Решение Минского областного исполнительного комитета от 29.12.2007 N 1616 "Об Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Навигация Содержание
Минский областной исполнительный комитет РЕШИЛ:
Утвердить прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете.
Председатель Л.Ф.Крупец
Управляющий делами О.М.Крупенин
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Минского областного
исполнительного комитета
29.12.2007 N 1616
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ В МИНСКОМ ОБЛАСТНОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете (далее - Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности Минского областного исполнительного комитета (далее - облисполком), унификации состава и форм документов, а также технологии работы с ними.
2. Настоящая Инструкция устанавливает общие правила организации делопроизводства в облисполкоме, комитетах, управлениях и отделах (далее - структурные подразделения) на основе законодательства Республики Беларусь, в том числе технических нормативных правовых актов.
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
4. Правила работы с документами, содержащими государственную, служебную, коммерческую либо иную охраняемую законом тайну, определяются специальной инструкцией.
5. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.
6. Общее руководство делопроизводством и контроль за выполнением требований Инструкции возлагаются на управляющего делами облисполкома, а в структурных подразделениях облисполкома - на руководителей этих подразделений.
7. Контроль за организацией документационного обеспечения управления в облисполкоме (далее - ДОУ) в соответствии с настоящей Инструкцией возлагается на отдел по работе с документами и взаимодействию со структурными подразделениями облисполкома и райгорисполкомами управления делами облисполкома (далее - отдел по работе с документами).
8. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях облисполкома возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений облисполкома определяют лицо, ответственное за ДОУ, которое обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными правовыми актами и методическими документами в области документационного обеспечения.
9. Работники облисполкома несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается непосредственному руководителю и сообщается в отдел по работе с документами.
10. Работникам облисполкома запрещается:
делать какие-либо пометки, надписи, исправления в тексте поступивших документов;
брать домой служебные документы или их проекты и выполнять дома какую-либо работу служебного характера;
копировать и размножать служебные документы без разрешения руководителей структурных подразделений и управляющего делами облисполкома или его заместителей, а материалы Минского областного Совета депутатов - без разрешения председателя Совета;
разглашать или использовать в личных интересах информацию, содержащуюся в служебных документах, в том числе полученную на стадии их подготовки, а также на заседаниях и совещаниях.
11. При уходе в отпуск или отъезде в командировку работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все имеющиеся документы по нерешенным вопросам.
12. При увольнении или перемещении работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения облисполкома передаются другому работнику.
13. Лица, вновь принятые на работу в облисполком, допускаются к работе с документами после ознакомления с настоящей Инструкцией.
Глава 2 ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
14. Документирование деятельности в облисполкоме охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой информации на различных носителях для осуществления задач и полномочий, возложенных на облисполком.
15. Облисполком в пределах своих полномочий принимает решения. Возможно принятие совместных решений в порядке, установленном законодательством. Председатель облисполкома издает распоряжения по конкретным вопросам, не требующим коллегиального рассмотрения.
16. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях облисполкома и совещаниях, фиксируются в соответствующих протоколах.
17. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе.
18. Для осуществления оперативных связей с другими организациями и отдельными гражданами направляются письма, факсограммы, телеграммы, телефонограммы, используется электронная почта.
19. В деятельности облисполкома создаются различные справочно-информационные документы (акты, справки, докладные записки, обзоры и т.д.).
20. Облисполком обеспечивается документами, информационными справочными материалами, официально распространяемыми Палатой представителей Национального собрания Республики Беларусь, Советом Республики Национального собрания Республики Беларусь, Конституционным Судом Республики Беларусь, Верховным Судом Республики Беларусь, Высшим Хозяйственным Судом Республики Беларусь, иными государственными органами и общественными объединениями.
21. В облисполкоме образуется комплекс документов по личному составу (контракты, приказы, распоряжения по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.).
22. Автоматизированная подготовка документов представляет собой процесс документирования с применением средств вычислительной и организационной техники. Электронный документ - документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена электронной цифровой подписью или удостоверяющим документом.
В результате автоматизированной обработки документной информации пользователь получает документ в виде видеограммы и машинограммы.
Видеограмма - информация, представленная на экране монитора.
Машинограмма - документ, полученный с печатающих устройств вычислительной и организационной техники и оформленный на бланках или стандартных листах бумаги.
Автоматизированная подготовка документов и хранение ее результатов предполагают создание информационной базы, включающей альбом унифицированных форм документов (шаблонов), комплект справочной информации, необходимой для заполнения переменной части унифицированных форм документов.
Задача подготовки текста документа решается в диалоговом режиме. Пользователь вводит переменную информацию в имеющиеся в базе данных унифицированные формы документов, редактирует и распечатывает проект документа.
Автоматизированные альбомы унифицированных форм документов (шаблонов) содержат информацию (шаблоны) для подготовки и оформления в автоматизированном режиме наиболее часто создаваемых документов.
При оформлении организационно-распорядительных документов используется состав реквизитов, предусмотренный СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - СТБ 6.38-2004).
