Приказ Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 07.05.2001 N 62 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной статистики Республики Беларусь"
Документ утратил силу
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Главная страница
Стр. 2
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | 73. Сводная номенклатура составляется управлением делами (общим отделом, канцелярией), согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) организации и экспертно-методической комиссией государственного архивного учреждения (далее - ЭМК) или экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК), в которое документы поступают на хранение, а затем утверждаются руководителем организации не позднее ноября - декабря текущего года.
Первый экземпляр хранится в управлении делами (общем отделе, канцелярии), второй используется управлением делами (общим отделом и так далее) в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве.
Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.
74. Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в нее документов. При этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами и отчетами о работе подразделения, номенклатурами дел подразделения за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения документов.
В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным и временным сроками хранения.
В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, реферативные журналы, экспресс-информация), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность структурного подразделения.
В номенклатуре дел структурного подразделения в конце каждого раздела помещаются резервные индексы для дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры.
В сводную номенклатуру дел, кроме документов постоянных структурных подразделений, следует включать также документы, образующиеся в деятельности временно действующих органов и общественных организаций (профсоюзного комитета).
75. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой согласно приложению 8.
В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения (например, 02-1).
В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений, и наименования (заголовки) дел.
76. Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты).
Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов.
Термин "Документы" используют также при объединении в одном деле документов - приложений к какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам заседания коллегии Минстата, областного управления статистики за 1999 год".
Термин "Дело" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов, командированных за границу".
При формировании заголовков дел не следует использовать термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка".
77. В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем переписка.
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами их названия в заголовке, как правило, не перечисляются.
Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения): распорядительные документы руководителя организации, протоколы, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем - со сторонними организациями.
78. Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных подразделений) располагаются в графе в соответствии с утвержденной структурой учреждения. В качестве первого раздела указывается управление делами (общий отдел, канцелярия). После основных структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные организации.
Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов, частей)" заполняется в конце делопроизводственного года.
В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням, и даются ссылки на соответствующие статьи перечня.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для внесения предложений. Названия перечней документов, используемых при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом "Наименование должности руководителя управления делами (общего отдела, канцелярии)".
79. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел согласно приложению 9.
При наличии средств вычислительной техники утвержденная номенклатура дел организации вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.
Глава 12. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
80. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство, назначенные приказом руководителя.
Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется работником управления делами (общего отдела, канцелярии).
Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N..." и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов.
Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организаций, поскольку они имеют различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы следует расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков хранения.
81. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся.
82. В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.
Дело с документами не должно превышать 250 листов (30 - 40 мм толщины). При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением следующего.
Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.
Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. В делах постоянного хранения документ формируется в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).
83. Распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
84. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две группы:
приказы о приеме, переводе, увольнении, заграничных командировках;
приказы о предоставлении отпусков, о поощрениях, премировании, назначении дежурных, взысканиях, командировках.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; заявление о приеме на работу; направление или представление, анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменениях фамилий в личное дело не подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров.
85. Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторного заявления оно подшивается в данную группу документов. Документы располагаются в хронологическом порядке.
Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
Глава 13. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
86. В Минстате для проведения экспертизы ценности документов, осуществления контроля и оказания помощи в проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК). Для проведения экспертизы ценности документов в подведомственных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии.
ЦЭК (ЭК) назначается приказом руководителя в составе не менее 3 - 5 человек под председательством одного из руководящих работников организации. ЦЭК (ЭК) работает на основе положения, утверждаемого Министром по согласованию с Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
ЦЭК (ЭК) осуществляет следующие функции:
рассматривает проекты номенклатур дел;
проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
рассматривает описи дел постоянного хранения и по личному составу и выносит решение о представлении их на согласование ЭПК или ЭМК государственного архивного учреждения;
рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение ЭПК государственного архивного учреждения;
участвует в подготовке методических пособий по делопроизводству, проектов перечней документов, примерных номенклатур дел;
осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью подведомственных организаций.
ЦЭК (ЭК) является совещательным органом. Ее решения утверждаются руководителем организации. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
87. Непосредственный отбор документов на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению производится сотрудниками структурных подразделений организаций. Методическую помощь и контроль осуществляет работник архива организации.
88. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней (типового, ведомственных) документов с указанием сроков хранения путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Глава 14. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
89. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного (делопроизводительного) года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
90. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела).
91. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует подшивать (переплетать) в дела с твердой обложкой. Листы в деле нумеруются черным графическим карандашом или нумератором. Каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись согласно приложению 10, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляются подпись лица, ответственного за делопроизводство, с указанием должности, а также дата.
92. На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов), составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле, согласно приложению 11. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела (со знаком плюс).
Например: в настоящем деле 150 листов + 10 листов внутренней описи.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.
93. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме согласно приложению 12.
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование вышестоящей организации, организации структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для определенных категорий документов (постановлений, приказов, протоколов, переписки), количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.
В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению:
если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается его последнее наименование;
в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера, а также указывается их подлинность;
на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов;
если в деле имеются документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается пометка: "Имеются документы за ... годы";
из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;
при внесении дела в опись на обложке дела проставляются номера фонда, описи и дела по описи.
Надписи на обложках постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делаются четко, светостойкими чернилами или тушью.
Глава 15. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
94. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел.
На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения согласно приложению 13; на дела по личному составу - согласно приложению 14; дела временного (свыше 10 лет) хранения - согласно приложению 15; дела временного хранения (до 10 лет включительно) - согласно приложению 16.
В структурных подразделениях описи дел составляются ежегодно под непосредственным руководством ведомственного архива. По этим описям дела сдаются в ведомственный архив.
Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах. При передаче дел в ведомственный архив на обоих экземплярах описи указываются дата и количество принятых дел. Описи подписываются заведующим (сотрудником) ведомственным архивом и сотрудником структурного подразделения, передающим дела. Один экземпляр описи возвращается в структурное подразделение, второй остается в архиве.
На основе описей дел постоянного хранения структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей всей организации согласно приложению 17.
95. Сводная опись дела постоянного хранения, составленная в четырех экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и утверждается экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения. После этого сводная опись дел постоянного хранения передается на утверждение руководителю организации. Законченная опись дел постоянного хранения должна иметь титульный лист согласно приложению 18, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатель.
Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации (для организаций, не передающих документы на государственное хранение) и утверждается руководителем организации.
Сводная опись дел по личному составу организации, не передающей документы на государственное хранение, составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации и утверждается руководителем организации.
96. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с ведомственным архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
Глава 16. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
97. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
98. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
99. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководителя. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель согласно приложению 19, по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта - заместитель дела согласно приложению 20. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускаются в исключительных случаях с разрешения соответствующего руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Глава 17. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ И НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
100. Документы организаций до передачи на государственное хранение находятся на хранении в архивах этих организаций для использования в служебных и других целях, а также обеспечения прав и законных интересов граждан.
101. Для хранения этих документов и работы с ними создаются ведомственные архивы.
В своей практической деятельности ведомственный архив руководствуется законодательством Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением о ведомственном архиве организации.
В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи сотрудника ведомственного архива.
Завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив.
102. Отбор дел к уничтожению и составлению на них акта согласно приложению 21 производится после проведения экспертизы ценности документов на дела с истекшими сроками хранения и подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов несут управление делами (общий отдел, канцелярия) и архив.
Акт на уничтожение дел после рассмотрения его на заседании ЦЭК (ЭК) подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и председателем ЦЭК, а затем утверждается руководителем организации. После согласования ЦЭК (ЭК) организации и ЭМК Национального архива Республики Беларусь (или ЭПК областных архивов) описей дел постоянного хранения организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт.
На документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт, который представляется вместе с описями дел на согласование ЭМК Национального архива Республики Беларусь и после этого утверждается руководителем организации.
Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку.
103. Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива.
104. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы документационного обеспечения управления.
При передаче документов на государственное хранение передаются два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно-проверочной (или экспертно-методической) комиссией.
105. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.
Передача дел осуществляется по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема-передачи остается в организации.
При первой передаче на государственное хранение описи дел постоянного хранения к ней прилагается историческая справка об организации, в которой излагаются история организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая часть).
При последующем утверждении экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения годовых разделов описи дел составляется дополнение к исторической справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе переданных на государственное хранение документов.
