Решение Минского городского исполнительного комитета от 21.04.2005 N 677 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Главная страница
Стр. 3
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела согласно приложению 10;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, при этом не проводится пересистематизация документов в деле, листы не нумеруются, заверительные надписи и внутренние описи не составляются.
210. Документы, составляющие дело, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку из картона (при объеме дела до 50 листов) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скрепки) из них удаляются.
Невостребованные личные документы (аттестаты, свидетельства и др.) вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело.
211. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой (порядковой) нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Листы приложения к делу, составляющего отдельный том, нумеруются отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину - нумеруется как два листа.
Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа.
Лист с наклеенными документами (вырезки, выписки, фотографии и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем - очередным номером - каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке.
При наличии большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая зачеркивается, но сохраняется в деле.
212. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе, который помещается в конце дела, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа. Лист-заверитель наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела, если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя.
В заверительной надписи указывается количество листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).
При необходимости в заверительной надписи оговариваются особенности физического состояния и формирования дел.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется заново.
213. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 11. На обложке дела указывается:
наименование местного исполнительно-распорядительного органа;
наименование структурного подразделения;
индекс дела (по номенклатуре дел);
заголовок дела;
дата дела (тома, части) или крайние даты документов, входящих в дело;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
214. При оформлении обложки дел полное наименование местного исполнительно-распорядительного органа и наименование структурного подразделения указываются в именительном падеже.
На обложку заголовок дела переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (например, проставляются номера протоколов и распоряжений).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
215. На обложке дела указываются даты (крайние даты) дела - дата заведения и дата окончания в делопроизводстве.
Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжений и приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.
Даты дел постоянного, временного хранения и по личному составу пишутся на обложке арабскими цифрами.
Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражаются в заголовках дел.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протоколов, составляющих дело, или даты их утверждения (если они утверждаются).
При оформлении дела, состоящего из нескольких томов, на обложке указываются число, месяц, год начала и окончания каждого тома в делопроизводстве.
Если в дело включены документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается запись "имеются документы за...".
216. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.
217. Срок хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел после уточнения его по соответствующему перечню документов.
218. При внесении дела в опись на обложке проставляется архивный шифр дела, включающий номер фонда, номер описи и номер дела.
219. Надписи на обложках делаются четко, светостойкими чернилами или шариковой ручкой. Допускается предварительное заполнение формы обложки на компьютере с последующей наклейкой ее на обложку дела.
Глава 15 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
220. На завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи.
Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел.
Опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
221. В Мингорисполкоме, в каждом структурном подразделении аппарата, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством сектора по архивам. Описи, подготовленные структурными подразделениями аппарата Мингорисполкома, служат основой для составления сводной описи дел Мингорисполкома, которую готовит специалист, ответственный за ведение архива Мингорисполкома.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах согласно приложению 12.
Сводная опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах и служит основанием при передаче дел на государственное хранение согласно приложению 13.
Сводная опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах согласно приложению 14.
Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах согласно приложению 15.
222. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи валовый (порядковый), пока число дел не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000 и т.д. до 9999);
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с сектором по архивам Мингорисполкома;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
223. В конце описи после последней описательной статьи делается итоговая запись. В ней цифрами и прописью указываются количество дел, а также первый и последний номер включенных в опись дел, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера дел).
Глава 16 ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В МИНГОРИСПОЛКОМЕ
224. Документы исполнительных и распорядительных органов относятся к государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.
225. Временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляется в архиве Мингорисполкома в течение сроков, установленных Законом Республики Беларусь от 06.10.1994 г. "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1999 г., N 5-6, ст. 95), Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 20.09.1996 г. N 373 (Собрание указов Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь, 1996 г., N 27, ст. 699), а затем документы передаются на постоянное хранение в государственный архив.
226. Порядок хранения документов устанавливается в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
227. Формирование, оформление, хранение и использование дел определяются настоящей Инструкцией.
228. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 г. N 38 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 86, 8/6616), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 15.08.1998 г., а также иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
229. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу хранятся в архиве Мингорисполкома.
Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив Мингорисполкома, как правило, не подлежат. Их учет проводится по номенклатуре дел. По истечении сроков хранения они уничтожаются в установленном порядке.
230. В своей деятельности сектор по архивам управления по контролю и делопроизводству Мингорисполкома руководствуется законодательством Республики Беларусь и настоящей Инструкцией.
Глава 17 ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ И ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ МИНГОРИСПОЛКОМА
231. С момента заведения и до передачи в архив Мингорисполкома дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений аппарата Мингорисполкома и специалисты, отвечающие за делопроизводство в них, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих кабинетах и располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
232. Передача дел в архив Мингорисполкома осуществляется по графику, составляемому специалистом, ответственным за ведение архива Мингорисполкома, согласовываемому с руководителями структурных подразделений аппарата, утверждаемому управляющим делами Мингорисполкома.
Дела передаются в архив через год после завершения их в делопроизводстве.
233. Прием дел производится специалистом, ответственным за ведение архива Мингорисполкома в присутствии специалиста структурного подразделения аппарата. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, ответственного за ведение архива Мингорисполкома, и специалиста, передавшего дела.
234. В архив Мингорисполкома дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются только по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения находятся в структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома до истечения сроков их хранения. В архив они могут быть переданы только в исключительных случаях по решению управляющего делами Мингорисполкома. Передача их может осуществляться по номенклатурам дел.
Глава 18 ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В АРХИВЕ МИНГОРИСПОЛКОМА И ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ИХ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
235. В архиве Мингорисполкома осуществляется временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь в течение следующих сроков:
Минского городского Совета депутатов, Мингорисполкома - 10 лет;
по личному составу - 75 лет;
электронных - не более 3 лет.
236. Архивные документы Мингорисполкома хранятся в помещении, доступ в которое ограничен.
237. Дела архива Мингорисполкома выдаются во временное пользование структурным подразделениям, подведомственным и сторонним организациям, а также судебным, следственным, налоговым и контролирующим органам.
238. Выдача дел сторонним организациям производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции управляющего делами Мингорисполкома и оформляется актом. Акт составляется в 2 экземплярах на бланке Мингорисполкома согласно приложению 16.
На выданное дело заводится карта-заместитель дела согласно приложению 17.
239. Дела во временное пользование выдаются на срок, не превышающий 30 дней.
240. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами Мингорисполкома с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с указанием причины.
Глава 19 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
241. По истечении сроков ведомственного хранения дела в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом передаются на постоянное хранение в государственный архив.
242. Дела передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. При этом передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения и два экземпляра историко-архивной справки к фонду.
243. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым государственным архивом в 2 экземплярах.
244. В случаях утраты документов постоянного хранения Мингорисполком принимает меры к их розыску.
При необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, составляется соответствующий акт. Причины отсутствия дел оговариваются в историко-архивной справке к фонду.
245. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств Мингорисполкома.
246. При ликвидации Мингорисполкома образовавшиеся в его деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам. При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив, а по личному составу - в Государственное учреждение "Минский городской архив".
В состав комиссий, создаваемых для передачи дел и имущества, включаются представители Государственной архивной службы Республики Беларусь.