23. В целях упорядочения работы с документами в облисполкоме разрабатывается табель форм документов.
Табель форм документов (далее - табель) - перечень форм документов облисполкома, необходимых и достаточных для реализации его функций и задач, содержащий характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.
Для разработки табеля форм документов, применяемых в облисполкоме, распоряжением председателя облисполкома создается рабочая группа, включающая специалистов по основным направлениям деятельности облисполкома.
24. Разработка и заполнение табеля форм документов проводятся в два этапа. На первом этапе выявляются условия, определяющие процессы документирования и полный перечень применяемых документов, что достигается путем изучения юридических оснований документирования.
По результатам первого этапа работы в каждом структурном подразделении облисполкома составляется список создаваемых управленческих документов.
25. Второй этап заключается в анализе технологии подготовки и прохождения выявленного комплекса документации.
Табель форм документов оформляется в форме таблицы. Таблица состоит из следующих граф:
наименование раздела (название документа);
ответственный за составление проекта документа;
срок подготовки;
периодичность подготовки (ежегодно, ежеквартально, по мере необходимости и т.д.);
согласование проекта документа (внутреннее и внешнее);
удостоверение (подпись, утверждение, печать);
наименование организации или структурного подразделения облисполкома, куда представляется документ;
срок представления;
срок исполнения;
структурное подразделение облисполкома и должность лица, ответственного за регистрацию;
структурное подразделение облисполкома и должность ответственного за контроль;
местонахождение первого экземпляра (второго экземпляра);
примечания.
26. После заполнения табель форм документов согласовывается с руководителями структурных подразделений облисполкома, начальником отдела по работе с документами, подписывается управляющим делами облисполкома и утверждается распоряжением председателя облисполкома. Копия табеля форм документов, применяемых в структурных подразделениях облисполкома, хранится у руководителей этих подразделений.
Должностным лицам и структурным подразделениям облисполкома запрещается создавать иные документы, не указанные в табеле.
Ведение табеля (внесение в него изменений) в облисполкоме осуществляется отделом по работе с документами. Внесение новых документов в табель осуществляется в порядке, указанном в части первой настоящего пункта.
27. Альбом форм документов создается на основе табеля форм документов облисполкома.
В альбом включаются формы документов, прошедшие унификацию, то есть формы, в которых отражена постоянная информация и определено место для переменной информации, унифицирован текст путем приведения его к трафарету, анкете или таблице, установлено стабильное расположение реквизитов.
Для удобства использования формы документов группируются в альбоме по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности облисполкома или его функциональным задачам.
Глава 3 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
28. Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение ряда требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной и организационной техники.
29. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, при необходимости - согласование (визирование) проекта, его подписание, утверждение, размножение (тиражирование).
Составитель документа отвечает за своевременность его подготовки, правильность содержания и оформления, неукоснительно соблюдая требования, установленные для оформления соответствующего вида документа.
30. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.
31. Каждый документ должен иметь обязательный для данного вида документа комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.
32. Большинство организационно-распорядительных документов облисполкома составляется на бланках, за исключением совместных документов, докладных записок, справок и иных документов.
Если документ оформляется не на бланке, порядок расположения реквизитов на листе бумаги должен соответствовать требованиям стандарта.
33. Требования к гербовым бланкам определяются в соответствии с СТБ 6.38-2004. Образцы бланков облисполкома с использованием Государственного герба изготавливаются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Бланки изготавливаются и учитываются управлением делами облисполкома. В структурные подразделения они выдаются по разрешению управляющего делами облисполкома или его заместителей (приложения 1 - 5).
34. Право подписи документов, составленных на бланках облисполкома, имеют председатель облисполкома, его заместители и управляющий делами облисполкома.
35. Оформление документов предполагает соблюдение комплекса требований, предъявляемых к составлению заголовка документа, датированию документа, индексированию, адресованию, согласованию, удостоверению (подписанию, утверждению, проставлению печати), оформлению приложений к документу, проставлению отметок о прохождении, исполнении и месте хранения документа.
36. Датой документа является дата его подписания. Датой решения облисполкома является дата его принятия; датой протокола - дата проведения заседания облисполкома или совещания.
Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Дата подписания (принятия) документа и индекс проставляются на бланке на специально отведенном месте. Если документ составлен не на бланке, его дата и индекс (номер) проставляются так же, как на бланке.
Дата и индекс на справке или докладной записке проставляются ниже наименования документа, над его заголовком.
Регистрационный номер телеграммы проставляется в конце текста.
Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах "Текст", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Визы", "Отметка о поступлении", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии", "Отметка о переносе данных на машинный носитель" оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца - двумя парами цифр от 01 до 31, месяц - от 01 до 12, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
12 января 2007 г. оформляется 12.01.2007.
2 января 2007 г. следует писать 02.01.2007.
Словесно-цифровой способ оформления дат (например, 10 октября 2007 г.) применяется в нормативных правовых актах Республики Беларусь, правовых актах облисполкома и документах финансового характера.
