Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.11.2003 N 38 "Об утверждении Правил работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Навигация Содержание
На основании статьи 4 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить прилагаемые Правила работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.
Председатель В.И.АДАМУШКО
УТВЕРЖДЕНО
Постановление Комитета
по архивам и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
06.11.2003 N 38
ПРАВИЛА РАБОТЫ С НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Раздел I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Научно-техническая документация - проектная, конструкторская, технологическая, научная, патентная, картографическая и иная документация (далее - НТД) по своему значению и объему является важнейшей частью Национального архивного фонда Республики Беларусь. В соответствии с действующим законодательством учреждения, организации и предприятия независимо от формы собственности обязаны обеспечивать ее накопление, учет, хранение и использование.
2. Создание и обращение НТД регламентируются актами законодательства Республики Беларусь.
3. В соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11) НТД, имеющая народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, подлежит передаче на государственное хранение в установленные сроки.
4. Настоящие Правила устанавливают порядок учета, хранения, использования, экспертизы ценности и передачи НТД на государственное хранение.
5. Правила затрагивают основные вопросы работы с НТД на бумажных носителях. Работа с электронными научно-техническими документами определяется Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 года "Об электронном документе" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 7, 2/132).
Раздел II ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Глава 1 ПОНЯТИЕ "СЛУЖБА НТД"
6. Научно-техническая документация, образующаяся в процессе деятельности проектно-конструкторских, научно-исследовательских, технологических и иных учреждений, организаций и предприятий (далее - организации), имеющая научно-историческое и практическое значение, независимо от времени ее создания, происхождения, техники и способа воспроизведения, места хранения и формы собственности является важной и наиболее разнообразной по своим видам составной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь и подлежит передаче на государственное хранение.
7. Для работы с НТД в организациях создается служба научно-технической документации. Правовой основой для создания службы является Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь".
8. Понятие "служба НТД" (далее - СНТД) подразумевает структурное подразделение организации (отдел, бюро, архив, библиотеку) или специально созданную группу, на которые возлагается учет, хранение, размножение и использование НТД.
В своей работе СНТД руководствуется актами законодательства Республики Беларусь.
Для правильной постановки и организации работ СНТД разрабатывается положение о службе, которое согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации.
Штатная численность СНТД определяется руководством организации и должна исходить из объема хранящихся в службе и количества поступающих из структурных подразделений документов, а также специфики проводимой с ними работы.
Работа СНТД строится по плану, согласованному с государственным архивом и утвержденному руководителем организации. Обязанности работников службы определяются должностными инструкциями.
Ответственность за обеспечение сохранности, учета, порядка уничтожения и подготовки к передаче на государственное хранение документов в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь несут руководители организаций.
Контроль за работой СНТД осуществляет руководство организаций, а также органы Государственной архивной службы.
Организация, реорганизация и ликвидация СНТД производятся на основании приказа руководителя организации по согласованию с соответствующим государственным архивом.
Глава 2 ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И ПРАВА СЛУЖБ НТД
9. Основными задачами СНТД являются:
комплектование службы научно-технической документацией в установленном порядке;
обеспечение сохранности, учета и использования НТД;
создание фонда пользования на часто используемые документы, подлежащие в дальнейшем передаче на государственное хранение;
отбор, научно-техническая обработка и передача документов на государственное хранение в соответствии с настоящими Правилами;
создание научно-справочного и поискового аппарата к документам, хранящимся в СНТД;
осуществление методического руководства и контроля за состоянием хранения и использования документов в структурных подразделениях организации, создающих и использующих в своей работе НТД.
10. Для выполнения своих задач СНТД осуществляет следующие функции:
принимает на хранение документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, ее предшественников, а также субподрядных организаций;
проверяет комплектность и осуществляет контроль за правильностью оформления поступающей в СНТД документации, соответствие ее действующим государственным стандартам, спецификациям, нормам и другим документам;
проверяет физическое состояние и пригодность НТД для дальнейшего хранения, копирования и изготовления микрофильмов;
осуществляет учет и хранение НТД, а также контроль за внесением в нее изменений;
по мере необходимости, а также планово проводит проверку наличия и состояния документов;
осуществляет изъятие из оборота аннулированных, морально устаревших и изношенных документов, проводит работы по их восстановлению и изготовлению дубликатов;
организует использование хранящейся в СНТД документации, а именно: размножает и рассылает НТД заинтересованным в ней структурным подразделениям и специалистам; подготавливает и выдает копии документов для работы сотрудникам, выполняет наряды-заказы на НТД, ведет учет ее применения; выдает документы во временное пользование и следит за своевременным их возвращением; подготавливает по запросам письма и выдает справки об имеющихся на хранении документах; в установленном порядке осуществляет передачу подлинников, дубликатов и копий документов из СНТД заказчикам и другим организациям;
обеспечивает мероприятия по экспертизе ценности и по подготовке НТД к передаче на государственное хранение, в том числе участвует в составлении перечней проектов, проблем, по которым НТД подлежит передаче на государственное хранение; разрабатывает планы-графики передачи документов на государственное хранение; организует работу и принимает участие в экспертизе ценности НТД и заседаниях экспертной комиссии; осуществляет отбор и проводит научно-техническую обработку документов, подлежащих передаче на государственное хранение; принимает участие в создании справочно-поискового аппарата НТД и научно-справочного аппарата к описям НТД; представляет на рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) организации и экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) государственного архива перечни разработок НТД, описи НТД и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; представляет в государственный архив по установленным формам статистические сведения (паспорт архива) о составе и количестве документов, хранящихся в СНТД.
11. Для успешного выполнения задач и функций СНТД предоставляется право:
контролировать выполнение установленных правил работы с НТД в структурных подразделениях организации;
требовать от подразделений организации своевременной передачи в СНТД документации, оформленной в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь;
возвращать на доработку неправильно или не полностью оформленные документы;
запрашивать от подразделений организации необходимые сведения для работы СНТД;
вносить руководству организации и членам ЭК предложения по совершенствованию работы службы;
привлекать для консультаций ведущих специалистов организации и государственного архива;
участвовать в совещаниях руководства организации по профильным вопросам работы СНТД;
информировать руководство организации о состоянии работы службы и при необходимости требовать от него улучшения условий труда.
Глава 3 ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СНТД С ОРГАНАМИ И УЧРЕЖДЕНИЯМИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
12. В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" государственное управление и контроль за состоянием, учетом, обеспечением сохранности и использованием документов в организациях независимо от формы собственности осуществляют республиканские и областные органы управления архивным делом, а также государственные архивы.
