Решение Минского областного исполнительного комитета от 29.12.2007 N 1616 "Об Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Главная страница
Стр. 2
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | 89. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола заседания исполкома указываются:
дата проведения заседания, порядковый номер протокола и место проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего;
фамилия и инициалы участвующих в заседании заместителей председателя, управляющего делами и других членов исполкома;
фамилии и инициалы принимающих участие в заседании руководителей структурных подразделений, не входящих в состав исполнительного комитета, а также приглашенных представителей других государственных и общественных организаций.
Основная часть текста протокола заседания облисполкома состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела в протоколе записывается по схеме: "СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ", каждая часть которой печатается прописными буквами.
Номер раздела ставится перед словом "СЛУШАЛИ", после него ставится двоеточие, затем указываются наименование вопроса, фамилия, инициалы, должность докладчика.
В записи "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших по обсуждаемому вопросу.
После записи "РЕШИЛИ" в протоколе делается отметка о приложении решения или в отдельных случаях записывается текст принятого решения.
90. Протоколы подписываются председателем и управляющим делами облисполкома.
91. Подлинники и справочные экземпляры протоколов и повесток заседаний облисполкома хранятся в отделе протокольной работы.
Глава 6 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
92. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или передачи в архив образует документооборот облисполкома.
Порядок движения документов в облисполкоме регулируется законодательством Республики Беларусь в области делопроизводства, методическими рекомендациями, настоящей Инструкцией и нормативными правовыми актами по вопросам делопроизводства.
93. Под объемом документооборота в облисполкоме понимается количество документов, полученных и созданных облисполкомом за определенный промежуток времени (год, полугодие, квартал, месяц).
В отделе по работе с документами облисполкома, структурных подразделениях облисполкома проводится как полный, так и выборочный учет объема оборота документов облисполкома по отдельным подразделениям или группам документов.
Обобщенные данные о документообороте структурных подразделений передаются в отдел по работе с документами. Результаты учета объема документооборота обобщаются отделом по работе с документами и представляются руководству по его требованию.
94. За единицу учета документооборота принимается подлинник документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
95. Учет объема документооборота проводится по регистрационным формам документов в местах их регистрации.
96. Документы в облисполком поступают по каналам связи (по почте, телефаксу, электронной почте, системе межведомственного электронного документооборота (далее - СМДО)), доставляются курьерами (фельдсвязью), работниками облисполкома и посетителями.
Вся поступающая в облисполком несекретная корреспонденция, за исключением предложений, заявлений и жалоб граждан, принимается отделом по работе с документами, а в нерабочее время - ответственными дежурными по облисполкому, которые обязаны по окончании дежурства сдать ее в вышеуказанный отдел. Документы, требующие срочного рассмотрения, должны быть доложены дежурному заместителю председателя облисполкома либо управляющему делами облисполкома.
Все предложения, заявления и жалобы граждан передаются на регистрацию в отдел писем и организации приема граждан управления делами облисполкома.
Адресованные облисполкому документы, которые поступили в какое-либо его структурное подразделение, должны быть переданы в тот же день для регистрации в отдел по работе с документами.
Документы, поступившие в облисполком, регистрируются в день их получения, а поступившие после 17 часов или в выходной день - на следующий рабочий день.
Документы, поступающие в облисполком, проходят прием (первичную обработку), сортировку, первоначальную регистрацию, предварительное рассмотрение, если это необходимо, рассмотрение руководством, завершение регистрации после рассмотрения и затем доставляются исполнителям.
97. Прием документов включает проверку правильности доставки (по адресу на конверте), целостности конвертов, пакетов. При вскрытии конвертов проверяется наличие документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах или пакетах.
При недостаче или повреждении полученного документа начальником отдела по работе с документами составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в отделе по работе с документами, второй (с поврежденной корреспонденцией) - отсылается отправителю.
Ошибочно адресованные в облисполком документы пересылаются по принадлежности в новом конверте с вложением в него конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.
Пакеты с отметкой "лично" и адресованные общественным организациям передаются адресатам без вскрытия упаковки.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
если на документе отсутствует реквизит "Дата документа";
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.
При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются по назначению без вскрытия упаковки.
По системе СМДО передача документа осуществляется в виде прикрепленных к регистрационной карточке (далее - РК) файлов (документов) с использованием средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП).
Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
Файл документа должен иметь формат PDF, TIF, DOC.
Все последующие действия с входящим электронным документом производятся в соответствии с настоящей Инструкцией.
98. Сортировка документов заключается в распределении их на две группы: на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации.
Для упорядочения работы по регистрации документов управляющим делами облисполкома утверждаются перечень документов, не подлежащих регистрации, перечень документов, подлежащих регистрации в структурных подразделениях облисполкома, и порядок работы с ними.
На полученном документе в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп.
На подлежащих регистрации документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный индекс поступившего в облисполком документа и дата поступления документа. Регистрационный индекс состоит из кода структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года.
99. После обработки документы поступают на первоначальную регистрацию в отдел по работе с документами или в соответствующие структурные подразделения облисполкома.
На этом этапе регистрации на документ заводится машиноориентированная регистрационная (регистрационно-контрольная) карточка, куда вносятся общие сведения о документе, известные до его рассмотрения и определения порядка исполнения.
Самостоятельной регистрации подлежат инициативные исходящие документы.
