Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.12.2001 N 398 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Главная страница
Стр. 1
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
В связи со вступлением в силу в 1999 - 2001 годах Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, Гражданского кодекса Республики Беларусь, Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, Уголовного кодекса Республики Беларусь, Уголовно-исполнительного кодекса Республики Беларусь, Кодекса Республики Беларусь о браке и семье ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь.
2. Председателям областных, Минского городского судов обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с требованиями данной Инструкции.
3. Признать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь, утвержденную приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 марта 1999 г. N 53.
4. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2002 г.
Министр В.Г.Голованов
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол центральной Приказ Министерства юстиции
экспертно-методической комиссии Республики Беларусь
государственного учреждения 10.12.2001 N 398
"Национальный центр по архивам
и делопроизводству"
15.11.2001 N 7
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОБЛАСТНЫХ, МИНСКОМ ГОРОДСКОМ СУДАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в областных, Минском городском судах (далее - Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности судов, унификации состава и форм документов, а также технологии работы с ними.
2. Настоящая Инструкция устанавливает общие правила организации делопроизводства в судах на основе действующего законодательства, нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и работы архивов, приказов Министра юстиции Республики Беларусь и постановлений коллегии Министерства юстиции Республики Беларусь.
3. Общий порядок ведения делопроизводства определяется следующими нормативными правовыми актами:
Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. N 13 (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., N 11);
Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. N 5;
Государственным стандартом Республики Беларусь 6.38-95 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
4. Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники - электронными и другими, независимо от их носителей.
5. Начальники отделов, заведующие секторами, секретари судебных заседаний, другие работники отделов (секторов), занимающиеся делопроизводством в суде, должны быть ознакомлены с современными формами и методами делопроизводства, со структурой судов, органов и учреждений юстиции, нормами уголовного и гражданского права и процесса. Работники, занимающие названные должности, обязаны изучить положения настоящей Инструкции в течение одного месяца со дня поступления на работу.
Глава 2. РУКОВОДСТВО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ СУДА
6. Председатель суда осуществляет руководство делопроизводством в данном суде и отвечает за его состояние.
7. Начальник отдела организационно-кадровой работы организует ведение делопроизводства в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, руководит работой сектора по уголовным делам, сектора по гражданским делам, сектора делопроизводства в президиуме суда, архива суда.
8. Специалисты отделов и секторов, секретари судебных заседаний, другие работники отделов и секторов выполняют работу согласно установленному распределению обязанностей в суде и в соответствии с настоящей Инструкцией.
Глава 3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
9. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование) проекта, утверждение и размножение.
Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.
Текст служебного документа должен состоять из трех логически связанных частей: введения, основной части и заключения. Во введении указываются события и факты, послужившие основанием для составления документа. Во второй части приводятся разъяснения, расчеты, изложение событий, вызвавших необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.
10. Документы должны оформляться на бланках, соответствующих Государственному стандарту Республики Беларусь 6.38-95 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. N 13.
Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм).
Бланки документов должны иметь поля:
левое - 30 мм;
правое - не менее 8 мм;
верхнее и нижнее - не менее 20 мм.
Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема текста бланков.
Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.
Реквизиты бывают постоянные и переменные.
Постоянный реквизит документа - реквизит, нанесенный при изготовлении бланка документа.
Переменный реквизит документа - реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.
Угловой вариант расположения реквизитов является наиболее рациональным, так как большая часть документов является адресуемыми (письма, справки, докладные записки). Неадресуемые документы (протокол, акт) часто содержат гриф утверждения, который располагается в той же части листа, что и реквизит "адресат".
Продольный вариант расположения реквизитов удобен для оформления документов на двух языках.
На общих бланках указывают реквизиты: наименование суда, название вида документа, дата, индекс, место составления или издания.
На основании общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, протоколов и других) либо наименование видов документов впечатывается в общий бланк машинописным способом.
На бланках для писем указывают следующие реквизиты: наименование суда, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа.
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка.
Рукописное оформление документов (состав и расположение реквизитов, нумерация страниц) должно соответствовать его машинописному оформлению.
