Решение Ивацевичского районного исполнительного комитета от 18.09.2009 N 919 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Ивацевичском районном исполнительном комитете"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Навигация Содержание
На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением", Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" Ивацевичский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Ивацевичском районном исполнительном комитете.
2. Рекомендовать Коссовскому городскому, Телеханскому поселковому, сельским исполнительным комитетам Ивацевичского района принять аналогичные решения.
3. Настоящее решение вступает в силу после его официального опубликования.
Председатель А.В.Ткачук
Управляющий делами С.А.Попко
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Ивацевичского районного
исполнительного комитета
18.09.2009 N 919
ИНСТРУКЦИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН, В ТОМ ЧИСЛЕ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, А ТАКЖЕ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ, КНИГОЙ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ В ИВАЦЕВИЧСКОМ РАЙОННОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Ивацевичском районном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 7, 1/6166), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 52, 5/15728), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649).
2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц (далее, если не указано иное, - обращения), порядок ведения делопроизводства по обращениям, порядок организации личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, порядок работы с книгой замечаний и предложений в Ивацевичском районном исполнительном комитете (далее - райисполком).
3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на корреспонденцию, поступающую в райисполком:
3.1. из Администрации Президента Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Брестского областного исполнительного комитета (далее - вышестоящие органы), содержащую поручения райисполкому;
3.2. из республиканских органов государственного управления, иных государственных организаций, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь, других организаций (за исключением корреспонденции, касающейся рассмотрения обращений в соответствии с компетенцией райисполкома);
3.3. при осуществлении административных процедур.
4. Делопроизводство по обращениям в райисполкоме и в управлениях, отделах райисполкома (далее - структурные подразделения райисполкома) ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется:
в райисполкоме - управлением делами райисполкома;
в структурных подразделениях райисполкома - лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям.
5. Ответственность за организацию работы с обращениями возлагается на председателя райисполкома, руководителей структурных подразделений райисполкома.
6. Работа с обращениями является прямой служебной обязанностью государственных служащих райисполкома.
ГЛАВА 2 ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
7. Граждане, в том числе индивидуальные предприниматели, а также юридические лица вправе обратиться в райисполком лично либо через своего представителя.
К письменным обращениям прилагаются документы, подтверждающие полномочия лиц, которые обращаются от имени других лиц (копии доверенности, решения суда, акта государственного органа, других документов).
8. Все поступившие в райисполком обращения:
8.1. на имя председателя райисполкома принимаются специалистами управления делами райисполкома и регистрируются в установленном порядке в день их поступления;
8.2. на имя заместителей председателя райисполкома, руководителей структурных подразделений принимаются лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям в соответствующем структурном подразделении райисполкома, и регистрируются в установленном порядке в день их поступления.
9. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
10. Регистрация обращений в райисполкоме осуществляется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках, в структурных подразделениях райисполкома - в журналах с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.
11. Регистрационный штамп ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте, на нем указывается дата регистрации и регистрационный индекс обращения.
12. Регистрационный индекс обращениям присваивается в соответствии с принятой в райисполкоме системой регистрации обращений.
Регистрационный индекс обращения включает в себя индекс дела по номенклатуре дел, содержащий порядковый номер территории проживания автора обращения, и через дробь - порядковый номер поступившего обращения (например, 1-26/5, где 1-26 - индекс дела по номенклатуре дел с порядковым номером территории проживания автора обращения (г. Коссово), 5 - порядковый номер поступившего обращения).
В структурных подразделениях райисполкома обращениям присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
13. При регистрации обращений юридических лиц регистрационный индекс обращения дополняется буквой "Ю".
При регистрации поручений, данных должностными лицами вышестоящих органов по рассмотрению обращений, регистрационный индекс обращения дополняется буквой "П".
14. Всей переписке по обращениям присваивается входящий регистрационный индекс обращения.
15. Обращения одного и того же лица, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком, структурные подразделения райисполкома в течение календарного года, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера (например, 1-26/5/1, где 1-26 - индекс дела по номенклатуре дел с порядковым номером территории проживания автора обращения (г. Коссово), 5 - порядковый номер поступившего обращения, 1 - дополнительный порядковый номер) и отметки "Повторно".
16. Повторными считаются обращения, поступившие в райисполком, структурные подразделения райисполкома от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения обращения и заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
При регистрации повторных обращений подбираются все предшествующие обращения за период, как правило, не более двух лет со времени поступления первого обращения.