37. Индексация документов - это проставление при регистрации их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их создания или поступления.
В облисполкоме реквизит "Регистрационный индекс" входящего документа состоит из кода структурного подразделения облисполкома, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года (в рамках массива входящих документов).
Например:
2.3-4/1, где 2.3 - индекс структурного подразделения, 4 - номер дела по номенклатуре, 1 - порядковый номер документа.
Индексы исходящих и внутренних документов проставляются на установленном для них месте на бланке, а в документах, составленных без применения бланка, рядом с датой документа.
Индексами распорядительных документов (решений, распоряжений, приказов) и протоколов являются их порядковые номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида в течение календарного года.
На документах, составленных совместно с другими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные индексы, присвоенные документу каждой организацией-составителем, через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
Например:
Решение
24 июля 2007 N 14/21.
38. Реквизит "Ссылка на индекс и дату входящего документа" включает регистрационный индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.
39. Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа.
40. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, отдельным должностным лицам и гражданам. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
Например:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
ул. Коллекторная, 10
220084, г.Минск-84
При адресации документа в структурное подразделение без указания должностного лица наименование адресата пишут в именительном падеже.
Например:
Минский областной
исполнительный комитет
Управление делами
При направлении документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже.
Например:
Главе администрации
Фрунзенского района
г.Минска
Краснову А.И.
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
Например:
Министерство образования
Республики Беларусь
Начальнику отдела кадров
Ефремову И.И.
Если адресат - лицо, имеющее воинское или ученое звание, ученую степень или другие звания, то они могут указываться в сокращенном виде перед фамилией.
При использовании формы обращения "господин" в начале и в середине фразы, а также в реквизите "Адресат" это слово может быть сокращено ("г-н").
При адресации документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Сомову Л.Д.
ул. П.Глебки, д. 15, кв. 3
220121, г.Минск-121
При рассылке документа нескольким однородным организациям их названия следует указывать обобщенно. Наименование адресатов указывается в именительном падеже.
Например:
Райгорисполкомы
Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют в дательном падеже.
Например:
Председателям райгорисполкомов
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.
Например:
ул. Кальварийская, 39
220073, г.Минск-73
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы (он указывается на конверте).
Документ не должен содержать больше четырех адресов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
При направлении документа нескольким адресатам (не более четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все адресаты. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Все экземпляры печатаются на бланках.
Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов; такому адресату направляется первый экземпляр документа.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).
Каждая составная часть адресата (наименование организации, его структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата допускаются сокращения: п. я. (почтовый ящик), в. ч. (воинская часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир, знак "N" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).
41. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Утверждение документов - особый способ введения документа в действие после его подписания, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (решением, распоряжением, приказом).
Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу и оформляются реквизитом "Гриф утверждения", который располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия), даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Минского областного
исполнительного комитета
Подпись Расшифровка подписи
01.04.2007
Если документ утверждается решением, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Минского областного
исполнительного комитета
02.04.2007 N 122
Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций), в этом случае документ оформляется не на бланке, а на чистом листе бумаги и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "Наименование организации" (автора документа). Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ.
Дата (число) утверждения в реквизите "Гриф утверждения" проставляется должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год допускается оформлять машинописным способом прописными буквами без кавычек.
Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек.
42. Указания руководителя о порядке исполнения или использования документа фиксируются в реквизите "Резолюция", включающем фамилию ответственного и иных исполнителей, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается (личная подпись) и датируется.
Например:
Волоху А.А.
Прошу подготовить проект
плана работы комиссии к 05.03.2007.
Подпись автора резолюции
Дата
В зависимости от содержания резолюции некоторые из составных элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Общие указания выражаются следующим образом: "К руководству", "К исполнению", "К сведению".
Резолюции с конкретными указаниями выражаются глаголом в повелительном наклонении или в неопределенной форме и адресуются подчиненным лицам.
Например:
Пуховому И.А.
Срочно примите меры по обеспечению...
Подпись автора резолюции
Дата
Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным, четким, конкретным, содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим, например, такой текст резолюции: "Решите, как условились", "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне", "Для ответа после разговора со мной" и т.п.
Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел.
Например:
Орловой Т.Н. (созыв)
Иванову И.И.
Петренко С.И.
Прошу подготовить заключение до 01.01.2007.
Подпись автора резолюции
Дата
Считаю, что проект требует доработки в части, касающейся организации работы с документами в комитете экономики.
Если в резолюции определяется несколько исполнителей, обязательно наличие указания на исполнителя, являющегося ответственным и представляющего итоговую информацию о выполнении поручения в целом. В случае отсутствия такого указания должностное лицо, указанное первым, является ответственным за выполнение задания.
Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов.
В резолюции также определяется необходимость постановки на контроль всего документа либо его отдельных пунктов. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указать номера контролируемых пунктов.
Например:
Иванову А.А.
К исполнению.
Михович С.А.
Для контроля пп. 4, 5.