11. В соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-95 организационно-распорядительные документы имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения:
Государственный герб Республики Беларусь;
эмблема организации;
изображение правительственных наград;
код организаций по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций Республики Беларусь (далее - ОКПО);
код формы документа по Общегосударственному классификатору унифицированных документов Республики Беларусь (далее - ОКУД);
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;
название вида документа;
дата;
индекс;
ссылка на индекс и дату входящего документа;
место составления или издания;
гриф ограничения доступа к документу;
адресат;
гриф утверждения;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования;
визы;
печать;
отметка о заверении копии;
фамилия исполнителя и номер его телефона;
отметка об исполнении документа и направлении его в наряд;
отметка о переносе данных на машинные носители;
отметка о поступлении;
предупредительный знак.
11.1. Изготовление и использование бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь осуществляются в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. N 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 66, 1/1414).
11.1.1. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках с продольным расположением постоянных реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм. Расположение реквизитов на бланке осуществляется по форме 1а согласно приложению 1.
11.1.2. Гербовые бланки в соответствии с Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. N 1172 "Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. N 424" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 75, 5/3742) подлежат обязательному учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам в учетно-регистрационном журнале по форме 1б согласно приложению 1.
11.1.3. Гербовые бланки хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются и опечатываются.
Контроль за использованием и хранением гербовых бланков возлагается на работника секретариата приказом (распоряжением) председателя суда.
11.1.4. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков производится не реже одного раза в год комиссией, назначенной приказом (распоряжением) председателя суда. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения председателя суда.
11.1.5. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью канцелярии суда. Указатель рассылки с количеством отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.
11.2. В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (эмблема), зарегистрированный в установленном законом порядке.
Изображение товарного знака организации государственной формы собственности следует располагать на левом поле бланка документа на уровне реквизита "Наименование организации".
11.3. Код организации проставляют на верхнем поле первого листа бланка документа справа по ОКПО и Общегосударственному классификатору "Система обозначений органов управления и общественных объединений" (далее - СООУ).
11.4. Код документа указывают по ОКУД.
11.5. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону, телетайпу, телефаксу) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, факсограммы.
11.6. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются словесно-цифровым способом. Элементы даты приводят в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
Например: 13 июня 1997 года.
Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата принятия, а для утверждаемого документа - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим либо утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
11.7. Индекс присваивается документу при его регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса структурного подразделения, номера наряда по номенклатуре и порядкового регистрационного номера документа. Например: 02-3-43.
Индексами распорядительных документов (приказов, постановлений и других документов) и протоколов являются их порядковые номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение одного года.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (дата подписания последним государственным органом) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту.
Ссылка на индекс и дату входящего документа бывает только в письмах и включает индекс и дату, указанные в документе, на который дается ответ. Ее располагают под реквизитами "дата" и "индекс документа".
11.8. Реквизит "место составления или издания" обязательно указывается на общем бланке. Его располагают под реквизитами "дата" и "индекс документа" в соответствии с административно-территориальным делением. На бланках для писем этот реквизит не проставляется.
11.9. Гриф ограничения доступа к документу размещается в заголовочной части документа выше реквизита "адресат".
11.10. Документы адресуют организациям, структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам.
В реквизит получателя документа "адресат" входит наименование организации и почтовый адрес.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
ул. Коллекторная, 10
220048, г.Минск
Министерство юстиции
Республики Беларусь
Управление судебных органов
ул. Коллекторная, 10
220048, г.Минск
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
Начальнику отдела кадров
Деденку А.И.
ул. Коллекторная, 10
220048, г.Минск
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
Иванову В.Ф.
пр-т Машерова, 23
220080, г.Минск
При адресовании документа разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес в соответствии с почтовыми правилами. Например:
Федерация профсоюзов Белорусская
пр-т Машерова, 21
220126, г.Минск
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия указывают обобщенно. Например:
Председателям районных судов
Реквизит "адресат" не должен содержать более четырех адресов.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют расчет рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресом не указывают.
Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.
Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с почтовыми правилами, вначале указывают фамилию и инициалы получателя, а затем - почтовый адрес. Например:
Матвееву И.С.