Приложение 1
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА РЕШЕНИЯ
Дзяржаўны герб
Рэспублiкi Беларусь
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Мiнскi гарвыканкам) (Минский горисполком)
РАШЭННЕ РЕШЕНИЕ
_______ N _______
г.Мiнск г.Минск
Приложение 2
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА ВЫПИСКИ ИЗ РЕШЕНИЯ
Дзяржаўны герб
Рэспублiкi Беларусь
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Мiнскi гарвыканкам) (Минский горисполком)
ВЫПIСКА З РАШЭННЯ ВЫПИСКА ИЗ РЕШЕНИЯ
_______ N _______
г.Мiнск г.Минск
Приложение 3
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ ГОРИСПОЛКОМА
Дзяржаўны герб
Рэспублiкi Беларусь
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Мiнскi гарвыканкам) (Минский горисполком)
РАСПАРАДЖЭННЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______ N _______
г.Мiнск г.Минск
Приложение 4
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА ПРОТОКОЛА
Дзяржаўны герб
Рэспублiкi Беларусь
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Мiнскi гарвыканкам) (Минский горисполком)
ПРАТАКОЛ ПРОТОКОЛ
_______ N _______
г.Мiнск г.Минск
Приложение 5
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА ДЛЯ ПИСЬМА
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
пр. Ф.Скарыны, 8; пр. Ф.Скорины, 8;
220050 г.Мiнск 220050 г.Минск
тэл. (017) 200-64-88, тел. (017) 200-64-88,
факс (017) 227-68-66 факс (017) 227-68-66
Р/р N 3730201040010 Р/с N 3730201040010
у фiлiяле МГД в филиале МГД
Белiнвестбанка г.Мiнска, Белинвестбанка г.Минска,
код 764 код 764
____________ N _________
На N ______ ад _________
Приложение 6
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ГОРИСПОЛКОМА
Минский городской УТВЕРЖДАЮ
исполнительный комитет Председатель горисполкома
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________ N ______ Подпись Расшифровка
г.Минск подписи
на ________ год Дата
--------+-----------------+----------+-------------------+-----------
¦ Индекс¦Название раздела,¦Кол-во дел¦Срок хранения дела ¦Примечание¦
¦ дела ¦ заголовок дела ¦ (томов, ¦ (тома, части) и N ¦ ¦
¦ ¦ (тома, части) ¦ частей) ¦ статей по перечню ¦ ¦
+-------+-----------------+----------+-------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------+-----------------+----------+-------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
--------+-----------------+----------+-------------------+-----------
Начальник управления
по контролю и делопроизводству Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза лица, ответственного
за архив горисполкома
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК горисполкома Протокол ЭПК органа управления
по архивам и делопроизводству
_________ N _______ Миноблисполкома
Председатель ЭК ______________ N _______
Председатель ЭПК
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ГОРИСПОЛКОМА
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _________ году в горисполкоме
----------------------------+-------+-------------------------------
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦
¦ ¦ +------------+-----------------+
¦ ¦ ¦переходящих ¦ с отметкой "ЭПК"¦
+---------------------------+-------+------------+-----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------------------------+-------+------------+-----------------+
¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------+-------+------------+-----------------+
¦временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------+-------+------------+-----------------+
¦временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------+-------+------------+-----------------+
¦Итого: ¦ ¦ ¦ ¦
----------------------------+-------+------------+------------------
Начальник управления по контролю
и делопроизводству Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должностного лица,
ответственного за архив
горисполкома Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 7
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ГОРИСПОЛКОМА
Минский городской
исполнительный комитет
Наименование структурного подразделения
(общественной организации)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________ N ______
г.Минск
на ________ год
___________________________________________________________
(название раздела)
---------+---------------+----------+-------------------+-----------
¦ Индекс ¦Заголовок дела,¦Кол-во дел¦Срок хранения дела ¦Примечание¦
¦ дела ¦ (тома, части) ¦ (томов, ¦(тома, части) и N ¦ ¦
¦ ¦ ¦ частей) ¦ статей по перечню ¦ ¦
+--------+---------------+----------+-------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--------+---------------+----------+-------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
---------+---------------+----------+-------------------+-----------
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
(общественной организации) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза лица, ответственного
за архив горисполкома
Дата
ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ГОРИСПОЛКОМА
Итоговая запись о категории и количестве дел,
заведенных в _____ году в ________________________________________
(наименование структурного подразделения
__________________________________________________________________
или общественной организации)
----------------------------+-------+-------------------------------
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦
¦ ¦ +-----------------+------------+
¦ ¦ ¦с отметкой "ЭПК" ¦переходящих ¦
+---------------------------+-------+-----------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------------------------+-------+-----------------+------------+
¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------+-------+-----------------+------------+
¦временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------+-------+-----------------+------------+
¦временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------+-------+-----------------+------------+
¦Итого: ¦ ¦ ¦ ¦
----------------------------+-------+-----------------+-------------
Руководитель структурного подразделения
(общественной организации) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в управление по контролю и
делопроизводству
Наименование должности лица,
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 8
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Минский городской УТВЕРЖДАЮ
исполнительный комитет Председатель горисполкома
АКТ
_____________ N ______ Подпись Расшифровка
г.Минск подписи
Дата
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
____________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы и дела фонда N
____________________________________________________________________
(название фонда)
----+---------+--------+---------+-------------+-------+------------
¦N ¦Заголовок¦Дата ¦Номера ¦Индекс дела ¦Коли- ¦Сроки ¦
¦п/п¦дела или ¦дела или¦описей ¦(тома, части)¦чество ¦хранения ¦
¦ ¦групповой¦крайние ¦(номенк- ¦по номенкла- ¦дел ¦дела (тома,¦
¦ ¦заголовок¦даты дел¦латур) ¦туре или N ¦(томов,¦части) и ¦
¦ ¦дел ¦ ¦за год(ы)¦дела по описи¦частей)¦номера ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦статей по ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦
+---+---------+--------+---------+-------------+-------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+---------+--------+---------+-------------+-------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+---------+--------+---------+-------------+-------+------------
Итого ___________________________________ дел за ______________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК органа управления по архивам и
делопроизводству Миноблисполкома.