Ответы отмечаются в специальных графах карточки за регистрационными номерами соответствующих запросов.
Прием поступившего в облисполком по СМДО электронного документа осуществляет отдел по работе с документами. Электронный документ распечатывается. Работник отдела по работе с документами проверяет ЭЦП полученного документа, при необходимости заполняет или изменяет учетные реквизиты РК, сверяет электронные образы файлов с бумажными экземплярами и, если документ подлежит регистрации, переносит данный документ в "Журнал входящих документов", далее регистрация происходит в соответствии с настоящей Инструкцией.
100. Предварительному рассмотрению подлежат все документы. Предварительное рассмотрение проводится с целью распределения поступивших документов на необходимые для рассмотрения председателем, заместителями председателя и управляющим делами облисполкома, направляемые непосредственно ответственным исполнителям.
Документы, поступившие в облисполком, предварительно рассматриваются отделом по работе с документами.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного распределения обязанностей между председателем, заместителями председателя и управляющим делами облисполкома (далее - распределение обязанностей). В ходе предварительного рассмотрения проверяется повторность обращения корреспондентов. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и приобщаются к поступившему.
101. Отделом по работе с документами поступившая корреспонденция направляется помощникам председателя, заместителей председателя и управляющего делами для подготовки ее на доклад руководству облисполкома и непосредственно исполнителям.
Телеграммы и иные срочные документы вышестоящих государственных органов подлежат обработке в первую очередь и передаются на рассмотрение по мере их поступления.
На рассмотрение председателя, заместителей председателя и управляющего делами облисполкома передаются документы вышестоящих государственных органов, исполнительных и распорядительных органов и иных организаций, содержащие информацию по основным вопросам деятельности облисполкома.
На рассмотрение председателя облисполкома представляются документы, поступившие в облисполком и адресованные председателю из:
Администрации Президента Республики Беларусь;
Совета Министров Республики Беларусь;
Совета Республики и Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь;
Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь;
Комитета государственного контроля Республики Беларусь;
Национального банка Республики Беларусь;
Конституционного Суда Республики Беларусь;
Верховного Суда Республики Беларусь;
Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь;
Прокуратуры Республики Беларусь;
министерств, ведомств, государственных комитетов, других государственных и международных организаций, подписанные их высшими и первыми лицами;
иных организаций по вопросам формирования и исполнения бюджета, соблюдения законности и охраны общественного порядка, реализации государственной кадровой политики, работы райгорисполкомов, мобилизационных планов и гражданской обороны.
Остальная поступившая корреспонденция готовится на рассмотрение заместителей председателя и управляющего делами облисполкома. Если в процессе подготовки документа на доклад будет установлено, что с содержанием документа должно быть ознакомлено руководство облисполкома, то такой документ передается на рассмотрение председателю облисполкома.
Документ, направленный на рассмотрение кому-либо из заместителей председателя облисполкома или управляющему делами, а также в структурное или подведомственное подразделение облисполкома, по согласованию с заместителями управляющего делами облисполкома может быть возвращен без рассмотрения в день его поступления (но не позднее следующего дня). Такой документ передается на рассмотрение другого заместителя председателя облисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
Возврат документов в подобных случаях производится в отдел по работе с документами.
Передача документов, подлежащих регистрации, на доклад, ознакомление и исполнение, а также отправление адресатам без регистрации запрещается.
Рассмотрение документов руководством облисполкома отражается в резолюциях.
102. Документы рассматриваются в день их поступления, а срочные - немедленно. Помощники председателя облисполкома, его заместителей и управляющего делами обязаны своевременно докладывать председателю, заместителям председателя и управляющему делами облисполкома о документах, поступивших из вышестоящих государственных органов со сроком исполнения менее 10 дней, и принимать меры по немедленному доведению их до исполнителей.
После рассмотрения председателем облисполкома, его заместителями и управляющим делами облисполкома документы передаются в отдел по работе с документами, а поступившие из республиканских органов государственного управления и требующие ответа - в отдел контроля для завершения регистрации. Завершение регистрации документов после их рассмотрения заключается во внесении в РК сведений о порядке исполнения документов (резолюций): фамилий ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, сроков исполнения.
103. Направление документов на исполнение производится в день их окончательной регистрации, требующих срочного исполнения - немедленно.
Документы, которые исполняются несколькими исполнителями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.
Подлинник документа, не подлежащего постановке на контроль, передается ответственному исполнителю.
Документы, состоящие на контроле, передаются всем исполнителям в копиях. Первые экземпляры таких документов остаются в отделе по работе с документами.
Если документ адресован нескольким исполнителям и сроки исполнения не позволяют ознакомить исполнителей с документом поочередно, то каждому исполнителю представляется копия документа с резолюцией.
Документы, передаваемые в структурные подразделения, принимаются под роспись в соответствующем журнале.
104. В отделе по работе с документами печатаются, копируются и тиражируются документы только служебного характера.
Копирование и тиражирование решений (распоряжений), кроме указанных в указателе рассылки, допускается с разрешения управляющего делами облисполкома или его заместителей только для внутренних нужд облисполкома.
105. Передаваемые в машинописное бюро рукописи должны быть написаны четко и разборчиво на стандартных листах бумаги формата А4. Материалы, написанные неразборчиво либо красными, зелеными чернилами или карандашом, с многочисленными вставками, ссылками, исправлениями для печатания не принимаются.
Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.
