Приказ Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 22.03.2005 N 52 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, подчиненных ему органах, подразделениях и организациях"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Главная страница
Стр. 2
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | ------------------------------
<*> Кроме областных управлений МЧС и Научно-исследовательского института пожарной безопасности и проблем чрезвычайных ситуаций.
Областные управления МЧС и Научно-исследовательский институт пожарной безопасности и проблем чрезвычайных ситуаций формируют поступившие копии распорядительных документов вышестоящих органов в дела. Сроки хранения таких дел определяются по согласованию с государственным архивным учреждением, источником комплектования которого является данное подразделение.
Ознакомление начальников структурных подразделений (или конкретных работников), которых касаются нормы распорядительных документов <*>, производится под подпись на листе ознакомления или оборотной стороне последнего листа документа с указанием фамилии и даты. Листы ознакомления для издаваемых распорядительных документов хранятся вместе с подлинниками этих документов.
------------------------------
<*> Кроме приказов по личному составу.
Порядок прохождения и ознакомления с поступающими распорядительными документами аналогичен порядку работы с входящими документами.
Экземпляры распорядительных документов выдаются работникам для работы под подпись в журнале передачи документов исполнителям.
Контроль за своевременным ознакомлением с распорядительными документами работников и возвратом этих документов возлагается на службы делопроизводства.
Отдельным видом распорядительных документов являются приказы по личному составу.
Приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением к номеру регистрации букв "л/с" (для приказов со сроком хранения 75 лет) или "к" (со сроком хранения 3 года).
Приказы по личному составу разделяются на приказы, касающиеся:
приема на службу, перевода, перемещения, увольнения, премирования, поощрения, присвоения званий, присвоения классной квалификации, длительных и зарубежных командировок, взысканий со сроком хранения 75 лет;
отпусков, командировок, назначения дежурных, срок хранения которых 3 года.
Приказы по личному составу о премировании, присвоении специальных званий, командировании (заграничные командировки), наложении и снятии дисциплинарных взысканий оформляются согласно приложениям 25 - 29.
Заголовок к тексту приказа по личному составу в зависимости от его содержания может быть: "О поощрении", "О назначении" и так далее.
Если приказ касается одного работника, то в заголовке приказа указываются фамилия и инициалы этого работника.
Например: О назначении Иванова И.И.
Сводные приказы, объединяющие несколько предписываемых действий (назначение, премирование и так далее), должны иметь заголовок: "По личному составу". В такие приказы можно объединять только те нормативные предписания, для которых установлен одинаковый срок хранения. Сводный приказ со сроком хранения 75 лет оформляется согласно приложению 30, со сроком хранения 3 года - согласно приложению 31.
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.
Распорядительная часть может начинаться словами "НАЗНАЧИТЬ", "УВОЛИТЬ", "ПООЩРИТЬ", "ПРЕМИРОВАТЬ", "КОМАНДИРОВАТЬ" и так далее.
После распорядительного слова пишется звание и фамилия работника, на которого распространяется действие приказа. Фамилия пишется прописными буквами.
В приказе о назначении на должность указывается, на какую должность и с какой даты принимается работник. Если дата не указывается, датой приема является дата приказа. Могут оговариваться условия приема, т.е. прием на работу с предварительным испытательным сроком.
В приказах о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, даты начала и окончания отпуска, количество суток или календарных дней отпуска.
В приказах об увольнении указывают пункт положения о прохождении службы в органах и подразделениях по чрезвычайным ситуациям <*>, на основании которого производится увольнение, а также сведения об использовании отпуска.
------------------------------
<*> Или статью Трудового кодекса Республики Беларусь.
В приказах по личному составу должно указываться основание их издания.
Например, основанием для издания приказа о приеме на работу является заявление работника и заключенный с ним контракт или трудовой договор.
Слово "Основание" пишется от границы левого поля приказа. После него ставится двоеточие. Слово "Основание" остается открытым, а при переносе текста основания на новую строку его печатают с позиции первой буквы (цифры) текста основания.
Например:
НАЗНАЧИТЬ:
СИДОРОВА Ивана Ивановича на должность старшего инспектора
отдела кадров Минского городского управления МЧС с 19.01.2001 с
испытательным сроком 3 месяца.
Основание: контракт от 18.01.2001;
заявление Сидорова И.И.
КОМАНДИРОВАТЬ:
капитана внутренней службы ПЕТРОВА Петра Ивановича, главного
специалиста отдела науки МЧС, в г.Москву (Россия) на 5 дней с 24 по
28 марта 2002 г. для участия в Международной научно-практической
конференции.
Расходы по проезду осуществляются за счет принимающей стороны.
Основание: приглашение МЧС России от 1 марта 2002 г. N
1/999-562/02.
Основание должен содержать каждый пункт приказа.
Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, его допускается указывать в конце текста после этих пунктов.
Кроме общих реквизитов приказы по личному составу о назначении, перемещении, увольнении, откомандировании, наложении и снятии взысканий, в том числе о полном лишении премии, должны содержать визу ознакомления, состоящую из слов "С приказом ознакомлен", личной подписи работника, расшифровки подписи и даты ознакомления.
