Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.11.2005 N 7 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Навигация Содержание
На основании статьи 4 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 года Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить прилагаемые Правила работы государственных архивов Республики Беларусь.
Председатель В.И.АДАМУШКО
УТВЕРЖДЕНО
Постановление Комитета
по архивам и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
25.11.2005 N 7
ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Раздел I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Глава 1 ОБЛАСТЬ РАСПРОСТРАНЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ
1. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь (далее - Правила) устанавливают порядок работы государственных архивов (далее - архивы), обеспечивающий эффективное выполнение их функций.
2. Настоящие Правила устанавливают единые требования, предъявляемые к деятельности архивов, хранящих документы на бумажных носителях, по обеспечению сохранности, государственному учету, комплектованию, экспертизе ценности документов, использованию документов и документной информации в интересах граждан, общества и государства.
3. Требования, изложенные в настоящих Правилах, в части общих для архивов норм (организация планирования и отчетности, организация труда, научная и методическая работа, публикационная деятельность, работа с управленческой документацией) распространяются на архивы, хранящие научно-техническую, аудиовизуальную и электронную документацию.
Глава 2 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
4. Государственный архив (далее - архив) является государственным учреждением, финансируемым из бюджета Республики Беларусь. Архив выполняет свои функции во взаимодействии с государственными органами, научными, культурными и иными организациями, общественными объединениями, а также гражданами.
5. Документы, хранящиеся в архивах, являются историко-культурным достоянием белорусского народа и находятся в собственности государства.
6. В пределах, установленных законодательством Республики Беларусь, архив осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - НАФ), осуществляет их постоянное хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся архивных комплексов и их доступность для пользователей. В этих целях архив на основе единых научных и методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание государственных органов и иных организаций, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.
Раздел II ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА
Глава 3 УПРАВЛЕНИЕ АРХИВОМ
7. Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению работниками задач и функций архива.
8. Возглавляет архив и руководит его деятельностью директор. Он несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач, распределяет обязанности между своими заместителями.
В архиве на правах совещательного органа создается дирекция для коллегиального обсуждения основных вопросов деятельности. Положение о дирекции и ее состав утверждаются директором. Решения дирекции вводятся в действие приказами директора архива.
9. В архиве на правах научно-совещательных органов с привлечением представителей других организаций и научной общественности могут создаваться:
ученый совет для коллегиального рассмотрения вопросов научно-исследовательской и публикационной работы. Положение об ученом совете и его состав утверждаются директором архива;
экспертно-методическая комиссия (далее - ЭМК) для рассмотрения вопросов экспертизы ценности документов, проведения оценки стоимости материальных историко-культурных ценностей либо культурных ценностей, составляющих НАФ, научно-методического обеспечения деятельности архива. Положение об ЭМК и ее состав утверждаются директором архива. Решения ЭМК вступают в силу после утверждения директором архива протокола заседания комиссии;
комиссия по рассекречиванию архивных документов для рассекречивания и снятия ограничений на использование документов архива в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Положение о комиссии по рассекречиванию архивных документов и ее состав утверждаются директором архива. Решения комиссии вступают в силу после утверждения директором архива протокола заседания комиссии по рассекречиванию архивных документов.
В случае необходимости в архиве могут создаваться иные научно-совещательные органы. Положения о них и их составы утверждаются директором архива.
Глава 4 СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ АРХИВА
10. Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно на основе анализа результатов деятельности, перспективных планов развития архивного дела, указаний и рекомендаций вышестоящего органа государственного управления по архивам и делопроизводству.
11. Работу по планированию и контролю за выполнением плановых заданий, подготовке отчетных документов организует директор архива или его заместитель.
Глава 5 СИСТЕМА ОТЧЕТНОСТИ АРХИВА
12. План работы архива составляется на год. В соответствии с перспективными планами развития архивного дела, а также по собственной инициативе в архиве могут разрабатываться перспективные планы работы или развития отдельных направлений его деятельности.
При планировании работы на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объем и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации деятельности структурных подразделений архива.
План работы архива на год состоит из разделов, соответствующих направлениям работы архива, и включает наименования и виды работ, выполнение которых контролируется вышестоящим органом управления по архивам и делопроизводству. К плану работы архива на год составляется объяснительная записка, в которой обосновываются и конкретизируются виды и объем планируемых работ, определяется их конечный результат, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители.
К плану работы архива на год составляется расчетная часть, в которой на основе плановой штатной численности архива и норм времени и выработки производится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий.
План работы архива на год включает приложения: планы организационных мероприятий, научно-исследовательской работы, занятий по повышению квалификации работников и другие приложения, устанавливаемые республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.
План работы архива на год рассматривается на заседании дирекции и утверждается вышестоящим органом управления по архивам и делопроизводству.
План работы структурного подразделения архива включает профильные показатели плана работы архива на год, а также виды и объем работ. План работы структурного подразделения утверждается директором архива.
Индивидуальный план работника архива составляется на основе плана работы структурного подразделения и утверждается руководителем структурного подразделения.
13. Контроль за выполнением планов работы архивов на год и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразделений. Выполнение плановых заданий, качество работы рассматриваются на заседаниях дирекции архива и доводятся до сведения трудового коллектива.
