращения без рассмотрения по существу.
23. Все письменные обращения после рассмотрения руководством райисполкома возвращаются главному специалисту отдела идеологической работы райисполкома.
24. При направлении обращения для разрешения в структурные подразделения райисполкома, поссельисполкомы, другие государственные органы, иные организации главный специалист отдела идеологической работы райисполкома готовит сопроводительное письмо за подписью руководства райисполкома, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - сопроводительное письмо), и в пятидневный срок направляет обращение в подлиннике по компетенции с уведомлением об этом заявителя.
25. В случаях, если в обращении содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких структурных подразделений райисполкома, поссельисполкомов, других государственных органов, иных организаций, тогда структурным подразделениям райисполкома, поссельисполкомам, другим государственным органам, иным организациям, указанным не первыми в сопроводительном письме, главным специалистом отдела идеологической работы райисполкома направляется копия обращения с сопроводительным письмом.
Обращения с сопроводительным письмом за подписью руководства райисполкома регистрируются в структурных подразделениях райисполкома, поссельисполкомах, других государственных органах, иных организациях как обращения с указанием реквизитов сопроводительного письма.
26. При разрешении обращения в райисполкоме поручения руководства райисполкома оформляются в форме резолюции. Резолюция оформляется на отдельном листе и прилагается к обращению, при этом она является его составной частью.
Такие поручения руководства райисполкома регистрируются в структурных подразделениях райисполкома, поссельисполкомах, других государственных органах, иных организациях как поручения по обращениям, отдельно от регистрации обращений.
27. Копии письменных обращений, разрешение которых определено в райисполкоме, исполнителю (исполнителям) направляются главным специалистом отдела идеологической работы райисполкома с поручением руководства райисполкома в день подписания поручения.
28. По письменным обращениям, разрешение которых определено в райисполкоме, структурными подразделениями райисполкома, поссельисполкомами, другими государственными органами, иными организациями готовится проект ответа для доклада руководству райисполкома.
29. В случаях, когда резолюцией руководства райисполкома определены несколько исполнителей, ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю за подписью руководства райисполкома является стоящий в резолюции первый исполнитель, если в ней не указано иное.
Первому исполнителю соисполнителями резолюции представляются документы по рассмотрению обращения не позднее чем за 1 рабочий день до истечения контрольного срока.
30. По результатам выполнения поручения руководства райисполкома заявителю направляется ответ за подписью руководства райисполкома.
31. Письменные обращения оставляются без рассмотрения по существу, если:
31.1. не соответствуют требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан";
31.2. в них содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения;
31.3. текст обращения не поддается прочтению;
31.4. они подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами.
32. Решение об оставлении обращения без рассмотрения в пятидневный срок со дня его регистрации принимает руководство райисполкома, в структурных подразделениях райисполкома - их руководители или уполномоченные ими должностные лица путем уведомления автора о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращения ему оригиналов документов, приложенных к обращению, при наличии сведений об авторе и данных о месте его жительства.
33. В случаях, указанных в подпункте 31.4 пункта 31 Инструкции, также разъясняется, в какой компетентный орган, организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.
34. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении.
35. Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются главным специалистом отдела идеологической работы райисполкома в соответствующие правоохранительные или другие компетентные органы.
36. Должностные лица райисполкома вправе отказать в рассмотрении жалобы в случае пропуска заявителем срока для ее рассмотрения, установленного законодательством.
Решение об отказе в рассмотрении жалобы принимают руководство райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома. Письменный мотивированный отказ в рассмотрении жалобы направляется заявителю в пятидневный срок.
37. Не направляются обращения для разрешения тем государственным органам, иным организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются, за исключением случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).
38. Руководство райисполкома по результатам рассмотрения обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения подчиненной (подотчетной) организацией, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов рассматривает обращение по существу либо выдает обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", о чем сообщается автору обращения.
Организация, получившая предписание, должна исполнить его в указанный в предписании срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом в райисполком, а также уведомить автора обращения.
39. Предписание готовится структурным подразделением райисполкома, в котором рассматривалось обращение, и подписывается руководством райисполкома.
