Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 09.04.2007 N 27 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь с аудиовизуальными документами"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Навигация Содержание
На основании Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. N 373 "Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь", Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемые Правила работы государственных архивов Республики Беларусь с аудиовизуальными документами.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Министр В.Г.ГОЛОВАНОВ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства юстиции
Республики Беларусь
09.04.2007 N 27
ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ С АУДИОВИЗУАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Раздел I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Глава 1 ОБЛАСТЬ РАСПРОСТРАНЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ
1. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь с аудиовизуальными документами (далее - Правила) устанавливают порядок работы государственных архивов (далее - архивы) с кинофотофоновидеодокументами (далее - аудиовизуальные документы), подлежащими государственному хранению.
2. Настоящие Правила устанавливают единые требования, предъявляемые к деятельности архивов, хранящих аудиовизуальные документы, по обеспечению их сохранности, государственному учету, комплектованию, экспертизе ценности и использованию.
Раздел II СОСТАВ И ВИДЫ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Глава 2 СОСТАВ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3. Аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования.
К аудиовизуальным документам относятся:
кинодокументы;
фотодокументы;
фонодокументы;
видеодокументы.
Различают оригиналы и копии аудиовизуальных документов.
4. Оригиналами аудиовизуальных документов являются документы, полученные в результате авторской съемки и первичной записи изобразительной и (или) звуковой информации:
4.1. оригиналы кинодокументов:
негатив - оригинал кинодокумента на негативном пленочном носителе, полученный в результате киносъемки с последующей химико-фотографической обработкой и предназначенный для изготовления копий кинодокумента;
негатив фотографической (оптической) записи - оригинал фонограммы на фотографической ленте, предназначенный для тиражирования фильмокопий и дублирования кинофильма;
монофонический оригинал перезаписи - оригинал фонограммы, полученный с помощью механической записи и содержащий звуковые компоненты кинофильма (речь, музыку, шумы);
позитив на обращаемой пленке - оригинал кинодокумента, полученный в результате киносъемки с последующей химико-фотографической обработкой и предназначенный для непосредственного воспроизведения информации;
4.2. оригиналы фотодокументов:
фотонегатив - оригинал фотодокумента в виде единичного негативного изображения, полученный на прозрачном носителе в результате съемки с последующей химико-фотографической обработкой и предназначенный для изготовления копий фотодокумента;
фотопластинка - оригинал фотодокумента в виде единичного негативного изображения, полученный на стеклянной или другой пластинке и предназначенный для изготовления копий фотодокумента;
фотоальбом - оригинал фотодокумента в виде собрания фотоотпечатков в форме книги, папки;
диапозитив (слайд) - оригинал фотодокумента в виде единичного позитивного изображения на прозрачном пленочном носителе, предназначенный для просматривания на просвет или проецирования на экран;
голограмма - оригинал фотодокумента на прозрачном пленочном носителе, полученный посредством голографической техники и обеспечивающий объемное изображение;
стереослайд - оригинал фотодокумента в виде пары позитивных изображений на прозрачном пленочном носителе, который при рассмотрении в стереоскопическом устройстве обеспечивает объемное изображение;
фотодокумент в цифровом формате - оригинал фотодокумента, полученный в результате цифровой фотосъемки и предназначенный для воспроизведения информации, изготовления копий с помощью компьютерной техники;
4.3. оригиналы фонодокументов:
восковой валик - оригинал фонодокумента на полом цилиндре из воскоподобной массы, полученный с помощью фонографической записи;
граммофонный оригинал - оригинал фонодокумента на металлическом дисковом носителе, полученный с помощью механической записи;
запись на магнитной ленте - оригинал фонодокумента, полученный с помощью магнитной записи;
запись на дисковом носителе - оригинал фонодокумента, полученный с помощью цифровой записи;
4.4. оригиналы видеодокументов:
видеофонограмма на магнитной ленте - оригинал видеодокумента, полученный с помощью магнитной или цифровой записи;
видеофонограмма на дисковом носителе - оригинал видеодокумента, полученный с помощью цифровой записи.
5. Копиями аудиовизуальных документов являются документы, изготовленные в результате одно- или многократного копирования оригинала, содержащего изобразительную и (или) звуковую информацию, и предназначенные для воспроизведения информации и копирования документов:
5.1. копии кинодокументов:
позитив - копия кинодокумента, изготовленная в результате печати с негатива;
промежуточный позитив - копия кинодокумента, изготовленная в результате печати с негатива на специальную пленку;
контратип (дубль-негатив) - копия кинодокумента, изготовленная в результате печати с промежуточного позитива;
5.2. копии фотодокументов:
фотопозитив - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на фотопленку;
фотоотпечаток - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на фотобумагу;
промежуточный фотопозитив - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на специальную фотопленку;
фотоконтратип - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на фотопленку;
дубль-негатив - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с промежуточного фотопозитива на фотопленку;
фотодокумент в цифровом формате - копия фотодокумента, изготовленная с оригинала или копии фотодокумента с помощью цифровой фотосъемки;
5.3. копии фонодокументов:
граммофонная пластинка (далее - грампластинка) - позитивная копия граммофонного оригинала в форме диска, изготовленная путем прессования, штамповки или литья;
запись на магнитной ленте - копия фонодокумента, изготовленная с оригинала или копии любой системы звукозаписи с помощью магнитной записи;
запись на дисковом носителе - копия фонодокумента, изготовленная с оригинала или копии любой системы звукозаписи с помощью цифровой записи;
5.4. копии видеодокументов:
видеофонограмма на магнитной ленте - копия видеодокумента, изготовленная с оригинала или копии любой системы видеозвукозаписи с помощью магнитной или цифровой записи;
видеофонограмма на дисковом носителе - копия видеодокумента, изготовленная с оригинала или копии любой системы видеозвукозаписи с помощью цифровой записи.
Глава 3 ВИДЫ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
6. Кинодокумент - аудиовизуальный документ, содержащий изобразительную (в немом кино) и звуковую (в звуковом кино) информацию, зафиксированную кинематографическим способом в виде последовательно расположенных единичных изображений.
7. Кинодокументы классифицируются по:
внешним признакам (фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты, киноочерки, кинолетопись, остатки от монтажа определенной цветности (черно-белые и цветные) на кинопленке различных форматов);
жанровым особенностям (хроникально-документальные, научно-популярные, учебные, художественно-публицистические, художественные, анимационные).
8. Фотодокумент - аудиовизуальный документ, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную фотографическим способом, в виде единичных изображений.
9. Фотодокументы классифицируются по:
внешним признакам (фотодокументы определенной цветности (черно-белые и цветные), размерам (размер 0 - 2,5 х 3,5 см; размер 1 - 6 х 6 см и 6 х 9 см; размер 2 - 9 х 12 см; размер 3 - 10 х 15 см; размер 4 - 13 х 18 см; размер 5 - 18 х 24 см; размер 6 - 24 х 30 см; размер 7 - 30 х 40 см), на различных носителях информации (фотопленка, фотопластинки, фотобумага, дисковые носители); фотоальбомы;
жанровым особенностям (хроникальные фотодокументы, портреты, пейзажи).