Партизанский пр-т, д. 46, кв. 15
220086, г.Минск
Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. - почтовый ящик, в.ч. - воинская часть, обл. - область, г. - город, с. - село, р-н - район, ул. - улица, корп. - корпус, кв. - квартира. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).
11.11. Утверждение - один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, имеет юридическую силу только с момента его утверждения.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (приказом, постановлением, протоколом, решением). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений или название утверждаемого документа не предусмотрено действующим законодательством.
Утверждение документа оформляется грифом утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель суда г.Полоцка
___________ С.А.Дягилев
(подпись)
25 мая 2001 г.
При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления юстиции
Минского горисполкома
____________ Н.П.Подлесский
(подпись)
25 мая 2001 г.
При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министра юстиции
Республики Беларусь
20 мая 2001 г. N 4
Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек.
11.12. Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа между реквизитами "адресат" и "текст", включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована. Например:
Петрову В.Н.
Прошу подготовить заключение к 16 июня 2001 г.
15 мая 2001 г.
_____________
(подпись)
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.
При отсутствии на документе места допускается прилагать к документу отдельный лист резолюции с отметкой на документе о наличии такого листа.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться, поскольку каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки "ответственный").
Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа, или используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов. Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
11.13. Краткое содержание документа указывается в заголовке. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать содержание документа. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "О чем?". Например: приказ "Об изменении ...".
Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок формулируется исполнителем документа.
Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту. Допускается на документах формата А5 не указывать заголовок к тексту.
11.14. Отметка о контроле проставляется по форме "К" или "Контроль" от руки или штемпелем и помещается на левом поле первого листа документа на уровне реквизита "Заголовок к тексту".
11.15. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.
Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы).
Текст должен начинаться с указания причины (основания) для составления документа - вводной части, далее должны излагаться просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения.
Текст документа в соответствии с содержанием допускается разделять на разделы, главы, пункты и подпункты.
Для нумерации используются только арабские цифры, разделенные точками.
11.16. Реквизит "отметка о наличии приложения" располагается после текста документа перед реквизитом "подпись".
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:
Приложение: 1. Акт приема-сдачи работ на 3 л. в 2 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.
В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях) выделение отметки о приложении после текста не допускается. Указание о наличии приложения дается в тексте документа.
На самом приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Например:
Приложение 1
к приказу директора института
3 января 2001 г. N 47
11.17. В состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка - инициалы и фамилия. Например:
Заместитель Министра личная подпись инициалы, фамилия
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации. Например:
Начальник управления юстиции
Могилевского облисполкома личная подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Министр подпись инициалы, фамилия
Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Директор фирмы "Нива" Директор завода "Электрон"
_________ И.П.Петров ____________ П.И.Иванов
(подпись) (подпись)
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например:
Председатель комиссии подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии подписи инициалы, фамилия
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ ("Заместитель", "Исполняющий обязанности"), и его фамилия. Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.
11.18. Согласование документа может проводиться как внутри организации, так и вне ее.
Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа или на отдельном листе согласования.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласований, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Реквизит "Виза" проставляют на документе, остающемся в организации, ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа документа.
На распорядительном документе реквизит "Виза" проставляют на первом экземпляре последнего листа документа на оборотной стороне.
В реквизит "Виза" входят должность визирующего, его личная подпись, ее расшифровка и дата.
Не допускается при визировании делать какие-либо исправления в документе. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".
11.19. Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты документа. Ее следует оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника.
При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о местонахождении подлинника.
На первом листе копии (выписки) в правом верхнем углу указывается слово "Копия" или "Выписка" без кавычек. Ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная отметка, которая состоит из слова "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения. Например:
Верно
Инспектор отдела кадров подпись инициалы, фамилия
16 апреля 2001 г.
При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.
11.20. Отметка об исполнителе документа состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Отметка располагается от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Номера телефонов указываются без черточек.
Под отметкой об исполнителе допускается указывать индекс машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. Например:
Зеленко 223 91 82
ГИ 7 10.05.95
11.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в наряд помещается на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные: краткие сведения об исполнении, при наличии документа об исполнении - ссылку на его дату и номер, слова "В наряд", номер наряда, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа. Например:
В наряд 02-4
Протокол согласования от 3 июня 2001 г. N 74
____________________
(личная подпись)
15 июня 2001 г.
