Решение Минского городского исполнительного комитета от 21.04.2005 N 677 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Главная страница
Стр. 2
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | 87. Подлинники решений и распоряжений Мингорисполкома, а также все документы, относящиеся к ним, хранятся в отделе по подготовке заседаний исполкома в течение 1 года, после чего сдаются в архив Мингорисполкома.
88. Каждому протоколу заседания Мингорисполкома присваивается порядковый номер согласно нумерации, которая ведется в пределах календарного года.
89. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола заседания исполкома указываются:
дата проведения заседания, порядковый номер протокола и место проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего;
фамилия и инициалы участвующих в заседании заместителей председателя, управляющего делами и других членов исполкома;
фамилии и инициалы принимающих участие в заседании руководителей структурных подразделений, не входящих в состав исполнительного комитета, а также приглашенных представителей других государственных и общественных организаций.
Основная часть текста протокола заседания Мингорисполкома состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела в протоколе записывается по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ", каждая часть которого печатается прописными буквами.
Номер раздела ставится перед словом "СЛУШАЛИ", после него ставится двоеточие, затем указываются наименование вопроса, фамилия, инициалы, должность докладчика.
В записи "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших по обсуждаемому вопросу.
После записи "РЕШИЛИ" в протоколе делается отметка о приложении решения или, в отдельных случаях, записывается текст принятого решения.
90. Протоколы подписываются председателем и управляющим делами Мингорисполкома.
Подлинники и справочные экземпляры протоколов и повесток заседаний Мингорисполкома хранятся в архиве Мингорисполкома.
Раздел III ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА, РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Глава 5 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
91. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или передачи в архив образует документооборот Мингорисполкома.
Порядок движения документов в Мингорисполкоме регулируется законодательством Республики Беларусь в области делопроизводства, методическими рекомендациями, настоящей Инструкцией и нормативными правовыми актами по вопросам делопроизводства.
92. Под объемом документооборота в Мингорисполкоме понимается количество документов, полученных и созданных Мингорисполкомом за определенный промежуток времени (год, полугодие, квартал, месяц).
В отделе документооборота и контроля и структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома проводится как полный, так и выборочный учет объема оборота документов Мингорисполкома - по отдельным подразделениям или группам документов.
Обобщенные данные о документообороте структурных подразделений передаются в отдел документооборота и контроля. Результаты учета объема документооборота обобщаются отделом документооборота и контроля и представляются руководству по его требованию.
93. За единицу учета документооборота принимается подлинник документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
94. Учет объема документооборота проводится по регистрационным формам документов в местах их регистрации.
95. Документы в Мингорисполком поступают по каналам связи (по почте, телефаксу, электронной почте), доставляются курьерами (фельдсвязью), работниками Мингорисполкома и посетителями.
Вся поступающая в Мингорисполком несекретная корреспонденция, за исключением предложений, заявлений и жалоб граждан, принимается отделом документооборота и контроля, а в нерабочее время - ответственными дежурными по Мингорисполкому, которые обязаны по окончании дежурства сдать ее в вышеуказанный отдел. Документы, требующие срочного рассмотрения, должны быть доложены дежурному заместителю председателя Мингорисполкома либо управляющему делами Мингорисполкома.
Адресованные Мингорисполкому документы, которые поступили в какое-либо его структурное подразделение, должны быть переданы в тот же день для регистрации в отдел документооборота и контроля.
Документы, поступившие в Мингорисполком, регистрируются в день их получения, а поступившие после 18.00 часов или в выходной день - на следующий рабочий день.
Документы, поступающие в Мингорисполком, проходят прием (первичную обработку), сортировку, первоначальную регистрацию, предварительное рассмотрение, если это необходимо, рассмотрение руководством, завершение регистрации после рассмотрения и затем доставляются исполнителям.
96. Прием документов включает проверку правильности доставки (по адресу на конверте), целостность конвертов, пакетов. При вскрытии конвертов проверяется наличие документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах или пакетах.
При недостаче или повреждении полученного документа начальником отдела документооборота и контроля составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в отделе документооборота и контроля, второй (с поврежденной корреспонденцией) - отсылается отправителю.
Ошибочно адресованные в Мингорисполком документы пересылаются по принадлежности в новом конверте с вложением в него конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.
Пакеты с отметкой "лично" и адресованные общественным организациям передаются адресатам без вскрытия упаковки.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
если на документе отсутствует реквизит "Дата документа";
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.
При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются по назначению без вскрытия упаковки.
97. Сортировка документов заключается в распределении их на две группы: на подлежащие и не подлежащие регистрации.
Для упорядочения работы по регистрации документов решением Мингорисполкома утверждается перечень документов, не подлежащих регистрации, и порядок работы с ними.