Например:
С приказом ознакомлен _______________ ___________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
27.05.2002
При необходимости ознакомления нескольких работников виза ознакомления записывается следующим образом:
С приказом ознакомлены _________________ ____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
_________________ ____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
_________________ ____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
Подразделениям, территориально удаленным от издавшей приказ по личному составу организации, направляются выписки из приказов (копии).
Работники служб делопроизводства этих подразделений проводят ознакомление работников подразделений с копиями выписок <*> из приказов по назначению, перемещению, наложению и снятию взыскания, полному лишению премии и передают эти копии в управления (отделы, службы) кадров по месту ведения личных дел работников для приобщения к личным делам.
------------------------------
<*> Количество выписок определяется числом работников, которых необходимо ознакомить.
Приказ на увольнение (откомандирование) работника подчиненного МЧС подразделения дублируется приказом подразделения, в котором хранится личное дело увольняемого (откомандированного) работника.
67. Положение, инструкция, правила и устав оформляются без использования гербовых бланков, утверждаются постановлением или приказом и являются их составной частью.
Реквизитами этих документов являются гриф утверждения, название вида документа, заголовок, текст, подписи (для положений о подразделениях). Располагаются реквизиты согласно приложению 32.
Требования к тексту этих документов соответствуют требованиям, предъявляемым к документам, их утверждающим.
68. Протокол составляется секретарем совещания (заседания) (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических или магнитофонных записей хода совещания (заседания), а также документов, подготавливаемых к совещанию (заседанию): повестки дня, текстов или тезисов докладов, проектов решений и других.
Реализация принятых решений коллегиальных органов осуществляется приказами либо путем рассылки размноженных экземпляров протокола.
Реквизитами протокола являются наименование органа, издающего документ, название вида документа, дата и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения.
Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания (заседания).
Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания (заседания).
Протоколы делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Протокол краткой формы оформляется согласно приложению 33.
Тексты протоколов делятся на вводную и основную части. Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименования организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) - без текста выступлений.
В протоколе полной формы изложения после раздела "присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания) (в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует). Протокол полной формы оформляется согласно приложению 34. Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня. Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании (заседании), название докладов (отчетов, сообщений, информации), название должности докладчика, его инициалы и фамилию (в именительном падеже).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, контролирующего исполнение решений (постановлений) или отдельных пунктов решений. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Протоколы нумеруются в хронологическом порядке в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания (заседания).
Порядок подготовки и принятия (издания) протоколов и решений коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.
69. Акты оформляются на общих или специальных бланках формата А4. Они составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя, плановое задание и другое. Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и другие).
Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации (подразделения), составившей акт, название вида документа, дату и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом (как правило, председателем комиссии), подписавшим документ.
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании имущества" и другое.
Акт подписывается всеми лицами (членами комиссии), принимавшими участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.
Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают (визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются". Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания фиксируются на самом акте.
Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение определенных действий. Акт утверждается руководителем, чье распоряжение явилось основанием для составления акта.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии. В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты. Выводы и предложения составителей акта излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях указывается после текста. Акт оформляется согласно приложению 35.
70. Письма, как правило, оформляются на гербовых бланках для писем. В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и другие.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона приемной руководителя, номер счета в банке <*>, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.
------------------------------
<*> Указывается на бланке.
Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.
Подготовленные проекты писем передаются ответственными исполнителями на подпись руководителю. К каждому письму должны быть приложены: копия с визами ответственного исполнителя, начальника структурного подразделения - ответственного исполнителя, соисполнителей (если не оформляются отдельные листы согласования), документы, на основании которых оно подготовлено. Письма оформляются согласно приложению 36.
71. Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора <*> (инициативные), так и по указанию соответствующего руководителя <**> (отчетные и другие).
------------------------------
<*> Инициативные - о внесении предложений, изложение просьбы, фактов.
<**> О ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов и другого.
Реквизиты докладной записки: наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям организаций других органов государственного управления) подписывают руководитель или его заместители, внутренние (на имя руководителя) - их составители.
Внешние докладные записки оформляются на общих гербовых бланках организационно-распорядительных документов по форме согласно приложению 37 и регистрируются как исходящие документы.
Внутренние (инициативные) докладные записки оформляются на бумаге формата А4 по форме согласно приложению 38 и регистрируются в регистрационно-контрольной карточке, электронной базе данных, журнале регистрации внутренних документов <*> согласно приложению 39, при необходимости их исполнение контролируется согласно резолюции руководителя. Регистрационный индекс докладной записки формируется из индекса структурного подразделения и порядкового номера по журналу регистрации.
------------------------------
<*> При небольшом количестве можно регистрировать вместе с исходящими документами.
72. Справки делятся на служебные <*> (о выполнении планов, о штатной численности и другом), личные, выдаваемые работникам или организациям для представления в другие учреждения (справка о месте работы, о заработной плате и др.).
------------------------------
<*> Аттестованными работниками составляется рапорт.
Служебные справки (рапорты) делятся на внешние, составленные по запросу других органов государственного управления, и внутренние, которые адресуются на имя руководителей органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям.