СНТД организаций в первую очередь координируют свою деятельность с Белорусским государственным архивом научно-технической документации (далее - госархив), являющимся республиканским научно-методическим и научно-исследовательским центром по работе с НТД.
13. СНТД совместно с органами управления архивным делом и государственным архивом:
проводятся семинары (совещания) по вопросам экспертизы ценности и подготовки НТД к передаче на государственное хранение;
организуются курсы повышения квалификации работников СНТД;
рассматриваются предложения СНТД по установлению и изменению сроков хранения отдельных категорий НТД, не предусмотренных соответствующими перечнями;
работники СНТД и госархива взаимодействуют в работе экспертных комиссий организаций и экспертно-методической комиссии госархива;
госархив на договорной основе оказывает платные услуги СНТД организаций в проведении экспертизы ценности документов и подготовке их к передаче на государственное хранение, разработке инструкций, положений и перечней;
госархив и СНТД организаций проводят работу по использованию документов как хранящихся в СНТД, так и в госархиве (организация выставок, выдача во временное пользование);
госархив информирует СНТД о научно-методических разработках в области архивного дела и работы с НТД, оказывает помощь в их приобретении;
СНТД информирует госархив о введении в действие новых технических нормативных правовых актов.
Раздел III СОСТАВ И ВИДЫ НТД
Глава 4 СОСТАВ НТД
14. В состав НТД входят проектная документация по строительству и реконструкции населенных пунктов и отдельных объектов, по консервации и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская (научная), патентная, геолого-геодезическая, гидрометеорологическая и иная документация.
15. По способу воспроизведения НТД может быть текстовой, графической, фотографической, электронной и иной.
Независимо от способа воспроизведения ко всей НТД применяются общие критерии по обеспечению ее сохранности и отбору на государственное хранение.
16. Научно-технические документы в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются на оригиналы, подлинники, дубликаты, копии. НТД может быть и в виде эскизов.
Оригиналы - документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников.
Подлинники - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. В качестве подлинника допускается использовать оригинал, микрофильм-подлинник или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.
Дубликаты - копии подлинников, обеспечивающие идентичность их воспроизведения, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий.
Дубликатами являются:
фотодубликаты на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении и в масштабе подлинника;
диазодубликаты, изготовленные на диазокальке (в позитивном изображении в масштабе подлинника);
микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой) в негативном или позитивном уменьшенном изображении;
электронные документы.
Копии - документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом), и предназначенные для непосредственного использования в процессе разработки, производства, эксплуатации и ремонта изделий. К копиям относятся электрографические копии, светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопии, микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата.
Эскизы - документы, предназначенные для разового использования в производстве. Выполняются на любом материале. Эскизы могут быть оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями.
Глава 5 ВИДЫ НТД
17. Проектная документация:
17.1. под проектной документацией (далее - ПД) понимается совокупность технических документов, фиксирующих процесс и результаты проведения работ по строительству и реконструкции городов и населенных пунктов, промышленных предприятий, гидротехнических сооружений, железных и шоссейных дорог, портов и иных объектов; по реконструкции, консервации и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства;
17.2. архитектурная и градостроительная деятельность регламентируется Законом Республики Беларусь от 26 ноября 1993 года "Об основах архитектурной и градостроительной деятельности в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 1, ст. 1) и техническими нормативными правовыми актами;
17.3. по способу воспроизведения информации ПД подразделяется на текстовую и графическую;
к текстовой документации относятся плановое задание, задание на проектирование, архитектурно-планировочное задание, пояснительная записка (общая, сводная), техническое задание на проектирование оборудования, технико-экономическое обоснование, описания, технические условия на проектирование, ведомости, расчеты, паспорта, сметная документация;
к графической документации относятся чертежи, рисунки, графики, эскизы, планы, схемы, диаграммы;
в состав ПД входят также иллюстративный материал (планшеты, фото), материалы инженерных изысканий, макеты отдельных объектов строительства, реконструкции, реставрации и макеты населенных пунктов (их районов, исторической части);
17.4. в процессе проектирования объектов капитального строительства, реконструкции, консервации, реставрации создаются индивидуальные, экспериментальные, типовые проекты, проекты-эталоны, проекты-привязки и проекты малых архитектурных форм;
к документации по проектированию малых архитектурных форм относятся проекты элементов городского оформления и благоустройства (торговые киоски и павильоны, павильоны городского транспорта, декоративные ограды, уличные фонари, фонтаны и бассейны, скульптурно-пространственные композиции) и элементы светографического оформления населенных пунктов (подсветка зданий и сооружений, светореклама, праздничное оформление улиц и площадей).
18. Конструкторская документация:
18.1. конструкторская документация (далее - КД) - совокупность графических и текстовых конструкторских документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.
КД на изделия промышленного производства образуется в деятельности отраслевых научно-исследовательских и проектно-конструкторских институтов, центральных, специальных и особых конструкторских бюро, базовых конструкторских бюро научно-производственных объединений, предприятий и высших учебных заведений, ведущих комплексные разработки в области создания и совершенствования машин, механизмов, приборов, оборудования;
18.2. КД в зависимости от стадии разработки подразделяется на проектную (техническое предложение, эскизный проект) и рабочую документацию;
рабочая конструкторская документация разрабатывается отдельно для опытных образцов (опытных партий), установочных серий, установившегося серийного или массового производства, а также для единичного производства;
18.3. каждой стадии разработки КД соответствуют определенные этапы выполнения работ. Обязательность выполнения стадий и этапов устанавливается техническим заданием на разработку;
18.4. основными видами КД являются:
чертеж детали;
сборочный чертеж;
чертеж общего вида;
монтажный чертеж;
спецификация;
ведомости;
пояснительная записка;
таблицы;
расчеты;
18.5. комплект конструкторских документов на изделие включает обязательные документы и документы, составляемые в зависимости от характера, назначения или условий производства;
на стадии "техническое предложение" обязательными документами являются ведомость технического предложения и пояснительная записка; на стадии "эскизный проект" - ведомость эскизного проекта и пояснительная записка; на стадии "технический проект" - чертеж общего вида изделия, ведомость технического проекта и пояснительная записка; на стадии "разработка рабочей конструкторской документации" - чертеж детали, сборочный чертеж и спецификация на сборочные единицы, спецификация на комплексы и комплекты;
18.6. при определении комплектности конструкторских документов на изделие различают основной конструкторский документ, основной комплект конструкторских документов, полный комплект конструкторских документов;
18.7. комплектность эксплуатационных, ремонтных и иных документов на изделия всех отраслей промышленности определяется техническими нормативными правовыми актами.