На полученном документе в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп.
На подлежащих регистрации документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный индекс поступившего в Мингорисполком документа и дата поступления документа. Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года.
Все предложения, заявления и жалобы граждан передаются на регистрацию в отдел писем и приема граждан Мингорисполкома.
98. После обработки документы поступают на первоначальную регистрацию в отдел документооборота и контроля или в соответствующие структурные подразделения Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г.Минска.
На данном этапе регистрации на документ заводится машиноориентированная регистрационная (регистрационно-контрольная) карточка, куда вносятся общие сведения о документе, известные до его рассмотрения и определения порядка исполнения.
Самостоятельной регистрации подлежат инициативные исходящие документы.
99. Предварительному рассмотрению подлежат все документы. Предварительное рассмотрение проводится с целью распределения поступивших документов на необходимые для рассмотрения председателем, заместителями председателя и управляющим делами Мингорисполкома, направляемые непосредственно в структурные подразделения Мингорисполкома, организации коммунальной собственности г.Минска и ответственным исполнителям.
Документы, поступившие в Мингорисполком, предварительно рассматриваются отделом документооборота и контроля.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей между председателем, заместителями председателя и управляющим делами Мингорисполкома. В ходе предварительного рассмотрения проверяется повторность обращения корреспондентов. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и приобщаются к поступившему.
100. Отделом документооборота и контроля поступившая корреспонденция направляется помощникам председателя и заместителей председателя для подготовки ее на доклад руководству Мингорисполкома и непосредственно исполнителям.
Телеграммы и иные срочные документы вышестоящих государственных органов подлежат обработке в первую очередь и передаются на рассмотрение по мере их поступления.
На рассмотрение председателя, заместителей председателя и управляющего делами Мингорисполкома передаются документы вышестоящих государственных органов, исполнительных и распорядительных органов и иных организаций, содержащие информацию по основным вопросам деятельности Мингорисполкома.
На рассмотрение председателя Мингорисполкома представляются документы, поступившие в Мингорисполком и адресованные председателю, из:
Администрации Президента Республики Беларусь;
Совета Министров Республики Беларусь;
Совета Республики и Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь;
Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь;
Комитета государственного контроля Республики Беларусь;
Национального банка Республики Беларусь;
Конституционного Суда Республики Беларусь;
Верховного Суда Республики Беларусь;
Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь;
Прокуратуры Республики Беларусь;
министерств, иных республиканских организаций государственного управления и иных государственных органов, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь, из других государств и международных организаций, подписанные их высшими и первыми лицами;
иных организаций по вопросам формирования и исполнения бюджета, соблюдения законности и охраны общественного порядка, реализации государственной кадровой политики, работы администраций города Минска, мобилизационных планов и гражданской обороны.
Остальная поступившая корреспонденция готовится на рассмотрение заместителей председателя и управляющего делами Мингорисполкома. Если в процессе подготовки документа на доклад будет установлено, что с содержанием документа должно быть ознакомлено руководство Мингорисполкома, то такой документ передается на рассмотрение председателю Мингорисполкома.
Документ, направленный на рассмотрение кому-либо из заместителей председателя Мингорисполкома или управляющему делами, а также в структурные подразделения Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г.Минска, по согласованию с начальником управления по контролю и делопроизводству может быть возвращен без рассмотрения в день его поступления (но не позднее следующего дня). Такой документ передается на рассмотрение другого заместителя председателя Мингорисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
Возврат документов в подобных случаях производится в отдел документооборота и контроля.
Передача документов, подлежащих регистрации, на доклад, ознакомление и исполнение, а также отправление адресатам без регистрации запрещается.
Рассмотрение документов руководством Мингорисполкома отражается в резолюциях.
101. Документы рассматриваются в день их поступления, а срочные - немедленно.
Помощники председателя Мингорисполкома и его заместителей обязаны своевременно докладывать председателю и заместителям председателя Мингорисполкома документы, поступившие из вышестоящих государственных органов со сроком исполнения менее 10 дней и принимать меры по немедленному доведению их до исполнителей.
После рассмотрения председателем Мингорисполкома, его заместителями и управляющим делами Мингорисполкома документы передаются в отдел документооборота и контроля для завершения регистрации. Завершение регистрации документов после их рассмотрения заключается во внесении в регистрационно-контрольную карточку сведений о порядке исполнения документов (резолюций): фамилий ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, сроков исполнения.
102. Направление документов на исполнение производится в день их окончательной регистрации, требующих срочного исполнения - немедленно.
Документы, которые исполняются несколькими исполнителями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.
Подлинник документа, не подлежащего постановке на контроль, передается ответственному исполнителю.