17. Письменным обращениям, полученным на личном приеме, присваивается регистрационный номер устного обращения.
ГЛАВА 3 ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ И РАЗРЕШЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
18. После регистрации обращения передаются на рассмотрение председателю райисполкома, в структурных подразделениях райисполкома - руководителю. Обращения, поступившие в райисполком, предварительно анализируются управляющим делами райисполкома.
19. По обращению, поступившему в райисполком, принимается одно из следующих решений:
19.1. о направлении обращения для разрешения в структурные подразделения райисполкома, Коссовский городской, Телеханский поселковый, сельские исполнительные комитеты Ивацевичского района (далее - горпоссельисполкомы), другие государственные органы, иные организации, ответственные за рассмотрение обращений по существу;
19.2. о разрешении обращения в райисполкоме по существу;
19.3. об оставлении обращения без рассмотрения по существу.
20. Все обращения после рассмотрения председателем райисполкома возвращаются в управление делами райисполкома.
21. При направлении обращения для разрешения в горпоссельисполкомы, другие государственные органы, иные организации управление делами райисполкома готовит сопроводительное письмо за подписью председателя, заместителей председателя, управляющего делами райисполкома (далее - руководство райисполкома) и в пятидневный срок направляет обращение по компетенции с уведомлением об этом заявителя.
22. В случаях, если в обращении содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких горпоссельисполкомов, других государственных органов, иных организаций, тогда горпоссельисполкомам, другим государственным органам, иным организациям, указанным не первыми в сопроводительном письме, управлением делами райисполкома направляется копия обращения с сопроводительным письмом.
23. При разрешении обращения в райисполкоме поручения председателя райисполкома оформляются в форме резолюции. Резолюция оформляется на отдельном листе и прилагается к обращению, при этом она является его составной частью. На обращениях не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них детализируется порядок исполнения.
24. Копии письменных обращений, разрешение которых определено в райисполкоме, исполнителю (исполнителям) направляются управлением делами райисполкома с поручением председателя райисполкома в день подписания поручения.
25. По обращениям, разрешение которых определено в райисполкоме, структурными подразделениями райисполкома, горпоссельисполкомами, другими государственными органами, иными организациями готовится проект ответа для доклада руководству райисполкома.
26. В случаях, когда резолюцией председателя райисполкома, руководителя структурного подразделения райисполкома определены несколько исполнителей, ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.
Первому исполнителю соисполнителями представляются документы рассмотрения обращения не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока рассмотрения обращения.
27. По результатам выполнения поручения председателя райисполкома заявителю направляется ответ за подписью руководства райисполкома.
28. Письменные обращения оставляются без рассмотрения по существу, если:
28.1. они не соответствуют требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан";
28.2. в них содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения;
28.3. текст обращения не поддается прочтению;
28.4. они подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами.
29. Решение об оставлении обращения без рассмотрения в пятидневный срок со дня его регистрации принимает председатель райисполкома, в структурных подразделениях райисполкома - их руководители путем письменного уведомления автора о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращения ему оригиналов документов, приложенных к обращению, при наличии сведений об авторе и данных о месте жительства.
30. В случаях, указанных в подпункте 28.4 пункта 28 настоящей Инструкции, автору обращения также разъясняется, в какой компетентный орган, организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.
31. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении.
32. Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются управлением делами райисполкома в соответствующие правоохранительные или другие компетентные органы.
33. Должностные лица райисполкома при рассмотрении обращений обязаны:
соблюдать требования, установленные актами законодательства об обращениях, настоящей Инструкцией;
принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений;
принимать законные и обоснованные решения;
при поступлении предписания вышестоящего органа исполнить его в указанный в предписании срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом вышестоящему органу, а также уведомить автора обращения;
письменно информировать заявителей о решениях, принятых по результатам рассмотрения обращений, аргументировав их принятие;
разъяснять порядок обжалования решений, принятых по обращениям;
осуществлять контроль за исполнением решений, принятых по обращениям;
принимать в пределах своей компетенции меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителей;
решать в установленном порядке вопросы о привлечении к ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свобод и (или) законных интересов заявителей;
изучать, анализировать и систематизировать работу с обращениями, содержащиеся в них вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решений, проводить проверки соблюдения порядка рассмотрения обращений и принимать меры по устранению выявленных нарушений и недостатков.