Справки (рапорты) подписываются: внешние - руководителем (его заместителем), внутренние - составителем. Внешние справки (рапорты) оформляются на общих гербовых бланках организационно-распорядительных документов согласно приложению 40 и регистрируются как исходящие документы, внутренние - на бумаге формата А4 согласно приложению 41 и регистрируются так же, как внутренние докладные записки. Реквизиты служебной справки (рапорта) аналогичны реквизитам докладной записки.
Личная справка содержит следующие реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, наименование вида документа, адресата, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.
В тексте служебной справки (рапорта) вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления, и может даваться ссылка на соответствующий документ, во исполнение которого она составлена. В справках (рапортах), составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения либо отмечаются положительные стороны работы.
Текст служебной справки (рапорта) может оформляться с использованием таблицы, делиться на разделы, пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается в начале текста, например: "По состоянию на 11.05.2001" или "За период с 01.01.2002 по 01.03.2002".
Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа "выдана настоящая" или "действительно работает". Личные справки могут подписываться двумя должностными лицами (справки финансового характера подписываются руководителем и финансовым работником). Личная справка оформляется согласно приложению 42.
Личные справки могут выдаваться работникам на руки или высылаться по почте.
Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об исполнении документов, сводка предложений и другие.
Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.
Глава 6 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В МЧС
73. Контроль исполнения документов в МЧС осуществляется начальниками структурных подразделений центрального аппарата МЧС, отделом делопроизводства МЧС и организационно-аналитическим управлением МЧС. Все поступающие в МЧС документы, требующие ответа, ставятся на контроль в отделе делопроизводства МЧС.
Для осуществления контроля используются регистрационно-контрольные карточки, в которых указывается срок исполнения документа. Они заполняются в двух экземплярах: один экземпляр карточки прикрепляется к документу и передается вместе с документом исполнителю, второй - передается лицу, ответственному за контроль исполнения документов.
74. Срок исполнения исчисляется в календарных днях: для исходящих и внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих документов - с даты его получения МЧС <*>.
------------------------------
<*> Для решений, поручений вышестоящих должностных лиц и органов срок устанавливается с даты подписания (утверждения) документа.
Сроки исполнения могут быть типовыми согласно приложению 43 или индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются в соответствии с нормативными правовыми актами. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа. Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.
В случае, если срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен в течение 15 дней.
75. Особое внимание и первоочередной порядок рассмотрения в МЧС устанавливается для решений, поручений Президента Республики Беларусь, Национального собрания, Совета Министров, Администрации Президента, Государственного секретариата Совета Безопасности, Комитета государственного контроля. Ответы в указанные адреса направляются за подписью Министра или первого заместителя Министра.
Материалы на подпись по решениям и поручениям государственных органов данной категории представляются ответственными исполнителями в сроки, установленные Регламентом Совета Министров Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 марта 2000 г. N 355.
Заместители Министра и начальник департамента по надзору за безопасным ведением работ в промышленности и атомной энергетике МЧС, а также начальники структурных подразделений МЧС при поступлении таких документов обязаны организовать особый контроль за их выполнением.
76. Изменение срока исполнения документов производится по согласованию с начальником структурного подразделения - исполнителя и запрашивающей стороной за три дня до истечения установленного срока, а для документов со сроком исполнения менее 10 дней - за 2 дня. Уход в отпуск или отъезд в командировку не могут быть уважительными причинами неисполнения документа в срок.
Служба делопроизводства вносит изменения сроков исполнения документов в регистрационно-контрольные карточки, журналы регистрации документов или электронную базу данных.
Документ снимается с контроля при наличии ответа на него или проставлении на этом документе отметки об исполнении, в которой приводятся краткие сведения о том, каким образом он исполнен. Те документы, срок действия которых рассчитан на определенный период (год, сезон и так далее), снимаются с контроля по истечении этого периода.
Данные об исполнении документа представляются ответственным исполнителем лицу, отвечающему за контроль исполнения документов.
77. Служба делопроизводства или лицо, ответственное за контроль исполнения документов, ежемесячно проводят анализ хода исполнения контролируемых документов и письменно докладывают об этом Министру по форме согласно приложению 44.
78. В подчиненных МЧС подразделениях руководитель определяет порядок контроля за исполнением документов.
Глава 7 РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
79. Исходящие документы регистрируются в службе делопроизводства на регистрационно-контрольных карточках <*>, в журнале регистрации исходящих документов согласно приложению 45 или с помощью ПЭВМ после их подписания руководителем.
------------------------------
<*> Форма регистрационно-контрольной карточки - единая для исходящих и входящих документов.
80. Исходящему документу присваивается регистрационный индекс. Индекс состоит из индекса подразделения, индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшиваться данный документ <*>, и порядкового номера по электронной базе данных, журналу регистрации исходящих документов или регистрационно-контрольной карточке <**> (для документов-ответов вместо порядкового номера можно указывать номер входящего документа).
------------------------------
<*> Проставляется в подразделении, составившем документ.
<**> Проставляется в службе делопроизводства.