19. Технологическая документация:
19.1. под технологической документацией (далее - ТД) понимается совокупность графических и текстовых документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют технологический процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства (реконструкции), обеспечивающий высокую производительность труда с наименьшими затратами.
ТД образуется в деятельности специализированных научно-исследовательских и проектно-технологических институтов, центральных научно-исследовательских лабораторий, специальных проектно-технологических бюро, технологических отделов и научно-исследовательских лабораторий научно-производственных объединений и предприятий, на кафедрах и в лабораториях высших учебных заведений;
19.2. разработка, оформление и обращение документации при технологической подготовке производства (далее - ТПП) должны производиться в соответствии с техническими нормативными правовыми актами;
19.3. стадии разработки ТД, применяемой для технологических процессов изготовления изделий (составных частей изделий), определяются в зависимости от стадий разработки используемой конструкторской документации;
19.4. стадии разработки рабочей ТД, применяемой для технологических процессов ремонта изделий (составных частей изделий), определяются в зависимости от стадий разработки используемых видов конструкторских документов на ремонт;
19.5. при проектировании объектов капитального строительства разработка ТД ведется в соответствии со стадиями разработки ПД;
в зависимости от назначения технологические документы подразделяются на основные и вспомогательные;
19.6. к основным технологическим документам относятся документы, содержащие сводную информацию, необходимую для решения одной или комплекса инженерно-экономических и организационных задач, полностью и однозначно определяющие технологический процесс (операцию) изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия);
19.7. к вспомогательным технологическим документам относятся документы, применяемые при разработке, внедрении, функционировании технологических процессов и операций, в том числе карта заказа на проектирование технологической оснастки, акт о внедрении технологического процесса;
19.8. основными видами ТД являются:
маршрутная карта;
карта эскизов;
технологическая инструкция;
планы расположения оборудования;
схемы технологических процессов;
комплектовочная карта;
ведомость оснастки;
ведомость материалов;
19.9. в отраслях промышленности, не относящихся к машиностроению, могут разрабатываться также такие виды технологических документов, как технологические регламенты, правила, рецептура, описания, предписания, диаграммы, характеристики, схемы, режимы производства, паспорта, технические условия, анализы продукции, альбомы технологических процессов, спецификации основного технологического оборудования.
20. Научно-исследовательская (научная) документация:
20.1. научно-исследовательская (научная) документация (далее - НД) - документация, фиксирующая ход и итоги научных исследований в различных отраслях науки, техники, строительства и производства.
НД образуется в процессе деятельности научно-исследовательских, конструкторских, технологических и проектных институтов, высших учебных заведений, специальных конструкторских бюро и лабораторий, ведущих комплексные теоретические прикладные исследования в различных отраслях науки и техники.
НД создается в процессе научно-исследовательских (далее - НИР), опытно-конструкторских (далее - ОКР), опытно-технологических (далее - ОТР) и экспериментально-проектных работ (далее - ЭПР) и отображает теоретическое и практическое решение научно-технических проблем, внедрение их результатов в производство;
20.2. основными видами НД являются:
итоговые и этапные отчеты по НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;
технические отчеты о НИР, ОКР, ОТР, ЭПР с приложениями;
заключения, отзывы и рецензии о НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;
аннотации на НИР;
паспорта, регламенты на НИР;
монографии, диссертации и отзывы на них;
рукописи неопубликованных научных работ;
рекомендации (методические рекомендации) с теоретическим обоснованием конструкций изделий и объектов капитального строительства, реконструкции, реставрации, а также технологий изготовления изделий или сооружения объектов;
технические задания на НИР (ОКР);
программы НИР;
отчеты, доклады о работе научных экспедиций;
отчеты, доклады о научных и технических командировках специалистов;
технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки;
первичная документация, образующаяся в процессе НИР, ОКР, ОТР и ЭПР (журналы записей экспериментов, результаты анализов, дневники, кинофотофоновидеодокументы, рентгенограммы, электронные документы, связанные с процессом исследования);
20.3. отчет о НИР является основным документом, в котором излагаются исчерпывающие систематизированные сведения о выполненной работе;
20.4. отчет о НИР (ее этапе) должен содержать:
титульный лист;
список исполнителей;
реферат;
содержание;
перечень условных обозначений, символов, единиц и терминов;
введение;
основную часть;
заключение;
список использованных источников;
приложения;
20.5. материалы НИР, ОКР и ОТР, предусмотренных планами научно-исследовательских, конструкторских, технологических и проектных организаций во всех областях науки и техники, подлежат обязательной государственной регистрации;
20.6. вторичными документами к отчетам о НИР являются регистрационные и информационные карты (далее - РК и ИК);
регистрационные карты предназначены для государственной регистрации и информирования заинтересованных предприятий о ведущихся НИР, ОКР, ОТР, ЭПР;
информационные карты предназначены для осуществления государственного учета и информирования заинтересованных предприятий об основных результатах выполненных НИР, ОКР, ОТР, ЭПР, этапах НИР, ОКР, ОТР, ЭПР, отдельных технических решениях;
по миновании практической надобности РК и ИК передаются на хранение в службу научно-технической документации. ИК в дальнейшем передаются на государственное хранение.