34. Должностные лица райисполкома вправе отказать в рассмотрении жалобы в случае пропуска срока ее направления, установленного законодательством.
Решение об отказе в рассмотрении жалобы принимают председатель райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома. Письменный мотивированный отказ в рассмотрении жалобы направляется заявителю в пятидневный срок.
35. Не направляются обращения для разрешения тем организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются, за исключением случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).
36. Руководство райисполкома по результатам рассмотрения обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения подчиненной (подотчетной) райисполкому организацией, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов принимает решение о рассмотрении обращения по существу в райисполкоме либо выдает обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов по форме согласно приложению 1, о чем сообщается автору обращения.
Организация, получившая предписание, должна исполнить его в указанный в предписании срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом в райисполком, а также уведомить автора обращения.
37. Предписание готовится структурным подразделением райисполкома, в котором рассматривалось обращение, и подписывается руководством райисполкома.
38. В предписании отражаются обязательность разрешения вопроса по существу, причины, по которым изложенный в обращении вопрос может быть решен положительным образом, определяется срок устранения нарушений. Данный срок должен быть указан в виде календарной даты.
39. Обращение, по которому выдавалось предписание, считается исполненным и может быть направлено в дело только после получения сообщения из подчиненной (подотчетной) организации об исполнении предписания.
40. По каждому случаю ненадлежащего рассмотрения обращений подчиненными (подотчетными) райисполкому органами, организациями структурное подразделение райисполкома, рассматривающее обращение, готовит представление по форме согласно приложению 2 о привлечении должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений, к дисциплинарной ответственности за подписью руководства райисполкома.
41. Отметка о выдаче предписания и представления указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки в компьютерной программе.
42. Контроль за исполнением предписания и представления осуществляет структурное подразделение, подготовившее предписание и (или) представление.
43. Коллективные обращения 30 и более граждан по вопросам, входящим в компетенцию райисполкома, структурных подразделений райисполкома, рассматриваются с выездом на место нахождения объекта, являющегося предметом обращения, и встречей с заявителями, если иное не вытекает из этого обращения.
44. При рассмотрении повторных обращений исполнители обязаны установить причины повторного обращения и, если оно вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения и разрешения обращений, принять соответствующие меры по привлечению виновных лиц к ответственности согласно законодательству.
45. Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок, а гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, а также юридическим лицам в установленном порядке даны ответы, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, а также юридическим лицам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
46. В случае получения письменного заявления об отказе гражданина, в том числе индивидуального предпринимателя, а также юридического лица от своего письменного обращения председателем райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома принимается решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов заявителей.
47. Решение о прекращении производства по повторным обращениям, поступившим в райисполком, принимается председателем райисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям, поступившим в структурные подразделения райисполкома, - их руководителями.
48. Обращения, направленные в райисполком вышестоящими органами, должностными лицами, рассматриваются в райисполкоме в порядке, установленном законодательством и настоящей Инструкцией.
49. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях со дня их регистрации в райисполкоме, структурном подразделении райисполкома.
50. Срок рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, его структурные подразделения из вышестоящих органов и находящихся у них на контроле, исчисляется с даты, указанной на поручении или сопроводительном письме органа, направившего обращение.
51. Ответы на обращения даются в установленные законодательством сроки.
52. Председатель райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома, исходя из объема разрешаемых вопросов, могут уменьшать сроки рассмотрения обращений в пределах сроков, установленных Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
При необходимости проведения специальной проверки, запроса дополнительных материалов срок рассмотрения обращений может быть продлен руководителем, давшим поручение, в пределах, установленных законодательством.
Об изменении срока рассмотрения обращений сообщается заявителям.
53. Ответы на обращения, поступившие в райисполком, направляются на бланках установленного образца и регистрируются в журнале учета отправленной корреспонденции по форме согласно приложению 3.
54. Ответы на обращения, поступившие в райисполком, подписываются руководством райисполкома, а на поступившие непосредственно в структурные подразделения райисполкома - их руководителями с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения, разъяснением порядка обжалования принятых решений.
55. Ответы по обращениям в вышестоящие органы подписываются руководством райисполкома.
56. Ответы по обращениям вышестоящим должностным лицам подписывает председатель райисполкома.
57. Контроль за рассмотрением обращений в райисполкоме осуществляется управлением делами райисполкома.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В случае досрочного разрешения содержащихся в обращении вопросов исполнитель в течение трех дней с момента их разрешения информирует райисполком.