(протокол __________ N _______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК горисполкома
________ N __________
Председатель ЭК
Подпись Расшифровка подписи
Документы в количестве ___________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ____________ кг сданы в ______________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________________
N _________
Наименование должности
работника горисполкома,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности лица,
ответственного за архив
горисполкома Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 9
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано ___________________________
(цифрами и прописью)
листа(ов), в том числе:
литерные листы _____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение 10
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ________
------+----------+-----------+-----------+------------+-------------
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦документа ¦ документа ¦ документа ¦листов дела ¦ ¦
+-----+----------+-----------+-----------+------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+-----+----------+-----------+-----------+------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
------+----------+-----------+-----------+------------+-------------
Итого ___________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 11
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
-----------------------
-----------------------
-----------------------
Минский городской исполнительный комитет
Управление по контролю и делопроизводству
Отдел по подготовке заседаний исполкома
Дело N 01-04. Том 1
Протоколы N 1 - 32
заседаний горисполкома
и решения к ним
Начато: 02.01.2003
Окончено: 29.07.2003
На 200 листах
Хранить постоянно
Ф. ________________________
Оп. _______________________
Д. ________________________
Приложение 12
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Минский городской исполнительный комитет
Наименование структурного подразделения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ N
(название раздела)
----+-------+-----------+-------+-----------+-----------+-----------
¦ N ¦Индекс ¦Заголовок ¦ Дата ¦Количество ¦ Срок ¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦дела (тома,¦ дела ¦ листов в ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦(тома, ¦ части) ¦(тома, ¦деле (томе,¦дела (тома,¦ ¦
¦ ¦части) ¦ ¦части) ¦ части) ¦ части) ¦ ¦
+---+-------+-----------+-------+-----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 <*> ¦ 7 ¦
+---+-------+-----------+-------+-----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+-------+-----------+-------+-----------+-----------+-----------
В данную опись внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _____ по N _____, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления по контролю
и делопроизводству Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал ________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
ответственного за делопроизводство
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял _________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
ответственного за архив
горисполкома Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Графа 6 отсутствует в описях дел постоянного срока
хранения.