Документы, подписанные Министром или его заместителями, вне зависимости от того, кем они подготовлены, регистрируются только в отделе делопроизводства МЧС.
Например:
В журнале регистрации МЧС исходящий индекс 1/02-11/1067, где 1 - индекс МЧС, 02-11 - номер дела по номенклатуре, 1067 - порядковый номер по журналу регистрации исходящих документов МЧС.
В журнале регистрации Брестского областного управления исходящий индекс 41/03-05/109, где 41 - индекс Брестского областного управления МЧС, 03-05 - номер дела по номенклатуре Брестского областного управления, 109 - порядковый номер по журналу регистрации исходящих документов Брестского областного управления.
При регистрации в отделе делопроизводства МЧС документов, подготовленных работниками подчиненных подразделений, не входящих в номенклатуру дел МЧС, подписанных Министром или его заместителями, во второй части регистрационного индекса ставится индекс подразделения-исполнителя.
Например:
1/52/1079, где 1 - индекс МЧС, 52 - индекс НИИ ПБиЧС (исполнитель документа), 1079 - порядковый номер по журналу регистрации исходящих документов МЧС.
81. На исходящем документе, являющемся ответом на запрос, в обязательном порядке делается ссылка на номер и дату документа-запроса.
82. После регистрации документы подлежат отправке. Ответственный исполнитель изготавливает необходимое количество копий документа и передает их с документом-подлинником в службу делопроизводства.
Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, наличие приложений, необходимого количества экземпляров, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
83. Инициативные исходящие документы, требующие ответа, ставятся на контроль исполнителями. При задержке поступления ответа в установленные сроки адресату направляется письмо-напоминание или сообщается по телефону.
84. Регистрация документов, их последующая обработка осуществляются, как правило, в день подписания документов. Исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.
85. Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
86. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись рассылки со штемпелем отделения связи подшивается в дело.
87. Отправка машиночитаемых документов (дискет, дисков и других) производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело на общих основаниях.
88. Документы служебного характера отправляются адресатам только специальной почтой (фельдъегерской связью) по реестру или выдаются под роспись в книге рассылки.
При направлении корреспонденции через фельдъегерскую службу реестр выписывается в двух экземплярах. Один экземпляр (с распиской фельдъегеря) остается в службе делопроизводства, а второй вместе с корреспонденцией передается в фельдсвязь.
При направлении корреспонденции через специальную связь реестр выписывается в трех экземплярах, один из которых (с распиской фельдъегеря) остается в службе делопроизводства, а два других - передаются с корреспонденцией в специальную связь.
При передаче исходящей корреспонденции фельдъегерям или курьерам в реестрах указываются дата, время сдачи и приема, заверенные подписью и печатью фельдъегеря или курьера.
При доставке корреспонденции местному адресату непосредственно, минуя фельдсвязь, реестр выписывается в двух экземплярах. Эти реестры подшиваются в дела по месту получения и отправления документов согласно номенклатурам дел и хранятся 3 года с момента оформления последнего реестра.
Правила оформления служебных пакетов определены согласно приложению 46.
Глава 8 УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
89. Результаты учета документов обобщаются службами делопроизводства за квартал по установленной форме и представляются руководителям для разработки мер по совершенствованию работы с документами, сокращению переписки, выбору технологии процесса обработки документов, регулированию нагрузки на работников службы делопроизводства.
90. Подсчет количества входящих и исходящих документов производится по регистрационным формам.
За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий.
Подсчет объема документооборота может производиться полный и выборочный (по управлению, отделу, по структурным подразделениям, по группам документов).
91. Итоговые данные подсчета представляются раз в квартал в службу делопроизводства вышестоящего подразделения по форме согласно приложению 47.
При необходимости готовится пояснительная записка.
Глава 9 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ, СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
92. Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и индексации дел, а также определения сроков их хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
93. Номенклатуры дел МЧС и подчиненных ему подразделений являются сводными и ежегодно не позднее декабря текущего года составляются службами делопроизводства этих подразделений на предстоящий календарный год.
94. Номенклатуры дел подписываются начальниками служб делопроизводства, согласовываются для МЧС Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК), для подчиненных МЧС подразделений - экспертными комиссиями (далее - ЭК), а также 1 раз в 5 лет экспертно-методической (проверочной) комиссией государственного архива <*>, источником комплектования которого является данное подразделение (далее - ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения), утверждаются руководителем и вводятся в действие с 1 января следующего года.
------------------------------
<*> Для подчиненных МЧС подразделений, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, номенклатуры дел представляются на рассмотрение ЭК вышестоящей организации.
95. Основой для составления сводных номенклатур дел являются номенклатуры дел структурных подразделений.
Ответственность за своевременную подготовку и составление номенклатур дел структурных подразделений возлагается на начальников этих подразделений.
Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в нее документов, при этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами и отчетами о работе подразделения, номенклатурами дел подразделения за прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, справочными картотеками к документам, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.
96. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения.
В случае изменения структуры МЧС или подчиненных ему подразделений номенклатуры дел составляются и согласовываются заново с государственным архивом, в который поступают документы на хранение, независимо от срока предыдущего согласования.
97. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из нее.
98. Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах.
Первый экземпляр номенклатуры хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данное подразделение.
Сводная номенклатура дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы делопроизводства.
Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив.
Номенклатуры дел подчиненных МЧС подразделений, в делопроизводстве которых не образуются документы постоянного хранения, хранятся не менее 10 лет.
Глава 10 СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ И СОСТАВ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
99. Схема сводной номенклатуры дел строится в соответствии с утвержденной структурой подразделения. Названиями разделов и подразделов являются названия структурных подразделений в соответствии со штатами.
В качестве первого раздела указывается служба делопроизводства или подразделение, ведущее учет и хранение распорядительных документов, издаваемых в подразделении, вне зависимости от места, занимаемого им в штатах.
После основных структурных подразделений указываются подразделения центрального подчинения, не имеющие самостоятельных служб делопроизводства.
100. В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроками хранения.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и другие), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность подразделения.
101. Номенклатура дел оформляется на бумаге формата А4 по установленной форме согласно приложению 48.
102. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.
Например:
02-01, 02-02, 02-03.
В номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия.
Например:
Дело "Приказы МЧС" (копии) в номенклатурах дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и так далее.
Дела, в которых формируются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.
В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных номеров для дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры.
103. В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений, и наименования (заголовки) дел, включая переходящие дела, справочные картотеки к документам или журналы учета.
Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и другое).
При формировании заголовков дел не следует использовать термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и так далее.
Термин "Документы" применяется при объединении в дело различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка перечисляются основные виды документов.
Например:
Документы инспекторских проверок подчиненных МЧС органов, подразделений и организаций (служебные задания, докладные записки, рапорты).
В заголовках дел с перепиской указываются название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом), вопросы, по которым ведется переписка.
Например:
Переписка с Международным техническим комитетом по предотвращению и тушению пожаров.
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами их названия в заголовке, как правило, не перечисляются.
Например:
Переписка с органами государственного управления по вопросам предоставления оперативной информации.
Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения), далее - распорядительные документы подразделений, планы, отчеты, переписка.
Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут полугодовые планы, затем квартальные и месячные, то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем - со сторонними организациями.
104. Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.
105. В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующему перечню типовых документов, ведомственному перечню МЧС, с указанием сроков хранения и делаются ссылки на соответствующие статьи перечней.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются ЦЭК (ЭК) по согласованию ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.
106. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о незаведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и другое.
Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел после подписи начальника службы делопроизводства.
107. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел согласно приложению 49, подписываемая начальником службы делопроизводства.
Глава 11 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
108. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел осуществляется ведомственным архивом.
109. Группировка документов в дела производится в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Каждому делу присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел.
110. В дела подшиваются документы одного делопроизводственного года (за исключением переходящих дел).
Документы подшиваются в дело только в одном экземпляре. В дело подшивается также резолюция на документ.
Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие по объему приложения - вместе с документами, к которым они относятся.
111. Документы в деле располагаются в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации, а также на основании других принципов. Принципы группировки документов могут комбинироваться и видоизменяться. Документы в делах располагаются по разделам, а внутри - в логической последовательности и хронологическом порядке.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу с разными сроками хранения группируются и формируются в дела раздельно.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Проекты законов Республики Беларусь, указов и декретов Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, подготовленные структурными подразделениями МЧС, и вся переписка по этим вопросам формируются в отдельные дела. Переписка по каждому проекту располагается в хронологической последовательности.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых готовятся (повестка дня, доклады, проекты решений и другое). При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения вопросов).
Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов. Планы и отчеты к ним хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления.
Например:
План на 2004 год, составленный в 2003 году, и отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, должны быть отнесены к 2004 году.
Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия, а отчеты о выполнении этих планов - к последнему году действия плана.
112. Дело с документами не должно превышать 250 листов (30 - 40 мм толщины). При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого нового тома являются продолжением следующего.
113. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях в течение 1 года <*> до передачи их в ведомственный архив. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в ведомственный архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
------------------------------
<*> За исключением дел, образующихся в службе делопроизводства, которые передаются на архивное хранение сразу же по окончании календарного года.
114. Начальники структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и дел.
115. В структурных подразделениях дела хранятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
116. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела по форме согласно приложению 50, а на место изъятого из дела документа помещается листок-заместитель по форме согласно приложению 51. Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу с оформлением акта.
Глава 12 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
117. Ежегодно работниками структурных подразделений проводится экспертиза ценности документов с целью их отбора для передачи в ведомственный архив, а также выделения к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Особое внимание уделяется делам с отметкой "ЭПК" <*>.
------------------------------
<*> В перечне документов со сроками хранения отметка "ЭПК" означает, что среди документов временного хранения данного вида могут находиться документы, которые нужно хранить постоянно. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру после истечения срока хранения.
Работник ведомственного архива оказывает методическую помощь и осуществляет контроль за этой работой.
118. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и перечня документов с указанием сроков хранения путем полистного просмотра дел.
119. По результатам экспертизы ценности документов структурными подразделениями составляются отдельно описи документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по которым дела передаются в ведомственный архив, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (далее - акты на уничтожение).