или
В наряд 05-40
17 июля 2001 г. передано по телефону о прибытии
____________________
(личная подпись)
18 июля 2001 г.
11.22. Отметка о переносе данных на машинный носитель проставляется на нижнем поле последнего листа документа, подлежащего машинной обработке. Этот реквизит состоит из записи "Информация перенесена на машинный носитель", подписи лица, ответственного за перенос, и даты переноса.
11.23. Отметка о поступлении проставляется на всех входящих документах (регистрационный штамп) и фиксирует факт и время поступления документа. Отметка о поступлении включает сокращенное наименование учреждения - получателя документа, дату поступления документа и его индекс и располагается в нижней части первого листа документа справа.
11.24. Предупредительный знак является знаком внимания для машинистки, свидетельствующим, что до границы нижнего поля бланка осталось 5 машинописных строк.
12. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения.
12.1. Приказ издается по вопросам утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения; по вопросам внутренней жизни суда; по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников.
Приказ оформляется на общем бланке и содержит следующие обязательные реквизиты: наименование организации, код организации, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подпись.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, события, оценка, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если приказ издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.
Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме, начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", печатается прописными буквами без кавычек с отдельной строки от нулевого положения табулятора, отделяя констатирующую часть от распорядительной.
К формулировкам констатирующей части предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "о" или "об" и формируется при помощи отглагольных существительных, например: "Об утверждении ...", или существительных, указывающих на предмет, например: "О мерах ...".
Приказ подписывается председателем суда.
Отдельно от приказов по основной деятельности оформляются и ведутся приказы по личному составу.
Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников, предоставление им отпусков и командирование, поощрение и наложение взысканий и другие.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: заявление работника, контракт, служебное письмо другой организации о переводе работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии, и др.
В заголовке к тексту приказа указывается: "По личному составу".
Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и так далее.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь.
При приеме на работу обязательно указываются установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с ... по ...), с испытательным сроком (его продолжительность) и тому подобное.
При переводе на другую работу указываются новая должность, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь, изменение оплаты труда.
При увольнении указывается причина увольнения согласно статьям Трудового кодекса Республики Беларусь.
При предоставлении отпуска указываются его вид, продолжительность, даты начала и окончания.
При командировании указываются дата и продолжительность командировки, место направления, наименование организации, учреждения.
При поощрениях и наказаниях указываются причина и вид поощрения или взыскания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться после текста каждого пункта приказа или после подписи председателя суда.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.
12.2. Распоряжение - разновидность распорядительных документов. Распоряжение - это правовой акт, который издается единолично руководителем организации или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.
Распоряжение должно содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ, код организации - автора документа, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.
Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Констатирующая часть текста отделяется от распорядительной словами: "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ", "РЕКОМЕНДУЮ".
12.3. Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными органами.
Решение должно содержать реквизиты: наименование организации, издающей документ, код организации - автора документа, название вида документа, дату, регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
13. К информационно-справочным документам относятся акт, докладная записка, объяснительная записка, справка, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма.
13.1. Акт - документ, составленный комиссией или специально выделенными должностными лицами и подтверждающий установленные факт, событие, действие. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей, акты приема объектов в эксплуатацию, проверок, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и другие.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование органа, составившего акт, название вида документа, место составления, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке.
Дата и место составления, проставленные в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий или факта, сформулированное отглагольным существительным. Например: "О выделении к уничтожению документов и дел".
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта указываются основание для составления акта, состав комиссии (наименование должностей, фамилия и инициалы председателя комиссии и членов комиссии).
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и заключения.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.
Акт подписывают председатель и все составители без указания должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке.
Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.
13.2. Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и информирующий о сложившейся ситуации, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о результатах проверки, о командировке и так далее).
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.
13.3. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и так далее) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.
К первой группе относятся документы, сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.
13.4. Справка - документ информационного характера, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
Справки делят на две группы: справки с информацией о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
Реквизиты справки: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата А4), текст, подпись.
Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. В них могут быть приведены таблицы, к ним могут даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные сведения.
Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам о подтверждении места работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п., оформляются на трафаретных бланках, на которых уже отпечатан типовой текст.