Подпись автора резолюции
Дата
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.
Например:
Иванову А.И.
Прошу подготовить бюджетную
заявку по науке до 15.07.2007.
Подпись автора резолюции
Дата
(первая резолюция)
Петрову М.Л.
Подготовить проект сводного плана НИР
на 2007 год до 01.07.2007.
Ющенко Н.Н.
Подготовить финансовые расчеты
к бюджетной заявке до 14.07.2007.
Подпись Иванова А.И.
Дата
(вторая резолюция)
Реквизит "Резолюция" размещается в правом верхнем углу первого листа документа ниже реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения". Если резолюций несколько, то их допускается располагать на любой свободной площади лицевой стороны листа документа, не задевая текста и полей. Чтобы выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.
Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций, оформленный с использованием средств вычислительной и организационной техники, текст должен быть тщательно отредактирован, напечатан на бланке установленной формы без каких-либо исправлений и помарок. При этом помимо подписи указываются инициалы и фамилия автора резолюции, отметка о связи с основным документом (номер и дата документа, к которому относится данный лист резолюции).
Содержание резолюции с документа в обязательном порядке переносится в контрольно-регистрационную карточку документа специалистами отдела по работе с документами и отдела организации и координации контрольной работы управления делами облисполкома (далее - отдел контроля).
43. Реквизит "Заголовок к тексту" располагают от левого поля страницы после реквизитов бланка.
Заголовок - краткое изложение содержания документа - как правило, состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. Например: протокол (чего?) "заседания Ученого совета", решение (о чем?) "О внесении изменений в Устав предприятия", распоряжение (о чем?) "О награждении".
Заголовок образуется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом "о" и должен отвечать на вопрос "о чем?".
Например:
О ХОДЕ ВЫПОЛНЕНИЯ КОМПЛЕКСНОЙ ПРОГРАММЫ...
Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, писем-извещений. На документах, текст которых печатается на бумаге формата А5, заголовок к тексту может отсутствовать. В заголовке разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемые в стандартах и классификаторах Республики Беларусь.
В документах большого объема могут составляться подзаголовки. Заголовки и подзаголовки помещаются в левой части листа перед текстом без кавычек и не подчеркиваются.
В конце заголовка точка не ставится.
44. Реквизит "Отметка о контроле" располагают в левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой "К" или словом "Контроль". Данный реквизит проставляется специалистами отдела по работе с документами и отдела контроля.
45. Приложения к документам могут быть трех видов:
утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (решениями, распоряжениями);
поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительными письмами или другими документами.
Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.). Приложения должны быть завизированы руководителем структурного подразделения.
Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагают после текста документа перед реквизитом "Подпись". О том, что к документу имеются приложения, может указываться и в тексте документа.
Сведения о наличии приложений к письмам оформляются в следующем порядке: если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Справка о подготовке школ к новому учебному году на 8 л. в 2 экз.
2. Список школ на 3 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, полное наименование которого приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется после текста перед подписью по форме.
Например:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом.
Например:
Приложение: письмо Минэкономики от 22.04.2007 N 4/3032 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о приложении оформляется следующим образом.
Например:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Не следует оформлять как приложения докладные записки, справки, акты, письма и другие документы, направляемые на основании содержащихся в распорядительных документах указаний.
Например:
Поручить райгорисполкомам рассмотреть справку финансового управления облисполкома и принять соответствующие меры.
На этих документах никаких отметок, свидетельствующих об их связи с распорядительным документом, не делается.
46. Реквизит "Подпись" - обязательный реквизит документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, установленными законодательством, или иными правовыми актами.
Решения облисполкома подписываются председателем (в его отсутствие - лицом, его замещающим) и управляющим делами облисполкома.
Исходящие документы на бланках облисполкома подписываются председателем облисполкома, его заместителями, управляющим делами облисполкома в соответствии с распределением обязанностей. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера подписывают заместители председателя облисполкома, управляющий делами облисполкома, руководители структурных подразделений облисполкома, их заместители, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы их прав и компетенции.
Служебные письма представляются на подпись в двух экземплярах (подлинник и копия).
В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, включая наименование организации (полное, если документ оформлен не на бланке, и видовое - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Правила оформления подписи в организационно-распорядительных документах определены СТБ 6.38-2004 и методическими указаниями по практическому применению стандарта.
Например:
полное:
Председатель Минского областного Подпись Расшифровка подписи
исполнительного комитета
видовое:
Председатель Подпись Расшифровка подписи
Документы могут подписываться двумя и более должностными лицами. Подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Председатель Подпись Расшифровка подписи
Управляющий делами Подпись Расшифровка подписи
Если документ подписывается должностными лицами одного ранга, то их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Министр лесного хозяйства Министр экономики
Республики Беларусь Республики Беларусь
Расшифровка подписи Расшифровка подписи
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.