10. Фонодокумент - аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную посредством системы звукозаписи.
11. Фонодокументы классифицируются по:
внешним признакам (фонодокументы определенной системы звукозаписи (фонографической, граммофонной, шоринофонной, оптической, магнитной, цифровой) на различных носителях информации (восковые валики, граммофонные оригиналы, грампластинки, магнитные ленты, дисковые носители);
жанровым особенностям (записи событий, воспоминаний, интервью; произведения литературы и искусства; учебные, научно-образовательные, художественно-образовательные).
12. Видеодокумент - аудиовизуальный документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию, зафиксированную посредством определенной системы видеозвукозаписи.
13. Видеодокументы классифицируются по:
внешним признакам (видеофильмы, видеопрограммы, видеосюжеты, рабочий видеоматериал определенной системы видеозвукозаписи (магнитной, цифровой) на различных носителях информации (магнитная лента, дисковые носители);
жанровым особенностям (хроникально-документальные, научно-популярные, учебные, художественно-публицистические, художественные, анимационные).
Раздел III ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Глава 4 СОЗДАНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
14. Обеспечение сохранности аудиовизуальных документов представляет собой комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и надлежащей организации хранения документов.
15. Здание архива должно отвечать техническим требованиям, обеспечивающим высокую долговечность основных конструкций здания и их огнестойкость, обладать технической укрепленностью в соответствии с действующими техническими нормативными правовыми актами по охранному и противопожарному режимам. В здании архива предусматриваются отдельные помещения для приема, разборки и временного хранения документов, для проведения контроля технического и физико-химического состояния документов, для проведения реставрационной и консервационно-профилактической обработки (производственные лаборатории), для хранения документов (хранилища); комплекс читального зала (читальный зал, комната прослушивания, просмотровый зал, участок информационно-поисковых систем); помещения для размещения справочно-информационного фонда и библиотеки; помещения для работников архива.
Количественный состав помещений определяется характером и объемом аудиовизуальных документов, хранящихся в архиве. Хранилища и помещения, где проводятся работы с документами, оборудуются системами кондиционирования воздуха.
16. Производственными лабораториями архива являются:
кино- и фотолаборатории для реставрационной и консервационно-профилактической обработки, контроля технического и физико-химического состояния и копирования документов, приготовления и регенерации растворов, хранения химикатов и пленки, а также документов, предназначенных для сбора вторичных драгоценных металлов;
фоно- и видеолаборатории для реставрационной и консервационно-профилактической обработки, контроля технического и физико-химического состояния и копирования документов, хранения магнитной ленты, подлежащей размагничиванию.
17. В зависимости от требований к условиям хранения документов в архиве предусматриваются обособленные хранилища для различных видов аудиовизуальных документов.
В одном хранилище могут размещаться документы разного вида, но имеющие носитель одной физической породы и требующие одинаковых режимов хранения (например, документы на магнитной ленте и дисковых носителях, документы на кинопленке и фотопленке).
18. К хранилищам аудиовизуальных документов предъявляются следующие общие требования:
хранилища должны быть отделены от рабочих помещений и производственных лабораторий архива;
материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль или являться ее источником;
оригиналы документов и их страховые копии следует хранить раздельно в специально оборудованных помещениях.
19. Помещения хранилищ оборудуются специальными стеллажами или шкафами в зависимости от вида хранящихся аудиовизуальных документов, которые размещаются с учетом рационального использования площадей хранилищ. Длина стеллажей определяется размерами хранилищ с учетом возможности оперативного поиска документов.
20. Оборудование для хранилищ следует размещать таким образом, чтобы при кондиционировании воздуха обеспечить его внутреннюю циркуляцию по всем шкафам, полкам и ящикам. Полки стеллажей в целях вентиляции должны иметь продольные просветы, расстояние между полками должно быть на 5 см больше высоты коробок с документами. При двухрядном хранении для обеспечения циркуляции воздуха между рядами коробок должно быть фиксированное расстояние не менее 5 см.
21. Для хранения фоно- и видеодокументов стеллажи изготавливаются из неферромагнитного материала. Допускается применять стеллажи со стальными каркасами при условии замыкания контуров стеллажа (например, соединение металлических частей стеллажа электропроводом и заземлением). Не допускается хранение видеодокументов в поле действия переменных и постоянных магнитных полей напряженностью более 400 А/м в целях предотвращения частичной или полной утраты записи.
Материалы, применяемые при изготовлении средств для хранения аудиовизуальных документов, должны быть негорючими и не подвергаться коррозии. Не следует применять материалы, выделяющие агрессивные химические вещества.
22. Аппаратура для работы с аудиовизуальными документами должна иметь защиту от поражения электрическим током и по своим параметрам и режиму работы отвечать требованиям технических нормативных правовых актов.
23. Для предохранения аудиовизуальных документов от излишнего воздействия света в хранилищах устанавливается световой режим, который должен соответствовать действующим требованиям технических нормативных правовых актов.
24. Для предохранения аудиовизуальных документов от вредного воздействия температуры и влаги в хранилищах устанавливаются и поддерживаются температурно-влажностные режимы:
кинодокументы: для черно-белых - температура воздуха не выше +15 град. C, для цветных - не выше -5 град. C при относительной влажности воздуха 40 - 55%;
фотодокументы на пленке: для черно-белых - температура воздуха не выше +15 град. C, для цветных - не выше -5 град. C при относительной влажности воздуха 40 - 55%;
фотодокументы на стекле: для черно-белых - температура воздуха +15 - +20 град. C при относительной влажности воздуха 40 - 55%;
фотодокументы на бумаге: для черно-белых - температура воздуха +15 - +20 град. C, для цветных - +2 - +4 град. C при относительной влажности воздуха 40 - 55%;
документы на магнитной ленте и дисковых носителях: температура воздуха - +15 - +20 град. C, относительная влажность воздуха - 50 - 65%.
Следует избегать резких колебаний температуры (+/-5 град. C) и относительной влажности (+/-10%). В период технологической обработки документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре +20 +/- 5 град. C и относительной влажности воздуха 50 +/- 20%.
Температурно-влажностный режим хранения аудиовизуальных документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности воздуха в одно и то же время:
в хранилищах с регулируемым климатом - не реже одного раза в неделю;
в хранилищах с нерегулируемым климатом - два раза в неделю;
при нарушении режима хранения - один раз в сутки.
Контроль и регистрация температурно-влажностного режима хранения должны осуществляться с помощью измерительных приборов и фиксироваться в специальном регистрационном журнале. На хранилище площадью 25 кв.м должно быть не менее одного комплекта измерительных приборов. Проверка точности показаний проводится по аспирационному психрометру ежемесячно с обязательной настройкой или заменой неисправных приборов.
25. Для предохранения документов от биоповреждений и загрязнения в хранилищах устанавливается санитарно-гигиенический режим. Сухую уборку стеллажного оборудования документов пылесосом необходимо проводить не реже одного раза в неделю; влажную уборку оборудования - не реже одного раза в месяц; влажную уборку полов - ежедневно. Обслуживающий персонал перед входом в хранилище обязан надевать халат из легкостирающегося белого материала.