В конце справки дается название учреждения, куда она представлена. Текст справки заверяется подписью и печатью.
13.5. Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.
Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4 или А5 в зависимости от объема текста.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый адрес организации, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.
Письма бывают инициативные и ответные. Инициативные письма - это письма, требующие ответа.
В ответном письме указываются дата и номер инициативного письма, на который дается ответ. Ответ должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки.
13.6. Телеграммы - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с передачей информации по каналам телеграфной связи.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы делятся на категории: "Внеочередные", "Правительственные", "Срочные", "Обыкновенные".
Телеграммы оформляются в двух экземплярах на телеграфном бланке или на обычной бумаге формата А5, один экземпляр передается на телеграф, другой подшивается в наряд.
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфистом), регистрационный номер, отметка об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер отделения связи, улица, дом, наименование организации или фамилия получателя.
Текст телеграммы печатают на одной стороне листа прописными буквами (кроме сокращенных обозначений знаков препинания) через два интервала. Начало текста печатается с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Текст телеграммы излагается предельно сжато, не должен превышать 50 слов. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб, вопросительный и восклицательный знаки, плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер. Даты обозначаются арабскими цифрами, между цифрами разделительные знаки не ставятся.
После текста перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В ней указываются фамилия автора телеграммы и наименование организации, должность автора указывать не обязательно.
Ниже подписи проводится черта, под которой указываются телеграфный адрес отправителя телеграммы, должность лица, подписавшего телеграмму, и ставится печать. Здесь же допускается указывать фамилию исполнителя и номер его телефона.
13.7. Для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах одного населенного пункта, когда сообщения требуют документального оформления, используются телефонограммы.
Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа, дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее приема-передачи, текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей.
Текст телефонограммы должен быть кратким, без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.
Телефонограмма подписывается руководителем организации.
14. Документы должны печататься аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок.
В зависимости от объема машинописного текста выбирают формат бумаги. На листах формата А4 изготовляют документы большого объема, на листе формата А5 - документы, объем которых не превышает 7 - 10 строк. Независимо от объема текста на бумаге формата А4 оформляются приказы, указания, решения, протоколы, акты.
14.1. Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным знакам, максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля.
14.2. Документы печатаются на одной стороне листа. На двух сторонах листа допускается печатать только документы со сроком хранения до трех лет.
14.3. Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без сокращения "стр.", без кавычек и тире. Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы, первая - не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая нумеруется при наличии следующего листа.
14.4. Тексты документов печатаются через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через 1 межстрочный интервал. Через два межстрочных интервала печатаются тексты документов, предназначенных для воспроизведения на множительных аппаратах, подготовленных к изданию типографским способом, а также доклады и телеграммы.
14.5. Один реквизит от другого отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от другого и так далее.
В конце реквизитов, кроме текста, точки не ставят.
14.6. В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать на уровне последней строки наименования должности, инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.
14.7. Тексты документов могут делиться на составные части: разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами и печатаются от нулевого положения табулятора.
14.8. При печатании документов используют стандартные положения табулятора:
0 - от границы левого поля для печатания реквизитов: наименования организации - автора документа, почтового и телеграфного адреса организации - автора документа, названия вида документа, даты документа, ссылки на индекс и дату входящего документа, места составления, заголовка к тексту, текста без абзацев, отметки о наличии приложения, фамилии исполнителя и номера его телефона, отметки об исполнении документа и направлении его в дело, наименования должности в реквизите "Подпись", грифа согласования, заверительной отметки-слова "Верно" и даты заверения копии, а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";
1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц, трафаретных текстов, переменной информации вводной части протоколов и актов, расшифровки подписи в грифах согласования;
3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат";
5 - 40 печатных знаков для реквизита "Гриф утверждения", грифов (виз) согласования (если их несколько);
6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "Подпись", в заверительной надписи на копии и в грифе утверждения;
7 - после 56 печатных знаков для проставления кодов по ОКПО и ОКУД и слов "Копия", при снятии копии с документа, "Выписка", "Таблица" (печатаются без кавычек) и отметки о переносе данных на машинный носитель.
