Решение Минского областного исполнительного комитета от 29.12.2007 N 1616 "Об Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Главная страница
Стр. 3
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 213. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе, который помещается в конце дела, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа. Лист-заверитель наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела, если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя.
В заверительной надписи указывается количество листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).
При необходимости в заверительной надписи оговариваются особенности физического состояния и формирования дел.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется заново.
214. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется в соответствии с приложением 13. На обложке дела указываются:
наименование исполкома;
наименование структурного подразделения;
индекс дела (по номенклатуре дел);
заголовок дела;
дата дела (тома, части) или крайние даты документов, входящих в дело;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
215. При оформлении обложки дел полное наименование исполкома и наименование структурного подразделения указываются в именительном падеже.
На обложку заголовок дела переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (например, проставляются номера протоколов и распоряжений).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
216. На обложке дела указывается дата (крайние даты) дела - дата заведения и окончания в делопроизводстве.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.
Даты дел постоянного, временного хранения и по личному составу пишутся на обложке арабскими цифрами.
Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражаются в заголовках дел.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протоколов, составляющих дело, или даты их утверждения (если они утверждаются).
При оформлении дела, состоящего из нескольких томов, на обложке указываются число, месяц, год начала и окончания каждого тома в делопроизводстве.
Если в дело включены документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается запись: "Имеются документы за...".
217. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.
218. Срок хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел после уточнения его по соответствующему перечню документов.
219. При внесении дела в опись на обложке проставляется архивный шифр дела, включающий номер фонда, номер описи и номер дела.
220. Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами или шариковой ручкой. Допускается предварительное заполнение формы обложки на компьютере с последующей наклейкой ее на обложку дела.
Глава 16 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
221. На завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи.
Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел.
Опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
222. В облисполкоме в каждом структурном подразделении ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, по которым дела сдаются на государственное хранение в архивные учреждения.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах (приложение 14).
223. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи валовой, пока число дел не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000 и так далее до 9999);
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с отделом по работе с документами облисполкома; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
224. В конце описи после последней описательной статьи делается итоговая запись. В ней цифрами и прописью указывается количество дел, а также первый и последний номер включенных в опись дел, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера дел).
Глава 17 ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОБЛИСПОЛКОМЕ
225. Документы исполнительных и распорядительных органов относятся к государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.
226. Временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляется в архиве облисполкома в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь, а затем документы передаются на постоянное хранение в государственные архивные учреждения.
227. Порядок хранения документов устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами и методическими документами в области архивного дела.
228. Требования к формированию, оформлению, хранению и использованию дел приводятся в соответствующих главах настоящей Инструкции.
229. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, а также иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
230. С момента заведения и до передачи в государственное архивное учреждение дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и специалисты, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих кабинетах и располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
231. В государственное архивное учреждение дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются только по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения находятся в структурных подразделениях до истечения сроков их хранения. Их учет проводится по номенклатуре дел.
232. Временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляют структурные подразделения в течение следующих сроков:
областного Совета депутатов, облисполкома - 10 лет;
по личному составу - 75 лет;
технотронных - не более 3 лет.
233. Архивные документы облисполкома хранятся в помещении, доступ в которое ограничен.
234. Дела архива облисполкома выдаются во временное пользование структурным подразделениям, подведомственным и сторонним организациям, а также судебным, следственным, налоговым и контрольным органам.
235. Выдача дел сторонним организациям производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции управляющего делами облисполкома и оформляется актом. Акт составляется в 2 экземплярах на бланке облисполкома (приложение 15).
На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 16).
236. Дела во временное пользование выдаются на срок, не превышающий 30 дней.
237. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами облисполкома с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с указанием причины.
Глава 18 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
238. По истечении сроков ведомственного хранения дела в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом передаются на постоянное хранение в государственное архивное учреждение.
239. Дела передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. При этом передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения и два экземпляра историко-архивной справки к фонду.
240. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема- передачи, составляемым государственным архивом в 2 экземплярах.
241. В случаях утраты документов постоянного хранения облисполком и его структурные подразделения принимают меры к их розыску.
При необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, составляется соответствующий акт. Причины отсутствия дел оговариваются в историко-архивной справке к фонду.
242. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств облисполкома и его структурных подразделений.
243. При ликвидации облисполкома образовавшиеся в его деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам. При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения, а также по личному составу передаются в соответствующее государственное архивное учреждение.
В состав комиссий, создаваемых для передачи дел и имущества, включаются представители Государственной архивной службы Республики Беларусь.