К таким документам при направлении их ответственным исполнителям прилагается карточка контроля за ходом выполнения поручения руководства Мингорисполкома.
В данную карточку специалистом, ответственным за ведение делопроизводства и осуществляющим оперативный контроль, в обязательном порядке заносится информация о том, что сделано по выполнению данного поручения и от кого эта информация получена. Затем данная информация рассматривается руководителем структурного подразделения Мингорисполкома или организации коммунальной собственности г.Минска, и после отметки о фактическом выполнении поручения карточка направляется в отдел документооборота и контроля и подшивается в дело.
Документы, состоящие на контроле, передаются всем исполнителям в копиях. Первые экземпляры таких документов остаются в отделе документооборота и контроля.
Если документ адресован нескольким исполнителям и сроки исполнения не позволяют ознакомить исполнителей с документом поочередно, то каждому исполнителю представляется копия документа с резолюцией.
Документы, передаваемые в структурные подразделения Мингорисполкома и организации коммунальной собственности г.Минска, принимаются под роспись в соответствующем журнале.
103. В аппарате Мингорисполкома печатаются, копируются и тиражируются документы только служебного характера.
Копирование и тиражирование решений (распоряжений) Мингорисполкома, кроме указанных в указателе рассылки, допускается с разрешения управляющего делами Мингорисполкома или его заместителя только для внутренних нужд аппарата Мингорисполкома. Копирование проектов решений (распоряжений) Мингорисполкома с визами не допускается.
104. Документы, как правило, печатаются в бюро машинописной и копировально-множительной техники, при этом запрещается выводить на печать более 1 экземпляра документа, созданного с использованием текстового редактора.
Передаваемые в бюро машинописной и копировально-множительной техники рукописи должны быть написаны четко и разборчиво на стандартных листах бумаги формата А4. Материалы, написанные неразборчиво либо красными, зелеными чернилами или карандашом, с многочисленными вставками, ссылками, исправлениями, для печатания не принимаются.
Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.
При передаче рукописи в бюро машинописной и копировально-множительной техники исполнитель указывает фамилию и номер телефона, требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и ставит подпись. Могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа.
Руководители структурных подразделений аппарата Мингорисполкома или их заместители при необходимости срочного печатания, копирования материалов в нерабочее время должны не позднее чем за час до конца рабочего дня сообщить об этом управляющему делами Мингорисполкома или его заместителю.
105. Работник бюро машинописной и копировально-множительной техники при печатании материала обязан соблюдать правила орфографии и пунктуации и располагать реквизиты документа согласно установленным правилам.
106. Документы изготавливаются с помощью средств вычислительной и организационной техники и оформляются в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004 и настоящей Инструкции.
107 Все материалы, поступающие в бюро машинописной и копировально-множительной техники для тиражирования, фиксируются в журнале учета.
108. В целях рационального использования памяти средств вычислительной техники в бюро машинописной и копировально-множительной техники специалисты структурных подразделений аппарата Мингорисполкома обязаны периодически сообщать в бюро машинописной и копировально-множительной техники сведения о подлежащих удалению из памяти компьютера документах по минованию надобности в них.
109. Исполнение исходящих документов в Мингорисполкоме включает составление проекта документа, печатание машинописного подлинника (набор и изготовление подлинника на бумажном носителе), согласование, подписание (утверждение), регистрацию и отправку.
Документ, правильно оформленный и согласованный в установленном порядке, передается помощнику председателя Мингорисполкома или его заместителей, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенного в письме вопроса в соответствии с распределением обязанностей, на подпись, вместе с документами, на основании которых он готовился.
Помощники председателя Мингорисполкома и его заместителей несут персональную ответственность за качество представляемых на подпись руководству исходящих документов и своевременность их представления после рассмотрения в отдел документооборота и контроля.
Документ, оформленный с нарушением требований СТБ 6.38-2004, возвращается помощником председателя и заместителей председателя Мингорисполкома ответственному исполнителю для доработки.
110. Правильно оформленные и подписанные документы, предназначенные для отправки, передаются в отдел документооборота и контроля для их регистрации и отправки.
Перед регистрацией исходящего документа специалист отдела документооборота и контроля проверяет:
правильность оформления документа с использованием компьютерных технологий и размещения на нем всех необходимых реквизитов;
правильность адресования документа и наличие адреса;
наличие соответствующих подписей;
наличие виз на копиях документов, остающихся в деле;
наличие заверенных приложений к документу и соответствие количества их экземпляров количеству указанных в документе адресатов.
Документы, не соответствующие вышеизложенным требованиям, регистрации и отправке не подлежат и возвращаются ответственному исполнителю для доработки. | 