Второе, третье и седьмое положения табулятора используются при оформлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами.
14.9. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора.
14.10. При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.
Глава 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
15. Документы (судебные дела, жалобы и другая корреспонденция, в том числе принятая на личном приеме), поступившие в суд, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение председателем суда, затем передаются исполнителям.
16. Прием и первоначальная обработка поступающих документов производятся работником отдела организационно-кадровой работы.
16.1. Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления, в первую очередь обрабатываются телеграммы.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки по адресу на конверте и целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено".
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй - остается в отделе организационно-кадровой работы.
Конверты должны быть сохранены и приложены к этим документам. Необходимо сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "Лично".
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
16.2. Регистрация документов - фиксирование факта создания или поступления в суд документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных журналах и карточках.
Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.
На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах или пакетах.
Документы, поступившие в суд после 16 часов, регистрируются следующим днем.
16.3. Поступившие дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале регистрации входящих документов по форме 2 согласно приложению 2. Журналы ведутся отдельно на дела и переписку.
16.4. Не подлежат регистрации, а передаются соответствующим секретарям с отметкой о времени поступления их в суд для приобщения к делам:
судебные повестки, возвращенные в суд из-за их невручения адресату;
расписки в получении судебных повесток, копий исковых заявлений, приговоров, решений и др.
16.5. Исходящие и внутренние документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов по форме 3 согласно приложению 3 в день подписания или утверждения.
Ответы на запросы (представления, письма) вышестоящих государственных органов (организаций) должны быть подписаны председателем суда с указанием фамилии исполнителя.
Предназначенные для отправки документы принимаются полностью оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и отправляются в тот же день до 13 часов.
Работник отдела (сектора) перед отправкой документа обязан проверить правильность написания адреса, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие указанных в документах приложений и подписей, на письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма.
Судебные дела посылаются по назначению заказными бандеролями либо курьерами, а исковые материалы, материалы об административных правонарушениях и исполнительные документы - заказными письмами.
Дела о государственных преступлениях, дела, в которых имеются закрытые материалы, дела, по которым определена исключительная мера наказания, пересылаются фельдсвязью.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки по форме 4 согласно приложению 4, которая со штемпелем отделения связи передается в бухгалтерию.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в наряд на общих основаниях. Отправка этих документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.
При отправлении заказной корреспонденции курьерами она регистрируется в разносной книге по форме 5 согласно приложению 5 и сдается адресатам под роспись в этой книге.
Оригинал документа, отправляемого по факсу, с электронной отметкой о его отправлении хранится в деле (наряде).
Глава 5. ОСОБЕННОСТИ РЕГИСТРАЦИИ, УЧЕТА ДЕЛ И ДРУГИХ МАТЕРИАЛОВ
17. Порядок регистрации и учета дел и других материалов, поступивших в суд для рассмотрения по первой инстанции, изложен в главе 5 Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь, утвержденной приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 октября 2001 г. N 311 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 110, 8/7435).
18. Все уголовные и гражданские дела, а также дела об административных правонарушениях, поступившие в суд для рассмотрения, регистрируются секретарем соответствующей судебной коллегии:
уголовные дела первой инстанции - на учетно-статистических карточках по форме 6 согласно приложению 6;
гражданские дела первой инстанции - на учетно-статистических карточках по форме 7 согласно приложению 7;
уголовные дела кассационной инстанции - на учетно-статистических карточках по форме 8 согласно приложению 8;
дела об административных правонарушениях, поступившие с жалобами (протестами) на постановления, - на учетно-статистических карточках по форме 8-АП согласно приложению 8;
гражданские дела кассационной инстанции - на учетно-статистических карточках по форме 9 согласно приложению 9.
В учетно-статистических карточках соответственно движению уголовного или гражданского дела, а также дела об административном правонарушении должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные вышеуказанными формами.
19. Для облегчения поиска дел при наведении по ним справок работник отдела (сектора) заводит алфавитные карточки или алфавитный указатель.
По уголовным делам алфавитные карточки ведутся по форме 10 согласно приложению 10 на каждого обвиняемого, осужденного, оправданного.
По делам об административных правонарушениях заводится алфавитный указатель.