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ
1. Акты (проверок и ревизий; списания; передачи дел; ликвидации учреждений)
2. Задания (на проектирование объектов, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских работ; технические)
3. Заявки на оборудование, изобретения
4. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка)
5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников)
6. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах)
7. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения материалов)
8. Планы работы коллегий
9. Положения (уставы) (о структурном подразделении; подведомственных организациях; премировании)
10. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок)
11. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство)
12. Стандарты
13. Структура и штатная численность
14. Штатные расписания и изменения к ним
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Форма регистрационного штампа
------------------------------
¦ (наименование организации) ¦
+----------------------------+
¦ (дата) ¦16 мм
+----------------------------+
¦ (индекс) ¦
------------------------------
41,6 мм
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Постановления, распоряжения, приказы, инструкции вышестоящих органов - согласно указанному в них сроку
2. Письма учреждений, организаций, предприятий - согласно указанному в них сроку или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока)
3. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих организаций - к указанному в них сроку не позднее 15 дней или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока)
4. Телеграммы, письма, требующие срочного решения, - от 2 до 5 дней; остальные - в течение 10 дней
5. Внутренние распорядительные документы (приказы, постановления, инструкции) - к указанному в них сроку
6. Протоколы совещаний - к указанному в них сроку
7. Планы-графики - к указанному в них сроку
Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Регистрационно-контрольная карточка
Лицевая сторона
--------------------------------------------------------------------
¦ 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 ¦
+-------------------+---------------------+------------------------+
¦ Срок исполнения ¦ Название документа ¦ Автор (корреспондент) ¦
+-------------------+---------------------+------------------------+
¦ Дата и индекс поступления ¦ Дата и индекс ¦
¦ ¦ документа ¦
+-----------------------------------------+------------------------+
¦ Краткое содержание¦
+------------------------------------------------------------------+
¦ Резолюция или кому направлен документ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦ Отметка об исполнении документа¦
--------------------------------------------------------------------
Оборотная сторона
--------------------------------------------------------------------
¦ Контрольные отметки¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ Фонд N ¦ Опись N ¦ Дело N ¦
----------------------+---------------------+-----------------------
Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Журнал регистрации входящих документов
-------------------+---------------+------------------+------------------+----------------------
¦Дата поступления и¦Корреспондент, ¦ ¦Резолюция или кому¦Отметка об исполнении¦
¦ индекс документа ¦ дата и индекс ¦Краткое содержание¦направлен документ¦ ¦
¦ ¦ поступившего ¦ +------------------+---------------------+
¦ ¦ документа ¦ ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------------------+---------------+------------------+------------------+---------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ ¦ ¦
-------------------+---------------+------------------+------------------+----------------------
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
-----------------+-----------------+--------------+-----------------
¦ Дата и индекс ¦ ¦ Краткое ¦ Отметка об ¦
¦ документа ¦ Корреспондент ¦ содержание ¦ исполнении ¦
¦ ¦ ¦ документа ¦ документа ¦
+----------------+-----------------+--------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
-----------------+-----------------+--------------+-----------------
Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Лицевая сторона
Регистрационно-контрольная карточка
----------
¦ N ¦
----------
Корреспондент ______________________________________________________
Фамилия, имя, отчество, адрес ______________________________________
Предыдущие обращения от _______________ N __________________________
Вид документа _______________________ на ___________________________
Автор, дата, индекс сопроводительного письма _______________________
Дата, индекс поступления ___________________________________________
Краткое содержание _________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Ответственный исполнитель __________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Автор резолюции ____________________________________________________
Срок исполнения ____________________________________________________
Оборотная сторона
Ход исполнения
----------------+----------------+----------------+-----------------
¦ Дата передачи ¦ ¦ Отметка о ¦ Контрольная ¦
¦ на исполнение ¦ Исполнитель ¦ промежуточном ¦ отметка ¦
¦ ¦ ¦ ответе ¦ ¦
+---------------+----------------+----------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----------------+----------------+----------------+-----------------
Дата и индекс ответа _______________________________________________
Адресат ____________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
С контроля снял __________ Подпись контролера ______________________
Дело ______________ том __________ листы ___________ фонд __________
опись _________
дело __________
Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
__________________________
(руководитель организации)
__________ ______________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
СВОДКА
_____________ N ___________
Об исполнении документов и поручений
по состоянию на ____________________________________________________
------------+----------------+------------------------------------------+-----------
¦Исполнители¦ Находится на ¦ Из них ¦Примечание¦
¦ ¦ контроле ¦ ¦ ¦
¦ +-----+----------+-----------+----------+----------+--------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦с перене- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ за ¦ ¦ ¦ сенными ¦ ¦ ¦
¦ ¦всего¦предыдущий¦исполненные¦в процессе¦ сроками ¦неиспол-¦ ¦
¦ ¦ ¦ месяц ¦ в срок ¦исполнения¦исполнения¦ ненные ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+-----+----------+-----------+----------+----------+--------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
------------+-----+----------+-----------+----------+----------+--------+-----------
_______________________________ ____________ ___________________
(должность руководителя группы) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
Примечание. Сводка может быть дополнена графами по видам контролируемых документов.
Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Наименование организации _____________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
_______ N _____________ __________________________
_______________________ (руководитель организации)
(место составления) __________ _______________
на ________________ год (подпись) (И.О.Фамилия)
__________________________
(дата)
----------+-------------+-------------+-------------+---------------
¦ ¦ Название ¦ ¦Срок хранения¦ ¦
¦ Индекс ¦ раздела, ¦ Количество ¦ дела (тома, ¦ ¦
¦ дела ¦ заголовок ¦ дел (томов, ¦ части) и ¦ Примечание ¦
¦ ¦ дела (тома, ¦ частей) ¦номера статей¦ ¦
¦ ¦ части) ¦ ¦ по перечню ¦ ¦
+---------+-------------+-------------+-------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
----------+-------------+-------------+-------------+---------------
_________________________________________ __________ ______________
(должность руководителя службы (подпись) (И.О.Фамилия)
документационного обеспечения управления)
______________________
(дата)
Заведующий
ведомственным архивом
(лицо, ответственное за архив) __________ ______________
(подпись) (И.О.Фамилия)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) протокол ЭМК (ЭПК)
Наименование организации архивного учреждения
_________ N _________ _________ N ________
Председатель ЦЭК (ЭК) _________ Председатель ЭМК (ЭПК) _________
(подпись) (подпись)
Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в организации
---------------------+-----------+----------------------------------
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦
¦ ¦ +----------------+----------------+
¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой ЭПК ¦
+--------------------+-----------+----------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+--------------------+-----------+----------------+----------------+
¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------+-----------+----------------+----------------+
¦временного (свыше ¦ ¦ ¦ ¦
¦10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------+-----------+----------------+----------------+
¦временного (до 10 ¦ ¦ ¦ ¦
¦лет включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------+-----------+----------------+----------------+
¦ИТОГО ¦ ¦ ¦ ¦
---------------------+-----------+----------------+-----------------
_________________________________________ _________ _____________
(должность руководителя службы (подпись) (И.О.Фамилия)
документационного обеспечения управления)
______________________
(дата)
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив.
______________________________________ _________ _____________
(должность лица, передавшего сведения) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Лист-заверитель дела N _________
В дело подшито (вложено) и пронумеровано ___________________________
(цифрами и прописью)
__________________________________________________________ листа(ов)
в том числе: литерные листы ________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________
---------------------------------+----------------------------------
¦ Особенности физического ¦ Номера листов ¦
¦ состояния и формирования дела ¦ ¦
+--------------------------------+---------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
---------------------------------+----------------------------------
__________________________________ __________ ________________
(должность лица, составившего (подпись) (И.О.Фамилия)
заверительную надпись)
______________________
(дата)
Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Внутренняя опись документов дела N __________
--------+-----------+---------+-----------+-----------+-------------
¦ N п/п ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номер ¦ Примечание ¦
¦ ¦ документа ¦документа¦ документа ¦листов дела¦ ¦
+-------+-----------+---------+-----------+-----------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
--------+-----------+---------+-----------+-----------+-------------
Итого ___________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
_________________________________ _________ ___________________
(должность лица, составившего (подпись) (И.О.Фамилия)
внутреннюю опись документов дела)
______________________
(дата)
Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения
--------------+------------+----------------------------------------
¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+------------+---------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-------------+----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-------------+----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-------------+----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-------------+----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-------------+----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------------+
¦ ¦ (название учреждения и структурного подразделения) ¦
¦ ¦ ¦
¦ ___________ ¦ ______________ ДЕЛО N _______ том N ______ ¦
¦ ¦ ¦
+-------------+----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-------------+----------------------------------------------------+
¦ (заголовок дела) ¦
¦ ¦
+--T---+-----T--------------------------- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Фонд N _________ ¦дата(ы) ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Опись N _________ ¦на __________ листе(ах) ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Дело N _________ ¦хранить _______________ ¦
+--+---+------ ----------------+ ¦
¦ ¦ ____________ ¦ ¦
------------------------+---------------+---------------------------
Приложение 13
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(руководитель структурного подразделения)
________________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
________________
(дата)
Опись N ____ дел постоянного хранения за _________ год
-----+-----------+----------+------------+------------+-------------
¦ ¦Индекс дела¦Заголовок ¦ Дата дела ¦ Количество ¦ ¦