21. Патентная документация:
21.1. под патентной документацией (далее - ПатД) понимается совокупность опубликованных и неопубликованных текстовых и графических документов и извлечений из них, которые содержат сведения о результатах исследований, разработок, заявленных или признанных изобретениями, полезными моделями, промышленными образцами, товарными знаками (знаками обслуживания), сортами растений, топологиями интегральных микросхем, а также об охране прав изобретателей, патентовладельцев и владельцев свидетельств о регистрации объектов промышленной собственности (далее - ОПС);
ПатД является важнейшим источником информации о научно-технических достижениях при разработке новых образцов техники, промышленных образцов, создании новых сортов растений, проверке объектов экспорта на патентную чистоту и экспертизе заявок на предполагаемые изобретения;
патентная система, применяемая для объектов промышленной собственности (изобретения, полезные модели, промышленные образцы), обеспечивает охрану результатов научно-технической и иной инновационной деятельности;
правильная организация изучения и использования ПатД - необходимое условие создания объектов науки, техники и других сфер деятельности на уровне изобретений;
21.2. ПатД подразделяется на:
первичную патентную документацию;
вторичную патентную документацию;
21.3. первичная ПатД содержит неопубликованную или впервые опубликованную информацию о результатах научно-исследовательских разработок, сведения об охране прав изобретателей, патентовладельцев и владельцев свидетельств о регистрации ОПС, а также нормы патентного права;
21.4. вторичная ПатД включает материалы, являющиеся результатом аналитической переработки первичной патентной документации. К вторичной ПатД относятся рефераты или аннотации описаний изобретений, издания информационных центров;
21.5. в состав ПатД входят следующие виды документов:
охранные документы (авторское свидетельство, патент, свидетельство на объекты промышленной собственности);
заявка на изобретение или открытие;
прилагаемые к заявке документы (при их наличии);
документы, связанные с перепиской по жалобе заявителя о предполагаемом изобретении или открытии (при наличии данных документов);
21.6. авторское свидетельство на изобретение - документ, который выдается на имя автора изобретения и удостоверяет следующее: признание предложения изобретением, приоритет изобретения, авторство на изобретение, исключительное право государства на изобретение;
в случае соавторства авторское свидетельство на изобретение выдается каждому из соавторов с указанием в нем других соавторов;
21.7. патент на изобретение, полезную модель, промышленный образец - документ, который удостоверяет авторство, приоритет изобретения, полезной модели, промышленного образца и исключительное право патентообладателя на их использование. Патент на сорт растения - документ, который удостоверяет авторство селекционера, приоритет сорта и исключительное право патентообладателя на его использование;
свидетельство на товарный знак - документ, который удостоверяет приоритет товарного знака, исключительное право владельца на товарный знак в отношении товаров, указанных в свидетельстве, и содержит изображение товарного знака. Свидетельство на топологию интегральной микросхемы - документ, который удостоверяет авторство, приоритет топологии и исключительное право на ее использование;
21.8. заявка - совокупность документов, использующихся в процессе патентного делопроизводства с момента подачи заявления на предполагаемый ОПС до выдачи патента или свидетельства о регистрации;
21.9. в состав заявки на выдачу авторского свидетельства (патента) на изобретение и полезную модель входят следующие документы:
заявление о выдаче авторского свидетельства (патента);
описание изобретения, раскрывающее его с полнотой, достаточной для осуществления изобретения;
формула изобретения, выражающая его сущность и полностью основанная на описании;
чертежи и другие документы, если они необходимы для понимания сущности изобретения;
реферат, содержащий краткое изложение того, что раскрыто в описании изобретения, формуле изобретения и других документах заявки, с указанием области применения изобретения (если это не ясно из названия);
доверенность (в случае подачи заявки через патентного поверенного);
21.10. заявка на выдачу авторского свидетельства (патента) на промышленный образец содержит следующее:
заявление;
комплект фотографий изделия (макета, рисунка), дающих полное и детальное представление о внешнем виде изделия;
описание промышленного образца, включающее совокупность его существенных признаков;
чертеж общего вида изделия, эргономическую схему, конфекционную карту, если они необходимы для раскрытия сущности промышленного образца;
доверенность;
21.11. в состав заявки на выдачу авторского свидетельства (патента) на сорт растения включаются следующие документы:
заявление;
заполненная анкета сорта растения, утвержденная патентным ведомством;
доверенность;
другие документы, необходимые для экспертизы заявленного сорта (представляются по запросу патентного ведомства);
21.12. заявка на регистрацию товарного знака должна содержать:
заявление о регистрации обозначения в качестве товарного знака с указанием заявителя, а также его места нахождения или места жительства;
заявляемое обозначение;
перечень товаров и услуг, для которых испрашивается регистрация сгруппированных по классам Международной классификации товаров и услуг для регистрации знаков;
21.13. в состав заявки на регистрацию топологии интегральной микросхемы входит следующее:
заявление о выдаче свидетельства с указанием автора (соавторов) топологии и лица (лиц), на имя которого (которых) испрашивается свидетельство;
название интегральной микросхемы с топологией, на которую испрашивается правовая охрана;
адрес и наименование заявителя;
указание даты и места первого использования топологии в коммерческих целях (если оно имело место);
депонируемые материалы: сборочный топологический чертеж, комплект фотошаблонов или фотографий каждого слоя интегральной микросхемы, образцы интегральных микросхем с данной топологией в случае использования ее в коммерческих целях;
реферат, содержащий сведения об области применения, о назначении или функции интегральной микросхемы и ее основных параметрах;
доверенность (в случае подачи заявки представителем);
21.14. к заявке прилагаются документ, подтверждающий уплату пошлины в установленном размере или наличие оснований для освобождения от уплаты, либо документы, подтверждающие частичную уплату пошлины и право на льготу по пошлине;
к заявке на регистрацию товарного знака кроме упомянутого выше должны быть приложены:
документ, удостоверяющий полномочия патентного поверенного, если заявка подается через него;
положение о коллективном знаке, если заявка подается на коллективный знак;
21.15. заявки подразделяются на следующие группы:
заявки, по которым принято решение о выдаче патента или о регистрации ОПС;
заявки, по которым принято решение об отказе в выдаче патента или об отказе в регистрации ОПС;
заявки, которые в установленном порядке признаны неподанными или отозванными;
заявки, по которым были выданы патент или свидетельство о регистрации, но действие их было в установленном порядке прекращено;
21.16. заявки на предполагаемые объекты промышленной собственности направляются на рассмотрение в патентный орган;
порядок оформления заявок определен нормативными документами, регулирующими отношения в области охраны промышленной собственности.
Раздел IV ПЕРЕДАЧА НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В СЛУЖБУ НТД ОРГАНИЗАЦИИ-РАЗРАБОТЧИКА И ДРУГИМ ОРГАНИЗАЦИЯМ
Глава 6 ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В СЛУЖБУ НТД ОРГАНИЗАЦИИ-РАЗРАБОТЧИКА
22. Все имеющиеся в организации подлинники, дубликаты и копии НТД подлежат передаче на хранение в СНТД.
23. Структурные подразделения организаций передают НТД в СНТД после ее разработки по проблемам, изделиям, технологическим процессам, объектам капитального строительства, планировки, реконструкции, консервации, реставрации либо по мере завершения их самостоятельных этапов, стадий или частей.
24. Порядок передачи НТД в СНТД определяет руководитель организации. При передаче документации оформляется акт (опись).
25. При приеме документации на хранение сотрудник СНТД проверяет:
комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация);
наличие установленных подписей и дат;
правильность выполнения основных надписей и титульных листов;
пригодность документов для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, перегибов).
26. НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых она разработана (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька).
Подлинники НТД, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены, если это необходимо.
В подлинниках, выполненных электрографическим способом, на всех листах должны быть четкие и ясные изображения элементов, надписи, знаки.
Глава 7 ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ НТД ДРУГИМ ОРГАНИЗАЦИЯМ
27. НТД передается организациями-разработчиками другим организациям (заказчикам) в виде подлинников или дубликатов (копий).
28. Организация-разработчик проводит экспертизу передаваемой документации с целью определения ее научно-исторической ценности. Экспертиза осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией организации.