Например:
Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии Подпись Расшифровка подписи
Подпись Расшифровка подписи
Если должностное лицо, предполагаемая подпись которого внесена в проект документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: "и. о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Документы, принимаемые несколькими органами государственного управления (должностными лицами), подписываются в количестве, обеспечивающем хранение указанных документов с подлинными подписями во всех этих органах управления.
47. Документы, утверждаемые, согласуемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (положения, уставы, инструкции и т.п.), являются не частью распорядительного документа, а самостоятельными документами, обретающими юридическую силу только с момента санкционирования их облисполкомом. Нормативное предписание об утверждении акта формулируется одним из следующих способов: "Утвердить прилагаемое Положение о...", "Утвердить Положение о... (прилагается)".
В реквизите "Гриф приложения" к утверждаемому акту в дательном падеже указываются вид и название утверждаемого акта. Отметка, указывающая на связь приложения с основным документом (гриф приложения), располагается в правом верхнем углу первого листа документа, являющегося приложением к решению, и составляется по форме:
Приложение
к решению
Минского областного
исполнительного комитета
18.04.2007 N 1080
При наличии нескольких приложений к решению в грифе "Приложение" арабскими цифрами указывается порядковый номер приложения без знака "N ".
Например:
Приложение 1
к решению
Минского областного
исполнительного комитета
18.04.2007 N 1080
Приложения, поясняющие или дополняющие содержание распорядительного документа, являются по существу частью распорядительного документа, вынесенной для удобства пользования на отдельные листы в виде таблиц, перечней, карт, схем и т.п. В этих случаях ссылка на приложение делается при помощи слова "согласно".
Слово "согласно" употребляется с существительными в дательном падеже. Нужно писать: "Согласно приложению".
При нумерации нескольких приложений следует писать: "Согласно приложениям 1 - 4".
Не допускается оформление приложением утверждаемого акта.
48. Согласование проекта документа производится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.
Согласование может осуществляться как в облисполкоме, его структурных подразделениях (должностными лицами структурных подразделений), так и вне его (с другими организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза официального документа - это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Реквизит "Визы" располагают ниже реквизита "Подпись" и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.
Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".
Например:
Начальник финансового управления
Личная подпись И.О.Фамилия
03.06.2007
Замечания прилагаются
Отказ от визирования проекта документа не допускается.
На распорядительных документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита "Подпись" или на оборотной стороне последнего листа документа.
Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в облисполкоме. При невозможности размещения виз на документе составляется отдельный лист согласования.
49. Внешнее согласование оформляется реквизитом "Гриф согласования".
Гриф согласования - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, его органа, должностного лица, не являющегося автором документа.
Реквизит "Гриф согласования" располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и печатается от границы левого поля.
Реквизит "Гриф согласования" включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами), наименование должности (включая полное наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель председателя облисполкома
Личная подпись И.О.Фамилия
11.04.2007
Если согласование осуществляется справочно-информационным документом (письмом, протоколом, телеграммой и др.), то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
экспертного совета
26.03.2007 N 3
Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций, грифы согласования проставляются на отдельном листе согласования, при этом делается отметка на документе, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения реквизита "Гриф согласования".
Например:
Лист согласования прилагается
Подпись исполнителя
28.04.2007
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
______________________
(название документа)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
... ...
Грифы согласования на листе согласования оформляются согласно СТБ 6.38-2004. При наличии нескольких грифов согласования их располагают начиная от 0-го (от границы левого поля) и 5-го (после 40 печатных знаков) положений табулятора.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:
с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;
с организациями, занимающимися научными исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
с общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;
с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
с другими органами в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
50. Реквизит "Отметка об исполнителе" располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.
Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.
Отметка об исполнителе должна быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже реквизита "Отметка об исполнителе".
51. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов "В дело", номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения - исполнителя, даты.
Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.
52. Реквизит "Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)" располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного наименования (сокращенного наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа.
53. Реквизит "Отметка о переносе данных на машинный носитель" располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись: "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.
Глава 4 ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
54. Акт - документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом), подтверждающий установленные факты, события, действия.
Акт, как правило, содержит выводы, рекомендации и предложения составителей (акт проверки, обследования, ревизии и т.п.).
Акт может составляться как группой лиц (например, акт приема-передачи дел), так и одним специально уполномоченным лицом с указанием документов, определяющих его полномочия.
Основанием для составления акта могут являться распорядительные документы вышестоящего органа, руководителя организации или структурного подразделения, плановое задание и др.
При составлении акта ревизии или обследования его содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Акт оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги.
Датой акта является дата актируемого события.
Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление таких актов.
Сведения о количестве экземпляров акта и их направлении помещают в конце текста документа перед отметкой о наличии приложений к акту.
Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или в установлении фактов, событий. Если один из членов комиссии не согласен с содержанием акта, он оформляет особое мнение на отдельном листе и затем подписывает акт. Особое мнение члена комиссии прилагается к акту.
Некоторые акты (акты проверки и ревизий приема законченных строительных объектов, оборудования, передачи дел, ликвидации организаций и др.) требуют утверждения и должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению. Датой таких актов является дата утверждения.
55. Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.
Доклад готовится для того, чтобы сообщить совещанию (собранию) или коллегиальному органу о проделанной работе или о состоянии и путях решения какого-либо вопроса и представить выводы и предложения. Доклад может быть отчетным, если связан с выполнением каких-либо задач, заданий, поручений, или инициативным, когда совещанию (собранию), коллегиальному органу предлагается решить какие-либо назревшие сложные и важные вопросы, требующие глубокого изучения фактического материала, научной или технической аргументации, экономического анализа и всестороннего рассмотрения и обсуждения (выработка коллегиального решения).
Текст должен состоять из следующих частей: введения, анализа состояния вопроса, выводов и конкретных предложений.
56. Докладная записка - документ информационного характера, адресованный руководителю организации или вышестоящему органу (организации), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Внешняя докладная записка составляется на общем бланке. Внутренняя докладная записка составляется на стандартном листе бумаги с использованием компьютерных технологий с воспроизводством реквизитов бланка: наименования структурного подразделения, вида документа, даты и номера (индекса) (приложение 6).
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. На докладной записке, связанной с выполнением поручения, ниже заголовка в скобках указываются дата и номер поручения.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, внешняя - председателем облисполкома, управляющим делами и их заместителями.
Датой докладной записки является дата ее подписания.
57. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса.
Текст заключения, как правило, состоит из двух частей.
В первой части кратко излагается существо вопроса, даются анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.
Во второй части приводятся конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.
Заключение подписывается его составителем.
Заключение должно иметь индекс (номер) и дату подписания.
58. Инструкция - правовой документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности облисполкома, его подразделений и служб, должностных лиц.
В заголовке к тексту раскрывается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования инструкции. Например: "Инструкция о хранении документов".
Текст инструкции состоит из разделов. Внутри разделов текст делится на главы, пункты и подпункты.
Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором указываются цели и причины создания инструкции, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции должны применяться слова "обязан", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п.
Текст инструкции может быть типовым, если в ней изложены правила для группы однородных структур и должностных лиц в определенной сфере деятельности.
Инструкция, как правило, подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшего ее, и подлежит утверждению.
Датой инструкции является дата ее утверждения.
59. Должностная инструкция - документ, разрабатываемый для определения организационно-правового положения работника и обеспечения условий для его эффективной работы.
Должностная инструкция разрабатывается по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Текст должностной инструкции визируется составителем и должностными лицами, от координации действий которых зависит ее выполнение, а также юристом.
Должностная инструкция утверждается руководителем или заместителем руководителя, курирующим данное структурное подразделение.
Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
60. Перечень - систематизированный список документов или иных предметов, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
Форма текста перечня может быть как табличной, так и не табличной (в этом случае он имеет разделы).
Перечни подписываются составившими их должностными лицами.
Отдельные разновидности перечней вступают в силу с момента утверждения.
Датой перечня является дата утверждения.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими методическими указаниями (рекомендациями), инструкциями, указаниями руководителей.
61. Положение - документ, устанавливающий статус, задачи, функции и порядок деятельности органа управления, структурного подразделения.
Положения могут быть типовыми, разработанными для группы однородных организационных структур, и индивидуальными.
Положение оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
В заголовке к тексту положения указываются орган управления, структурное подразделение, комиссия, на которые оно распространяется.
Текст положения визируется составителем и другими лицами, от которых зависит действие положения. Положение о структурном подразделении, как правило, подписывается его руководителем и согласовывается с главным управлением организационно-кадровой работы облисполкома.
Датой положения является дата его утверждения.
62. Правила внутреннего трудового распорядка - документ, устанавливающий перечень требований, норм, условий, обязательных для выполнения работниками.
Правила оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
Проект правил визируется должностными лицами, от действий которых зависит выполнение установленных требований и условий.
Правила согласовываются протоколом общего собрания трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.
Правила вступают в силу с момента их утверждения.
63. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.
Отдельно от приказов по основной деятельности организации издаются приказы по личному составу: о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др.
Составление вместо приказов записок о приеме на работу, увольнении, переводах не допускается.
Приказ должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ; код организации - автора документа; название вида документа; дату и регистрационный номер; место издания; заголовок; текст; визы; подпись.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа.
Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.
Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ" (прописными буквами без кавычек) и разбивается на пункты и подпункты.
Распорядительная часть приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа.
Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, его последний пункт должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: "Считать утратившим силу приказ... от... N...".
В распорядительный документ не следует включать пункт: "Приказ довести до сведения...". Подразделения, должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа.
Это положение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников учреждения. В этом случае пункт: "Приказ довести до сведения всех работников." - обязателен.
Приказ, издаваемый в развитие распорядительных актов вышестоящих органов, не должен воспроизводить их содержание.
При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа, как правило, констатирующая часть отсутствует. В заголовке к тексту такого приказа указывается: "По личному составу". Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д.
В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание для его составления.