По гражданским делам алфавитные карточки ведутся по форме 11 согласно приложению 11 на каждого истца или ответчика.
Учетно-статистические и алфавитные карточки хранятся в отдельных картотеках (ящиках). Учетно-статистические карточки хранятся в порядке их номеров.
20. Порядковый номер по учетно-статистической карточке, который является также номером соответствующего дела, указывается на первой странице обложки дела и алфавитной карточке. За этим номером ведется вся переписка по данному делу.
21. Номера судебных дел проставляются с соблюдением следующих правил:
21.1. номер уголовному делу по первой инстанции присваивается в соответствии с Инструкцией о едином учете преступлений и лиц, их совершивших, утвержденной Генеральным прокурором Республики Беларусь 30 декабря 2000 г., Председателем Верховного Суда Республики Беларусь 30 декабря 2000 г., Министром внутренних дел Республики Беларусь 14 декабря 2000 г., Председателем Комитета государственной безопасности Республики Беларусь 14 декабря 2000 г., Министром по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь 18 декабря 2000 г., Министром юстиции Республики Беларусь 28 декабря 2000 г., Председателем Государственного таможенного комитета Республики Беларусь 21 декабря 2000 г., Председателем Государственного комитета финансовых расследований Республики Беларусь 15 декабря 2000 г., Председателем Государственного комитета пограничных войск Республики Беларусь 20 декабря 2000 г.;
21.2. номер гражданского дела по первой инстанции включает индекс соответствующей судебной коллегии, порядковый номер данного дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела, например 2-67/2000, 3-14/2000;
21.3. номер гражданского дела кассационной инстанции включает индекс соответствующей судебной коллегии, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела, например 2-165/2000, 3-27/2000;
21.4. номер дела об административном правонарушении, поступившего с жалобой (протестом) на постановление, включает индекс соответствующей судебной коллегии, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела.
22. Уголовные и гражданские дела, возвращенные на новое рассмотрение из вышестоящего суда после отмены приговора, регистрируются работниками отдела (сектора) на учетно-статистических и алфавитных карточках, а также с помощью средств электронно-вычислительной техники как вновь поступившие дела и получают новые порядковые номера. В алфавитном указателе на повторно поступившее дело делается новая запись.
23. По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. При этом на каждой учетно-статистической карточке и каждом таком деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового годов, например:
Дело ____________
N 2-1/2000
В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается не с первого номера, а с того, который является очередным после перерегистрации остатка дел предыдущего года. В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер по нумерации прошлого года и делается надпись о переносе в картотеку текущего года с указанием нового порядкового номера.
24. Уголовные и гражданские дела, рассматриваемые судом первой инстанции, подшиваются в обложку по форме 12 согласно приложению 12.
По уголовным делам, поступившим по первой инстанции из органов прокуратуры, может быть использована обложка, в которой дело находилось, при условии надлежащего качества и сохранности этой обложки. В этом случае на обложке делаются отметки, установленные для судебных дел.
Если уголовное дело, поступившее из органов прокуратуры, было подшито в новую обложку, то при данном деле должна быть сохранена также старая обложка, в которой дело находилось в стадии предварительного следствия.
На обложках дел, по которым хотя бы один из обвиняемых содержится под стражей, должен быть поставлен штамп "Под стражей" или сделана об этом отчетливая надпись.
На внутренней стороне обложки уголовного и гражданского дела помещается справочный лист по форме 13 согласно приложению 13, в котором отмечаются все действия суда, произведенные по делу: направление повесток, копий постановления о назначении судебного разбирательства, искового заявления, приговора, решения, истребование документов, выписки исполнительного листа и другие.
25. На уголовных и гражданских делах, рассматриваемых кассационной инстанцией, делах об административных правонарушениях обложка не заменяется.
26. Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании по первой инстанции, работник отдела (сектора) ведет журнал по форме 14 согласно приложению 14.
Глава 6. ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ
27. Прием граждан в областном, Минском городском судах ведут председатель суда, его заместители и судьи в установленные дни и часы.
Расписание приема посетителей должно находиться на видном месте. Регистрация обратившихся на личный прием граждан производится в журнале приема посетителей по форме 15 согласно приложению 15.