40. В предписании отражаются обязательность разрешения вопроса по существу, причины, по которым изложенный в обращении вопрос может быть решен положительным образом, определяется срок устранения нарушений. Данный срок должен быть указан в виде календарной даты.
41. Обращение, по которому выдавалось предписание, считается исполненным и может быть направлено в дело только после получения сообщения из подчиненной (подотчетной) организации об исполнении предписания.
42. По каждому случаю ненадлежащего рассмотрения обращений подчиненными (подотчетными) органами, организациями структурное подразделение райисполкома, рассматривающее обращение, готовит представление, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", о привлечении должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений, к дисциплинарной ответственности за подписью председателя райисполкома.
43. Отметка о выдаче предписания и представления делается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки в соответствующей компьютерной программе.
44. Контроль за выполнением предписания и представления осуществляет главный специалист отдела идеологической работы райисполкома.
45. Коллективные обращения 30 и более граждан по вопросам, входящим в компетенцию райисполкома, структурных подразделений райисполкома, рассматриваются с выездом на место нахождения объекта, являющегося предметом обращения, и встречей с заявителями, если иное не вытекает из этого обращения.
46. Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок, а гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, а также юридическим лицам в установленном порядке даны ответы, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, а также юридическим лицам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
47. Решение о прекращении производства по повторным обращениям, поступившим в райисполком, принимается руководством райисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям, поступившим в структурные подразделения райисполкома, - их руководителями.
48. Обращения, направленные в райисполком вышестоящими органами, должностными лицами, рассматриваются в райисполкоме в порядке, установленном законодательством и настоящей Инструкцией.
49. Ответы на обращения даются в установленные законодательством сроки.
50. Руководство райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома исходя из объема разрешаемых вопросов могут уменьшать сроки рассмотрения обращений в пределах сроков, установленных Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
51. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях со дня их регистрации в райисполкоме.
52. Срок рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, его структурные подразделения, поссельисполкомы из вышестоящих органов и находящихся у них на контроле, исчисляется с даты, указанной на поручении или сопроводительном письме вышестоящего органа, направившего обращение.
53. Обращение считается разрешенным по существу, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ.
54. Ответы на обращения, поступившие в райисполком, направляются на бланках установленного образца и регистрируются в журнале учета отправленной корреспонденции по форме согласно приложению 1.
55. Ответы заявителям подписывает руководство райисполкома с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения, разъяснением порядка обжалования принятых решений. В исключительных случаях - иные должностные лица по поручению руководства райисполкома.
56. Ответы на обращения, направленные в структурные подразделения райисполкома, дают руководители структурных подразделений райисполкома или их заместители.
57. Ответы высшим должностным лицам Администрации Президента Республики Беларусь, Брестского областного исполнительного комитета, завизированные заместителями председателя райисполкома по вопросам, входящим в их компетенцию, подписывает председатель райисполкома.
58. Ответы в вышестоящие органы по обращениям подписывает председатель, заместители председателя в соответствии с распределением обязанностей, управляющий делами райисполкома.
59. Контроль за рассмотрением обращений в райисполкоме ведется главным специалистом отдела идеологической работы райисполкома.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В случае досрочного разрешения вопросов исполнитель в течение трех дней с момента разрешения информирует райисполком.
Контроль завершается, если все поставленные в обращении вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы по существу в установленные Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан" сроки.
60. Снятие с контроля обращений производится только после предоставления специалистами, рассматривающими обращения, всех относящихся к обращениям документов, подтверждающих законность принятых решений и обоснованность данных ответов.
Решение о снятии с контроля обращений принимается руководством райисполкома.
61. Ход рассмотрения обращений отражается в регистрационно-контрольной карточке соответствующей компьютерной программы.
62. На каждом из обращений после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении в дело.
ГЛАВА 4 ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
63. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц (далее - личный прием) проводится руководством райисполкома по утвержденному председателем райисполкома графику.
64. График личного приема руководством райисполкома размещается в местах, доступных для ознакомления посетителей, а также на интернет-странице Пружанского района сайта Брестского областного исполнительного комитета, направляется в поссельисполкомы.