26. Для защиты документов от хищения, утрат, несанкционированного выноса из хранилищ устанавливается охранный режим.
Глава 5 ПОДГОТОВКА АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА ХРАНЕНИЕ
27. Все аудиовизуальные документы, принятые на хранение в архив, должны быть подготовлены к передаче их для размещения в хранилище. Подготовка документов к хранению включает в себя:
оформление рулонных документов на пленочных носителях защитными ракордами и техническое оформление коробок;
упаковывание;
акклиматизацию.
28. Кинодокументы оформляются защитными ракордами. Длина начального ракорда должна составлять 3 м; длина конечного ракорда - 1,5 - 2 м. На начальные и конечные ракорды наносится шифровка. Кинодокументы должны быть намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу. Направление намотки - с конца на начало. Намотка должна быть плотной без выступающих витков на торцах рулона. Каждая коробка с документом должна быть снабжена этикеткой, составленной согласно действующим правилам описания аудиовизуальных документов. Этикетка помещается непосредственно на коробку. Маркировку коробок осуществляют нанесением на ребро вторичной упаковки краской отличительного цвета необходимых идентификационных данных документа.
29. Фонодокументы на магнитной ленте оформляются ракордами разного цвета в зависимости от скорости воспроизведения записи. На начальный ракорд с нерабочей стороны наносится шифровка. Документ должен быть намотан на сердечник рабочим слоем наружу. Высота выступающих витков в рулоне не должна превышать 0,05 мм. Направление намотки фонодокумента должно быть таким, чтобы при воспроизведении на магнитофонах сматываемый рулон вращался против часовой стрелки.
30. Каждая единица хранения аудиовизуального документа помещается в индивидуальную негерметичную упаковку установленного образца для исключения возможности проникновения влаги и пыли, попадания световых лучей, защиты от механических повреждений. Упаковка должна препятствовать свободному перемещению документов внутри нее. Упаковочные материалы должны быть химически инертны, не содержать хлора, азота, пероксидов серы, препятствовать появлению биоповреждений. Поверхность упаковочных материалов не должна вызывать повреждений документов или прилипания к ним. Упаковка делится на первичную и вторичную. Применение первичной упаковки целесообразно лишь при отсутствии кондиционирования в условиях повышенной концентрации вредных газовых примесей и пыли. Вторичная упаковка необходима для хранилищ с регулируемым климатом, так как при снижении температуры относительная влажность внутри герметичной упаковки растет и может привести к выпадению конденсата:
30.1. кинодокументы должны быть упакованы в обертку из тонкой бумаги или в многослойный пакет из полиэтилена, алюминиевой фольги, полиэтилентерефталата и в металлическую коробку. Размер пакета должен соответствовать размеру рулона;
30.2. фотодокументы на пленке и фотобумаге должны быть упакованы в конверт из кальки или обертку из тонкой бумаги (фотопластинки на стекле - в конверты из черной светонепроницаемой бумаги, конверты из триацетата или обертку из тонкой бумаги) и в конверты соответствующего размера;
30.3. фонодокументы на магнитной ленте шириной 6,25 мм должны быть вложены в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток;
граммофонные оригиналы должны быть обернуты в конденсаторную бумагу, уложены в картонный конверт, а затем в коробку из плотного картона. Для предотвращения от механических повреждений одна из внутренних сторон картонного конверта должна иметь подкладку из мягкого материала (фланель, байка);
грампластинки должны быть упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки и в бумажный конверт. Партия грампластинок в соответствии с их архивными номерами должна быть помещена в картонные или фанерные коробки;
восковые валики должны быть уложены в картонный цилиндрический футляр. Для предохранения валика от механических повреждений внутренняя сторона футляра должна иметь подкладку из мягкого материала;
30.4. видеофонограммы на магнитной ленте должны храниться в специальной заводской упаковке из ударопрочного полимерного материала;
документы на дисковых носителях должны быть уложены в заводскую упаковку, а затем помещены в коробочную тару.
31. Акклиматизация аудиовизуальных документов проводится во избежание механических повреждений документов, для предотвращения конденсации влаги на документах из-за разницы температур в хранилищах и рабочих помещениях. Акклиматизация документов, хранящихся при положительной температуре, должна проводиться в полностью открытой упаковке не менее одних суток. Акклиматизация документов, хранящихся при отрицательной температуре и низкой (менее 40%) относительной влажности воздуха, должна проводиться в два этапа - в собственной закрытой упаковке и без упаковки:
31.1. акклиматизация кинодокументов:
прогрев - не менее 3 часов;
увлажнение - не менее 10 суток;
31.2. акклиматизация фотодокументов:
прогрев - 1 час;
увлажнение - 1 сутки;
31.3. акклиматизация фонодокументов:
прогрев - 4 часа;
увлажнение - 1 сутки;
31.4. акклиматизация видеодокументов:
прогрев - не менее 1 суток;
увлажнение - не менее 1 суток.
Глава 6 ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
32. Аудиовизуальные документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение и оперативный поиск. В соответствии с принятым в архиве порядком хранения аудиовизуальных документов составляется схема размещения документов в хранилищах, которая утверждается директором архива:
32.1. кинодокументы хранятся в горизонтальном положении на стеллажах;
32.2. фотодокументы на пленке хранятся в вертикальном положении в ящиках, соответствующих размеру конверта по ширине и высотой не менее половины высоты конверта; фотопластинки на стекле устанавливаются в ящиках и разделяются перегородками на отсеки вместимостью по 20 - 40 пластин. Ящики с фотопластинками хранятся в шкафах или на полках. Фотоальбомы хранятся в закрытых шкафах;
32.3. фонодокументы на магнитной ленте хранятся в вертикальном положении на стеллажах. Полки стеллажей разделяются на отдельные ячейки перегородками с вентиляционными отверстиями. В каждой ячейке должно свободно размещаться 50 - 80 коробок. Для хранения восковых валиков архив должен быть укомплектован шкафами-сейфами или деревянными шкафами с выдвижными ящиками;
32.4. видеофонограммы на магнитной ленте хранятся в вертикальном положении в шкафах или на стеллажах. Видеофонограммы на дисковых носителях хранятся в боксах из химически нейтральных пластических масс и размещаются в заводской упаковке (коробке) вертикально в ячейках с интервалом не менее 0,5 см.
33. В целях оперативного поиска документов составляются подокументный и постеллажный топографические указатели. Карточки подокументного топографического указателя аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 1 составляются на каждую единицу учета и располагаются в порядке номеров единиц учета. Карточки постеллажного топографического указателя аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 2 заводятся на каждый стеллаж и располагаются в порядке номеров стеллажей в пределах каждого хранилища. Они могут размещаться непосредственно на стеллажах, где хранятся указанные в них аудиовизуальные документы.
В топографическом указателе отражаются все изменения в составе и размещении аудиовизуальных документов. Ведение топографических указателей может осуществляться в традиционном или автоматизированном режиме.