28. Ответы на жалобы и заявления, принятые от граждан во время приема, даются в устной форме.
По просьбе посетителя может быть дан письменный ответ.
29. Жалобы и заявления, поданные на личном приеме, регистрируются специалистом (инспектором) отдела приема граждан и рассмотрения жалоб, им присваивается номер по правилам, изложенным в главе 7 настоящей Инструкции, после чего передаются исполнителям.
Глава 7. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
30. В данном разделе определен порядок рассмотрения, регистрации и учета поступающих в суд от граждан и организаций предложений, заявлений и жалоб, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном уголовно-процессуальным и гражданским процессуальным законодательством Республики Беларусь.
31. Делопроизводство по обращениям граждан в судах ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел приема граждан и рассмотрения жалоб.
Председатели судов несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства и принимают меры по совершенствованию этой работы.
32. Поступающие обращения граждан в суды должны быть зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках по форме 16 согласно приложению 16 в день их поступления.
В случае использования средств вычислительной техники при организации делопроизводства по обращениям граждан могут применяться регистрационно-контрольные карточки, содержащие реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения этих средств.
Зарегистрированные предложения, заявления, жалобы в тот же день передаются на рассмотрение председателю суда, который определяет срок разрешения и дает конкретные указания исполнителю.
В соответствии с резолюцией председателя суда специалист (инспектор) отдела приема граждан и рассмотрения жалоб передает предложения, заявления и жалобы соответствующему исполнителю под роспись в регистрационно-контрольной карточке не позднее следующего дня. Карточки с отметкой "Контроль" помещаются в контрольную картотеку.
Срок рассмотрения обращения исчисляется с момента получения его судом.
Обращение должно быть рассмотрено не позднее 15 дней со дня его поступления, а не требующее дополнительного изучения и проверки - не позднее 7 дней, если иной срок не предусмотрен Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089).
Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.
Именные пакеты с надписью "Лично" регистрируются в закрытом виде с указанием сведений, имеющихся на конверте. Если после вскрытия адресатом пакета в нем окажутся обращения граждан, они передаются для регистрации в общем порядке.
Письменное обращение должно содержать подпись гражданина с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), изложение существа предложения, заявления или жалобы. Обращения, не содержащие таких сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении.
При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.
Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Например: Д-401. Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга косой чертой и дефисом.
33. Обращения граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках, имеющих следующий состав реквизитов:
номер карточки - регистрационный индекс, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения;
фамилия, имя, отчество автора обращения;
адрес - место жительства или работы, номер телефона. Для писем без подписи делается запись "Без подписи";
дата поступления - дата поступления обращения по почте, на личном приеме или переданного для регистрации каким-то другим способом;
количество листов - общее количество листов обращения и приложенных к нему документов;
содержание - краткое содержание поступившего обращения. Формулируется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом "о" и должно отвечать на вопрос "о чем?";
дата поступления к исполнителю - дата направления обращения на рассмотрение и исполнение;
дата исполнения - дата документа, содержащего окончательное решение;
поступило повторно - указываются номера карточек по предыдущим обращениям;
резолюция - решение председателя суда об исполнении или разрешении вопроса, содержащегося в обращении;
контрольная отметка в форме буквы "К" - отметка о постановке на контроль, которая проставляется на верхнем поле карточки в ее правой стороне;
документ направлен на исполнение - фамилия должностного лица, отвечающего за разрешение обращения;
результат рассмотрения - отметка об удовлетворении или неудовлетворении обращения, принятых мерах;
документ подшит в наряд N ___ л.___ - индекс наряда по номенклатуре, номера тома и листов. Заполняется после подшивки документов в наряд.
34. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "Повторно" и подбираются предшествующие документы за период не более 2 лет со времени поступления первого обращения.
Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, учреждение, организацию, предприятие, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис. Например: Д-401-1, Д-401-2, Д-401-3.
35. Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй помещается в контрольную картотеку. По мере исполнения обращения граждан первые экземпляры регистрационно-контрольных карточек из контрольной картотеки перемещаются в справочную картотеку. Картотеки могут формироваться по алфавитному принципу или по административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях.
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
карта новых документов | 