¦ N ¦ (тома, ¦ дела ¦ (тома, ¦ листов в ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ части) ¦ (тома, ¦ части) ¦деле (томе, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ части) ¦ ¦
+----+-----------+----------+------------+------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
-----+-----------+----------+------------+------------+-------------
В данную опись внесено _____________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с N _______________________________ по N __________ в том числе:
литерные номера ____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
_______________________________ ______________ _________________
(должность составителя описи) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
_________________________________________ __________ _____________
(должность руководителя службы (подпись) (И.О.Фамилия)
документационного обеспечения управления)
______________________
(дата)
Передал _______________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
_______________________________ ______________ _________________
(должность сотрудника (подпись) (И.О.Фамилия)
структурного подразделения)
______________________
(дата)
Принял ________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
_______________________________ ______________ _________________
(должность работника архива) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
Приложение 14
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Наименование организации __________ УТВЕРЖДАЮ
__________________________
(руководитель организации)
__________ _______________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
Фонд N __________________
Опись N _________________
дел по личному составу
за _______________ год
--------+--------+----------+-------------+-----------+-------------
¦ ¦ ¦Заголовок ¦ ¦Количество ¦ ¦
¦ ¦ Индекс ¦ дела ¦ Дата дела ¦ листов в ¦ ¦
¦ N п/п ¦ дела ¦ (тома, ¦(тома, части)¦ деле ¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ (томе, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
+-------+--------+----------+-------------+-----------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
--------+--------+----------+-------------+-----------+-------------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ______________ по N ________________________ в том числе:
литерные номера ____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
_______________________________ __________ ____________________
(должность составителя описи) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
___________________________________ __________ ____________________
(должность работника отдела кадров) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
__________ N ______ архивного учреждения
Председатель ЦЭК (ЭК) ___________ __________ N _______
(подпись) Председатель ЭМК (ЭПК) _________
(подпись)
Приложение 15
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(руководитель структурного подразделения)
____________ ________________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_________________
(дата)
Опись N ____ дел временного (свыше 10 лет) хранения
за _____ год
------+--------+---------+---------+----------+---------+-----------
¦ ¦ Индекс ¦Заголовок¦ Дата ¦Количество¦ Срок ¦Примечание¦
¦ ¦ дела ¦ дела ¦ дела ¦ листов ¦хранения ¦ ¦
¦N п/п¦ (тома, ¦ (тома, ¦ (тома, ¦ в деле ¦ дела ¦ ¦
¦ ¦ части) ¦ части) ¦ части) ¦ (томе) ¦ (тома, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
+-----+--------+---------+---------+----------+---------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
------+--------+---------+---------+----------+---------+-----------
В данную опись внесено _____________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с N _______________________________ по N __________ в том числе:
литерные номера ____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
_________________________________________ __________ ______________
(должность составителя описи) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
_________________________________________ __________ ______________
(должность руководителя службы (подпись) (И.О.Фамилия)
документационного обеспечения управления)
______________________
(дата)
Передал _______________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
_________________________________________ __________ ______________
(должность сотрудника структурного (подпись) (И.О.Фамилия)
подразделения)
______________________
(дата)
Принял ________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
_________________________________________ __________ ______________
(должность работника ведомственного (подпись) (И.О.Фамилия)
архива)
______________________
(дата)
Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(руководитель структурного подразделения)
____________ ____________________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
Опись N ____ дел временного хранения (до 10 лет включительно)
за _________ год
----+-----------+-----------+-----------+-------------+-------------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Срок ¦ ¦
¦ ¦Индекс дела¦ Заголовок ¦ Дата дела ¦ хранения ¦ ¦
¦ N ¦ (тома, ¦ дела ¦ (тома, ¦ дела (тома, ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ части) ¦ (тома, ¦ части) ¦ части), ¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ статья по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+---+-----------+-----------+-----------+-------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
----+-----------+-----------+-----------+-------------+-------------
В данную опись внесено _____________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с N _______________________________ по N __________ в том числе:
литерные номера ____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
_________________________________________ _________ _____________
(должность составителя описи) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
_________________________________________ _________ _____________
(должность руководителя службы (подпись) (И.О.Фамилия)
документационного обеспечения управления)