Приложение 1 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА РЕШЕНИЯ
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI АБЛАСНЫ МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Miнскi аблвыканкам) (Минский облисполком)
РАШЭННЕ РЕШЕНИЕ
________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Приложение 2 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА ВЫПИСКИ ИЗ РЕШЕНИЯ
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI АБЛАСНЫ МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Miнскi аблвыканкам) (Минский облисполком)
ВЫПIСКА З РАШЭННЯ ВЫПИСКА ИЗ РЕШЕНИЯ
________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Приложение 3 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ ОБЛИСПОЛКОМА
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI АБЛАСНЫ МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Miнскi аблвыканкам) (Минский облисполком)
РАСПАРАДЖЭННЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ
________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Приложение 4 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА ПРОТОКОЛА
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI АБЛАСНЫ МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Miнскi аблвыканкам) (Минский облисполком)
ПРАТАКОЛ ПРОТОКОЛ
________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Приложение 5 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА ДЛЯ ПИСЬМА
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI АБЛАСНЫ МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
вул. Энгельса, 4; 220030 г.Мiнск ул. Энгельса, 4; 220030 г.Минск
тэл. 500-41-37, факс 227-24-15 тел. 500-41-37, факс 227-24-15
________________ N _______________
На N ____________ад ______________
Приложение 6 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ
___________________________________ Адресат
(наименование структурного
подразделения)
Резолюция
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
___________ N ____________
__________________________
(место составления)
Об ________________________
___________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Руководитель структурного Подпись Расшифровка подписи
подразделения
Приложение 7 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОБЛИСПОЛКОМА
Минский областной УТВЕРЖДАЮ
исполнительный комитет Управляющий делами
облисполкома
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________ N ________ Подпись Расшифровка подписи
г.Минск Дата
на ____________год
-------+-----------------+-----------+------------------+-----------
¦Индекс¦Название раздела,¦Количество ¦Срок хранения дела¦Примечание¦
¦ дела ¦ заголовок дела ¦дел (томов,¦ (тома, части) и ¦ ¦
¦ ¦ (тома, части) ¦ частей) ¦ номера статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+------+-----------------+-----------+------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------+-----------------+-----------+------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-------+-----------------+-----------+------------------+-----------
Начальник отдела по работе с документами
и взаимодействию со структурными
подразделениями облисполкома и
райгорисполкомами управления
делами облисполкома Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК облисполкома Протокол ЭПК отдела
____________ N ____ по архивам и делопроизводству
Председатель ЭК главного управления
юстиции облисполкома
____________ N ________
Председатель ЭПК
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Форма итоговой записи к номенклатуре дел облисполкома
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в году ____ в облисполкоме
------------------------------------+-----T-------------------------
¦ По срокам хранения ¦Всего¦ В том числе ¦
¦ ¦ +------------+-----------+
¦ ¦ ¦переходящих ¦ с отметкой¦
¦ ¦ ¦ ¦ "ЭПК" ¦
+-----------------------------------+-----+------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-----------------------------------+-----+------------+-----------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+-----+------------+-----------+
¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+-----+------------+-----------+
¦Временного (до 10 лет включительно)¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+-----+------------+-----------+
¦ИТОГО ¦ ¦ ¦ ¦
------------------------------------+-----+------------+------------
Начальник отдела по работе
с документами и взаимодействию
со структурными подразделениями
облисполкома и райгорисполкомами
управления делами облисполкома Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 8 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ОБЛИСПОЛКОМА
Минский областной
исполнительный комитет
Наименование структурного подразделения
(общественной организации)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________ N ______
г.Минск
на _________ год
_____________________________________________________________
(название раздела)
--------+-------------+---------------+-----------------+-----------
¦Индекс ¦ Заголовок ¦Количество дел ¦ Срок хранения ¦Примечание¦
¦ дела ¦ дела (тома, ¦(томов, частей)¦ дела (тома, ¦ ¦
¦ ¦ части) ¦ ¦ части) и номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦статей по перечню¦ ¦
+-------+-------------+---------------+-----------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------+-------------+---------------+-----------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
--------+-------------+---------------+-----------------+-----------
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
(общественной организации) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза начальника отдела по работе
с документами и взаимодействию
со структурными подразделениями
облисполкома и райгорисполкомами
управления делами облисполкома
Дата
Приложение 9 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ОБЛИСПОЛКОМА
Итоговая запись о категории и количестве дел,
заведенных в ____ году в ______________________________________
(наименование структурного
____________________________________________________________________
подразделения или общественной организации)
------------------------------------+-----T-----------+-------------
¦ По срокам хранения ¦Всего¦С отметкой ¦В том числе ¦
¦ ¦ ¦ "ЭПК" ¦переходящих ¦
+-----------------------------------+-----+-----------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-----------------------------------+-----+-----------+------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+-----+-----------+------------+
¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+-----+-----------+------------+
¦Временного (до 10 лет включительно)¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+-----+-----------+------------+
¦ИТОГО ¦ ¦ ¦ ¦
------------------------------------+-----+-----------+-------------
Руководитель структурного
подразделения
(общественной организации) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в отдел по работе с документами
и взаимодействию со структурными подразделениями
облисполкома и райгорисполкомами управления
делами облисполкома
Наименование должности лица,
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 10 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Минский областной УТВЕРЖДАЮ