Глава 13 ОФОРМЛЕНИЕ И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
120. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с начальниками структурных подразделений и утвержденному соответственно для МЧС - Министром, для подведомственных подразделений - начальниками этих подразделений.
121. Из структурных подразделений дела передаются в ведомственный архив по описям, составляемым лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи работника ведомственного архива.
Описи являются одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Они составляются ежегодно в двух экземплярах по форме согласно приложению 52 отдельно на завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, прошедшие экспертизу ценности.
При передаче дел в ведомственный архив на обоих экземплярах описей указываются дата и количество принятых дел. Описи подписываются работником ведомственного архива и работником структурного подразделения, передающего дела. Один экземпляр описи возвращается в структурное подразделение, второй - остается в архиве.
122. На основании описей дел структурных подразделений архив составляет годовые разделы сводных описей всей организации.
Сводная опись дел постоянного срока хранения является документом постоянного срока хранения, составляется в четырех экземплярах по форме согласно приложению 53, согласовывается с ЦЭК (ЭК) и утверждается ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения. После этого сводная опись дел постоянного хранения утверждается в МЧС Министром, в подведомственных МЧС подразделениях - начальниками этих подразделений.
123. Сводная опись дел по личному составу составляется работником ведомственного архива в трех экземплярах по форме согласно приложению 54, согласовывается с ЦЭК (ЭК) и ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения, после чего утверждается в МЧС Министром, в подчиненных МЧС подразделениях - начальниками этих подразделений.
124. Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения составляется в двух экземплярах по форме согласно приложению 55, согласовывается экспертной комиссией и утверждается руководителем.
125. При составлении всех видов описей дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
нумерация дел в сводной описи ведется сквозная за несколько лет, пока их число не достигнет любого четырехзначного числа (1000, 2000; 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с ведомственным архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
126. Дела в ведомственный архив передаются полностью оформленными. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет дела <*>, нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела и другого).
------------------------------
<*> При подшивке (переплете) дел удаляются все металлические предметы (скрепки).
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, которые не передаются в ведомственный архив, могут быть частично оформлены. При этом документы хранятся на скоросшивателях, листы не нумеруются, не составляются внутренние описи и заверительные надписи.
127. Документы подшиваются (переплетаются) в дела с твердой обложкой. Обложка дел оформляется согласно приложению 56.
Обязательными реквизитами обложки дела являются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для определенных категорий документов (постановлений, приказов, протоколов, переписки и другого), количество листов в деле, срок хранения.
В начале года реквизиты обложки дел оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению.
Если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке дела указывается его последнее наименование, а старое - заключается в скобки.
В заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера, а также указывается их подлинность или копийность.
На обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов. Если в деле имеются документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, на обложке под датой делается пометка: "Имеются документы за _____ годы".
Надписи на обложках делаются четко, светостойкими чернилами или тушью.
128. В делах составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле, по форме согласно приложению 57. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи.
129. Листы в деле нумеруются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа, при этом каждый том дела нумеруется самостоятельно.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела.
130. В конце дела (тома) на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист - заверитель дела) согласно приложению 58, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов (отдельно - листов в деле и внутренней описи), отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство, с указанием должности, а также дата.
131. Количество листов в деле (без учета количества листов внутренней описи) выносится из заверительной надписи на обложку дела.
132. Несколько разделов сводных описей дел постоянного срока хранения или один годовой раздел считаются законченной описью, если число заголовков в них достигает любой четырехзначной цифры. Законченной описи присваивается порядковый номер по листу фонда. Законченная опись печатается в четырех экземплярах. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел. В заверительной надписи фиксируются поступление, выбытие, объединение и расформирование дел со ссылкой на соответствующие документы. Заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, при составлении законченной описи изымаются.
Законченная опись дел имеет титульный лист согласно приложению 59. К законченной описи постоянного хранения составляются оглавление, указатели и список сокращения слов.
В оглавлении к законченной описи с указанием соответствующих листов перечисляются:
историко-архивная справка к фонду (общая);
названия разделов и подразделов описи в соответствии со схемой ее построения;
список сокращенных слов.
Законченная опись вместе с титульным листом, историко-архивной справкой к фонду, справочным аппаратом к описи заключается в твердую обложку и переплетается.
Глава 14 ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
133. После проведения экспертизы ценности документов на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению по форме согласно приложению 60. На документы с отметкой "ЭПК" составляется отдельный акт на уничтожение. Отбор дел к уничтожению производится только после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения за этот же период.
134. Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Ответственность за организацию уничтожения документов несут служба делопроизводства и архив.
135. Акт на уничтожение подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел <*>. После согласования ЦЭК (ЭК) акты на уничтожение представляются на рассмотрение ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения и утверждаются руководителями подразделений только после утверждения ЭМК (ЭПК) сводной описи дел постоянного срока хранения. После этого разрешается уничтожать дела, включенные в данный акт.
------------------------------
<*> Для подчиненных МЧС подразделений, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, акты на уничтожение представляются на рассмотрение ЭК вышестоящей организации.
136. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта на уничтожение сдаются на переработку. Сдача документов на переработку оформляется подтверждающим документом, который прикладывается к акту на уничтожение документов.
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве по чрезвычайным
ситуациям Республики Беларусь,
подчиненных ему органах,
подразделениях и организациях
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
(структурного подразделения) Начальник структурного
подразделения
подпись И.О.Фамилия
дата
АКТ
__________________ N ___________
место составления
О приеме-передаче дел
Основание:__________________________________________________________
____________________________________________________________________
Составлен комиссией:
Председатель комиссии <*> - Должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии <**>: 1. Должность, фамилия, инициалы
2. Должность, фамилия, инициалы
Присутствовали: 1. _________________________________________________
(должность сдающего дела, фамилия, инициалы)
2. _________________________________________________
(должность принимающего дела, фамилия, инициалы)
_______________________ сдал, а _______________________ принял дела
(фамилия, инициалы) (фамилия, инициалы)
по должности________________________________________________________
(наименование должности)
При сдаче-приеме установлено:
1. _________________________________________________________________
(указать, в каком состоянии находятся
____________________________________________________________________
передаваемее дела, документы)
2. _________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Приняты: 1. ________________________________________________________
2. ________________________________________________________
3. ________________________________________________________
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экземпляр - в дело;
2-й экземпляр - в службу делопроизводства.
Приложение: 1. ...
2. ...
Дела сдал подпись И.О.Фамилия
Дела принял подпись И.О.Фамилия
Председатель комиссии подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии: подпись И.О.Фамилия
подпись И.О.Фамилия
--------------------------------
<*> Как правило, заместитель начальника структурного
подразделения.
<**> Работники структурного подразделения; работник службы
делопроизводства.
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве по чрезвычайным
ситуациям Республики Беларусь,
подчиненных ему органах,
подразделениях и организациях
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В ОТДЕЛЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА МЧС
1. Письма и рапорты (заявления) о разрешении выезда в командировки (кроме заграничных), отпусков, об оказании материальной помощи <*>.
2. Сообщения о заседаниях, совещаниях, конференциях, направлении на них представителей, программах и повестке дня.
3. Сводки, справки, обзоры, описания и другая информация, присланные для сведения <**>.
4. Отчеты подведомственных МЧС подразделений, присланные для сведения или обобщения <**>.
5. Формы статистической отчетности подведомственных подразделений.
6. Графики, наряды, заявки, разнарядки, договоры <***>.
7. Тендерные предложения <****>.
8. Рекламные извещения, плакаты.
9. Поздравительные письма, пригласительные билеты.
10. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени) <*****>.
--------------------------------
<*> Учитываются в управлении кадров МЧС, управлении финансовой и экономической работы МЧС.
<**> Учитываются в структурных подразделениях.
<***> Учитываются в управлении финансовой и экономической работы МЧС.
<****> Учитываются в приемной заместителя Министра по чрезвычайным ситуациям по тылу.
<*****> Учитываются по месту хранения.
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве по чрезвычайным
ситуациям Республики Беларусь,
подчиненных ему органах,
подразделениях и организациях
Регистрационно-контрольная карточка
Лицевая сторона
-------------------+-------------------+----------------------------
¦ Срок исполнения ¦ Название вида ¦ Автор (корреспондент) ¦
¦ ¦ документа ¦ ¦
+------------------+-------------------+---------------------------+
¦ Дата и индекс поступления ¦ Дата и индекс документа ¦
+--------------------------------------+---------------------------+
¦ Краткое содержание¦
+------------------------------------------------------------------+
¦ Резолюция или кому направлен документ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦ Отметка об исполнении документа¦
--------------------------------------------------------------------
Оборотная сторона
--------------------------------------------------------------------
¦ Контрольные отметки ¦
+-------------------------+---------------------+------------------+
¦ Фонд N ¦ Опись N ¦ Дело N ¦
--------------------------+---------------------+-------------------
Рекомендации по заполнению основных реквизитов
регистрационно-контрольной карточки
--------------------+-----------------------------------------------
¦ Реквизиты ¦ Пояснения к заполнению ¦
¦ ¦ ¦
+-------------------+----------------------------------------------+
¦Срок исполнения ¦Проставляется число, месяц и год ¦
+-------------------+----------------------------------------------+
¦Название вида ¦Заполняется в соответствии с названием вида ¦
¦документа ¦регистрируемого документа ¦
+-------------------+----------------------------------------------+
¦Автор ¦Записывается название организации - автора ¦
¦(корреспондент) ¦документа. ¦
¦ ¦Допускается применение сокращенного названия ¦