______________________
(дата)
Передал _______________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
_________________________________________ _________ _____________
(должность сотрудника структурного (подпись) (И.О.Фамилия)
подразделения)
______________________
(дата)
Принял ________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
_________________________________________ _________ _____________
(должность работника ведомственного (подпись) (И.О.Фамилия)
архива)
______________________
(дата)
Приложение 17
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Наименование организации ___________ УТВЕРЖДАЮ
__________________________
(руководитель организации)
_________ ________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_________________
(дата)
Фонд N _________________
Опись N ________________
дел постоянного хранения
за _____________ год
------+----------+---------------+----------+----------+------------
¦ ¦ ¦ Название ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ раздела ¦ ¦ ¦ ¦
¦N п/п¦ Индекс ¦ (структурного ¦ Дата дела¦Количество¦Примечание ¦
¦ ¦ дела ¦ подразделения)¦ (тома, ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ дела (тома, ¦ части) ¦ деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+----------+---------------+----------+----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
------+----------+---------------+----------+----------+------------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ______________________________ по N ___________ в том числе:
литерные номера ____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
__________________________________ ___________ ________________
(должность составителя описи) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
__________________________________ ___________ ________________
(заведующий ведомственным архивом) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК (ЭПК) Протокол ЦЭК (ЭК)
архивного учреждения Наименование организации
_________ N _________ ______ N _________
Председатель ЭМК (ЭПК) __________ Председатель ЦЭК (ЭК) ___________
(подпись) (подпись)
Приложение 18
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
____________________________________________________________________
(название государственного архива <*>)
____________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N _______
Опись N _______
____________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел __________________
-------------------------------
<*> Заполняется в государственном архиве.
Приложение 19
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Листок - заместитель документа
Вид документа ________________ Дата _______________ Индекс ________
Корреспондент ______________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) _______________________
____________________________________________________________________
Выдан ______________________ __________________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
Выдал ______________________ Получил __________________________
(подпись) (подпись)
Приложение 20
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Наименование организации ________________
Название архива _________________________
Карта - заместитель дела
Дело _______________________________________________________________
(номер и заголовок)
Опись ______________________________________________________________
(номер и название)
Фонд _______________________________________________________________
(номер и название)
Выдано ______________________ _________________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
во временное пользование (читальный зал) до ________________________
(дата возврата)
______________________________________ _________ ________________
(должность сотрудника, выдавшего дело) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
Приложение 21
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Наименование организации ___________ УТВЕРЖДАЮ
__________________
(руководитель организации)
_________ _______________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_____________
(дата)
АКТ
________________ N _________
__________________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________
(название перечня
____________________________________________________________________
документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение следующие документы и дела
фонда __________________________ N ___________________
(название фонда)
-----+---------+--------+-------------+------------+----------+---------+-----------
¦ ¦Заголовок¦ Дата ¦Номера описей¦Индекс дела ¦Количество¦ Сроки ¦Примечание¦
¦ ¦дела или ¦дела или¦(номенклатур)¦ (тома, ¦ дел ¦хранения ¦ ¦
¦ N ¦групповой¦крайние ¦ за ¦ части) по ¦ (томов, ¦ дела ¦ ¦
¦ п/п¦заголовок¦ даты ¦_____ год(ы) ¦номенклатуре¦ частей) ¦ (тома, ¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ дел ¦ ¦ или номер ¦ ¦части) и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела по ¦ ¦ номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ статей ¦ ¦
+----+---------+--------+-------------+------------+----------+---------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
-----+---------+--------+-------------+------------+----------+---------+-----------
Итого _____________________________ дел за __________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) ____________________________
(наименование архивного
учреждения)
(протокол _________ N ________)
________________________________ __________ ____________________
(должность лица, проводившего (подпись) (И.О.Фамилия)
экспертизу ценности документа)
______________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
_____________ N ________
Председатель ЦЭК (ЭК) ______________
(подпись)
Документы в количестве ________________________ дел весом _______ кг
(цифрами и прописью)
сданы в ____________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________________
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 |
карта новых документов | 