Глава 7 ВЫДАЧА АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИЗ ХРАНИЛИЩ
34. Аудиовизуальные документы выдаются из хранилищ:
пользователям в читальный зал;
во временное пользование;
работникам архива в рабочие помещения для проведения работ с документами;
в производственные лаборатории архива для проведения работ по созданию страхового фонда и улучшению физического состояния документов.
Документы, находящиеся в плохом физическом состоянии, для использования не выдаются. При наличии копий фонда пользования выдаются копии.
Документы выдаются из хранилищ с письменного разрешения:
руководства архива при выдаче особо ценных документов во временное пользование, в том числе для экспонирования;
заведующего отделом обеспечения сохранности кинодокументов и фондов при выдаче пользователям в читальный зал, работникам архива в рабочие помещения, в производственные лаборатории архива.
Аудиовизуальные документы выдаются из хранилищ на срок, не превышающий одного месяца; для создания страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки - согласно планам работы архива и договорам на проведение соответствующих работ сторонними организациями.
35. Выдача документов для работников и пользователей оформляется заказом (требованием) на выдачу аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 3.
Для выполнения работ по улучшению физического состояния аудиовизуальных документов оформляется заказ на выполнение работ по улучшению физического состояния аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 4. Для проведения работ по созданию страхового фонда аудиовизуальных документов оформляется заказ на изготовление копий страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 5.
Выдача документов регистрируется в книге выдачи аудиовизуальных документов по форме согласно приложениям 6, 7. Книги выдачи документов ведутся раздельно по видам аудиовизуальных документов и виду выдачи.
36. Оригиналы аудиовизуальных документов и копии, поступающие в архив на правах оригиналов, во временное пользование не выдаются. Во временное пользование выдаются:
36.1. кинодокументы:
для копирования и изготовления цветных копий;
для копирования в системе видеозвукозаписи;
для просмотра отдельным организациям;
для копирования кинодокументов выдаются промежуточные позитивные копии и контратипы (дубль-негативы). Для копирования в системе видеозвукозаписи и для просмотров выдаются позитивы;
36.2. фотодокументы во временное пользование для копирования выдаются только при отсутствии в производственной лаборатории архива необходимых технических средств;
36.3. фонодокументы:
для перезаписи грампластинок;
для снятия копий с фонограмм магнитной записи.
Грампластинки, на которые создан фонд пользования на магнитной ленте или дисковых носителях, во временное пользование не выдаются. Вместо них выдаются копии фонда пользования;
36.4. видеодокументы:
для создания видеозвукозаписей;
для просмотра отдельным организациям.
37. Архив предоставляет аудиовизуальные документы во временное пользование при наличии официального запроса. В запросе указываются: архивный номер, название кинодокумента, аннотация фотодокумента, заголовок фонодокумента, название видеодокумента, а также дается гарантия своевременного их возвращения и обеспечения сохранности. Использование документов оплачивается организацией-заказчиком в соответствии с действующим прейскурантом. Выдача аудиовизуальных документов во временное пользование проводится на срок до одного месяца по доверенности, оформленной в установленном порядке, и оформляется актом о выдаче во временное пользование аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 8. Акт составляется в двух экземплярах (один экземпляр остается в архиве, другой передается вместе с документами пользователю).
В процессе пользования аудиовизуальными документами запрещается:
перемонтаж и внесение исправлений в содержание документа;
передача их другим организациям без согласования с архивом;
перекопирование, если это не оговорено в договоре.
38. Архив осуществляет контроль за своевременностью возврата документов и проверяет их техническое состояние при возврате. Пользователи несут ответственность за сохранность документов. В случае нанесения повреждений документу составляется акт об обнаружении повреждений аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 9. Виновные привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
39. При транспортировке и перемещении аудиовизуальных документов следует соблюдать правила работы с горючими, взрывоопасными и легковоспламеняющимися веществами.
Кинофотодокументы на нитрооснове транспортируются в соответствии с правилами и инструкциями по перевозке взрывоопасных грузов. Фоновидеодокументы транспортируются с соблюдением мер предосторожности, препятствующих их размагничиванию.
Аудиовизуальные документы в помещениях архива переносятся только в упаковке, в которой они хранятся. Для транспортировки документов используются передвижные тележки.
Аудиовизуальные документы для транспортировки вне помещений архива упаковываются следующим образом:
кинодокументы - в полиэтиленовые пакеты и металлические коробки, а затем в контейнеры для транспортирования (документы в них располагаются в горизонтальном положении);
фотодокументы - в коробки жесткой конструкции соответствующего размера (документы в них располагаются в вертикальном положении);
фоно- и видеодокументы - в полиэтиленовые пакеты и жесткие коробки, обернутые во влагонепроницаемую ткань (документы в них располагаются в вертикальном положении).
Аудиовизуальные документы на дальние расстояния перевозятся всеми видами транспорта. При транспортировке должна быть исключена возможность их перемещения внутри упаковки, ударов, сотрясений и вибраций, проникания влаги, вредных газов, пыли и солнечных лучей, а также образования конденсационной влаги внутри упаковки.
Глава 8 ПОРЯДОК РАБОТЫ С АУДИОВИЗУАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
40. Лица, работающие с аудиовизуальными документами, должны быть проинструктированы о порядке работы с ними и оборудованием, на котором они будут работать. Все работы с документами должны проводиться в чистых неворсистых перчатках и белых халатах;
40.1. при работе с кинодокументами необходимо выполнять следующие требования:
монтажный или звукомонтажный стол должен быть сухим, чистым и свободным от посторонних предметов;
брать документ следует только за края, не касаясь поля изображения;
запрещается делать на документах пометки и вырезки;
оставлять в рулонах закладки можно только в тех случаях, когда необходимо копирование (закладки делаются на позитивной копии из бумаги; для снятия копий с отдельных кадров или планов белыми нитками делается узелок в перфорационном отверстии каждого начального и конечного плана);
перемотку необходимо осуществлять равномерно, без рывков, не допуская образования выступающих витков (не допускается выравнивание выступающих витков пленки ударом по рулону);
не допускается при перемотке кинопленки опускать ее конец на пол и проводить затяжку рулона;
запрещается оставлять документы не защищенными от воздействия солнечного и электрического света;
40.2. при работе с фотодокументами необходимо выполнять следующие требования:
стол для работы должен быть сухим, чистым и свободным от посторонних предметов;
брать документ следует только за края, не касаясь поля изображения;
запрещается делать на документах отметки чернилами, краской или карандашом, а также производить ретушь;
в фотоальбомах запрещается делать отметки на полях, оставлять между страницами закладки;
запрещается оставлять документы не защищенными от воздействия солнечного и электрического света;
40.3. при работе с фоновидеодокументами необходимо выполнять следующие требования:
аппаратуру следует содержать в чистоте, с рабочих поверхностей аппаратов и магнитных головок ежедневно удалять пыль и грязь;
на рабочей поверхности аппаратов не должны находиться посторонние предметы;
работать с документами необходимо осторожно, чтобы не допустить механических повреждений и отпечатков пальцев;
запрещается делать на документах пометки и вырезки, оставлять в рулоне закладки;
не допускается при перемотке магнитной ленты опускать ее конец на пол;
зарядку лентопротяжного тракта магнитофона следует проводить только защитным ракордом;
запрещается оставлять документы не защищенными от воздействия солнечного и электрического света, вблизи источников электромагнитных полей;
после окончания работы аппаратуру следует закрывать чехлами и крышками.