29. Подлинники НТД, имеющей научно-историческую ценность, передаются на государственное хранение в соответствии с перечнями разработок НТД организаций, утвержденными экспертно-методической комиссией Белорусского государственного архива научно-технической документации, а также сроками ведомственного хранения документов.
Документация, подлежащая передаче на государственное хранение, передается заказчику в виде дубликатов (копий). Передача документов оформляется приемо-сдаточным актом, о чем делается запись в карточке учета документов.
30. Уничтожение документации, не имеющей научно-исторической ценности и утратившей практическое значение, производится в установленном порядке по согласованию с ЭМК Белорусского государственного архива научно-технической документации.
31. Подлинники проектной документации передаются проектными организациями заказчикам в порядке, установленном нормативными документами, утвержденными министерствами и согласованными с Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (далее - Белкомархив).
Подлинники типовой проектной документации на здания и сооружения подлежат учету в республиканском унитарном предприятии "Минсктиппроект".
32. Конструкторская и технологическая документация передается организациями-разработчиками заказчикам для изготовления опытного образца изделия, для освоения изделия на другом предприятии, для применения документации на изделие или его части в разработках других предприятий.
33. При реорганизации или ликвидации учреждений и предприятий государственной формы собственности НТД вместе с научно-справочным аппаратом к ней передается по акту организации-преемнику или вышестоящей организации, а негосударственной формы собственности - по месту регистрации или в государственный архив. В ликвидационную комиссию включается представитель государственного архива.
Раздел V ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Глава 8 СОЗДАНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
34. Для обеспечения сохранности НТД в архивах организаций требуется проведение и соблюдение ряда мероприятий:
создание оптимальных условий хранения всех видов НТД на бумажных, пленочных, магнитных и других носителях;
размещение документов в хранилищах, их топографирование;
учет документов, проверка их наличия и состояния;
контроль за выдачей документов из архива.
Оптимальные условия хранения документов в архиве организации обеспечиваются в результате соблюдения определенных требований к помещению и оборудованию хранилищ, режиму хранения, порядку размещения документов.
35. Обеспечение сохранности документов:
35.1. архивы организаций должны размещаться в специально построенных или приспособленных и оборудованных в соответствии с законодательством помещениях. Требования к помещениям архива устанавливаются строительными нормами и правилами, а также санитарными нормами, правилами и гигиеническими нормативами;
35.2. помещения хранилищ должны соответствовать пожарным правилам и нормам;
35.3. не допускается размещение архивов в подвальных помещениях. Посторонние лица допускаются в хранилища с разрешения заведующего архивом или сотрудника, ответственного за него;
35.4. помещение архива до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается руководителем организации. В комиссию должны входить представители государственной архивной службы. Комиссия составляет акт готовности помещения, который утверждается руководителем организации. Осмотр состояния помещений архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в пять лет.
36. Оборудование архивов:
36.1. хранилища должны оборудоваться стационарными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитным составом. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи;
36.2. в хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, не допускается размещение стеллажей, шкафов к наружным стенам здания и к источникам тепла;
36.3. Стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм их размещения:
расстояние между рядами стеллажей или шкафов (главный проход) - 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
расстояние между стеной здания и стеллажами (шкафами), параллельными стене, - 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа - не менее 15 см, на цокольных этажах - не менее 30 см.
37. Режим хранения документов:
37.1. в хранилищах и рабочих помещениях архива должен соблюдаться необходимый санитарно-гигиенический режим хранения и защиты документов от биоповреждений, плесени, пыли. Не реже одного раза в месяц должен проводиться санитарный день;
37.2. Для предупреждения биологических и механических повреждений документов необходимо проводить периодический просмотр документов, в первую очередь документов длительного хранения, которые не используются, а также документов, которые будут передаваться на государственное хранение.
При обнаружении в хранилище биологических вредителей принимаются необходимые меры по обработке документов, стеллажей, помещений.
При повреждении значительного количества документов проводят их общую дезинфекцию и дезинсекцию силами санэпидемстанций;
37.3. механические повреждения документов контролируют в ходе текущей работы с документами, проверок наличия. Степень повреждения оценивают визуально, выделяя документы, требующие ремонта и реставрации. Ремонт калек могут выполнять работники архива, реставрацию должны осуществлять только специалисты. Не допускается ремонт документов липкой лентой, низкосортной бумагой, силикатным клеем и прочими наносящими вред сохранности документов средствами;
37.4. выявлению и удалению подлежат все посторонние предметы, находящиеся в делах: металлические, картонные и закладки, разделители, скрепки. Подшивка документов постоянного срока хранения допускается только нитками;
37.5. температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время:
в хранилищах с регулируемым климатом - два раза в неделю;
в хранилищах с нерегулируемым климатом - три раза в неделю;
при нарушении режима хранения - ежедневно;
37.6. в помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура - 17 - 19 град. C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%.
В хранилищах с нерегулируемым температурно-влажностным режимом хранения документов проводятся мероприятия по его оптимизации с применением технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального проветривания и отопления хранилищ. Наблюдения за выполнением мероприятий осуществляются на основании показаний контрольно-измерительных приборов;
37.7. при аварийных нарушениях режима хранения, связанных с затоплением помещения и увлажнением документов, предпринимаются немедленные меры по ликвидации причин и последствий аварий, осушению хранилища и сушке документов;
37.8. параметры наружного воздуха записываются по данным метеосводки или измеряются сотрудниками и регистрируются в специальном журнале регистрации показаний приборов. Здесь же фиксируются необходимые расчетные данные, результаты проверки контрольно-измерительных приборов, нарушения режима хранения и меры по его нормализации.
Температура воздуха измеряется ртутными или спиртовыми термометрами, относительная влажность воздуха - психрометрами или гигрометрами различных модификаций;
37.9. контрольно-измерительные приборы (термометр и гигрометр) следует монтировать на одном щитке и устанавливать на стеллажах в главных проходах хранилищ вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы устанавливаются в каждом хранилище: одна контрольная точка со своим порядковым номером на комнату, здесь же помещается журнал учета показаний приборов.
Глава 9 РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ХРАНИЛИЩАХ
38. Все поступающие в архив документы размещаются с учетом создания оптимальных условий хранения, порядка их поступления и использования.
39. Хранилища, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими цифрами, стеллажи и шкафы - слева направо от входа, а полки по шкафам - сверху вниз слева направо.
40. Не допускается хранение документов на полу, на подоконниках, в неразобранных кипах, транспортировочной таре.
41. В зависимости от оборудования и форматов чертежей НТД может храниться в развернутом, сложенном или ином виде.
42. Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно от остальных документов.
43. В хранилищах крупных архивов для обеспечения поиска нужных документов составляются на каждый стеллаж постеллажные топографические указатели, размещаются они по порядку номеров стеллажей в каждом хранилище.
Изменения в размещении документов должны своевременно отражаться в указателях.
Глава 10 ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ ХРАНИЛИЩ
44. В перечень мероприятий, обеспечивающих сохранность НТД, входит соблюдение порядка выдачи документов из архивохранилищ для работы сотрудникам, во временное пользование, для создания страхового фонда, копирования, дезинфекции.
45. Для сотрудников организации документы выдаются на срок до 10 дней, во временное пользование сотрудникам других организаций - до 1 месяца.
Выдача документов производится на основании разрешения руководителя организации, заказа на снятие копий, заказа на выдачу документов сотрудникам других отделов, в читальный зал, заказа на проведение реставрации документов.
46. Выдача документов в другие организации оформляется актом выдачи документов во временное пользование в двух экземплярах согласно приложению 1 на основании гарантийного письма организации-получателя. Акты подписываются ответственными лицами организаций. При возвращении документов в акте делается пометка об их возврате. Обязательно проверяется количество листов, их физическое состояние. Акты хранятся вместе с гарантийными письмами в делопроизводстве архива. При утрате или повреждении документов заведующий архивом в присутствии представителя организации, использовавшей данные документы, составляет акт в 2 экземплярах, один экземпляр акта направляется руководителю организации, использовавшей документы, для принятия мер к розыску или восстановлению документов.
47. На документы, включенные в перечни и подлежащие передаче на государственное хранение, создается фонд пользования на электронных и других носителях. Подлинники, как правило, для использования не выдаются, на них изготавливаются копии.
48. При выдаче документов вместо них подкладывается карта-заместитель согласно приложению 2, где указываются номера листов, когда и кому выданы документы. После возвращения документов карта-заместитель изымается и применяется при следующей выдаче.
49. При перемещении и транспортировке документов принимаются необходимые меры предосторожности, обеспечивающие физическую сохранность, защиту их от технических повреждений, высокой влажности. За пределы здания документы вывозят в упакованном виде.
Глава 11 ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ
50. Для определения фактического наличия НТД, хранящейся в архиве, ее соответствия учетным документам, а также выявления документов, требующих профилактической обработки и реставрации, периодически проводится проверка наличия и состояния НТД.
51. Проверка проводится не реже одного раза в 5 лет, а также:
после перемещения документов в другое хранилище;
при реорганизации или ликвидации организации;
при смене заведующего архивом.
52. При передаче НТД в государственный архив в обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния передаваемых документов. Проверке могут подвергаться все документы, хранящиеся в архиве, отдельные виды и комплекты НТД, документы отдельного хранилища.
53. В ходе проверки устанавливаются соответствие итоговой записи в инвентарной книге фактическому наличию документов, внесенных в эту книгу, соответствие имеющихся в наличии документов, указанных в спецификациях или во внутренних описях папок, литерные и пропущенные номера чертежей, физическое состояние документов.
54. Физическое состояние документов оценивается визуально. В ходе проверки физического состояния подлежат выявлению:
документы, пораженные плесенью, насекомыми;
документы с повреждением основы и текста.
55. Проверка наличия чертежей осуществляется полистно, при этом необходимо сверять наименование реквизитов спецификации или внутренней описи с названием каждого листа чертежа, входящего в состав проекта (разработки).
56. Проверка наличия и состояния НТД проводится сотрудниками архива или специальной комиссией в составе двух человек, назначенной руководителем организации. Результаты каждой проверки оформляются актом, который составляется сотрудником, производившим проверку. Акт утверждается руководителем организации и согласовывается с ЭК организации.
57. В акте проверки наличия и состояния НТД указываются основание и время проверки, количество папок (документов), числящихся по учетным документам, количество документов, не обнаруженных при проверке, меры, принятые по их розыску, дается общая характеристика состояния документов согласно приложению 3.
Акт составляется на основании итоговых записей по каждой инвентарной книге.
58. После завершения проверки наличия и состояния документов в каждой инвентарной книге после заверительной подписи делается запись: "Проверено" и проставляются дата проверки и подписи исполнителей.
59. При проверке наличия и состояния документов необходимо сохранять порядок их расположения на стеллажах, в коробках, папках, неправильно размещенные тома и чертежи возвращать на место, отмечать поврежденные биологическими вредителями документы и изымать их.
60. Если при проверке обнаружена недостача документов, организуется их розыск.
При недостаче или неисправимом повреждении НТД, подлежащей передаче на государственное хранение, составляются соответствующие акты согласно приложениям 4 и 5, на основании которых указанные документы выделяются к уничтожению. Акты согласовываются с государственным архивом и затем подписываются руководителем организации.
61. Проверка наличия считается завершенной после внесения изменений в учетные документы.
Раздел VI УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ
Глава 12 ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ ДОКУМЕНТОВ
62. Учет документов в архивах является средством обеспечения их сохранности, контроля за наличием, организации использования.
63. Учету подлежат все хранящиеся в архивах документы, извещения об изменении НТД, страховые копии, фонд пользования, перечни разработок НТД, подлежащей передаче на государственное хранение, описи документов, переданных на государственное хранение.
64. Учет НТД осуществляется в соответствии с действующими техническими нормативными правовыми актами.
За единицу учета и хранения НТД в ведомственном архиве принимаются:
для проектной документации - основной комплект, лист чертежа, имеющий самостоятельное значение, текстовой документ;
для конструкторской и технологической документации - один лист чертежа или несколько листов текста под одним инвентарным номером, сброшюрованных в том;
для научной документации - отчет по теме (этапу) НИР либо другой вид документа, сброшюрованного в том (техническое задание или описание), руководящие и методические материалы, разработанные в процессе научно-исследовательской или опытно-конструкторской работы.
Глава 13 ФОРМЫ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ПОРЯДОК ИХ ВЕДЕНИЯ (ЗАПОЛНЕНИЯ)
65. Каждая единица учета регистрируется и учитывается под отдельным номером. Регистрация документов производится в инвентарных книгах и карточках регистрации архивных документов согласно приложению 6. Целям учета НТД служат также перечни разработок, подлежащих передаче на государственное хранение.
66. Инвентарные книги заполняются на основании данных основной надписи чертежей, титульных листов.
67. На подлинниках и дубликатах проектной, конструкторской, технологической документации, состоящих из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.
68. Инвентарные книги ведутся отдельно по каждой группе документации (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентная).
69. Регистрация подлинников проектной документации производится по отдельным самостоятельным частям по мере поступления проекта.