Приложение 13
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
Минский городской
исполнительный комитет УТВЕРЖДАЮ
Председатель горисполкома
Фонд N ________________ Подпись Расшифровка
Опись N _______________ подписи
дел постоянного хранения Дата
за ______________ год
----+------+--------------------+-------+-------------+-------------
¦ N ¦Индекс¦Наименование раздела¦ Дата ¦ Количество ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ дела ¦ (структурного ¦ дела ¦листов в деле¦ ¦
¦ ¦ ¦ подразделения), ¦(тома, ¦(томе, части)¦ ¦
¦ ¦ ¦ заголовок дела ¦части) ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (тома, части) ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+--------------------+-------+-------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+------+--------------------+-------+-------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+------+--------------------+-------+-------------+-------------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N __________________ по N __________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности лица,
ответственного за архив
горисполкома Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК
органа управления по архивам и горисполкома
делопроизводству Миноблисполкома __________ N __
___________ N ____ Председатель ЭК
Председатель ЭПК
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Приложение 14
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Минский городской
исполнительный комитет УТВЕРЖДАЮ
Председатель горисполкома
Фонд N ________________ Подпись Расшифровка
Опись N _______________ подписи
дел по личному составу Дата
за ______________ год
----+-------+-----------+-------+-----------+-----------+-----------
¦ N ¦Индекс ¦ Заголовок ¦ Дата ¦ Срок ¦Количество ¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦дела (тома,¦ дела ¦ хранения ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦(тома, ¦дела (тома,¦деле (томе,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦части) ¦ части) ¦ части) ¦ ¦
+---+-------+-----------+-------+-----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+-------+-----------+-------+-----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+-------+-----------+-------+-----------+-----------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ___________________ по N _________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности лица,
ответственного за архив
горисполкома Подпись Расшифровка подписи
Дата
Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
горисполкома органа управления по архивам и
__________ N __ делопроизводству Миноблисполкома
Председатель ЭК __________ N ____
Председатель ЭПК
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Приложение 15
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Минский городской
исполнительный комитет УТВЕРЖДАЮ
Председатель горисполкома
Фонд N ________________ Подпись Расшифровка
Опись N _______________ подписи
дел временного (свыше 10 лет) Дата
хранения за ______________ год
----+------+----------------+-------+--------+----------+-----------
¦ N ¦Индекс¦ Наименование ¦ Дата ¦ Срок ¦Количество¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ раздела ¦ дела ¦хранения¦ листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (структурного ¦(тома, ¦ дела ¦ в деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦подразделения), ¦части) ¦ (тома, ¦ (томе, ¦ ¦
¦ ¦ ¦заголовок дела ¦ ¦ части) ¦ части) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (тома, части) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+----------------+-------+--------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+------+----------------+-------+--------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+------+----------------+-------+--------+----------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _____________ по N _______________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности лица,
ответственного за архив
горисполкома Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
горисполкома
__________ N _____
Председатель ЭК
Подпись Расшифровка подписи
Приложение 16
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА АКТА ВЫДАЧИ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
Минский городской
исполнительный комитет
АКТ
____________ N ______
г.Минск
о выдаче дел во временное пользование
____________________________________________________________________
(наименование организации, ее почтовый индекс и адрес)
Основание __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела _______________________________________
Выдаются следующие дела из фонда N _________________________________
(название фонда)
____________________________________________________________________
-----+--------+--------+-----------+---------+----------+-----------
¦ N ¦Опись N ¦Дело N ¦ Заголовок ¦Дата дела¦ Кол-во ¦Примечание¦
¦п/п ¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ деле ¦ ¦
+----+--------+--------+-----------+---------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 5 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+----+--------+--------+-----------+---------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-----+--------+--------+-----------+---------+----------+-----------
Всего выдается ________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Срок возвращения ___________________________________________________
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во
временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по
ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без
разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в
указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Управляющий делами Наименование должности руководителя
организации-получателя
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата
Гербовая печать горисполкома Гербовая печать организации
Выдал дела по поручению руководства ________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
Наименование должности
лица, ответственного
за архив горисполкома Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства _______________________________
____________________________________________________________________
(наименование организации)
Наименование должности лица,
принявшего дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-поручителя.
Наименование должности лица,
сдавшего дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Наименование должности
лица, ответственного
за архив горисполкома Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 17
к Инструкции
по документационному
обеспечению управления
в Минском городском
исполнительном комитете
ФОРМА КАРТЫ-ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДЕЛА
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _______________________________________________________________
(N, заголовок)
Опись ______________________________________________________________
(N, название)
Фонд _______________________________________________________________
(N, название)
Дата выдачи ________________________________________________________
Кому выдано ________________________________________________________
Дата возврата ______________________________________________________
Наименование должности
лица, ответственного
за архив горисполкома Подпись Расшифровка подписи
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3
карта новых документов | 