14. Отчет о выполнении плана работы архива за год (полугодие, квартал) составляется по схеме плана работы архива на год.
К отчету прилагаются объяснительная записка и другие приложения, устанавливаемые вышестоящим органом управления по архивам и делопроизводству. Этим же органом устанавливаются порядок, сроки представления и состав приложений к отчету о работе архива за соответствующий период.
В объяснительной записке дается краткий анализ основных итогов работы, результативности проведенных организационно-методических мероприятий.
15. Отчеты о выполнении плана работы структурного подразделения, индивидуального плана работников составляются по форме плана работы структурного подразделения на год и индивидуального плана работников в сроки, устанавливаемые директором архива.
Глава 6 ВЫПОЛНЕНИЕ ПЛАТНЫХ РАБОТ И УСЛУГ
16. Архив выполняет платные работы и услуги в порядке, устанавливаемом законодательством Республики Беларусь.
17. Архив информирует потенциальных потребителей о выполняемых работах и услугах. Виды и объем платных работ и услуг включаются в планы работы архива и его структурных подразделений на год.
Раздел III КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ НАФ
Глава 7 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ НАФ
18. Под классификацией документов в пределах НАФ понимается их научная группировка на основе следующих признаков:
принадлежности документов к определенным историческим периодам;
принадлежности документов к различным формам собственности;
принадлежности документов к определенным административно-территориальным единицам;
принадлежности документов определенным юридическим или физическим лицам;
принадлежности документов к комплексам, имеющим республиканское и местное значение;
вида носителей, способа и техники закрепления информации.
19. Документы государственной части НАФ в зависимости от времени происхождения подразделяются на документы дооктябрьского периода (до 7 ноября (25 октября) 1917 г.), советского периода (до 19 сентября 1991 г.), постсоветского (период суверенной Республики Беларусь).
Документы дооктябрьского периода (до 7 ноября (25 октября) 1917 г.) хранятся отдельно от документов других исторических периодов. Обособленное хранение документов, образовавшихся в различные исторические периоды, обеспечивается организацией сети архивов, их структурой и группировкой документов по архивным фондам и архивным коллекциям.
20. Документы в зависимости от их принадлежности к различным формам собственности составляют государственную и негосударственную части НАФ.
Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам республиканского значения, хранятся в республиканских архивах, республиканских библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих государственных органов, иных организаций.
Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам местного значения, хранятся в областных и зональных архивах, территориальных (городских или районных) архивах местных исполнительных и распорядительных органов (далее - городские и районные архивы) и музеях.
Документы негосударственной части НАФ хранятся в организациях-фондообразователях, у физических лиц и в архивах (на договорной основе).
21. В зависимости от принадлежности документов к административно-территориальным единицам осуществляется распределение документов между областными, зональными, городскими и районными архивами.
22. Принадлежность документов определенным юридическим или физическим лицам является основанием для отнесения указанных документов к архивному фонду - основной классификационной единице НАФ.
23. В зависимости от масштаба и характера деятельности организаций осуществляется отнесение их документов к комплексам республиканского и местного значения:
23.1. к комплексам документов республиканского значения относятся:
фонды гражданских и военных учреждений, общественных объединений и организаций Великого княжества Литовского, Речи Посполитой, Российской империи, Российской республики (период Временного правительства), распространявших свою компетенцию на всю или значительную часть территории Беларуси;
фонды местных учреждений дореволюционного периода;
фонды учреждений Советской Социалистической Республики Литвы и Белоруссии;
фонды учреждений Белорусской Народной Республики;
фонды оккупационных органов управления и общественных организаций, функционировавших на территории Беларуси во время гражданской войны и иностранной военной интервенции 1918 - 1920 годов и Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов;
фонды высших органов государственной власти и центральных органов управления БССР, организаций союзного (бывшего СССР) подчинения, действовавших на территории БССР, центральных органов КПБ, ЛКСМБ и общественных организаций БССР, прочих организаций, компетенция которых распространялась на всю территорию БССР, военных учреждений, частей и соединений Краснознаменного Белорусского военного округа;
фонды высших органов государственной власти и центральных органов управления Республики Беларусь, иных организаций, компетенция которых распространяется (распространялась) на всю территорию Республики Беларусь;
23.2. к комплексам документов местного значения относятся:
фонды губернских, окружных, областных, волостных, уездно-городских, сельских, местечковых учреждений, действовавших после 7 ноября (25 октября) 1917 г.;
фонды промышленных, кооперативных, сельскохозяйственных предприятий, действующих (действовавших) на территории соответствующей административно-территориальной единицы, если их документы не отнесены к комплексам республиканского значения;
фонды губернских, окружных, областных, волостных, уездных, районных, городских, сельских организаций КПБ, ЛКСМБ и других общественных организаций;
фонды учреждений Западной Белоруссии 1919 - 1939 годов;
23.3. отнесение документов НАФ к комплексам, имеющим республиканское значение, осуществляется республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству, а к комплексам документов, имеющим местное значение, - органами управления по архивам и делопроизводству областей и г.Минска.
24. В зависимости от вида носителей, способов и техники закрепления информации осуществляется классификация научно-технической, аудиовизуальной, электронной документации. Этот признак используется при создании соответствующих специализированных архивов (или отделов архива).