Отдельные инвентарные книги ведутся на:
подлинники проектной документации;
копии проектных документов других организаций;
типовые проекты.
Регистрация копийной проектной документации производится по сброшюрованным томам в карточках учета.
70. Для конструкторской и технологической документации инвентарные книги учета подлинников и чертежей, поступающих от других организаций, ведутся отдельно на изделия основного и вспомогательного производства.
Принятые подлинники конструкторской и технологической документации регистрируются полистно по узлам.
Копии конструкторских и технологических документов, изготовленные организацией-разработчиком, могут регистрироваться в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, привлеченным подлинникам.
Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.
71. Для учета научно-исследовательской документации ведутся отдельные инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов, отчеты по темам НИР вносятся в инвентарную книгу по мере поступления согласно приложению 7.
72. Патентная документация регистрируется в журналах регистрации заявок на выдачу патента на изобретение согласно приложению 8.
Раздел VII НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ СНТД
Глава 14 ОПРЕДЕЛЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА И ЕГО ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ
73. Научно-справочный аппарат (далее - НСА) к научно-технической документации - это единая система справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем (далее - АИПС), взаимодополняемых, взаимосвязанных и взаимодействующих друг с другом, которые служат средством информации о наличии и содержании НТД.
74. НСА создается в СНТД для обеспечения сохранности, поиска и эффективного использования документов.
75. Создание НСА осуществляется на основе преемственности учетно-справочного и поискового аппарата организаций и государственных архивов, основывающейся на единстве требований и принципов его построения.
76. Состав НСА определяется СНТД организаций и зависит от объема, состава и содержания документов, характера и задач их поиска, а также интенсивности использования.
Глава 15 ВИДЫ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИМ ДОКУМЕНТАМ
77. Основными видами НСА по составу и содержанию документов являются:
инвентарные книги;
перечни разработок;
описи единиц хранения (дел);
каталоги;
картотеки;
историко-архивные справки;
указатели и иные виды, выполняющие функции справочников базы данных.
78. Инвентарная книга - справочник, ведущийся в процессе учета НТД, в котором регистрируются все документы архива, их движение и поисковые данные.
79. Перечни разработок составляются на первом этапе экспертизы ценности научно-технической документации и отбора ее на государственное хранение. Перечни содержат информацию о реально существующих комплексах документов, обеспечивают их поиск, учет и сохранность.
80. Описи - справочники, которые создаются в результате описания и научно-технической обработки документов, включенных в перечни НТД.
Описи в краткой форме раскрывают состав и содержание единиц хранения, закрепляют их систематизацию внутри фонда и выполняют учетные функции.
Описи как один из самых сложных видов системы НСА имеют свой справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, списка сокращений, указателей, предисловия.
81. Историко-архивная справка - самостоятельный вид научно-справочного аппарата; составляется при первой передаче документов на государственное хранение.
При последующих передачах документов на государственное хранение историко-архивная справка только дополняется необходимыми сведениями.
Историко-архивная справка состоит из двух разделов: истории организации (первый раздел) и описания особенностей и значимости научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение (второй раздел);
81.1. первый раздел справки в хронологическом порядке содержит следующие сведения:
основания к созданию, преобразованию и ликвидации организации;
крайние даты деятельности организации;
изменения названий, функций, структуры и подведомственности с указанием основных причин, вызвавших их;
наименования организаций-соразработчиков (если таковые имеются);
перечень наиболее важных научно-исследовательских, конструкторских, технологических, проектных разработок и их авторов;
81.2. во втором разделе указываются:
время разработки;
состав и содержание НТД, ее новизна и значение для истории науки и техники, степень сохранности документов;
особенности экспертизы ценности и категории выделенных к уничтожению документов;
наличие в фонде различных групп документов, их количество и крайние даты;
факты передачи подлинников документов в другие организации;
наличие уникальных и особо ценных документов;
факты утраты отдельных категорий документов и их причины;
81.3. историко-архивная справка печатается в двух экземплярах на бланке организации, подписывается руководителем организации с указанием исполнителя.
Один экземпляр поступает в госархив, другой хранится в СНТД. При последующей передаче документов на государственное хранение представляются дополнительные сведения об изменениях в истории организации и составе документов.
82. Каталог - справочник, в котором информация о содержании документов СНТД представлена в детализированном виде и расположена в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов СНТД.
Система каталогов, в свою очередь, определяется составом и содержанием научно-технической документации, характером ее использования, материально-техническими возможностями СНТД.
Каталоги НТД в зависимости от схемы построения подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, объектный, инвентарный, номерной).
Каталоги могут создаваться по видам НТД (каталоги научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической документации, каталоги карт);
82.1. в систематическом каталоге документная информация группируется по отраслям деятельности, с которыми связано содержание документов, внутри - по темам, комплексам или группам. В карточке систематического каталога отражается содержание документа, техническая характеристика, основные технические показатели, степень внедрения в производство, а также то новое, что было применено при разработке данного проекта или научной темы;
82.2. в предметно-тематическом каталоге документная информация группируется по видам объектов, темам научных работ.
Предметно-тематические каталоги на конструкторскую и проектную документацию должны строиться по объектам проектирования и видам изделий и далее - по их техническим характеристикам, на научно-исследовательскую - по наименованиям тем, внутри - по наименованиям вопросов;
82.3. объектный каталог рекомендуется составлять на объекты капитального строительства и объекты конструирования.
Аннотация - основа описания карточки объектного каталога.
Карточки объектного каталога систематизируются по номерам объектов, по алфавиту, по наименованиям географических пунктов;
82.4. в алфавитном или именном каталоге документная информация группируется по фамилиям авторов или наименованиям работ.
Такой каталог необходимо иметь при интенсивном использовании документов по признаку принадлежности определенным лицам - авторам научных тем, архитектурных разработок;
82.5. в географическом каталоге документная информация группируется по алфавиту географических пунктов, которые в свою очередь являются основными рубриками этого каталога.
Внутри основной рубрики карточки систематизируются по номерам или названиям объектов.
Каталоги (картотеки) могут создаваться и на другие виды документов (фотографии, карты, микрофильмы, серийные изделия, типовые проекты).
Каталоги создаются как в традиционном карточном варианте, так и в автоматизированном.
Примерная каталожная (учетная) карточка для системы каталогов СНТД ведется согласно приложению 9.
Раздел VIII ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Глава 16 ЦЕЛИ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
83. Научно-техническая документация используется при выполнении научно-исследовательских, проектно-конструкторских, испытательных работ, при исследовании проблем науки и техники, при реставрации памятников архитектуры, реконструкции, ремонте, эксплуатации объектов, при повторном проектировании, при разработке новых стандартов, для наведения справок, изготовления копий и выписок и в других случаях.