Проекты приказов, распоряжений оформляются на бланках формата А4. Проекты приказов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке приказы, издаваемые в организации, согласовываются с юридической службой.
При несоответствии распорядительного документа действующему законодательству юрисконсульт проект не визирует, а дает к нему заключение о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.
При наличии замечаний (дополнений) к проекту составитель его корректирует.
Согласованный проект приказа с замечаниями визирующих лиц и заключением составителя на замечания представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.
64. Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу, полученные из разных источников (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание, указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения.
Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.
Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес - руководителем отправляемой организации.
Сводка должна иметь индекс, дату (дату подписания).
65. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.
Список является сопутствующим пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.).
Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список рассылки и т.д.).
Список оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
В заголовке к тексту указывается разновидность списка.
Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.
Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем.
Датой списка является дата его подписания или дата утверждения.
66. Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Внутренняя справка оформляется на стандартном листе бумаги, подписывается составителем. Внешние справки оформляются на общем бланке, подписываются, как правило, руководителем, кроме случаев, когда они содержат сведения финансового характера (подписываются руководителем, главным бухгалтером и заверяются гербовой печатью).
Датой справки является дата ее подписания.
Глава 5 ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РЕШЕНИЙ МИНСКОГО ОБЛАСТНОГО ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ОБЛИСПОЛКОМА
67. Решение Минского областного исполнительного комитета (далее - решение) - это правовой акт, принимаемый коллегиальным органом.
68. Распоряжение председателя облисполкома (далее - распоряжение) - правовой акт, издаваемый единолично председателем облисполкома для решения вопросов оперативной деятельности, не требующих коллегиального принятия решения.
69. Порядок подготовки решений и распоряжений определен законодательством Республики Беларусь, Регламентом Минского областного исполнительного комитета, утвержденным решением Минского областного исполнительного комитета от 20 июля 2007 г. N 797 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 203, 9/9825) (далее - Регламент).
70. Проекты решений готовятся во исполнение и на основании законодательных актов и решений вышестоящих органов на плановой основе (в соответствии с ранее принятыми программами, планами и т.д.) или по поручению руководства облисполкома.
Подготовленные проекты решений должны соответствовать законодательству, а содержащиеся в них положения должны быть увязаны с ранее изданными по данному вопросу документами; как правило, содержать конкретных исполнителей, реальные сроки исполнения, кто из членов облисполкома, руководителей структурных подразделений облисполкома осуществляет контроль за исполнением решения и сроки информирования облисполкома об исполнении.
71. Повторно проекты по одним и тем же вопросам издаются только в исключительных случаях после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены эффективные меры по выполнению установленных заданий.
При этом необходимо:
тщательно изучить и проанализировать все материалы, относящиеся к разрабатываемому проекту решения, и положение дел на местах;
ознакомиться с ранее принятыми решениями исполнительного комитета и вышестоящих органов по данному вопросу;
привлечь в случае необходимости к подготовке проекта решения соответствующих специалистов.
72. Проекты решений (распоряжений) должны быть тщательно отредактированы и напечатаны без каких-либо исправлений и помарок.
73. К проекту решения (распоряжения) прилагаются:
справка-обоснование, содержащая мотивированное предложение о необходимости, целесообразности и основаниях принятия решения (распоряжения), с кратким изложением содержания вопроса, юридическим обоснованием, указанием ранее принятых документов по данному вопросу;
заключения (возражения) по обсуждаемому вопросу - при визировании в случае несогласия лица, визирующего проект;
другие данные (в том числе экономическое обоснование, в отдельных случаях - справка управления статистики), которые могут потребоваться для рассмотрения вопроса; списки должностных лиц, приглашенных на заседание облисполкома, выступающих, согласованные заместителем председателя облисполкома, курирующим данный вопрос;
указатель рассылки, магнитный носитель с текстом проекта решения (распоряжения), который должен соответствовать проекту документа на бумажном носителе, и приложениями к нему (если таковые имеются). На магнитном носителе должны содержаться только проекты вносимых решений (распоряжений) и приложений к ним. Наличие файлов других документов на представляемом магнитном носителе не допускается.
74. Структура проекта решения, распоряжения должна обеспечивать последовательное развитие темы распорядительного документа. Текст распорядительной части целесообразно начинать с наиболее существенных пунктов, а после переходить к второстепенным. Группировать пункты следует по их содержанию, чтобы обеспечить комплексное и законченное освещение каждого вопроса. Предложения строятся в соответствии с общепринятыми стилистическими, грамматическим и орфографическим нормами языка. Терминология проекта должна быть единообразной. Для обозначения одних и тех же понятий должны использоваться одинаковые термины.
75. Текст решения, как правило, состоит из двух частей: преамбулы и распорядительной части.
Преамбула должна содержать информацию о причинах, условиях и целях принятия решения. Преамбула не может рассматриваться в качестве части или абзаца решения. Если основанием к изданию распорядительного документа служит другой документ, то в преамбуле указываются название этого документа, дата, номер и заголовок. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.