Глава 9 КОНТРОЛЬ ЗА НАЛИЧИЕМ И СОСТОЯНИЕМ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
41. Проверка наличия и состояния аудиовизуальных документов проводится в целях установления соответствия фактического наличия единиц хранения их количеству, числящемуся по учетным документам, а также выявления документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.
Проверки наличия и состояния дел проводятся в плановом порядке, а также в случаях чрезвычайных ситуаций.
Периодичность плановых проверок наличия и состояния:
не реже одного раза в 5 лет - для особо ценных документов;
не реже одного раза в 10 лет - для основного фонда.
Проверке наличия и состояния могут быть подвергнуты все хранящиеся в архиве документы или отдельные комплексы документов (особо ценные, цветные, черно-белые), а также отдельные виды документов (оригиналы, фонд пользования). Не подлежат проверке документы, которые поступили в архив за последние 5 лет. Периодически, исходя из конкретных условий, в установленные сроки, как правило, проводится проверка документов, выдававшихся из хранилищ. Проверка наличия и состояния запланированного комплекса документов должна быть завершена в течение календарного года, розыск необнаруженных документов - в течение года после завершения проверки наличия и состояния.
42. Проверка наличия и состояния аудиовизуальных документов проводится группой работников в составе не менее 2 человек и возглавляется непосредственно заведующим отделом обеспечения сохранности кинодокументов и фондов или главным хранителем фондов. Проверка проводится путем сверки фактического наличия документов с данными книг учета и описания. При проверке сверяется описательная статья с надписью на этикетке кинофоновидеодокументов. При несоответствии данных описательная статья сверяется с надписями на ракорде документа (исключение составляют фонодокументы на магнитной ленте, коробки с которыми запечатаны специальной бандеролью). При визуальном осмотре кинофоновидеодокументов проверяется их физическое состояние.
При проверке наличия и состояния фотодокументов изображение и номера единиц хранения сверяются с книгой учета и описания, выявляются требующие реставрации негативы. Вносить в книги учета и описания какие-либо изменения в процессе проверки наличия и состояния запрещается.
43. Результаты проверки наличия и состояния отражаются в листах проверки наличия и состоянии аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 10. Документы, выданные из хранилищ, проверяются на общих основаниях и считаются имеющимися в наличии. Их номера устанавливаются и проверяются по книгам выдачи. На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 11. Листы и акты проверки наличия и состояния нумеруются по порядку номеров проверок в пределах вида аудиовизуальных документов.
При необходимости одновременно с актом проверки наличия и состояния аудиовизуальных документов составляются акты о технических ошибках в учетных документах по форме согласно приложению 12, об обнаружении неучтенных аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 13, о неисправимых повреждениях аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 14.
44. На необнаруженные при проверке наличия и состояния документы составляются карточки учета необнаруженных аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 15, из которых формируется картотека. Для организации розыска документов, не обнаруженных при проверке наличия и состояния, необходимо:
изучить названия, аннотации и заголовки недостающих единиц хранения;
проверить правильность шифровки документов;
изучить учетные документы;
изучить неучтенные документы, среди которых могут оказаться отсутствующие единицы хранения;
проверить результаты предыдущих проверок наличия и состояния.
45. На документы, не найденные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении аудиовизуальных документов, пути розыска которых исчерпаны, по форме согласно приложению 16 и подробная справка о проведении розыска, которые представляются на рассмотрение в Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее - Департамент) для принятия окончательного решения о снятии с учета необнаруженных документов. Решение о снятии документов с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения Департамента. Внесение изменений производится во все учетные документы.
Глава 10 ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ОЦЕНКА И КОНТРОЛЬ ТЕХНИЧЕСКОГО И ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
46. Аудиовизуальные документы перед приемом и размещением в хранилище должны быть подвергнуты предварительной оценке технического состояния. Предварительная оценка технического состояния аудиовизуальных документов проводится после принятия их на временное хранение в срок не более 6 месяцев с момента поступления в архив. В процессе предварительной оценки технического состояния документов устанавливают его соответствие сведениям, содержащимся в актах о техническом состоянии, сопровождающих документы, путем просмотра документов в проходящем и отраженном свете или только в отраженном свете с целью выявления дефектов биологического и химического характера, осмотра состояния поверхностей.
Одновременно с проведением предварительной оценки технического состояния выявляют вид основы документов:
огнеопасная (нитроцеллюлозная);
безопасная (триацетатная и лавсановая).
Документы на огнеопасной основе подлежат немедленной проверке на стабильность с последующим перекопированием их на безопасную основу. В случае обнаружения в аудиовизуальных документах устранимых технических дефектов эти материалы возвращаются сдающей организации для их устранения. Для организаций, не имеющих возможности устранить дефекты самостоятельно, архив оказывает услуги по устранению дефектов на платной основе. В случае обнаружения устранимых технических дефектов на документах, полученных от физических лиц и организаций, основной деятельностью которых не является создание аудиовизуальных документов, дефекты устраняются в производственных лабораториях архива. Результаты предварительной оценки технического состояния выносятся на заседание экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) архива, где принимается решение о приеме аудиовизуальных документов на постоянное хранение.
47. Контроль технического и физико-химического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в целях своевременного выявления дефектов, определения вида реставрационных и консервационно-профилактических работ и устранения дефектов документов. Контроль проводится при приеме на государственное хранение, в процессе хранения, после выдачи во временное пользование, после проведения реставрационных и консервационно-профилактических работ. Контроль технического состояния всех видов документов должен осуществляться при внешнем осмотре в отраженном свете. Документы на пленочной основе после осмотра в отраженном свете должны рассматриваться на специальном оборудовании в проходящем и отраженном свете на монтажном столе, просветном экране с использованием при необходимости лупы или микроскопа. Контроль документов на других носителях производится на специально предназначенной для этих целей аппаратуре.
Результаты контроля фиксируются в карточках учета технического состояния: кинодокумента по форме согласно приложению 17, фотодокумента по форме согласно приложению 18, фонодокумента по форме согласно приложению 19, видеодокумента по форме согласно приложению 20. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрационной и консервационно-профилактической обработки и в зависимости от состояния документов устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки:
47.1. при контроле кинодокументов проверяются:
состояние упаковки;
наличие защитных и стандартных ракордов;
соответствие шифровки на защитных ракордах маркировке на коробках;
стабильность основы;
геометрические размеры;
наличие дефектов биологического и химического происхождения;
техническое состояние поверхностей фотослоя и основы;
техническое состояние перфорационных дорожек;
физико-механические характеристики;
качество фотографического изображения.
Контроль всех видов кинодокументов при приеме на государственное хранение и в процессе хранения осуществляется путем просмотра на монтажном столе и выполнения необходимых измерений на контрольно-измерительных приборах. Контроль позитива и промежуточного позитива при необходимости осуществляется дополнительно путем просмотра изображения на отражательном экране. При контроле кинодокументов после выдачи во временное пользование проверяется состояние их упаковки. При обнаружении повреждений упаковка подлежит немедленной замене. При контроле технического состояния документов определяются состояние поверхностей, состояние перфорационных дорожек, геометрические размеры, целостность документа.