Глава 8 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВА
25. Под классификацией документов в пределах архива понимается группировка документов по архивным фондам и архивным коллекциям.
Совокупность документов, образующихся в деятельности фондообразователя - юридического или физического лица, составляет его документальный фонд.
Совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой, составляет архивный фонд. Архивный фонд не подлежит дроблению. Недопустимо разделение документов одного архивного фонда между несколькими архивами.
26. Разновидностями архивного фонда являются:
архивный фонд организации, состоящий из архивных документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;
архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;
объединенный архивный фонд (далее - ОАФ), состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторически и (или) логически обусловленные связи.
27. Совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому, объектному), представляет собой архивную коллекцию. Архивные коллекции могут поступать в архив в уже сложившемся виде или создаваться в самом архиве из отдельных документов. Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие в архив из других архивов, от юридических или физических лиц, расформированию не подлежат.
28. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов архивных фондов с целью формирования архивных фондов и архивных коллекций.
Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах организаций, а также в архиве - при описании принятых необработанными документов, переработке старых неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.
29. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего юридического или физического лица.
Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены. Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором. Документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, в которой они составлены.
При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание содержание, обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, почерк, упоминания разных лиц.
Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, партийных, молодежных, научно-технических и других) могут составлять один архивный фонд.
Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством. В случае реорганизации организации с передачей ее функций правопреемнику законченные в делопроизводстве дела включаются в фонд реорганизованной организации, а незаконченные дела - в фонд организации правопреемника.
Если среди документов архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся.
Из фондов личного происхождения документы государственных организаций могут быть выделены и присоединены к соответствующим фондам, если эти фонды находятся на хранении в данном архиве и никак не связаны с деятельностью лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению документы общественных объединений, других негосударственных организаций из фондов личного происхождения лиц - руководителей и членов соответствующих объединений и организаций.
30. Каждому архивному фонду присваивается название, соответствующее официальному названию фондообразователя (полному и сокращенному) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, местонахождения.
Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени и отчества, псевдонима, титула, рода деятельности, служебного положения, звания фондообразователя.
31. ОАФ может быть сформирован из документов:
однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории.
Пример.
Гминные правления Брестского повета Полесского воеводства;
руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории.
Пример.
Белорусский промышленно-строительный банк и его конторы;
органов государственной власти и управления (Советов депутатов и исполнительных комитетов базового и областного уровней).
Пример.
Червенский районный Совет депутатов;
Червенский районный исполнительный комитет;
последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам.
Пример.
Министерство лесной промышленности БССР;
Министерство лесной, целлюлозно-бумажной и деревообрабатывающей промышленности БССР;
Министерство лесной и деревообрабатывающей промышленности БССР;
личного происхождения, отложившихся в одной семье (семейный фонд), одном роде (родовой фонд).
Пример.
Рахленко Леонид Григорьевич, актер, режиссер, народный артист СССР, народный артист БССР. Ржецкая Лидия Ивановна, его жена, актриса, народная артистка СССР, народная артистка БССР.
Создание ОАФ предполагает размещение материалов ОАФ в одном месте хранилища, перешифровку дел (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, пересистематизацию описей и дел и внесение изменений в топографические указатели.
Название ОАФ, созданного:
из документов однородных по целевому назначению организаций, представляет собой обобщенное наименование организаций;
из документов руководящего органа и подчиненных ему организаций, состоит из наименования руководящего органа и обобщенного наименования подчиненных ему организаций;
из документов последовательно сменявших друг друга организаций, функции которых существенно не изменялись, состоит из перечисления всех наименований организаций в хронологической последовательности;
из документов личного происхождения, включает в себя фамилию, имя, отчество, псевдоним, степень родства (для родственников), титул, род деятельности, служебное положение каждого из фондообразователей.
32. Объединение документов в архивные коллекции производится по видам документов и по тематическому признаку с учетом содержания и хронологической принадлежности документов. Архивная коллекция может пополняться новыми документами. Не допускается образование коллекции на базе нескольких архивных фондов, связанных между собой направлением деятельности фондообразователей и их территориальной принадлежностью.
В названии архивной коллекции, как правило, фиксируются вид (виды) документов, тема, период, при необходимости - составитель (физическое лицо, юридическое лицо) и иные признаки группировки, ставшие основанием для создания коллекции.
33. Хронологическими границами архивного фонда являются:
для фонда организации - официальные даты создания и ликвидации;
для фонда личного происхождения - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи, рода;
для ОАФ, созданного по признаку однородного целевого назначения организаций, - даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций; по признаку подчиненности организаций - даты деятельности вышестоящей организации; по признаку преемственности функций организации - даты деятельности каждой организации; личного происхождения - даты жизни каждого физического лица;
для архивной коллекции, сформированной архивом, - год создания коллекции;
для архивной коллекции, сформированной физическим лицом (лицами), - даты жизни коллекционера(ов).
Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если отсутствуют документы начального или завершающего этапа деятельности организации; если в составе фонда организации находятся более ранние документы. Крайние даты документов фонда личного происхождения могут не совпадать с хронологическими рамками жизни фондообразователя из-за возможного наличия в фонде более ранних документов, собранных фондообразователем, документов, связанных с откликами на его смерть, с посмертными изданиями его произведений, проведением памятно-юбилейных мероприятий.