+-------------------+----------------------------------------------+
¦Дата и индекс ¦Дата и индекс документа, присвоенные ему при ¦
¦поступления ¦поступлении ¦
+-------------------+----------------------------------------------+
¦Дата и индекс ¦Дата и индекс, присвоенные документу ¦
¦документа ¦организацией-автором, переносятся с ¦
¦ ¦поступившего документа ¦
+-------------------+----------------------------------------------+
¦Краткое содержание ¦Переносится заголовок, сформулированный на ¦
¦ ¦документе, при его отсутствии - краткое ¦
¦ ¦содержание документа ¦
+-------------------+----------------------------------------------+
¦Резолюция или кому ¦Переписывается резолюция, данная ¦
¦направлен документ ¦руководителем, и наименование подразделений ¦
¦ ¦(фамилии исполнителей), в которые направляется¦
¦ ¦документ ¦
+-------------------+----------------------------------------------+
¦Отметка об ¦Индекс и дата документа-ответа, фамилия ¦
¦исполнении ¦исполнителя, фамилия лица, подписавшего ¦
¦ ¦документ, адресат или краткая запись о решении¦
¦ ¦вопроса (заполняется исполнителем) ¦
+-------------------+----------------------------------------------+
¦Фонд N ¦Заполняются в архиве для документов с ¦
¦Опись N ¦постоянным сроком хранения ¦
¦Дело N ¦ ¦
--------------------+-----------------------------------------------
Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве по чрезвычайным
ситуациям Республики Беларусь,
подчиненных ему органах,
подразделениях и организациях
Журнал регистрации входящих документов
-------+-------+-------+------+-------+-------------+-----T--------+-----------+-------------+------+-------
¦Поряд-¦Дата ¦Номер и¦Откуда¦Краткое¦Количество ¦Резо-¦Подраз- ¦Роспись ¦Куда подшит ¦Отмет-¦Приме-¦
¦ковый ¦поступ-¦дата ¦посту-¦содер- ¦листов ¦люция¦деление,¦работника ¦документ ¦ка об ¦чание ¦
¦учет- ¦ления ¦посту- ¦пил ¦жание +------+------+ ¦фамилия ¦секретариа-+------+------+испол-¦ ¦
¦ный ¦ ¦пившего¦ ¦ ¦Основ-¦Прило-¦ ¦исполни-¦та в полу- ¦Номер ¦Номера¦нении ¦ ¦
¦номер ¦ ¦доку- ¦ ¦ ¦ного ¦жения ¦ ¦теля, ¦чении доку-¦дела ¦листов¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦мента ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦роспись ¦мента от ¦(тома)¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и дата ¦исполнителя¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и дата ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-------+-------+------+-------+------+------+-----+--------+-----------+------+------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-------+-------+-------+------+-------+------+------+-----+--------+-----------+------+------+------+-------
Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве по чрезвычайным
ситуациям Республики Беларусь,
подчиненных ему органах,
подразделениях и организациях
Журнал регистрации поступающих ____________________________
название распорядительных
документов <*>
------+-----T-------+-------+-------+-----T---------------------------------+-----------+-------
¦Дата,¦Кем ¦Краткое¦Коли- ¦Номер ¦Дата ¦Данные о рассылке и выдаче ¦Отметка ¦Приме-¦
¦номер¦издан¦содер- ¦чество ¦экземп-¦полу-+-------+-------+-------+---------+о возвра- ¦чание ¦
¦ ¦ ¦жание ¦посту- ¦ляра ¦чения¦Куда, ¦Коли- ¦Номера ¦Подпись о¦щении, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦пивших ¦ ¦ ¦кому ¦чество ¦экземп-¦получении¦уничтожении¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦экземп-¦ ¦ ¦направ-¦экземп-¦ляров ¦документа¦или сдаче в¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ляров ¦ ¦ ¦лен ¦ляров ¦ ¦или номер¦архив ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦реестра ¦ ¦ ¦
+-----+-----+-------+-------+-------+-----+-------+-------+-------+---------+-----------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
------+-----+-------+-------+-------+-----+-------+-------+-------+---------+-----------+-------
--------------------------------
<*> Журнал используется для регистрации постановлений, приказов, распоряжений.
Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве по чрезвычайным
ситуациям Республики Беларусь,
подчиненных ему органах,
подразделениях и организациях
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАВАЕМЫХ ДЛЯ РАССМОТРЕНИЯ НЕПОСРЕДСТВЕННО НАЧАЛЬНИКАМ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ МЧС
1. Нормативные документы, указания, разъяснения, запросы, поступающие из органов государственного управления, организаций и учреждений по финансовым вопросам, в управление финансовой и экономической работы.
2. Документы, поступающие из подведомственных МЧС органов по вопросам, связанным с финансированием подведомственных подразделений, планами и актами ревизий, согласованием отпускных цен на платные услуги, бухгалтерские отчеты, статистические отчеты по финансам и тому подобное - в управление финансовой и экономической работы.
3. Предложения органов государственного управления, организаций и учреждений по выполнению поручений вышестоящих органов, основным исполнителем по которым является МЧС, присланные для обобщения, - в структурные подразделения-исполнители, обобщающие эти сведения.
4. Ответы органов государственного управления, организаций и учреждений по запросам МЧС, подведомственных МЧС подразделений - в структурные подразделения, направляющие эти запросы.
5. Письма и рапорты (заявления) работников МЧС, подведомственных МЧС подразделений о разрешении выезда в заграничные командировки - в Республиканский центр международного сотрудничества.
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
карта новых документов | 