После проведения реставрационных и консервационно-профилактических работ определяются состояние поверхностей кинодокумента, состояние перфорационных дорожек, геометрические размеры, целостность документа.
Периодичность контроля технического состояния кинодокументов в процессе хранения:
один раз в 2 года - для документов на нитрооснове;
один раз в 5 лет - для документов на основах другого вида;
47.2. при контроле фотодокументов проверяются:
состояние упаковки;
техническое состояние поверхности фотослоя и основы;
наличие дефектов биологического и химического происхождения;
качество фотографического изображения.
Контроль фотодокументов проводится путем просмотра документов в отраженном свете (фотоотпечатки), в отраженном и проходящем свете на просветном столе (фотодокументы на пленке), на специально предназначенном оборудовании (голограммы и стереослайды).
Периодичность контроля технического состояния фотодокументов в процессе хранения:
один раз в 2 года - для документов на нитрооснове;
один раз в 5 лет - для документов на основах другого вида;
47.3. при контроле фоно- и видеодокументов проверяются:
состояние упаковки документов;
наличие стандартных ракордов;
техническое состояние поверхности документов;
техническое состояние склеек на магнитной ленте;
физико-механические характеристики;
наличие дефектов химического и биологического происхождения;
электроакустические характеристики;
параметры изображения видеодокументов;
наличие коррозии на поверхности граммофонных оригиналов.
Контроль фонодокументов на магнитной ленте, грампластинок, граммофонных оригиналов осуществляется путем прослушивания на профессиональных звуковоспроизводящих устройствах и просмотра в отраженном свете. При прослушивании фонодокументов на звуковоспроизводящем устройстве проверяются физико-химические и электроакустические свойства носителя записи, качество звучания записи. При визуальном просмотре фонодокументов в отраженном свете проверяется наличие на поверхности механических повреждений и следов загрязнений химического или биологического происхождения, наличие начальных и конечных ракордов и качество выполнения склеек для фонодокументов на магнитной ленте.
Периодичность контроля технического состояния фонодокументов в процессе хранения:
один раз в 5 лет - для фонодокументов на магнитной ленте;
один раз в 7 лет - для грампластинок и граммофонных оригиналов.
Контроль технического состояния видеодокументов осуществляется с помощью контрольно-измерительной аппаратуры.
Периодичность контроля технического состояния видеодокументов в процессе хранения - один раз в 3 года.
Глава 11 РЕСТАВРАЦИОННАЯ И КОНСЕРВАЦИОННО-ПРОФИЛАКТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
48. Для обеспечения физико-химической сохранности аудиовизуальные документы подвергаются реставрационной и консервационно-профилактической обработке.
Реставрационная обработка осуществляется для устранения возникших в процессе хранения и использования дефектов, а консервационно-профилактическая - для стабилизации и замедления процессов старения документов, а также для прекращения развития дефектов химического и биологического происхождения, возникших при производстве и хранении, и включает в себя обработку документов водными растворами и парами специальных химических препаратов:
48.1. кинофотодокументы предусматривают ручную и машинную реставрацию. Не допускается консервация методом водной обработки документов, имеющих признаки гидролиза желатинового фотослоя, возникшего в результате разложения основы, а также документов, имеющих биологические повреждения. Консервация документов, имеющих дефекты, должна проводиться вручную или машинным способом с соблюдением мер предосторожности, обеспечивающих безопасность при работе с биологически активными химическими препаратами;
ручная реставрация включает следующие виды работ:
обеспыливание;
удаление восковых, жировых и иных загрязнений;
ремонт кинодокументов;
увлажнение кинодокументов;
машинная реставрация включает следующие виды работ:
устранение общего загрязнения и поверхностных повреждений фотослоя документов;
устранение жировых загрязнений;
устранение поверхностных повреждений основы;
при отсутствии в карточках учета технического состояния сведений о содержании в фотослое остаточных продуктов химико-фотографической обработки или превышения нормы их содержания документы должны подвергаться консервации;
после проведения реставрационной и консервационно-профилактической обработки кино- и фотодокументы должны быть подвергнуты повторному контролю технического состояния для установления эффективности проведения обработки и отсутствия на документах новых, возникших в результате обработки повреждений;
48.2. фонодокументы подвергаются следующим видам реставрационной и консервационно-профилактической обработки:
фонодокументы на магнитной ленте - очистке поверхности от пыли и грязи, замене пересохших и покоробленных склеек, перемотке;
грампластинки, граммофонные оригиналы - очистке от пыли, протирке антистатиком;
фонодокументы на дисковых носителях - обеспыливанию, протирке антистатиком;
48.3. видеодокументы подвергаются следующим видам реставрационной и консервационно-профилактической обработки:
видеофонограммы на магнитной ленте - перемотке;
видеофонограммы на дисковых носителях - обеспыливанию; протирке антистатиком.
Глава 12 СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
49. Страховой фонд аудиовизуальных документов должен состоять из одного экземпляра страховых копий:
кинодокументов;
фотодокументов;
фонодокументов;
видеодокументов;
49.1. страховой копией кинодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати;
49.2. страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на черно-белой пленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати;
49.3. страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа;
49.4. страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.
50. При изготовлении страховых копий аудиовизуальных документов одновременно изготавливают копии фонда пользования. Обязательный комплект фонда пользования включает для:
кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив и одну копию фонограммы (для звуковых кинодокументов);
фотодокументов - один фотоотпечаток и один дубль-негатив;
фонодокументов - одну запись на магнитной ленте шириной 6,25 мм;
видеодокументов - одну видеофонограмму на магнитной ленте в формате VHS.
В фонд пользования включаются, как правило, копии полностью скопированных единиц хранения.
51. Страховые копии передаются в специальное хранилище вместе с актами приема-передачи страховых копий аудиовизуальных документов на специальное хранение по форме согласно приложению 21; описями страхового фонда: кинодокументов по форме согласно приложениям 22, 23, фотодокументов по форме согласно приложениям 22, 24, фонодокументов по форме согласно приложениям 22, 25, видеодокументов по форме согласно приложениям 22, 26; карточками учета технического состояния страховой копии: кинодокумента по форме согласно приложению 27, фотодокумента по форме согласно приложению 28, фонодокумента по форме согласно приложению 29, видеодокумента по форме согласно приложению 30.
Раздел IV УЧЕТ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Глава 13 ЕДИНИЦЫ УЧЕТА И ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
52. Систематизация аудиовизуальных документов проводится по единицам учета и единицам хранения.
53. Единица учета кинодокументов - одна или несколько единиц хранения, относящихся к кинопроизведению или съемке определенного события.
54. Единица учета фотодокументов - одна или несколько единиц хранения, отображающих одно событие, объединенных смысловым содержанием.