34. Основанием для корректировки хронологических границ архивного фонда могут стать: изменение конституционных основ государства, государственной принадлежности, административно-территориального деления, формы собственности фондообразователя, его реорганизация и ликвидация.
35. Документы ранее существовавших высших органов государственной власти и центральных органов управления и их правопреемников могут составлять объединенные архивные фонды.
Пример.
Документы Министерства народного образования БССР и Министерства народного образования Республики Беларусь.
Документы Советов депутатов и исполнительных комитетов областного и базового уровней составляют объединенные архивные фонды.
Документы Советов депутатов и исполнительных комитетов районов города и документы администраций районов города составляют единые архивные фонды.
Документы государственных организаций, продолжающих осуществлять свои прежние функции, составляют единые архивные фонды.
36. Документы органов государственной власти и управления, воинских частей, соединений и учреждений армии, других организаций периода Великого княжества Литовского и периода Российской империи до Февральской революции 1917 года, не подвергшихся коренным преобразованиям до момента их ликвидации, составляют единые архивные фонды.
Документы органов власти и управления, воинских частей и соединений, созданных Временным правительством, Советской Социалистической Республикой Литвы и Белоруссии, учреждений Белорусской Народной Республики, оккупационных органов управления, функционировавших на территории Беларуси во время гражданской войны и иностранной военной интервенции 1918 - 1920 годов и Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов, составляют отдельные архивные фонды.
Документы органов государственной власти и управления, воинских частей и соединений Красной Армии и Флота, созданных после 7 ноября (25 октября) 1917 г., составляют отдельные архивные фонды.
Документы промышленных, финансовых, научных, учебных, общественных (политических, культурных, научных, религиозных) организаций Великого княжества Литовского, Российской империи и Российской республики (период Временного правительства) за весь период их деятельности до национализации, реорганизации или конфискации составляют единые архивные фонды.
Документы промышленных, сельскохозяйственных, торговых, учебных, общественных и иных организаций, созданных оккупационными властями в период Великой Отечественной войны на оккупированной территории Беларуси, а также партизанских формирований и подпольных организаций, действовавших на оккупированной территории Беларуси в период Великой Отечественной войны, составляют отдельные архивные фонды.
37. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных органов местного управления и самоуправления составляют новые архивные фонды.
Если при изменении границ административно-территориальных единиц сохраняются входившие в их состав более мелкие единицы, то документы их органов власти и управления составляют единые архивные фонды.
При переименовании или преобразовании административно-территориальной единицы без изменения ее внутреннего деления документы органов власти и управления до и после переименования или преобразования составляют единые архивные фонды.
Документы органов власти и управления (в том числе самоуправления) города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования независимо от изменений административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.
Документы территориальных объединений общественных организаций и органов их управления до и после изменения административно-территориального деления фондируются так же, как документы органов власти и управления.
Документы промышленных предприятий, коммунальных, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских организаций, учебных заведений, колхозов, совхозов до и после изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.
Документы органов административно-хозяйственного управления специальных ведомственных округов, отделений, районов, участков (военных, горных, путей сообщения, почтовых, учебных), образование и ликвидация которых не зависят от изменения административно-территориального деления, составляют единые архивные фонды.
38. Документы предприятий, сельскохозяйственных имений, банков, учебных заведений, транспортных и других организаций с момента их национализации или конфискации после 7 ноября (25 октября) 1917 г. составляют новые архивные фонды.
Документы государственных организаций, перешедших после 1991 года в негосударственную собственность, составляют новые архивные фонды. Документы, созданные в процессе деятельности государственной организации и хранящиеся в архиве негосударственной организации, при поступлении в архив включаются в фонд государственной организации. Смена собственника организации без изменения формы собственности не влечет за собой создания нового архивного фонда. При передаче новым собственником документов негосударственной части НАФ бывшей государственной организации в архив в государственную собственность архив вправе присоединить их к уже хранящемуся фонду или создать ОАФ.
Если передача документов негосударственной части НАФ в архив осуществляется без изменения права собственности на документы, создается новый или объединенный архивный фонд.
Документы организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля государственной собственности, образованных на основе государственных организаций, составляют с их документами единые архивные фонды.
Документы организаций смешанных форм собственности без преобладания в уставном капитале доли государственной собственности составляют новые архивные фонды.
39. Переименование организации, передача ее из одного ведомства в другое, изменение подчиненности, местонахождения, структуры, не сопровождающиеся изменениями первоначальных функций, не являются основанием для разделения ее документов на разные архивные фонды.
Расширение или сужение круга ведения, объема, прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе не является основанием для разделения ее документов на разные архивные фонды.
Выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им ряда функций первой не является основанием для создания нового фонда.
Расширение или сужение прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее компетенции, функций и создание новой организации, является основанием для создания нового архивного фонда.
Документы эвакуированной во время войны или стихийного бедствия, а затем реэвакуированной организации составляют единый архивный фонд. Если эвакуированная организация не была реэвакуирована, а восстановлена на прежнем месте ее нахождения, то документы организации, действующей по месту эвакуации, составляют новый архивный фонд.
При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют отдельный архивный фонд.
Документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения, в результате войны или стихийного бедствия, а затем восстановленной с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.
40. Архивные фонды (обособленные части архивных фондов) в зависимости от их информационной значимости условно подразделяются на три категории.
Принадлежность фонда к той или иной категории определяется исходя из его научно-исторической ценности, многоаспектности документной информации, степени полноты документов фонда, значения организации-фондообразователя в сфере общественной и государственной деятельности, исторического периода, в котором создавались документы, экономико-географических и других факторов.
Глава 9 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВНОГО ФОНДА
41. Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. Учетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда является единица хранения (далее - дело).
Дело представляет собой совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.д.) и помещенных в отдельную обложку.
Дела в пределах архивного фонда должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
Под систематизацией дел архивного фонда понимается их группировка и расположение в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда осуществляется в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в архив. В архиве систематизация производится при составлении и переработке описей архивных фондов.
42. Схема систематизации дел является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.
Схема систематизации архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав фонда (виды и разновидности документов), важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда.
Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится на основе следующих признаков:
структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем или вопросов, отраженных в документах);
номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);
корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
географического (по территории, населенным пунктам и другим географическим наименованиям, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);
авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Как правило, дела группируются последовательно, на основе признака (признаков), применение которого является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.
43. Сочетание структурного и хронологического признаков предполагает использование хронологически-структурной и структурно-хронологической схем систематизации.
Хронологически-структурная схема применяется при систематизации дел фондов действующих и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годы, периоды), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.
Структурно-хронологическая схема применяется при систематизации дел фондов действующих и ликвидированных организаций, имеющих стабильную структуру. При систематизации по этой схеме дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.
Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схема применяется при систематизации дел фондов организаций с часто менявшейся структурой.
При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (виды, направления деятельности) фондообразователя.
При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.
Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схема применяется при систематизации дел небольших по объему фондов, а также отдельных архивных коллекций.
Хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схема применяется для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.
44. Выделяются в особые группы, систематизируются обособленно и вносятся в отдельные описи документы по личному составу, истории болезней в медицинских учреждениях, акты проверок в контрольных органах, а также при необходимости отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах.
При систематизации дел фондов личного происхождения используются тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки, специфические для данных фондов (например, группировка рукописей по жанрам произведений).
Документы, вошедшие в ОАФ, располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий. В пределах каждого фонда, вошедшего в ОАФ, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.
Систематизация документов архивных коллекций определяется их тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп наименований организаций или фамилий авторов в алфавитном порядке. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по наиболее общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам исходя из объема и состава документации.
45. При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо учитывать следующие особенности:
дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения);
планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия, а отчеты - к последнему году отчетного периода;
дела, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении и продолженные в другом, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;
в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.
Группы дел в пределах нижних ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.
Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, осуществляется в следующем порядке:
определяется фондовая принадлежность документов россыпи и структурные части фондов, к которым они относятся;
документы включаются в ранее сформированные дела, к составу которых они относятся (если такие дела сохранились в россыпи и есть возможность их восстановить);
при отсутствии ранее сформированных дел или невозможности их восстановления формируются новые дела, которые систематизируются и описываются в установленном порядке;
заверительные надписи в делах, в состав которых включены дополнительные документы, уточняются.
Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, должна быть составлена рабочая инструкция по их описанию и систематизации.
Раздел IV ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
Глава 10 СИСТЕМА МЕР ПО СОЗДАНИЮ УСЛОВИЙ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
46. Обеспечение сохранности документов - это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов.
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием рабочих помещений и хранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации; применением технических средств для создания оптимальных температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов в здании и помещениях архива; применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, тележки).
Под организацией хранения документов понимается система проводимых архивом мероприятий, обеспечивающих рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.
47. Для создания оптимальных условий хранения документы архива размещаются в специально построенных или приспособленных для их постоянного хранения обособленных зданиях или отдельных помещениях зданий.
Здание архива по своей планировке и оснащению должно обеспечивать выполнение функциональных задач архива по хранению, обработке, использованию документов и вспомогательных задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера.
Размещение документов в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза должна установить степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архивных, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других профильных служб. По итогам экспертизы составляется акт.
Не допускается прием в эксплуатацию ветхих строений, деревянных построек, зданий с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением, а также не имеющих естественной вентиляции воздуха.
Здания, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям, принимаются в эксплуатацию только после проведения ремонтно-профилактических работ и дезинфекции помещений.
Отдельные помещения зданий, приспособленные для хранения документов, должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Основными помещениями архива являются: хранилища; помещения для работников архива (рабочие кабинеты); помещения для приема, обеспыливания и временного хранения документов; помещения для дезинфекции, дезинсекции, реставрации и переплета документов; помещения для хранения учетных документов; комплекс читального зала (читальный зал, участок выдачи, участок информационно-поисковых систем, временное хранилище); помещения для размещения справочно-информационного фонда (далее - СИФ) и библиотеки; выставочный зал.
48. Помещения хранилищ должны быть максимально удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее двух часов. Не допускается совмещение хранилищ и рабочих помещений.
В помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые выводы воды. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
При размещении хранилищ в проектируемых и приспособленных зданиях предпочтение отдается помещениям с северной ориентацией окон (при равных тепловых характеристиках помещений). Помещения хранилищ должны иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена два-три, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей. Помещения хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам.
49. Электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры - герметичными или полугерметичными. Шнуры переносной аппаратуры должны иметь изоляцию. Хранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне хранилища. По окончании работы аппаратура, лампы, электрические розетки в хранилище последовательно обесточиваются. Все электрооборудование, применяемое в архиве, должно обеспечиваться заземлением.
Здания архивов и хранилища должны быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о пожаре согласно действующим правилам пожарной безопасности.
При оснащении хранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушительного действия на документы (углекислота, фреон). Количество и места размещения переносных огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормами с учетом специфики применяемого оборудования.
50. Хранилища архива оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами.
В помещениях с оптимальным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
В помещениях с нерегулируемым климатом и плохой вентиляцией не рекомендуется использовать оборудование закрытого типа во избежание образования локальных застойных зон и биопоражения документов.
Оборудование хранилищ должно обеспечивать возможность размещения микрофильмов фонда пользования в металлических коробках на стеллажах типа "елочка".
В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В хранилищах без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
расстояние между полками по высоте - не менее 40 см;
ширина межстеллажных проходов - 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 50 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, а для хранения микрофотокопий на пленочных носителях - не менее 40 см.
Расстояние между оборудованием с выдвижными ящиками рассчитывается по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования.
Документы размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения.
51. Для предохранения документов от воздействия света в хранилищах устанавливается соответствующий световой режим. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Выполнение этого требования обеспечивается хранением документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа.
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным, а хранилища могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение хранилищ в помещениях без окон допускается при наличии в помещениях искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена. Допускается естественное освещение хранилищ рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло красок.
Для искусственного освещения хранилищ следует применять лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться и осуществляться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работы с документами.
52. Соблюдение соответствующего температурно-влажностного режима хранения документов обеспечивает предохранение их от вредного воздействия температуры и влаги.
В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении документов на бумажной основе должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура 17 - 19 град. C, относительная влажность воздуха 50 - 55%.
В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатического режима хранения с применением рационального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания температуры и влажности в помещении хранилищ не допускаются.
При длительном стабильном нарушении режима хранения (7 - 10 суток), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 80 - 90%, принимаются меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилища).
В период технологической обработки допускается временное хранение документов (до двух месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом.
Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения климатических параметров воздуха (температура и относительная влажность) в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом - два раза в неделю; при нарушениях режима хранения - один раз в сутки.
Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов (термометров, гигрометров, психрометров, электронных термогигрометров), а также порядок измерения и регистрации параметров воздуха в хранилищах определяется действующими нормативными и методическими документами.
Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка). Устанавливают приборы в каждом хранилище по нормам: при комнатной системе - одна контрольная точка на комнату, при многоярусной - одна на ярус.
Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальном журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха согласно приложениям 1, 2 <*>. В журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
--------------------------------
<*> Приложения 1 - 92 не приводятся.
53. Санитарно-гигиенический режим обеспечивает предохранение документов от биоповреждений и загрязнения. Помещения архива должны содержаться в чистоте и порядке, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.
В помещениях хранилищ производится систематическая влажная уборка. Не реже одного раза в год следует проводить обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков (формалина - 2-процентным, катамина АБ - 5-процентным).
В помещениях хранилищ запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, пищевых продуктов, а также курение и применение нагревательных приборов.
В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранном виде.
Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ, наружные отверстия вентиляционных систем.
С целью своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов документы (выборочно) и помещения хранилищ должны два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаться обязательному энтомологическому и микологическому обследованию.
При обнаружении в хранилище биологических вредителей должны приниматься немедленные меры по обработке документов, средств хранения, помещений:
пораженные плесневыми грибами или насекомыми документы заворачивают в пленку или бумагу, изолируют в отдельном помещении (изоляторе) для решения вопроса о последующей передаче их на дезинфекцию, дезинсекцию или другую обработку;
стеллажи и шкафы, в которых хранились пораженные плесневыми грибами документы, протирают водными растворами антисептиков и просушивают;
местную дезинсекцию хранилищ производят водными растворами антисептиков или аэрозольными препаратами, обрабатывая пол, плинтусы, окна, подоконники, стены на высоту до 1,5 м;
при массовом поражении документов проводят дезинфекцию, дезинсекцию и (или) дератизацию хранилищ силами санитарно-эпидемиологических или карантинных служб под контролем работников архива;
при плесневении стен (полов, потолков) удаляют штукатурку и краску, обрабатывают поверхность водным раствором антисептика, проводят ремонт с добавлением в строительные материалы раствора антисептика.
Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилищах в плановом порядке предусматриваются санитарные дни.
54. Охранный режим обеспечивает предохранение документов от хищений и утрат. Охрана архива обеспечивается оборудованием здания средствами охранной сигнализации, организацией поста охраны, опечатыванием помещений, соблюдением пропускного режима и порядка доступа в хранилища.
Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, вид охраны и размещение постов охраны определяются руководством архива.
Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат хранилища и помещения, в которых временно хранятся документы, материальные ценности, размещены множительная и другая дорогостоящая техника, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
Опечатыванию подлежат также находящиеся в неопечатываемых помещениях сейфы, в которых временно хранятся выданные из хранилищ документы, учетный и научно-справочный аппарат.