Распорядительная часть решения должна начинаться с наименования организации, принимающей его, с последующим словом "РЕШИЛ", которое печатается прописными буквами, не прерывая текста.
Например:
Минский областной исполнительный комитет РЕШИЛ:
Текст распорядительной части решения должен иметь повелительную форму изложения, указывать исполнителей и предписывать действия с определением конкретных сроков исполнения.
В конце текста распорядительного документа, как правило, определяется должностное лицо или организация, осуществляющие контроль за исполнением данного документа.
76. При формулировании текста решения следует:
использовать преимущественно констатирующие, повествовательные, утвердительные предложения в настоящем времени, не допускается использование вопросительных и побудительных предложений;
избегать длинных и сложных предложений, перегрузки простых предложений однородными членами;
использовать нормативные предписания обезличенного (нейтрального характера), не относящиеся к конкретной ситуации, к конкретным организациям и гражданам.
77. Текст распоряжения состоит из распорядительной части. Констатирующая часть может иметь место как вводная часть фразы, начинающейся формулировками типа: "В целях...", "Во исполнение...", "В соответствии...", "На основании..." и т.п.
78. Проект решения (распоряжения) должен быть завизирован всеми заинтересованными. Под визой в данном случае понимается подпись соответствующего руководителя с расшифровкой фамилии, указанием должности и даты визирования.
Первым проект решения (распоряжения) визирует лицо, его подготовившее (исполнитель). При этом обязательно указание индекса структурного подразделения, должности и номера рабочего телефона исполнителя. Обязательно наличие визы юридической службы.
Проекты решений облисполкома, в которых четко не определены задачи, поручения, нормативные предписания, исполнители, сроки исполнения, ответственные за исполнение, кто из членов облисполкома, руководителей структурных подразделений осуществляет контроль за исполнением решения и сроки информирования облисполкома об исполнении решения, подлежат возврату ответственному исполнителю для доработки.
79. Согласованный проект решения (распоряжения) и прилагаемые материалы представляются в отдел протокольной работы управления делами облисполкома (далее - отдел протокольной работы) в установленные сроки.
80. При подготовке проекта решения (распоряжения) работник (специалист) структурного подразделения, готовивший документ, обязан составить указатель рассылки (в отпечатанном виде или написанный разборчиво). При этом следует исходить из необходимости своевременного доведения решения (распоряжения) до организаций, обеспечивающих его выполнение или подлежащих ознакомлению с его содержанием по характеру их деятельности. В указателе рассылки также указывается, кому следует выслать выписки из решения, распоряжения и приложений к ним.
Решения (распоряжения), принимаемые в дополнение или во изменение ранее принятых решений (распоряжений), направляются всем организациям, которым они рассылались.
За правильность составления указателя рассылки решения (распоряжения) работник, составивший его, несет персональную ответственность.
81. Ответственность за качество подготовки проектов несут заместители председателя облисполкома по направлениям деятельности, руководители организаций, структурных подразделений облисполкома, которые готовили эти документы.
82. Учет поступивших решений и распоряжений ведет отдел протокольной работы. Регистрационным индексом решения (распоряжения) является его порядковый регистрационный номер в рамках массива данного вида документа, возрастающий в пределах календарного года. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "р" (например, N 35р).
83. Полученные к заседанию исполкома материалы, проекты решений и другие документы тиражируются в отделе по работе с документами и вместе с повесткой рассылаются членам исполкома отделом протокольной работы в установленные сроки.
84. Отдел протокольной работы передает в отдел по работе с документами на тиражирование поступившие на выпуск решения и распоряжения согласно указателю рассылки.
На каждом экземпляре решения, распоряжения или выписки ставится печать управления делами облисполкома.
85. Подготовленные к рассылке экземпляры копий решений и распоряжений облисполкома передаются в отдел по работе с документами для направления адресатам.
В случае необходимости по разрешению управляющего делами облисполкома либо его заместителей текст решения или распоряжения может быть передан соответствующим организациям по каналам электронной связи.
86. Решения, носящие нормативный характер, подлежат направлению в Министерство юстиции Республики Беларусь в установленном порядке для прохождения обязательной юридической экспертизы.
В случае получения заключения Министерства юстиции Республики Беларусь о том, что соответствующее решение облисполкома не подлежит включению в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, руководитель структурного подразделения облисполкома, подведомственной организации, подготовивших проект указанного решения, готовит в трехдневный срок объяснительную записку на имя управляющего делами облисполкома, в которой излагает основания необходимости, целесообразности, обоснованности принятия данного решения, а при необходимости готовит проект решения об отмене такого решения.
87. Подлинники решений (распоряжений), а также все документы, относящиеся к ним, хранятся в отделе протокольной работы в течение 1 года, после чего передаются на хранение в ведомственный архив.
88. Каждому протоколу заседания облисполкома присваивается порядковый номер согласно нумерации, которая ведется в пределах календарного года.
Стр.1 | Стр.2 | Стр.3
Постановления России 2009 карта новых документов | 