84. Организация процесса использования документов предполагает создание для этого оптимальных условий: выделения помещений для СНТД, оснащение их специальным оборудованием, множительной техникой, освещением и иным оборудованием и средствами.
Глава 17 ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
85. Порядок использования НТД, хранящейся в СНТД, устанавливается организацией в соответствии с техническими нормативными правовыми актами.
86. Все пользователи НТД несут ответственность за ее сохранность и правильность использования содержащейся в ней информации.
87. Подлинники НТД, хранящейся в СНТД, выдаются:
для государственной регистрации;
для изготовления копий, дубликатов, микрофильмов документов;
для восстановления документов при их износе;
для внесения изменений при наличии оформленных извещений об изменениях;
при передаче документов на государственное хранение и при других исключительных обстоятельствах и только с разрешения руководства организации.
В остальных случаях выдаются копии НТД.
88. Для информационного обслуживания пользователей в СНТД оборудуются специально отведенные для этого помещения (читальные залы).
89. СНТД предоставляет пользователям научно-справочный аппарат и документы по тематике, обеспечивая при этом консультирование по всем возникающим вопросам.
90. Допуск пользователей из других организаций к работе с документами осуществляется на основании письма направившей их организации с указанием темы исследования, ее цели, должности, фамилии, имени и отчества пользователя информации.
Отдельные граждане могут допускаться к работе с НТД по их заявлениям и с разрешения руководителя организации.
91. На каждого пользователя архивной информацией заводится абонентская карточка.
При этом учет пользователей может вестись как в обычном, так и в автоматизированном режиме.
Всем пользователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования.
Пользователь обязан ежедневно возвращать выданные ему для работы документы.
92. При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений составляется акт.
В случае хищения или умышленной порчи документов виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
93. Копирование документов СНТД по заказам пользователей производится по разрешению руководителя организации на основании письма заинтересованной организации, отдельных граждан и только по теме исследования.
94. Негативы фотокопий и микрофильмов, подготовленных с документов организации-разработчика, безвозмездно поступают в распоряжение СНТД и выдаются лишь в исключительных случаях по разрешению руководителя организации.
Глава 18 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ НТД
95. СНТД по заданию руководства организации принимает участие в информационном обеспечении пользователей путем составления и направления им информационных документов (информационных писем, тематических обзоров), издания информационных бюллетеней, перечней поступлений документов, выдачи копий, предоставления дел во временное пользование.
96. Информационное письмо - это информация, которая содержит сведения о документах по определенной теме, готовится она СНТД по инициативе организации или в ответ на запрос пользователя.
97. Тематический обзор - развернутое описание отдельных тематически взаимосвязанных групп документов, их научно-исторического, технико-экономического и практического значения, возможностей их использования различными пользователями.
Обзор подписывается исполнителем.
98. Для информирования пользователей о составе и содержании своих документов используются такие формы работы, как:
организация и проведение выставок документов;
подготовка подборок документов и сообщений для средств массовой информации.
Выставка документов - это художественно оформленная подборка документов на определенную тему. Выставки организуются СНТД совместно с другими службами организации.
На выставках документы экспонируются, как правило, в виде копий. Макеты и планы выставок утверждаются руководителем организации.
99. Использование документов СНТД в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов (статей, подборок документов, корреспонденций, сценариев, интервью, репортажей) для периодической печати, радио и телепередач, кинофильмов.
100. На основе документов СНТД сторонними организациями могут готовиться рекламные издания: плакаты, буклеты, проспекты, карты, схемы.
Один экземпляр подготовленных материалов в обязательном порядке предоставляется СНТД организации - держателю документов.
101. Тематика всех материалов, подготовленных по научно-техническим документам, утверждается руководством организации или структурных подразделений, в состав которых входит СНТД.
Глава 19 УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
102. Учету подлежат все формы использования документов в установленном настоящими Правилами порядке.
103. Прием, выдача и использование документов ведутся на карточках учета движения НТД.
104. Учет применяемости и использования проектной, конструкторской, технологической и программной документации ведется в соответствии с техническими нормативными правовыми актами.
Раздел IX ЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Глава 20 ПОНЯТИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
105. Одним из важнейших направлений работы государственных и ведомственных архивов является обеспечение передачи в государственные архивы научно-технических документов, представляющих научно-историческую ценность, в объеме, достаточном для получения реального представления о существе и характере исследований и разработок.
Экспертиза ценности документов - это всесторонний и комплексный анализ научно-технической документации с целью определения научной, народнохозяйственной, исторической и практической ценности документов.
106. Целями экспертизы ценности научно-технической документации являются: выявление документов, имеющих научно-историческую ценность и подлежащих передаче на государственное хранение; выявление документов, имеющих практическое значение, с целью использования их в деятельности организации; выявление научно-технической документации, не имеющей научно-исторической ценности и утратившей практическое значение и не подлежащей дальнейшему хранению.
107. Методологическими принципами экспертизы ценности документов являются историзм и всесторонняя комплексная оценка документов.
Исторический метод позволяет дать оценку разработкам на момент их осуществления с учетом реальной исторической обстановки, уровня организации научно-технических работ и развития науки и техники, исходя из характера научно-технических разработок и исторических особенностей их документирования.
Всесторонняя комплексная оценка предполагает анализ документации не по единичному объекту экспертизы, а по целому комплексу родственных или аналогичных объектов исследования.
108. При комплексном подходе в процессе экспертизы ценности научно-технических разработок наряду с общими критериями применяются специфические критерии и критерии общественного признания:
108.1. к общим критериям экспертизы ценности относятся: подлинность, физическое состояние документов, полнота комплекта документов;
108.2. специфическими критериями являются: значимость научно-технических разработок для развития народного хозяйства, степень новизны, уникальности и оригинальности решения проблемы в конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства; экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи; социальная эффективность исследования или разработки; степень механизации и автоматизации технологических процессов в строительстве и при изготовлении изделий промышленного производства; фундаментальность научно-исследовательских работ; степень отражения уровня развития науки и техники в исследовании, проекте, объекте капитального строительства или изделия промышленного производства, а также технологии его изготовления; количество типовых решений, внедряемых в строительство и промышленное производство; модификация, максимальная унификация изделий промышленного производства, их техническая эстетичность, надежность; массовость или серийность производства, степень реконструкции объекта строительства, национальные особенности архитектуры, специфика геологических и гидрологических условий;
Стр.1 | Стр.2 | Стр.3
Кодексы России 2009 карта новых документов | 