55. Единица учета фонодокументов - одна или несколько единиц хранения с записью произведения радиовещания, определенного события, одного или нескольких объединенных по авторскому, исполнительскому, тематическому и другим признакам произведений литературы и искусства.
56. Единица учета видеодокументов - одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, одного или нескольких объединенных по авторскому, исполнительскому, тематическому и другим признакам произведений литературы и искусства.
57. Единица хранения кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки.
58. Единица хранения фотодокументов - физически обособленные кадр, несколько кадров панорамной съемки, рулон диафильма, фотоальбом, дисковый носитель.
59. Единица хранения фонодокументов - физически обособленные восковой валик, рулон магнитной ленты, аудиокассета, дисковый носитель.
60. Единица хранения видеодокументов - физически обособленные видеокассета, дисковый носитель.
61. Единицам учета и единицам хранения аудиовизуальных документов присваиваются архивные номера. Архивный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, наносимое на каждую единицу хранения, единицу учета с целью обеспечения ее учета и идентификации.
Пример:
0-123576 - архивный номер фотодокумента на негативе "0" размера.
Е000675 - архивный номер фотодокумента на дисковом носителе.
В архиве ведется первичный и централизованный учет аудиовизуальных документов. Первичный учет осуществляется в отделе обеспечения сохранности кинодокументов и фондов при приеме документов на государственное хранение. Централизованный учет возлагается на отдел государственного учета и научно-справочного аппарата архива.
62. Учет аудиовизуальных документов осуществляется раздельно для: кинодокументов - определенной цветности и жанров; фотодокументов - определенной цветности и размеров, фотоальбомов; фонодокументов - определенной системы звукозаписи; видеодокументов - определенной системы видеозвукозаписи.
Глава 14 ОСНОВНЫЕ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
63. Основными учетными документами архива являются:
книга учета поступлений аудиовизуальных документов по форме согласно приложениям 31, 32 - для учета каждого поступления аудиовизуальных документов в архив, их количества и состава;
описи аудиовизуальных документов постоянного хранения: кинодокументов по форме согласно приложениям 33, 34, фотодокументов по форме согласно приложениям 33, 35, фонодокументов по форме согласно приложениям 33, 36, видеодокументов по форме согласно приложениям 33, 37 - для поединичного и суммарного учета документов, краткого раскрытия их состава и содержания, закрепления их систематизации;
книги учета и описания аудиовизуальных документов: кинодокументов по форме согласно приложениям 38, 39, фотодокументов по форме согласно приложениям 38, 40, фотоальбомов по форме согласно приложениям 38, 41, фонодокументов по форме согласно приложениям 38, 42, видеодокументов по форме согласно приложениям 38, 43 - для поединичного и суммарного учета единиц учета и единиц хранения с раскрытием их содержания, закрепления порядка и систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме аудиовизуальных документов определенного вида;
лист-заверитель книги учета и описания аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 44 - для учета количества листов в книге учета и описания включенных в нее единиц учета и единиц хранения;
реестр книг учета и описания аудиовизуальных документов по форме согласно приложениям 45, 46 - для учета общего количества книг. Форма реестра книги учета и описания аудиовизуальных документов соответствует форме реестра книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов и реестра книг учета и описания копий фонда пользования аудиовизуальных документов;
листы учета: кинодокументов по форме согласно приложению 47, фотодокументов по форме согласно приложению 48, фонодокументов по форме согласно приложению 49, видеодокументов по форме согласно приложению 50 - для учета общего объема аудиовизуальных документов, учета и нумерации книг учета и описания, изменений в объеме аудиовизуальных документов определенного вида;
книги учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов: кинодокументов по форме согласно приложениям 51, 52, фотодокументов по форме согласно приложениям 51, 53, фонодокументов по форме согласно приложениям 51, 54, видеодокументов по форме согласно приложениям 51, 55 - для поединичного и суммарного учета особо ценных аудиовизуальных документов;
реестр книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов - для учета количества книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов;
листы учета особо ценных аудиовизуальных документов: кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов, видеодокументов - для учета общего объема особо ценных аудиовизуальных документов, учета и нумерации книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов;
книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов: кинодокументов по форме согласно приложениям 56, 57, фотодокументов по форме согласно приложениям 56, 58, фонодокументов по форме согласно приложениям 56, 59, видеодокументов по форме согласно приложениям 56, 60 - для учета каждого поступления страховых копий и копий фонда пользования аудиовизуальных документов;
описи страхового фонда аудиовизуальных документов - для поединичного и суммарного учета страховых копий и копий фонда пользования особо ценных единиц учета и единиц хранения аудиовизуальных документов;
реестр описей страхового фонда аудиовизуальных документов по форме согласно приложениям 61, 62 - для учета количества описей страхового фонда аудиовизуальных документов;
книги учета и описания копий фонда пользования - для поединичного и суммарного учета копий фонда пользования;
реестр книг учета и описания копий фонда пользования аудиовизуальных документов - для учета количества книг учета и описания копий фонда пользования аудиовизуальных документов;
паспорт архива - для внесения сведений о количестве, состоянии, условиях хранения аудиовизуальных документов, составе научно-справочного аппарата к ним.
64. Вспомогательными учетными документами архива являются:
монтажный лист кинодокумента по форме согласно приложениям 63, 64; монтажный лист видеодокумента по форме согласно приложениям 65, 66 - для учета и раскрытия содержания планов или монтажных кадров кино- и видеодокументов;
внутренняя опись киносюжета (телесюжета) по форме согласно приложению 67 - для раскрытия содержания планов или кадров;
внутренняя опись фотоальбома по форме согласно приложению 68 - для описания фотоотпечатков, входящих в состав фотоальбома.
Глава 15 УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
65. Основанием для внесения изменений в учетные документы являются:
акт приема-передачи аудиовизуальных документов организаций на государственное хранение по форме согласно приложению 69;
акт приема-передачи аудиовизуальных документов, находящихся у их собственников, на государственное хранение по форме согласно приложению 70;
акт приема-передачи страховых копий аудиовизуальных документов на специальное хранение;
акт о выделении к уничтожению аудиовизуальных документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 71;
акт о необнаружении аудиовизуальных документов, пути розыска которых исчерпаны;
акт о неисправимых повреждениях аудиовизуальных документов;
акт о технических ошибках в учетных документах;
акт об обнаружении неучтенных аудиовизуальных документов;
акт об обнаружении повреждений аудиовизуальных документов.
66. Для первичного учета предназначаются книги учета поступлений аудиовизуальных документов и описи аудиовизуальных документов постоянного хранения.
В книги учета поступлений последовательно вносятся все первичные и повторные поступления документов. Каждое поступление получает очередной порядковый номер. На 1 января каждого года в книгах учета поступлений аудиовизуальных документов подводится общий итог количества документов, поступивших в архив в течение года.
Описи аудиовизуальных документов постоянного хранения создаются отдельно на каждый вид аудиовизуальных документов. Единицам учета и единицам хранения присваиваются номера в валовом порядке внутри каждой описи. Полному комплекту документов присваивается один номер единицы учета. Если единица учета кинофоновидеодокументов состоит из нескольких единиц хранения, то каждой из них присваивается порядковый номер внутри данной единицы учета. Если единица хранения фотофоновидеодокументов состоит из нескольких единиц учета, то каждой из них присваивается порядковый номер внутри данной единицы хранения.