При передаче рукописи в машинописное бюро исполнитель указывает фамилию и номер телефона, требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и ставит подпись. Могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа.
Руководители структурных подразделений или их заместители при необходимости срочного печатания, копирования материалов в нерабочее время должны не позднее чем за час до конца рабочего дня сообщить об этом управляющему делами облисполкома или его заместителям.
106. Работник машинописного бюро при печатании материала обязан соблюдать правила орфографии и пунктуации и располагать реквизиты документа согласно установленным правилам.
107. Документы изготавливаются с помощью средств вычислительной и организационной техники и оформляются в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004 и настоящей Инструкции.
108. Все материалы, поступающие в отдел по работе с документами для тиражирования, фиксируются в журнале учета.
109. В целях рационального использования памяти средств вычислительной техники специалисты структурных подразделений обязаны периодически сообщать в машинописное бюро сведения о подлежащих удалению из памяти компьютера документах по минованию надобности в них.
110. Исполнение исходящих документов в облисполкоме включает составление проекта документа, печатание машинописного подлинника (набор и изготовление подлинника на бумажном носителе), согласование, подписание (утверждение), регистрацию и отправку.
Документ, правильно оформленный и согласованный в установленном порядке, передается помощникам председателя, его заместителей и управляющего делами облисполкома, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенного в письме вопроса в соответствии с распределением обязанностей, на подпись, вместе с документами, на основании которых он готовился.
Помощники председателя, его заместителей и управляющего делами облисполкома несут персональную ответственность за качество представляемых на подпись руководству исходящих документов и своевременность их представления после рассмотрения в отдел по работе с документами и отдел контроля.
Документ, оформленный с нарушением требований СТБ 6.38-2004, возвращается помощниками председателя, заместителей председателя и управляющего делами облисполкома ответственному исполнителю для доработки.
111. Правильно оформленные и подписанные документы передаются в отдел по работе с документами и отдел контроля для их регистрации и отправки.
Перед регистрацией исходящего документа специалисты отдела по работе с документами и отдела контроля проверяют:
правильность оформления документа с использованием компьютерных технологий и размещения на нем всех необходимых реквизитов;
правильность адресования документа и наличие адреса;
наличие соответствующих подписей;
наличие виз на копиях документов, остающихся в деле;
наличие заверенных приложений к документу и соответствие количества их экземпляров количеству указанных в документе адресатов.
Документы, не соответствующие вышеизложенным требованиям, регистрации и отправке не подлежат и возвращаются ответственному исполнителю для доработки.
112. Документы, готовые к отправке, передаются в отдел по работе с документами в открытом виде с указанием почтового адреса или списком рассылки, если отправляются более чем в четыре адреса. Обработка и отправка документов производятся, как правило, в день их подписания и не позже чем за два часа до окончания рабочего дня. Если подлежащий к отправке документ не подготовлен к указанному времени, исполнитель обязан предупредить об этом отдел по работе с документами.
Документы, имеющие срочный характер, обрабатываются немедленно.
Исходящий электронный документ, направляемый по СМДО, регистрируется работником отдела по работе с документами или отдела контроля (по принадлежности) путем создания РК отправки, куда вносятся учетные реквизиты отправки документа, при этом указывается соответствующий способ доставки.
Ответственность за содержание информации в электронном документе, соответствие текста и реквизитов оригинала документа и его электронной копии, а также комплектность документа, количество файлов и наименование адресата несет работник структурного подразделения, представивший документ на отправку в отдел по работе с документами или отдел контроля.
Исходящие электронные документы отправляются отделом по работе с документами и отделом контроля (по принадлежности). Работник отдела по работе с документами, отдела контроля сверяет реквизиты оригинала документа и его электронной копии, регистрирует электронный документ, подписывает документ ЭЦП, осуществляет его отправку.
После регистрации электронного документа на рабочем месте получателя в форме отправки в поле "Дата подтверждения СМДО" проставляются дата и время, соответствующие дате и времени регистрации документа на рабочем месте получателя.
Документ переходит в журнал "Отправленные по СМДО", когда документ будет зарегистрирован у всех получателей.
При необходимости из подсистемы "Делопроизводство" можно распечатать реестры отправки и карточку исходящего документа.
113. Документы, отправляемые одному адресату, должны быть вложены в один конверт, на котором указываются почтовый адрес и наименование корреспондента.
114. Законвертированная корреспонденция в зависимости от срочности доставки адресату отправляется нарочным или почтой.
Телеграммы передаются в отдел по работе с документами с приложением необходимого количества заверенных копий.
На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором работник отдела по работе с документами проставляет свою фамилию и дату отправки.
Реестры подшиваются в дела и хранятся в течение года.
115. Срочные документы регистрируются в установленном порядке и передаются адресату по факсу. Подлинник документа возвращается в отдел по работе с документами для отправки по почте или для приобщения к делу.
116. Отправка дополнительных экземпляров документа или замена разосланного ранее документа осуществляется только по указанию лица, подписавшего документ, или управляющего делами и его заместителей.
117. Отправка документов на электронных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и требованиям сохранности носителей информации. Отправка этих документов производится при наличии сопроводительного письма.
118. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах облисполкома.
Прохождение внутренних документов в облисполкоме на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих.
Документы, подготовленные непосредственно в структурном подразделении облисполкома (инициативные письма, докладные записки, заключения, справки и т.п.) и адресованные руководству облисполкома, регистрируются в данном структурном подразделении.