65. В случае отсутствия по уважительной причине должностных лиц, осуществляющих прием, личный прием осуществляют лица, исполняющие их обязанности.
66. Прием заявителей с целью предварительного консультирования, разъяснения им порядка личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и руководителей (представителей) юридических лиц, прием обращений, других документов, предварительная запись на прием к председателю райисполкома осуществляется специалистом общего отдела райисполкома ежедневно в рабочее время в приемной райисполкома или по телефону.
67. Информация о порядке осуществления предварительной записи на личный прием к руководству райисполкома размещается на стенде.
68. При записи на личный прием к руководству райисполкома выясняется суть вопроса, уточняются мотивы обращения, а также иные сведения.
69. Запись на личный прием к председателю райисполкома не является обязательной.
70. Организацию личных приемов председателем райисполкома осуществляет управляющий делами райисполкома во взаимодействии с руководителями структурных подразделений райисполкома, поссельисполкомами, другими государственными органами, иными организациями.
Организацию личных приемов заместители председателя и управляющий делами райисполкома осуществляют самостоятельно.
71. При подготовке личного приема главный специалист отдела идеологической работы райисполкома вправе запрашивать у соответствующих поссельисполкомов, структурных подразделений райисполкома, других государственных органов, иных организаций необходимые сведения и справочные материалы по существу обращения.
72. В ходе предварительной записи определяется необходимость участия в личном приеме руководителей и специалистов соответствующих структурных подразделений райисполкома, поссельисполкомов, других государственных органов, иных организаций, решаются вопросы по обеспечению качественного и организованного приема.
73. Лицо, проводящее личный прием в пределах своей компетенции, вправе принять одно из следующих решений:
73.1. дать устное разъяснение по существу поставленного вопроса. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "В ходе приема даны разъяснения по существу поставленного вопроса";
73.2. удовлетворить просьбу, сообщив заявителю порядок и срок исполнения принятого решения. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "В ходе приема заявителю сообщен порядок и срок исполнения принятого решения";
73.3. в соответствии с законодательством отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "Отказать в удовлетворении просьбы, разъяснены мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения".
74. В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном статьей 9 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и настоящей Инструкцией. По обращению в карточке личного приема дается поручение.
Поручения руководства райисполкома по итогам личного приема регистрируются в структурных подразделениях райисполкома, поссельисполкомах, других государственных органах, иных организациях в разделе "Поручения по обращениям".
75. Личный прием проводится также руководителями структурных подразделений райисполкома, их заместителями и по их поручению - специалистами структурных подразделений райисполкома. Периодичность проведения личных приемов руководителями структурных подразделений определяется самостоятельно.
Графики личного приема размещаются в местах, доступных для ознакомления посетителей.
76. Руководством райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома проводятся также выездные личные приемы.
Информация о времени и дате проведения выездного личного приема руководством райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома размещается в средствах массовой информации.
77. Учет приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и руководителей (представителей) юридических лиц, обратившихся на личный прием, в том числе и на выездной, к руководству райисполкома ведется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения граждан" (раздел "Устные обращения").
Учет приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и руководителей (представителей) юридических лиц, обратившихся на личный прием, в том числе и на выездной, к заместителям председателя, управляющему делами райисполкома может вестись ими самостоятельно в журналах учета. Учет приема посетителей осуществляется в журнале учета приема посетителей по форме согласно приложению 2.
При регистрации обращений, поступивших в ходе личного приема, регистрационный индекс дополняется буквой "Л".
78. Поручения, данные по итогам личных приемов заместителями председателя, управляющим делами райисполкома передаются главному специалисту отдела идеологической работы райисполкома для регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
79. Контроль за выполнением поручений руководства райисполкома, данных в ходе личного приема, возлагается на главного специалиста отдела идеологической работы райисполкома.
80. Исполненные обращения снимаются с контроля по согласованию с должностными лицами, проводившими личный прием.