67. Для централизованного учета предназначаются книги учета и описания аудиовизуальных документов, реестры книг учета и описания и листы учета аудиовизуальных документов.
Книга учета и описания аудиовизуальных документов состоит из титульного листа, описательных статей, итоговой записи и листа-заверителя.
После каждого поступления и выбытия документов составляется новая итоговая запись. Если книга состоит из нескольких годовых разделов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу. К каждому последующему годовому разделу составляется сводная запись с нарастающим итогом.
Архив должен иметь не менее двух экземпляров книг учета и описания аудиовизуальных документов. Первый экземпляр книг хранится в отделе, осуществляющем централизованный учет аудиовизуальных документов, второй - в отделе, осуществляющем первичный учет.
Книги, относящиеся к определенному виду аудиовизуальных документов, хранятся по порядку присвоенных им номеров. Уничтожение книг после их пересоставления запрещается. На заглавном листе пересоставленной книги делается отметка: "Книга пересоставлена.". Указывается дата пересоставления, должность и подпись работника, пересоставившего книгу. Пересоставленные книги аудиовизуальных документов хранятся отдельно от новых книг.
По реестру книг учета и описания аудиовизуальных документов ведется поединичный и суммарный учет книг учета и описания.
Листы учета ведутся отдельно по каждому виду аудиовизуальных документов. В графе "Номера книг учета и описания" фиксируются порядковые номера книг учета и описания. Если принятые документы присоединяются к уже имеющейся и учтенной по листу учета книге, то в этой графе делается отметка: "К книге N ...".
Листы учета составляются на каждую книгу учета и описания аудиовизуальных документов и располагаются по порядку номеров книг учета и описания документов внутри каждого вида документов. В графах "Количество единиц учета, единиц хранения" проставляется объем единиц учета, единиц хранения по каждой книге отдельно.
При выбытии документов в графе "Основание" указываются документ, на основании которого выбыли документы, номер и дата выбытия и количество выбывших единиц хранения и единиц учета.
В графе "Наличие (остаток)" при каждой записи указывается количество единиц учета, единиц хранения по книге, по которой произведена запись, и по виду документов в целом.
Глава 16 УЧЕТ ОСОБО ЦЕННЫХ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
68. Учет особо ценных аудиовизуальных документов ведется:
по книгам учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов;
по реестрам книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов;
по листам учета особо ценных аудиовизуальных документов.
В книгах учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов за документами каждого вида сохраняются их прежние архивные номера. Сведения об особо ценных аудиовизуальных документах вносятся в книгу в валовом порядке или по мере выявления. Сведения о копировании особо ценных аудиовизуальных документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие книги по мере проведения их страхового копирования. Номера единиц учета страхового фонда переносятся в книгу учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов в соответствующую графу. В итоговых записях к книгам указывается объем изготовленного страхового фонда с нарастающим итогом.
Книги учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов учитываются в реестре книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов.
Листы учета составляются раздельно на каждый вид особо ценных аудиовизуальных документов. Порядок составления и ведения листов учета аналогичен общему порядку.
В учетных документах, на ярлыках упаковок, в топографических указателях к номерам особо ценных единиц хранения, единиц учета проставляется буквенное обозначение "ОЦ".
Глава 17 УЧЕТ КОПИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
69. Единицы учета и единицы хранения страхового фонда и фонда пользования идентичны единицам учета и единицам хранения аудиовизуальных документов. Страховые копии и копии фонда пользования аудиовизуальных документов учитываются раздельно.
Учет страхового фонда и фонда пользования осуществляется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, описям страхового фонда и реестру описей страхового фонда.
По книгам учета поступлений страхового фонда каждой единице учета копий присваивается очередной порядковый номер, который является учетным номером копии. В книге учета поступлений страхового фонда указывается номер и дата акта приема-передачи документов, составленного изготовителем страховых копий на основании заказа на изготовление страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов.
На каждый вид копий аудиовизуальных документов составляется опись, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений страхового фонда. Опись страхового фонда имеет годовые итоговые записи о количестве включенных единиц учета страхового фонда и количестве скопированных единиц хранения документов с нарастающим итогом.
Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах, один из которых (рабочий) хранится в отделе обеспечения сохранности кинодокументов и фондов, два экземпляра - в отделе государственного учета и научно-справочного аппарата.
На обложке и титульном листе описи проставляется буквенный индекс "СФ".
Учетные номера страхового фонда проставляются в книгах учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов в графе "Номер единицы учета страхового фонда" и в книгах учета и описания аудиовизуальных документов в графе "Примечание".
На упаковках страховых копий аудиовизуальных документов проставляется порядковый номер, присвоенный единице учета по книге учета поступлений, с добавлением буквенных индексов "СФ" - для страхового фонда и "ФП" - для фонда пользования.
Копии фонда пользования, изготовленные на носителях, отличающихся от оригиналов, учитываются по формам книг учета и описания соответствующего вида аудиовизуальных документов.
Раздел V КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Глава 18 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ АРХИВА АУДИОВИЗУАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
70. Источниками комплектования архива аудиовизуальными документами в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11) являются организации всех форм собственности, физические лица, основной деятельностью которых является создание аудиовизуальных документов. Возможными источниками комплектования архива аудиовизуальными документами являются организации всех форм собственности, основной деятельностью которых не является создание аудиовизуальных документов.
71. В целях планомерного комплектования аудиовизуальными документами в архиве составляется список N 1 организаций - источников комплектования государственного архива (далее - список N 1) по форме согласно приложению 72 и список N 2 организаций - возможных источников комплектования государственного архива (далее - список N 2) по форме согласно приложению 73.
Список организаций - источников комплектования архива аудиовизуальными документами и список организаций - возможных источников комплектования архива аудиовизуальными документами утверждаются директором архива и согласовываются один раз в пять лет с Департаментом. Ежегодно в список N 1 организаций - источников комплектования и список N 2 организаций - возможных источников комплектования вносятся изменения и дополнения, которые после рассмотрения на ЭМК архива представляются в Департамент.
72. Документы государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - НАФ) до передачи на постоянное хранение находятся на временном хранении в организациях.
Для хранения аудиовизуальных документов и обеспечения их сохранности, учета, создания научно-справочного аппарата и научного использования создаются ведомственные архивы: для кинодокументов - фильмотеки, для фотодокументов - фототеки, для фонодокументов - фонотеки, для видеодокументов - видеотеки. В организации назначается лицо, ответственное за учет, описание и обеспечение сохранности аудиовизуальных документов до момента передачи их в архив.
Собственники архивных фондов и архивных документов негосударственной части НАФ могут передавать свои документы по согласованию с архивом на временное хранение или в собственность государства. Отношения между архивом и собственником документов оформляются договором с указанием в случае необходимости условий хранения и порядка использования документов и регулируются действующим законодательством Республики Беларусь.
Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6
Указы России 2009 карта новых документов | 