Контроль завершается, если все поставленные в обращении вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы по существу в установленные Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан" сроки.
58. Снятие с контроля обращений производится только после предоставления специалистами, рассматривающими обращения, всех относящихся к ним документов, подтверждающих законность принятых решений и обоснованность данных ответов.
Решение о снятии с контроля обращений принимается председателем райисполкома.
59. Ход рассмотрения обращений отражается в электронной регистрационно-контрольной карточке соответствующей компьютерной программы или журнале.
60. На каждом из обращений после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении в дело.
ГЛАВА 4 ПРИЕМ ГРАЖДАН И РУКОВОДИТЕЛЕЙ (ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ) ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
61. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц (далее - личный прием) проводится руководством райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома по утвержденному решением райисполкома графику.
62. При временном отсутствии в установленный графиком день приема должностных лиц, осуществляющих прием, личный прием осуществляют лица, исполняющие их обязанности.
63. График личного приема руководством райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома и информация о порядке осуществления предварительной записи на личный прием к руководству райисполкома размещается на информационном стенде и в иных доступных для обозрения посетителями местах в здании райисполкома, на официальном сайте Брестского областного исполнительного комитета, рассылается в горпоссельисполкомы.
64. Организацию личных приемов председателем райисполкома осуществляет управление делами райисполкома во взаимодействии с руководителями структурных подразделений райисполкома, районных организаций.
Организацию личных приемов первым заместителем председателя, заместителями председателя, управляющим делами райисполкома осуществляют специалисты курируемых структурных подразделений райисполкома.
65. Прием заявителей с целью предварительного консультирования, разъяснения им порядка личного приема, прием обращений и документов к ним, предварительная запись на прием к председателю райисполкома осуществляется специалистом управления делами райисполкома ежедневно в рабочее время в управлении делами райисполкома лично или по телефону.
Предварительная запись на прием к заместителям председателя райисполкома осуществляется специалистами курируемых структурных подразделений райисполкома.
Учет приема посетителей осуществляется в журнале учета приема посетителей по форме согласно приложению 4.
66. При записи на личный прием к руководству райисполкома выясняется суть вопроса, уточняются мотивы обращения, а также иные сведения.
67. При подготовке личного приема в случае необходимости специалист управления делами райисполкома вправе запрашивать у соответствующих горпоссельисполкомов, структурных подразделений райисполкома, других государственных органов, подчиненных райисполкому, необходимые сведения и справочные материалы по существу обращения.
68. В ходе предварительной записи на личный прием к председателю райисполкома, изучения представленных материалов управлением делами райисполкома определяется необходимость участия в приеме руководителей и специалистов соответствующих структурных подразделений райисполкома, районных организаций, решаются вопросы по обеспечению качественного и организованного приема.
69. Лицо, проводящее личный прием, руководствуясь законодательством и в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:
69.1. дать устное разъяснение по существу каждого из поставленных вопросов;
69.2. удовлетворить просьбу, сообщив заявителю порядок и срок исполнения принятого решения;
69.3. в соответствии с законодательством отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения.
70. В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном статьей 9 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и настоящей Инструкцией. По обращению в карточке личного приема дается поручение.
Учет принятых на личном приеме председателем райисполкома граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, руководителей (представителей) юридических лиц, а также информация о результатах и ходе рассмотрения обращений осуществляется специалистом управления делами райисполкома в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерных программах "Обращения граждан" или "Обращения юридических лиц" (раздел "Поручения по обращениям"), на личном приеме заместителями председателя, управляющим делами райисполкома - граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, руководителей (представителей) юридических лиц, а также информация о результатах и ходе рассмотрения обращений осуществляется специалистами курируемых структурных подразделений райисполкома в регистрационно-контрольных карточках.
71. Руководством райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома проводятся также выездные приемы.
Информация о времени и дате проведения выездного приема руководством райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома размещается в средствах массовой информации, рассылается в горпоссельисполкомы.
72. Учет приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и руководителей (представителей) юридических лиц, обратившихся на выездной прием, к руководству райисполкома ведется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерных программах "Обращения граждан" (раздел "Устные обращения") и "Обращения юридических лиц" (раздел "Устные обращения").
При регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, поступивших в ходе личного приема, регистрационный индекс дополняется буквой "Л".