исполнительный комитет Управляющий делами
облисполкома
АКТ
__________ N ________ Подпись Расшифровка подписи
г.Минск Дата
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
____________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы и дела фонда N __________
____________________________________________________________________
(название фонда)
----+---------+-------+---------+-------------+-------+-------------
¦N ¦Заголовок¦Дата ¦Номера ¦Индекс дела ¦Коли- ¦Сроки хране-¦
¦п/п¦дела или ¦дела ¦описей ¦(тома, - ¦чество ¦ния дела ¦
¦ ¦групповой¦или ¦(номенк- ¦части) по ¦дел ¦(тома, час- ¦
¦ ¦заголовок¦крайние¦латур) ¦номенклатуре ¦(томов,¦ти) и номера¦
¦ ¦дел ¦даты ¦за год(ы)¦или номер ¦частей)¦статей по ¦
¦ ¦ ¦дел ¦ ¦дела по описи¦ ¦перечню ¦
+---+---------+-------+---------+-------------+-------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+---------+-------+---------+-------------+-------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+---------+-------+---------+-------------+-------+-------------
Итого ______________________________ дел за __________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК отдела по архивам и
делопроизводству главного управления юстиции облисполкома
(протокол __________ N _______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК облисполкома
________ N ____________
Председатель ЭК
Подпись Расшифровка подписи
Документы в количестве ___________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом __________________ кг сданы в ________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N _________
Наименование должности работника
облисполкома, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Приложение 11 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано ___________________________
(цифрами и прописью)
листа(ов), в том числе:
литерные листы _____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 12 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______________
----+------------+-----------+-------------+-----------+------------
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦ Примечание¦
¦п/п¦ документа ¦ документа ¦ документа ¦листов дела¦ ¦
+---+------------+-----------+-------------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+------------+-----------+-------------+-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+------------+-----------+-------------+-----------+------------
Итого __________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 13 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
______________________________
______________________________
______________________________
Минский областной исполнительный комитет
(облисполком)
Управление делами облисполкома
Дело N 01-04. Том 1
Протоколы N 1-32
заседаний облисполкома
и решения к ним
Начато: 02.01.2007
Окончено: 29.07.2007
На 200 листах
Хранить постоянно
Ф. ________________________
Оп. _______________________
Д. ________________________
Приложение 14 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Минский областной исполнительный комитет
Наименование структурного подразделения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ N _________________________
_________________________________________
(название раздела)
----+--------+-----------+--------+-------------+-----------+-------
¦N ¦Индекс ¦Заголовок ¦Дата ¦Количество ¦Срок ¦Приме-¦
¦п/п¦дела ¦дела (тома,¦дела ¦листов в деле¦хранения ¦чание ¦
¦ ¦(тома, ¦части) ¦(тома, ¦(томе, части)¦дела (тома,¦ ¦
¦ ¦части) ¦ ¦части) ¦ ¦части) ¦ ¦
+---+--------+-----------+--------+-------------+-----------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 <*> ¦ 7 ¦
+---+--------+-----------+--------+-------------+-----------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+--------+-----------+--------+-------------+-----------+-------
В данную опись внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ____ по N _____ в том числе:
литерные номера ____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела по работе
с документами и взаимодействию
со структурными подразделениями
облисполкома и райгорисполкомами
управления делами облисполкома Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Графа 6 отсутствует в описях дел постоянного срока
хранения.
Приложение 15 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА АКТА О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
Минский областной
исполнительный комитет
АКТ
____________ N ____
г.Минск
о выдаче дел во временное пользование
_______________________________________________________
(наименование организации, ее почтовый индекс и адрес)
Основание
Для какой цели выдаются дела _______________________________________
Выдаются следующие дела из фонда N _________________________________
(название фонда)
----+------+----T------------+-------+-----------------+------------
¦ N ¦Опись ¦Дело¦ Заголовок ¦ Дата ¦Количество листов¦ Примечание¦
¦п/п¦ N ¦ N ¦ дела ¦ дела ¦ в деле ¦ ¦
+---+------+----+------------+-------+-----------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+------+----+------------+-------+-----------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+------+----+------------+-------+-----------------+------------
Всего выдается ________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
срок возвращения ___________________________________________________
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во
временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по
ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без
разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в
указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Управляющий делами Наименование должности
руководителя
организации-получателя
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата
Гербовая печать облисполкома Гербовая печать организации
Выдал дела по поручению руководства ________________________________
(наименование организации)
Наименование должности лица,
выдавшего дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства _______________________________
(наименование организации)
Наименование должности лица,
принявшего дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-поручителя.
Наименование должности лица,
сдавшего дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Наименование должности лица,
принявшего дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 16 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете
ФОРМА КАРТЫ-ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДЕЛА
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _______________________________________________________________
(номер, заголовок)
Опись ______________________________________________________________
(номер, название)
Фонд _______________________________________________________________
(номер, название)
Дата выдачи ________________________________________________________
Кому выдано ________________________________________________________
Дата возврата ______________________________________________________
Наименование должности лица,
выдавшего дела Подпись Расшифровка подписи
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3
карта новых документов |