Этим документам присваивается регистрационный индекс, состоящий из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года.
Например:
2.3-4/1, где 2.3 - индекс структурного подразделения, 4 - номер дела по номенклатуре, 1 - порядковый номер документа.
На документах, составленных совместно несколькими структурными подразделениями облисполкома, проставляется регистрационный индекс, присвоенный документу основным структурным подразделением - исполнителем.
119. Протоколы совещаний у председателя облисполкома оформляются и доводятся до сведения заинтересованных главным управлением организационно-кадровой работы облисполкома, контролируются отделом контроля, а протоколы совещаний у заместителей председателя - структурным подразделением, подготовившим совещание, и помощниками заместителей председателя облисполкома.
120. Докладные записки на имя руководства облисполкома, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностными лицами, которым они направлены, после чего передаются в установленном порядке для исполнения в соответствующие структурные подразделения или подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел.
121. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляются с обязательной отметкой в машиноориентированной картотеке.
Глава 7 ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ ОБЛИСПОЛКОМА
122. Работа с полученной и созданной документацией сопровождается в облисполкоме решением задач по ее учету, регистрации, контролю исполнения, в процессе выполнения которых проводится поиск и систематизация документов и содержащейся в них информации. Реализация указанных задач по обработке документации осуществляется с помощью информационно-поисковой системы (далее - ИПС).
ИПС создается с помощью автоматизированных средств обработки информации. ИПС включает правила регистрации документов, информационно-поисковые массивы, комплекс классификаторов.
123. Автоматизированные картотеки обеспечивают пользователей информацией о всех зарегистрированных и контролируемых документах.
Картотеки размещаются на автоматизированных рабочих местах, объединенных в локальную сеть.
Поиск информации о документах может производиться в местах их регистрации, контроля исполнения и с автоматизированных рабочих мест непосредственно пользователей.
124. Работа по регистрации и контролю исполнения документов в автоматизированном режиме включает следующие основные операции:
ввод в карточку общих сведений о документе;
ввод задания (резолюции) по исполнению документа;
распечатку карточки;
ввод в карточку сведений о ходе исполнения документа;
корректировку хода и сроков исполнения документа (задания);
предупредительный контроль;
заполнение карточки по результатам исполнения документа;
поиск карточек по запросам;
обработку картотеки для получения статистических и аналитических отчетов о зарегистрированных и контролируемых документах.
125. Ввод информации в автоматизированные картотеки осуществляется непосредственно с документов в соответствии с принятыми формами карточек. Получение результатов обработки информации на экране дисплея и в печатном виде осуществляется в соответствии с принятыми формами представления сообщений и обобщающих сводок.
126. Отдел по работе с документами осуществляет справочную работу по всем поступающим документам. Структурные подразделения облисполкома ведут справочную работу по документам, поступившим в их адрес и отправленным за подписью их руководителей, а также по документам, находившимся на исполнении.
127. Выходная информация при работе с картотеками представляется в форме, адекватной запросу пользователя. Пользователю могут выдаваться карточки, содержащиеся в картотеках, сообщения - ответы на запросы, обобщенные ведомости - отчеты, содержащие информацию, сгруппированную по определенным признакам.
128. Выходная информация рассчитана на передачу:
работникам отдела контроля (сводки о зарегистрированных и поставленных на контроль документах, ходе и результатах их исполнения);
исполнителям (ответы на запросы, напоминания о приближении срока исполнения документа, сообщения об истечении срока исполнения и т.д.);
руководству облисполкома и структурных подразделений (сводки об объеме документооборота, тематике документов, справки о выполнении заданий, о состоянии исполнительской дисциплины и т.п.).
129. Выходные сообщения выдаются с заданной периодичностью (ежедневно, ежеквартально, ежемесячно и т.п.) по запросам пользователей.
При ведении автоматизированных картотек выходные ведомости могут выдаваться на экран дисплея и на печать (в форме машинограмм).
Выходная информация может доводиться до пользователей путем передачи информации по локальной вычислительной сети, передачи на дискетах, рассылки машинограмм или по телефону.
130. Обобщающие сведения группируются в выходных ведомостях по различным признакам и их сочетаниям:
по облисполкому в целом и по отдельным его подразделениям;
по исполнителям;
по корреспондентам;
по видам документов;
по стадиям исполнения документов (выполненные, невыполненные, просроченные);
по вопросам и т.д.
131. Выходные формы в зависимости от назначения могут иметь различные названия (например, напоминания о приближении сроков исполнения документов, уведомления об истечении сроков исполнения документов, справки о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях и т.д.).
Глава 8 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
132. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в облисполком документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в регистрационно-контрольных карточках.
Регистрация документов служит для:
включения сведений о документах в информационно-поисковую систему;
формирования статистической отчетности.
133. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, договорные, переписка и др.), как создаваемые в облисполкоме, так и поступающие из других организаций и от физических лиц независимо от носителей и способов записи информации (машинописные, машиночитаемые и т.д.).
134. Отдельной регистрации и учету подлежат следующие группы документов:
распорядительные документы по основной деятельности;
распорядительные документы по кадрам;
входящие документы;
исходящие документы; внутренние документы;
обращения граждан.