ГЛАВА 5 РАБОТА С КНИГОЙ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
81. Обязанность по организации работы с книгой замечаний и предложений (далее - книга) в райисполкоме возлагается на управляющего делами райисполкома, в структурных подразделениях райисполкома - на их руководителей.
82. Место нахождения книги в райисполкоме, а также уполномоченные лица, ответственные за ведение, выдачу и хранение книги, определяются председателем райисполкома, в структурных подразделениях - их руководителями.
83. Сведения о месте нахождения книги размещаются на информационных стендах.
84. Книга выдается гражданам по первому требованию без предъявления документа, удостоверяющего личность.
85. При рассмотрении записей, внесенных в книгу, их копии передаются на рассмотрение руководству райисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
Копия записи в книгу с резолюцией руководства райисполкома направляется исполнителю, информация о ходе рассмотрения записи вносится в компьютерную программу "Обращения граждан" (раздел "Книга замечаний и предложений").
86. Порядок ведения делопроизводства по записям, внесенным в книги структурных подразделений райисполкома, определяется их руководителями.
87. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности райисполкома, структурных подразделений райисполкома.
88. Изложенные в книге замечания и предложения рассматриваются в сроки, установленные подпунктом 2.5.3 пункта 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением".
89. Контроль за выполнением поручений по записям, внесенным в книгу, осуществляет лицо, ответственное за ведение, выдачу и хранение книги.
90. Поступившие ответы на внесенные в книгу записи докладываются руководству райисполкома для принятия решения по списанию в дело или осуществлению контроля.
ГЛАВА 6 АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ
91. Обращения, поступившие в райисполком, систематически анализируются главным специалистом отдела идеологической работы райисполкома, а в структурных подразделениях райисполкома - лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям, обобщаются в виде справок, статистических данных и передаются руководству райисполкома, руководителям структурных подразделений райисполкома с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и законных интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, решения наиболее социально значимых вопросов населения, мониторинга тенденций общественного мнения о работе исполнительных и распорядительных органов.
92. Итоги работы с обращениями в структурных подразделениях райисполкома заслушиваются на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях с руководителями подведомственных организаций не реже одного раза в квартал.
93. Вопросы работы с обращениями, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на совещаниях у председателя райисполкома.
94. Статистические отчеты о работе с обращениями в поссельисполкомах составляются ежеквартально и до 2-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются в райисполком, главному специалисту отдела идеологической работы райисполкома.
ГЛАВА 7 ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ
95. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе и по личному приему, за период календарного года формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
96. Документы в делах располагаются в последовательности решения вопроса.
Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
97. Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются исполнителю на доработку.
98. Срок хранения обращений, документов по их рассмотрению и разрешению - пять лет (в случаях неоднократного обращения - пять лет с даты последнего рассмотрения).
99. В необходимых случаях в установленном порядке экспертной комиссией райисполкома может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.
100. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном законодательством порядке.
Приложение 1
к Инструкции
об организации работы
с обращениями граждан,
в том числе индивидуальных
предпринимателей, а также
юридических лиц, книгой
замечаний и предложений
в Пружанском районном
исполнительном комитете
ЖУРНАЛ
учета отправленной корреспонденции
----+----------------+--------------------------+--------------------------
¦ N ¦ Дата ¦ Номер документа ¦ Кому направлен ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------------------------+-------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---+----------------+--------------------------+-------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 2
к Инструкции
об организации работы
с обращениями граждан,
в том числе индивидуальных
предпринимателей, а также
юридических лиц, книгой
замечаний и предложений
в Пружанском районном
исполнительном комитете
ЖУРНАЛ
учета личного приема
----+------+-------------+-----------+-------------+-----------+-----------
¦ ¦ ¦Фамилия, имя,¦ Адрес ¦ Краткое ¦ Отметка о ¦ ¦
¦ N ¦ Дата ¦ отчество ¦посетителя,¦ содержание ¦результатах¦Примечание¦
¦п/п¦приема¦ посетителя ¦ телефон ¦ устного ¦ приема ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ обращения ¦ ¦ ¦
+---+------+-------------+-----------+-------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+------+-------------+-----------+-------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
карта новых документов | 