Ответственность за сохранность фондов несет заведующий хранилищем. Хранилища принимаются по акту, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается у заведующего хранилищем, второй - у заведующего отделом обеспечения сохранности.
Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей хранилища в рабочее время находятся у ответственных за хранилище.
В хранилища имеют право доступа заведующий и работники данного хранилища для проведения работ, связанных с организацией хранения документов. Другие лица допускаются в хранилища в исключительных случаях только по разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего хранилищем или лица, его замещающего.
Вынос документов и материальных ценностей из архива осуществляется только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.
Глава 11 ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
55. Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение и оперативный поиск. Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утвержденным руководством архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, копии разделов плана (схемы) - в подразделениях, хранящих документы.
Обособленному хранению подлежат документы: секретные; особо ценные; имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности; на разных носителях; пораженные биологическими вредителями; пораженные радионуклидами; принятые на временное, в том числе депозитарное, хранение; не учтенные в качестве документов НАФ.
Место расположения и площадь для размещения документов обособленного хранения определяются исходя из реальных возможностей, объема и перспектив комплектования архива.
Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов. Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в хранилище секретных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.
Документы, имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности, изымаются из состава фондов и подлежат хранению в сейфах.
На место изъятых документов подкладывается карта-заместитель согласно приложению 3.
56. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз.
Для закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной, листовой или электронной формах. При этом один экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем учет документов архива (у лица, ответственного за учет), второй - в соответствующем подразделении, хранящем документы.
Карточки пофондового топографического указателя согласно приложению 4 составляются отдельно на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов.
Карточки постеллажного топографического указателя согласно приложению 5 заводятся на каждый стеллаж и располагаются в порядке номеров стеллажей в пределах отдельного помещения.
Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.
Каждое первичное средство хранения документов снабжается ярлыком, на котором указываются наименование архива и номера фонда, описи, дел, а также порядковый номер средства хранения.
57. Для документов личного происхождения требуется соблюдение следующих условий хранения:
документы не переплетаются и не подшиваются;
каждое дело заключается в мягкую обложку с клапанами, соответствующую размеру документов;
каждый особо ценный документ заключается во внутреннюю обложку из микалентной бумаги;
документы малого формата и фотографии вкладываются в конверты;
документы хранятся в коробках только в горизонтальном положении;
крупноформатные документы заключаются в мягкие обложки с клапанами, а затем помещаются в папки большого формата и размещаются отдельно от основного фонда на специально оборудованных стеллажах;
произведения изобразительного искусства хранятся на полках в развернутом виде в твердых папках большого формата или коробках;
произведения изобразительного искусства с лицевой стороны прокладываются микалентной бумагой, а поверх рисунков в папке кладется защитный лист - картон;
рисунки при хранении лежат лицевой стороной вверх;
произведения изобразительного искусства, написанные углем или пастелью, хранятся в застекленном виде в вертикальном положении.
Глава 12 ВЫДАЧА ДЕЛ И ОПИСЕЙ ИЗ ХРАНИЛИЩ
58. Дела и описи выдаются из хранилищ:
пользователям в читальный зал архива;
организациям-фондообразователям во временное пользование;
работникам архива в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами;
в лабораторию архива для проведения работ по созданию страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов.
Исходя из конкретных условий (пропускная способность читального зала, удаленность от него хранилищ, наличие необходимых штатов, подготовленность документов к выдаче) архив устанавливает нормы выдачи дел.
Выдача дел из хранилищ и прием их обратно, в том числе поединичная (полистная) проверка дел перед выдачей из хранилищ и при возврате от пользователя (кроме дел, возвращаемых из читального зала), производятся работниками хранилища. Полистную проверку дел при возврате от пользователей в читальном зале осуществляет работник читального зала.
Обязательной полистной проверке перед выдачей дел из хранилищ и при возврате от пользователя подлежат:
дела, содержащие особо ценные документы;
дела, содержащие документы, имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности;
несброшюрованные дела.
Другие виды и категории дел, подлежащих и не подлежащих полистной проверке перед их выдачей из хранилищ и при возврате от пользователей, определяются решением ЭМК архива.
На место выдаваемых дел и описей подкладывается карта-заместитель.
59. Дела выдаются из хранилищ на срок, не превышающий:
один месяц - для пользователей в читальный зал и работникам архива;
три месяца - во временное пользование организациям;
шесть месяцев - для экспонирования документов.
Срок выдачи дел для проведения архивных работ и работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ.
Продление установленных сроков выдачи дел и описей допускается с разрешения руководства архива, выдачи во временное пользование - по письменному подтверждению организацией наличия выданных дел и соблюдения нормативных условий их хранения.
Дела, находящиеся в плохом физическом состоянии, для использования не выдаются, вместо них выдаются копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению руководства архива.
Особо ценные документы, имеющие фонд пользования в виде микро-, фото-, ксеро- и электронных копий, для использования из хранилищ не выдаются; вместо них выдаются их копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению руководства архива. Подлинники особо ценных документов для экспонирования выдаются только при наличии их страховой копии и после страховой оценки.
Документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, а также для специальной обработки с целью улучшения их физического состояния не выдаются.