135. Регистрация документов в облисполкоме осуществляется с использованием различных регистрационных форм и средств организационной и вычислительной техники на основе единых регистрационных данных: названия документа, автора (корреспондента), даты, индекса документа, заголовка, исполнителя, срока исполнения, отметки об исполнении, места хранения. В случае необходимости этот перечень может дополняться (куратор, ход исполнения, индекс и рубрикатор по классификатору и др.). Регистрационные данные переносятся из документа в регистрационные формы без изменений (возможно использование общепринятых сокращений).
136. Документы регистрируются и индексируются в местах их создания или поступления.
137. Индекс (регистрационный номер) служит главным учетным и поисковым признаком документа. Он указывает на принадлежность документа к конкретной классификационной группе и на порядковый номер в этой группе. Индексация документов в пределах классификационных групп ведется раздельно в течение одного календарного года и в соответствии с положениями главы 2 настоящей Инструкции.
Основой для индексации документов служит номенклатура дел облисполкома. Индекс должен иметь стабильное расположение составных частей.
138. Документы, зарегистрированные в облисполкоме и переданные в структурные подразделения облисполкома, вторичной регистрации не подлежат.
Глава 9 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
139. Контроль исполнения документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные служебные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа) и имеют предписание о контроле председателя облисполкома или его заместителей. На контроль могут быть поставлены также устные поручения председателя облисполкома и его заместителей.
Предметом контроля являются содержащиеся в документах задания, поручения, решения, просьбы, предложения. Контролируемые задания и поручения отражаются также в резолюции документа.
140. Общее руководство организацией контроля исполнения документов осуществляют председатель облисполкома, его заместители, управляющий делами облисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
141. Ежедневный оперативный контроль за соблюдением сроков исполнения поступивших в облисполком и изданных облисполкомом документов, поручений по ним, а также поручений руководства облисполкома осуществляют помощники председателя, его заместителей и управляющего делами облисполкома.
В этих целях помощники председателя, его заместителей и управляющего делами облисполкома:
ежедневно готовят (просматривают, систематизируют) и вносят на рассмотрение руководства переданную из отдела по работе с документами корреспонденцию;
своевременно вносят на рассмотрение документы, поступившие из вышестоящих государственных органов со сроками исполнения менее 10 дней, и принимают меры по их немедленному доведению до исполнителей;
осуществляют контроль за соблюдением сроков подготовки ответов или информации по документам, поступившим из вышестоящих государственных органов, структурными подразделениями, курируемыми председателем или его заместителями, докладывают об их исполнении и контролируют своевременность их отправки;
ежемесячно докладывают руководству облисполкома сведения об исполнительской дисциплине курируемых структурных и подведомственных подразделений, готовят материалы для привлечения исполнителей к дисциплинарной ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение.
142. Организацию оперативного контроля, систематические проверки исполнения поступивших в облисполком документов (за исключением обращений граждан) осуществляет управление делами облисполкома.
143. Отдел по работе с документами облисполкома организует и осуществляет постоянный контроль за ходом выполнения поручений заместителей председателя облисполкома.
Отдел контроля облисполкома:
организует и осуществляет постоянный контроль за ходом выполнения указов, декретов, распоряжений Президента Республики Беларусь, распоряжений Администрации Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, протоколов заседаний Президиума Совета Министров Республики Беларусь, распоряжений Премьер-министра Республики Беларусь, решений Минского областного исполнительного комитета, распоряжений председателя облисполкома, протоколов и поручений Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь и заместителей Премьер-министра Республики Беларусь, министерств и других государственных органов, поручений председателя облисполкома;
предусматривает в соответствующих планах работы проверку деятельности структурных подразделений облисполкома, областных организаций, районных и Жодинского городского исполнительных комитетов по выполнению ими вышеперечисленных документов;
систематически проводит анализ состояния исполнительской дисциплины;
по мере необходимости вносит предложения о рассмотрении на заседаниях облисполкома, совещаниях состояния исполнительской дисциплины.
144. Руководители структурных подразделений облисполкома организуют исполнение документов, взятых на контроль отделом контроля и отделом по работе с документами, направленных им на исполнение; документов, поступивших непосредственно в адрес структурных подразделений; внутренних документов, подготовленных этими же структурными подразделениями.
Контроль за исполнением таких документов возлагается на руководителя структурного подразделения.
145. Система контроля исполнения документов включает:
учет и постановку на контроль;
своевременное доведение до сведения исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку хода выполнения;
отчетность о результатах исполнения;
снятие с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
146. Учет решений облисполкома и распоряжений председателя и их рассылку осуществляет отдел протокольной работы.
Учет и рассылку исполнителям иных документов осуществляет отдел по работе с документами.
147. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (решения, распоряжения, протокола).
Основным источником сведений, необходимых для ведения контроля, является резолюция на документе.
При отсутствии резолюции необходимые сведения выделяются из текста самого документа (исполнители, содержание задания, срок).
148. Сроки промежуточного контроля (контрольные даты для напоминания или доклада о ходе исполнения) определяются на основе резолюции руководителя (например, "докладывать еженедельно") или по усмотрению отдела контроля и отдела по работе с документами с учетом общей продолжительности установленного срока исполнения.
149. Сроки исполнения фиксируются в тексте документа или в резолюции к документу.
Сроки исполнения внутренних и исходящих документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания (принятия, утверждения), а для поступивших - с даты поступления.
Срок исполнения документов может быть связан с определенными событиями, действиями, например: "Подготовить к заседанию облисполкома".
Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.