При регистрации обращений руководителей (представителей) юридических лиц, поступивших в ходе личного приема, регистрационный индекс дополняется буквами "Ю Л".
73. Поручения, данные по итогам выездных приемов руководством райисполкома, передаются в управление делами райисполкома для регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
74. Контроль за выполнением поручений руководства райисполкома, данных в ходе личного, в том числе выездного приема, возлагается на управление делами райисполкома.
75. Исполненные обращения снимаются с контроля по согласованию с должностными лицами, проводившими прием.
ГЛАВА 5 РАБОТА С КНИГОЙ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
76. Обязанность по организации работы с книгой замечаний и предложений (далее - книга) в райисполкоме возлагается на управляющего делами райисполкома, в структурных подразделениях райисполкома - на их руководителей.
77. Место нахождения книги в райисполкоме, структурных подразделениях райисполкома, а также уполномоченные лица, ответственные за ведение, выдачу и хранение книги, определяются председателем райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома.
78. Сведения о месте нахождения книги размещаются на информационных стендах.
79. Книга выдается гражданам по первому требованию без предъявления документа, удостоверяющего личность.
80. При рассмотрении записей, внесенных в книгу, их копии передаются на рассмотрение председателю райисполкома, руководителям структурных подразделений райисполкома.
Копия записи в книгу с резолюцией председателя райисполкома, руководителей структурных подразделений райисполкома направляется исполнителю, информация о ходе рассмотрения записи в книгу вносится в компьютерную программу "Обращения граждан" (раздел "Книга замечаний и предложений").
81. Порядок ведения делопроизводства по записям, внесенным в книги структурных подразделений райисполкома, определяется их руководителями.
82. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности райисполкома, структурных подразделений райисполкома.
83. Изложенные в книге замечания и предложения рассматриваются в сроки, установленные подпунктом 2.5.3 пункта 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2.
84. Контроль за выполнением поручений по записям, внесенным в книгу, осуществляет лицо, ответственное за ведение, выдачу и хранение книги.
85. Поступившие ответы на внесенные в книгу записи докладываются руководству райисполкома для принятия решения по списанию в дело или осуществлению контроля.
ГЛАВА 6 АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ
86. Обращения, поступившие в райисполком, систематически анализируются управлением делами райисполкома, а в структурных подразделениях райисполкома - лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям, обобщаются в виде справок, статистических данных и передаются руководству райисполкома, руководителям структурных подразделений райисполкома с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и законных интересов заявителей, а также совершенствования работы государственных органов, решения наиболее социально значимых вопросов населения, изучения изменения общественного мнения о работе райисполкома.
87. Итоги работы с обращениями в структурных подразделениях райисполкома заслушиваются на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях с руководителями подведомственных организаций не реже одного раза в квартал.
88. Вопросы работы с обращениями, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на совещаниях у руководства райисполкома.
89. Статистические отчеты о работе с обращениями в райисполкоме и горпоссельисполкомах составляются ежеквартально и до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются в управление делами райисполкома.
ГЛАВА 7 ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ
90. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе и по личному приему, за период календарного года формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
91. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
92. Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются управлением делами райисполкома исполнителю на доработку.
93. Срок хранения обращений, материалов, связанных с их рассмотрением, - пять лет (в случаях неоднократного обращения - пять лет с даты последнего рассмотрения).
94. В необходимых случаях в установленном порядке экспертной комиссией райисполкома может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.
95. По истечении установленных сроков хранения обращения и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в установленном законодательством порядке.
Приложение 1
к Инструкции
об организации работы
с обращениями граждан,
в том числе индивидуальных
предпринимателей,
юридических лиц, книгой
замечаний и предложений в
Ивацевичском районном
исполнительном комитете
Кому __________________________________
(наименование должности, фамилия,
_______________________________________
имя, отчество руководителя организации,
_______________________________________
полное наименование организации)
ПРЕДПИСАНИЕ
об устранении нарушений законодательства об обращениях
"__" ____________ 20__ г. N _______________
В Ивацевичский районный исполнительный комитет поступило обращение
гражданина(ки), юридического лица _________________________________________
(фамилия, имя, отчество обратившегося
___________________________________________________________________________
гражданина(ки), наименование юридического лица)
изучив которое установлено, что при рассмотрении должностными лицами
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
обращения гражданина(ки), юридического лица были ненадлежащим образом
разрешены следующие вопросы: ______________________________________________
___________________________________________________________________________
Не приняты своевременные меры по: ____________________________________
___________________________________________________________________________
Допущено нарушение статьи (статей) ______ Закона Республики Беларусь
"Об обращениях граждан".