Дела, выдаваемые из хранилищ, должны быть зашифрованы и пронумерованы, иметь лист-заверитель дела согласно приложениям 6, 7 и лист использования документов согласно приложению 8.
60. Дела выдаются из хранилищ с письменного разрешения:
руководства архива - при выдаче особо ценных документов, во временное пользование, в том числе для экспонирования, в лабораторию на реставрационно-профилактическую обработку, копирование;
заведующего отделом обеспечения сохранности документов - при выдаче работникам архива для работы в рабочих помещениях, пользователям в читальный зал.
Выдача дел оформляется заказами согласно приложению 9 и регистрируется в книге выдачи дел из хранилища. Исполненные заказы пользователей направляются в читальный зал вместе с выданными делами и хранятся в личных делах пользователей. Исполненные заказы работников архива находятся у исполнителя заказов до истечения срока их хранения.
Выдача дел в лабораторию оформляется заказами на выполнение работ по улучшению физического состояния дел согласно приложению 10 и на изготовление микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования согласно приложению 11. Заказ составляется в соответствующем подразделении архива в необходимом количестве экземпляров и содержит требования заказчика, которые должны быть учтены при выполнении заказа. После регистрации заказа в книге учета заказов в лаборатории и проставления его номера на всех экземплярах заказа один из них возвращается в подразделение архива и является документом, по которому контролируется ход работ, другие экземпляры заказа остаются в лаборатории и сопровождают документы на всех этапах работы.
61. Выдача дел организациям во временное пользование оформляется актами согласно приложению 12.
Решение о выдаче дел во временное пользование в зависимости от целей выдачи принимается при наличии:
гарантийного письма организации;
договора о проведении выставки и условиях экспонирования документов;
договора о проведении работ по копированию документов;
договора о проведении реставрационных работ, при этом заключение договора на реставрацию архивных документов допускается только со специализированными реставрационными организациями.
Выдача дел из хранилищ регистрируется в книгах:
выдачи дел работникам архива;
выдачи дел в читальный зал;
выдачи дел в лабораторию;
выдачи дел во временное пользование.
Книги выдачи дел ведутся раздельно по каждому хранилищу и виду выдачи согласно приложениям 13, 14.
Выдача копий фонда пользования оформляется заказами и регистрируется в книге выдачи копий фонда пользования (по форме книги выдачи дел), ведущейся централизованно или раздельно по каждому хранилищу.
62. Описи выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей, имеющихся только в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководства архива сроком на один день.
Выдача описей оформляется заказами на выдачу дел и регистрируется в книге выдачи описей (по форме книги выдачи дел), в которой расписывается получивший опись работник архива.
63. При транспортировке документов в целях их охраны и защиты от воздействия вредных факторов окружающей среды применяются специальные виды упаковок. Внутригородские перевозки документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для данного вида транспорта. Для внутриархивных перемещений используются передвижные тележки.
64. В целях контроля за соблюдением режима хранения документов, своевременным возвращением выданных из хранилищ дел, а также для выявления отсутствующих дел проводятся проверка сохранности дел, выдававшихся из хранилищ в течение года, и сверка книг выдачи дел.
Сверка книг выдачи дел проводится не реже одного раза в квартал. Если в результате сверки установлен факт нарушения сроков выдачи дел, работник хранилища выясняет причины и принимает меры к их возврату. При задержке возвращения дел без уважительных причин должны быть предприняты меры для немедленного возврата их в хранилище.
В книгах выдачи дел делается отметка о возврате документов в присутствии возвративших их работников архива или организации.
При возвращении дел в хранилище осуществляется проверка их физического состояния. В случае выявления их повреждения составляется акт произвольной формы, который подписывается работником хранилища и пользователем.
Пользователи несут ответственность за сохранность и соблюдение правил работы с документами. В случае хищения или умышленного повреждения документов, внесения в их текст изменений виновные привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
65. Временный вывоз документов за пределы Республики Беларусь осуществляется архивами в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Глава 13 КОНТРОЛЬ ЗА НАЛИЧИЕМ ДЕЛ В АРХИВЕ
66. Проверка наличия и состояния дел производится в целях установления соответствия фактического наличия дел их количеству, числящемуся по описям. В процессе проведения проверки наличия и состояния дел также выявляются документы, подлежащие различным видам реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
Проверки наличия и состояния дел проводятся в плановом порядке, а также в случае чрезвычайных ситуаций.
Плановые проверки наличия и состояния дел фондов, содержащих особо ценные документы, проводятся один раз в 5 лет; фондов первой категории - один раз в 10 лет; фондов второй категории - один раз в 15 лет; фондов третьей категории - один раз в 20 лет; секретных документов - в соответствии с требованиями соответствующих нормативных документов.
Сроки проверки наличия могут меняться по решению ЭМК архива.
В случае стихийного бедствия, массового перемещения документов и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех дел или их отдельных частей (групп).
67. В начале проверки наличия и состояния дел осуществляется сверка учетных документов, которая включает установление полноты учетных документов, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации дел по описи, проверку правильности составления итоговых записей описи.
Сверка учетной документации и проверка ее наличия проводятся и как самостоятельные виды работы.
Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4
Право Беларуси 2009 карта новых документов | 