150. Сроки исполнения документов могут быть индивидуальными или типовыми.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководством облисполкома исходя из срока, определенного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Если на контроль ставятся отдельные пункты документов, а общий срок контроля не указан, то сроком исполнения всего документа считается дата исполнения последнего по срокам пункта или дата представления последней информации по исполнению документа.
При отсутствии срока исполнения в документе или в резолюции исполнение осуществляется в соответствии с типовыми сроками.
В случае, когда срок исполнения нигде не указан, документ должен быть исполнен в течение 15 дней.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются правовыми актами государственных органов.
151. Решения и поручения Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь исполняются в порядке и сроки, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
Если в тексте вышеуказанных документов или в резолюциях к ним срок исполнения не указан, то он не должен превышать одного месяца.
152. Изменение или продление сроков исполнения документов допускается, как правило, с письменного разрешения председателя, его заместителей или управляющего делами облисполкома, установившего указанный срок. Приостановить исполнение документа или отменить его исполнение имеет право только должностное лицо, подписавшее документ. Сроки исполнения документов вышестоящих государственных органов могут изменяться только этими органами.
Продление или изменение срока оформляется не менее чем за 5 - 7 дней до даты окончания исполнения.
При необходимости изменения срока выполнения задания исполнитель представляет на имя председателя, его заместителями или управляющего делами облисполкома, установившего этот срок, мотивированную просьбу о продлении исполнения задания с указанием нового срока. Если новый срок превышает один месяц, отдел контроля и отдел по работе с документами имеют право запросить у исполнителя промежуточную информацию о ходе выполнения поручения.
153. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, зафиксированных в нем, сообщения результатов заинтересованным организациям или другого документированного подтверждения исполнения. В карточке делается отметка об исполнении.
154. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины в облисполкоме, его структурных подразделениях, подведомственных организациях представляются отделом контроля и отделом по работе с документами на рассмотрение управляющему делами облисполкома еженедельно.
Глава 10 РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ
155. Исполнитель получает документы после их регистрации в соответствии с резолюциями руководства облисполкома и структурного подразделения с учетом распределения функциональных обязанностей, квалификации.
156. Исполнитель знакомится с документами в день их поступления. Если документы имеют длительный срок исполнения (не менее 6 месяцев) и установлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает в отдел контроля и отдел по работе с документами о результатах каждого этапа выполненной работы.
157. При решении оперативных вопросов на безбумажной основе (по телефону, на личном приеме и т.д.) на исполненном документе и в регистрационно-контрольной карточке исполнитель делает отметку об исполнении.
Например:
В дело 03-10
Вопрос решен по телефону
с начальником отдела Н.С.Ивановым
на совещании будет присутствовать
ведущий специалист А.А.Андреев.
Личная подпись исполнителя
Дата
158. При подготовке проекта документа исполнитель учитывает ранее изданные по данному вопросу документы и действующие нормативные правовые акты.
Подготовленный проект документа печатается и оформляется в соответствии с установленными требованиями, согласовывается с заинтересованными подразделениями и другими организациями в установленном порядке.
Исполнитель несет ответственность за качество, полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.
Содержание проектов служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к их исполнению.
После согласования проекта документа он передается на подпись председателю, его заместителям или управляющему делами облисполкома, а затем на регистрацию и отправку.
Если документ является ответом, то документ-запрос подшивается в дело вместе с документом-ответом. В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет дело, в которое должен быть подшит документ. Исполнитель проставляет отметку об исполнении и направлении его в дело.
Глава 11 УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА
159. Пользование информацией ограничивается законодательством в целях защиты сведений, распространение которых может нанести ущерб экономике государства, его обороноспособности, интеллектуальной собственности, а также чести и достоинству, личной и семейной жизни граждан.
Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения определяется соответствующими нормативными правовыми актами.
160. Под распространением понимается сообщение, публикация сведений в печати и иных средствах массовой информации, а также доведение материалов, содержащих указанные сведения, любыми другими способами (музеи, выставки, семинары, симпозиумы, ярмарки, тендеры и др.) до юридических и физических лиц, которым не предоставлено право ознакомления с ними, а также вывоз материалов, содержащих сведения ограниченного распространения, за границу или передача их иностранным гражданам.
161. Регистрация документов (изданий) с грифом ограниченного распространения ("Для служебного пользования" (ДСП), "Не для печати" (НДП), "Не подлежит оглашению" (НПО) и др.) осуществляется в отделе по работе с документами.
162. Регистрации подлежат все документы, имеющие гриф ограничения распространения. В этом случае к регистрационному индексу документа (издания) добавляются буквы "ДСП", "НДП", "НПО".
В учетной карточке указываются количество поступивших (или отправляемых) экземпляров документа (издания) и номера этих экземпляров.
Картотека таких документов (изданий) ведется отдельно от прочей документации.
163. При направлении документов (изданий) в структурные подразделения перед фамилией лица, которому направляется документ, в учетной карточке указывается номер экземпляра передаваемого ему документа (издания).
Передача таких документов производится под расписку.
164. В правом верхнем углу первой страницы исходящих и внутренних документов, на обложке и титульном листе издания (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих информацию ограниченного распространения, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам проставляются ограничительный гриф и номер экземпляра.
В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, свои инициалы и дату печатания документа.
165. Учет решений облисполкома и распоряжений председателя облисполкома, имеющих гриф ограничения доступа, ведется отделом протокольной работы в картотеке регистрации решений и распоряжений без грифа.