На основании изложенного, руководствуясь подпунктом 1.5 пункта 1 Указа
Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О
дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц",
предписываю Вам до _________________________ надлежащим образом разрешить
поставленные в обращении гражданина(ки), юридического лица
___________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы гражданина(ки),
___________________________________________________________________________
наименование юридического лица)
вопросы по существу и письменно информировать Ивацевичский районный
исполнительный комитет о выполнении настоящего предписания.
_________________________________________ ___________ _____________________
(наименование должности лица, выдавшего (подпись) (инициалы, фамилия)
предписание)
Приложение 2
к Инструкции
об организации работы
с обращениями граждан,
в том числе индивидуальных
предпринимателей,
юридических лиц, книгой
замечаний и предложений в
Ивацевичском районном
исполнительном комитете
Кому ___________________________________
(наименование должности, фамилия,
________________________________________
имя, отчество руководителя организации)
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
о привлечении к дисциплинарной ответственности
"__" ____________ 20__ г.
При рассмотрении должностными лицами _________________________________
(наименование
___________________________________________________________________________
организации)
обращения гражданина(ки), юридического лица _______________________________
(фамилия, имя, отчество
___________________________________________________________________________
гражданина(ки), наименование юридического лица)
были ненадлежащим образом разрешены следующие поставленные в обращении
вопросы: __________________________________________________________________
(указывается суть нарушений)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
о чем Вам направлено предписание Ивацевичского районного исполнительного
комитета от _________________________ N ___________________________________
В связи с выявлением фактов ненадлежащего рассмотрения обращения
гражданина(ки), юридического лица _________________________________________
(фамилия, имя, отчество гражданина(ки),
___________________________________________________________________________
наименование организации)
допущенных при его рассмотрении нарушений законодательства об обращениях
граждан и юридических лиц, руководствуясь пунктом 11 Указа Президента
Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по
работе с обращениями граждан и юридических лиц", предписываю в срок до
__________________ устранить допущенные нарушения и в установленном порядке
привлечь виновных(ое) должностных(ое) лиц(о), нарушивших(ее) порядок
рассмотрения обращения, к дисциплинарной ответственности. О результатах
рассмотрения настоящего представления информируйте Ивацевичский районный
исполнительный комитет.
Настоящее представление подлежит обязательному исполнению. В случае
выявления в течение года повторного нарушения этим(и) должностным(и)
лицом(ами) порядка рассмотрения обращений к данному(ым) должностному(ым)
лицу(ам) должны быть применены более строгие меры дисциплинарного взыскания
вплоть до освобождения от занимаемой должности.
_________________________________________ ___________ _____________________
(наименование должности лица, выдавшего (подпись) (инициалы, фамилия)
предписание)
Приложение 3
к Инструкции
об организации работы
с обращениями граждан,
в том числе индивидуальных
предпринимателей,
юридических лиц, книгой
замечаний и предложений в
Ивацевичском районном
исполнительном комитете
ЖУРНАЛ
учета отправленной корреспонденции
----+---------------+--------------------+---------------------------------
¦ N ¦ Дата ¦ Номер документа ¦ Кому направлен ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------+--------------------+--------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---+---------------+--------------------+--------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 4
к Инструкции
об организации работы
с обращениями граждан,
в том числе индивидуальных
предпринимателей,
юридических лиц, книгой
замечаний и предложений в
Ивацевичском районном
исполнительном комитете
ЖУРНАЛ
учета приема посетителей
----+------+----------+-----------+----------+------------+-----------+-----------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Фамилия, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Фамилия, ¦ ¦ Краткое ¦ имя, ¦ ¦ ¦
¦ N ¦ Дата ¦ имя, ¦ Адрес ¦содержание¦ отчество и ¦ Отметка о ¦ ¦
¦п/п¦приема¦ отчество ¦посетителя,¦ устного ¦ должность ¦результатах¦Примечание¦
¦ ¦ ¦посетителя¦ телефон ¦обращения ¦ лица, ¦ приема ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦проводившего¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ прием ¦ ¦ ¦
+---+------+----------+-----------+----------+------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+------+----------+-----------+----------+------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
карта новых документов | 