Под регистрационным номером такого документа в карточке пишутся буквы "ДСП", "НДП", "НПО".
Номера экземпляров рассылаемого адресатам решения или распоряжения записываются в указателе рассылки.
166. Рассылаемые отделом протокольной работы материалы с грифом ограничения доступа к заседаниям облисполкома подлежат возврату в указанный отдел. В отделе протокольной работы ведется поэкземплярный учет рассылки и возврата этих материалов. По минованию надобности они уничтожаются в установленном порядке.
167. При необходимости рассылки копий поступившего в облисполком документа с грифом ограниченного распространения на копиях указывается номер поступившего экземпляра документа, дополненный (в скобках) порядковым номером экземпляра-копии (например, экз. N 24 (1), экз. N 24 (2) и т.д.). Если такие документы (издания) направляются по нескольким адресам, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, изданий.
168. Размножение документов с грифом ограничения доступа в отделе по работе с документами производится с разрешения управляющего делами облисполкома или его заместителей.
В отделе по работе с документами ведется журнал поэкземплярного учета размножения документов с грифом ограниченного распространения. Размноженные документы сдаются заказчику под расписку в журнале.
169. Исполненные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом в деле, в которое помещены такие документы, в течение календарного года формируется опись документов с грифом "ДСП" с указанием регистрационного номера и даты документа.
170. Корреспонденция с грифом ограниченного распространения сдается в отдел по работе с документами под расписку в указателе рассылки.
171. Все документы и дела с грифом ограниченного распространения формируются в дела постоянного хранения.
Лица, не работающие в облисполкоме, допускаются к ознакомлению с такими документами по разрешению управляющего делами облисполкома или его заместителей.
Подлежащие уничтожению документы и дела должны в обязательном порядке уничтожаться по акту, измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста, или сжигаться.
172. Запрещается пользоваться данными, содержащимися в документах с грифом ограниченного распространения, в открытых выступлениях (в печати, по радио и т.д.).
173. О фактах утраты документов и изданий с грифом ограниченного распространения немедленно ставится в известность управляющий делами облисполкома или его заместители и начальник отдела по работе с документами.
174. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, изданиями, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
Ответственность за организацию и осуществление надлежащего учета, за хранение, размножение, использование и уничтожение документов и изданий с грифом ограниченного распространения несут руководители структурных подразделений облисполкома. Контроль за состоянием этой работы осуществляется управлением делами облисполкома.
Глава 12 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОБЛИСПОЛКОМЕ, ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ИХ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
175. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве облисполкома составляется номенклатура дел.
176. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, образующихся в процессе деятельности облисполкома, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В номенклатуру дел облисполкома включаются дела структурных подразделений облисполкома.
177. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности облисполкома.
178. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации дел, определения сроков их хранения и поиска документов.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
179. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
регламентом облисполкома;
положениями о структурных подразделениях;
штатным расписанием;
перечнями документов с указанием сроков хранения;
номенклатурами дел облисполкома за предыдущие годы;
описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
180. Сводная номенклатура дел облисполкома составляется отделом по работе с документами на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение 7).
181. Номенклатура дел структурного подразделения облисполкома составляется специалистом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, визируется начальником отдела по работе с документами и подписывается руководителем структурного подразделения облисполкома (приложение 8).
182. Названиями разделов номенклатуры дел облисполкома являются названия структурных подразделений, соответствующие утвержденной структуре облисполкома.
В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности облисполкома.
183. В номенклатуру дел включаются дела с документами, имеющими ограничительный гриф "Для служебного пользования".
184. Не включаются в номенклатуру печатные издания.
185. Дела, содержащие документы по вопросам, не решенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел облисполкома следующего года под тем же индексом.
186. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("документальные материалы", "общая переписка", "разные материалы" и т.д.).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
187. Заголовок дела включает:
название рода дела (документы, переписка) или разновидности документов (распоряжения, протоколы, планы, отчеты, акты и т.д.);
указание автора документа (облисполком, его структурное подразделение или должностное лицо);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.
188. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве названия рода дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Например:
Документы, послужившие основанием для издания приказов, распоряжений по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.)
Документы об участии коллективов в спортивных соревнованиях (анкеты, списки, фотоснимки).
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
Например:
Документы к протоколам заседаний облисполкома (доклады, информационные сообщения, справки и т.д.).
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность документов указывается во множественном числе.
Например:
Протоколы заседаний облисполкома.
189. Название исполкома или его структурного подразделения в качестве автора документов в заголовках указывается кратко или приводится общее видовое название авторов.
Например:
Заявки комитетов, управлений, отделов.
190. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовке дела конкретный(е) корреспондент(ы) указывается(ются) в том случае, если переписка ведется только с одним, двумя или тремя корреспондентами.
Например:
Переписка с Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь по вопросам работы общественного транспорта.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами (более трех), последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с избирательными комиссиями о проведении избирательной кампании.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами (более трех), последние не указываются.
Например:
Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам совершенствования документационного обеспечения
Переписка об организации совещаний по вопросам работы общественного транспорта.
191. В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на который составлены планы (отчеты).
Например:
План работы на 2007 год
Отчеты о работе комиссии по делам несовершеннолетних за 2006 год.
192. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел (индексы дел) проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в облисполкоме цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
2.3-4, где 2.3 - индекс структурного подразделения, 4 - порядковый номер дела по номенклатуре в пределах данного структурного подразделения.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой точкой.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь, декреты, указы Президента Республики Беларусь, постановления Палаты представителей и Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь, уставы (положения), распоряжения Главы Администрации Президента Республики Беларусь, протоколы, приказы, штатные расписания, планы, отчеты, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий дел определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.
Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по корреспондентам или географическим названиям в алфавитном порядке.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей по перечням типовых документов с указанием сроков хранения.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении и утрате дел, о переходящих делах и т.д.
193. Номенклатура дел облисполкома подписывается начальником отдела по работе с документами и после согласования постоянно действующей экспертной комиссией (далее - ЭК) облисполкома направляется на согласование экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома, после чего утверждается управляющим делами облисполкома.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел отдела по работе с документами.
194. По окончании календарного года специалистом структурного подразделения облисполкома, ответственным за делопроизводство, в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно - постоянного и временного хранения (приложение 9).
195. Номенклатура дел облисполкома на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, согласовывается ЭК облисполкома, утверждается управляющим делами облисполкома и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел согласовывается ЭПК отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома не реже одного раза в 5 лет.
В случае значительного изменения структуры облисполкома номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования ЭПК отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома.
196. Номенклатура дел облисполкома составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в отделе по работе с документами, второй - направляется в структурные подразделения облисполкома, третий - хранится в качестве учетного документа в архиве облисполкома, четвертый - в государственном архивном учреждении.
Глава 13 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
197. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в облисполкоме формируются в его структурных подразделениях. Формированием дел занимаются специалисты, ответственные за делопроизводство структурных подразделений.
Контроль за правильным формированием дел в облисполкоме осуществляется отделом по работе с документами.
198. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы;
помещать вместе документы, относящиеся к решению одного вопроса;
группировать в дело документы за один календарный год, за исключением переходящих дел, личных дел, документов временных комиссий (группируются за период деятельности);
группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения;
помещать в дела машино-, факсо-, телефонограммы на общих основаниях.
199. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии. Объем дела не должен превышать 250 листов. Дело объемом свыше 250 листов делят на тома.
200. Внутри дела документы располагаются в последовательности решения определенных вопросов. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (поступающие - по датам поступления, отправляемые - по датам отправления), по авторам или корреспондентам в алфавитном порядке.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или подписания присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Документы заседаний облисполкома группируются в два дела:
протоколы заседаний и решения к ним;
документы к протоколам (доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.).
Протоколы заседаний коллегиальных органов в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам систематизируются по номерам протоколов в последовательности решения вопросов.
201. Распоряжения и приказы группируются в отдельные дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные решениями облисполкома, группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию.
Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, и отчет за 2006 год, составленный в 2007 году, должны быть отнесены к 2006 году.
Документы в личных делах располагают в следующей последовательности:
внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копии или выписки из приказов (распоряжений) о приеме, увольнении, переводе, назначении на должность.
При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:
декларация о доходах;
контракт (для государственных служащих);
договор о материальной ответственности (для материально-ответственных лиц) и др.
Лицевые счета работников по заработной плате группируют по фамилиям в алфавитном порядке и образуют самостоятельные дела в пределах года.
Переписка формируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: за документом-запросом помещается документ-ответ. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Обращения граждан по вопросам работы облисполкома и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу документов.
Повторные обращения или дополнительные документы к ним подшиваются к данной группе документов.
202. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел на государственное хранение.
Глава 14 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
203. Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов в целях установления сроков их хранения и отбора на государственное хранение.
204. Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве:
при составлении номенклатур дел;
при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к последующему хранению;
в архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.
205. Экспертиза ценности документов проводится экспертной комиссией облисполкома (далее - ЭК) совместно со специалистами структурных подразделений под непосредственным методическим руководством государственного архивного учреждения.
ЭК работает в соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии облисполкома, утвержденным председателем облисполкома.
206. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в делопроизводстве облисполкома осуществляется ежегодно.
При проведении экспертизы ценности документов производятся:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив облисполкома;
отбор документов с временными сроками хранения и не подлежащих дальнейшему хранению;
выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив облисполкома проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии завершения ревизии" и т.п.
207. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 10).
Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК облисполкома.
Согласованные комиссией акты о выделении дел к уничтожению утверждаются управляющим делами облисполкома после утверждения ЭПК отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу. После этого дела, включенные в акты, уничтожаются.
208. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются в соответствии с Основными правилами работы архивов центральных и местных органов власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело.
Глава 15 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
209. Дела облисполкома подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится специалистами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, под методическим руководством и контролем отдела по работе с документами.
210. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела (приложение 11);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 12);
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, при этом не проводится пересистематизация документов в деле, листы не нумеруются, заверительные надписи и внутренние описи не составляются.
211. Документы, составляющие дело, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку из картона (при объеме дела до 50 листов) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скрепки) из них удаляются.
Невостребованные личные документы (аттестаты, свидетельства и др.) вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело.
212. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Листы приложения к делу, составляющего отдельный том, нумеруются отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа.
Лист с наклеенными документами (вырезки, выписки, фотографии и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем - очередным номером - каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке.
При наличии большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая зачеркивается, но сохраняется в деле.
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 |
карта новых документов | 
