Постановление Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 05.07.2000 N 20.1 "Об утверждении Правил работы с электронными документами в центральном архиве межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь"
Документ утратил силу
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Навигация Содержание
Совет директоров Национального банка Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить Правила работы с электронными документами в центральном архиве межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь (прилагаются).
Председатель Правления П.П.ПРОКОПОВИЧ
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Председатель экспертно-проверочной Постановление
комиссии Белорусского Совета директоров
научно-исследовательского центра Национального банка
электронной документации Республики Беларусь
Т.В.Столина 05.07.2000 N 20.1
08.06.2000
ПРАВИЛА РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МЕЖБАНКОВСКИХ РАСЧЕТОВ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Правила работы с электронными документами в центральном архиве межбанковских расчетов (далее - Правила) определяют порядок проведения экспертизы ценности, хранения, приема, учета, уничтожения и использования электронных документов центрального архива межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь (далее - центральный архив МБР).
2. Учет, обеспечение сохранности и использования электронных документов по межбанковским расчетам, методическое руководство работой пользователей с электронными документами в центральном архиве МБР и передача их в случае необходимости на государственное хранение возлагаются на центральный архив МБР.
3. Перечень электронных документов и информации, передаваемой в центральный архив МБР из АС МБР, утверждается заместителем Председателя Правления Национального банка, курирующим работу департамента платежной системы и информатизации. Перечень систематически обновляется и переутверждается.
4. Термины, используемые в настоящих Правилах, означают следующее:
автоматизированная система межбанковских расчетов Республики Беларусь (далее - АС МБР) - это составная часть Национальной платежной системы, состоящая из совокупности правил и программно-технических средств, при помощи которой осуществляются расчеты по денежным обязательствам между ее участниками путем передачи электронных платежных сообщений через коммуникационную систему и их обработки программно-техническими комплексами;
автоматизированное рабочее место (далее - АРМ) - программно-технический комплекс автоматизированной системы, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида;
электронный документ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 г. N 357-З "Об электронном документе" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 7, 2/132);
электронная цифровая подпись - набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа;
экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
Глава 2 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
5. В целях обеспечения сохранности электронных документов, имеющих научную, практическую или иную ценность, отбора их в случае необходимости на государственное хранение, а также определения электронных документов, утративших научное, практическое или иное значение и подлежащих уничтожению, в центральном архиве МБР проводится экспертиза ценности электронных документов.
6. Экспертиза ценности электронных документов проводится ежегодно центральной экспертной комиссией Национального банка совместно с представителями центрального архива МБР по истечении установленного срока хранения электронных документов.
7. При проведении экспертизы ценности электронных документов используется перечень документов Национального банка, учреждений и организаций его системы с указанием сроков хранения, утвержденный в установленном порядке (далее - перечень).
8. По результатам проведения экспертизы ценности электронных документов в случае необходимости составляются перечень электронных документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и акт об уничтожении электронных документов, утративших научную, практическую или иную ценность.
Глава 3 СОХРАННОСТЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
9. Центральный архив МБР обеспечивает гарантированное хранение электронных документов в течение сроков, установленных перечнем, достигаемое использованием механизмов контроля целостности данных и защиты от сбоев и ошибок в данных.
10. Комплекс помещений для хранения электронных документов включает хранилище и помещение для специальных работ с документами (прием документов, специальная обработка и т.д.).
11. Хранение электронных документов осуществляется в хранилище. Хранилище представляет собой помещение с расположенным в нем специальным техническим устройством, составляющим часть автоматизированной системы центрального архива МБР и предназначенным для длительного хранения информации, записанной на машинный носитель.
12. В центральном архиве МБР создаются резервные копии - эталоны электронных документов. Их хранение осуществляется на машинных носителях отдельно (в другом помещении) от рабочих экземпляров электронных документов.
13. Обработка данных по запросам пользователей должна осуществляться только с использованием рабочих экземпляров электронных документов.
14. В случаях нарушения целостности данных на машинном носителе или возникновения сбоев при считывании данных с машинного носителя для восстановления рабочих экземпляров могут использоваться эталоны электронных документов.
15. Для обеспечения сохранности электронных документов при обновлении информационных и компьютерных технологий в случае технической модернизации архива, физического износа носителей или по другим техническим причинам центральный архив МБР должен обеспечить копирование или конвертацию электронных документов на новые устройства хранения.
Глава 4 ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ МБР И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИХ УЧЕТА
16. Прием-передача электронных документов и информации по межбанковским платежам на хранение в центральный архив МБР осуществляется с использованием программно-технических средств автоматизированной системы центрального архива МБР при непосредственном участии персонала центрального архива МБР.
Выполнение работ по систематизации и подготовке к передаче электронных документов в центральный архив МБР, а также ответственность за целостность и достоверность электронных документов, полноту передаваемой в центральный архив МБР информации возлагаются на оператора АС МБР - республиканское унитарное предприятие "Белорусский межбанковский расчетный центр" (далее - УП БМРЦ).
17. Учетной единицей (единицей доступа) в центральном архиве МБР является электронный документ.
18. Основными регистрационно-учетными документами центрального архива МБР являются:
опись принятых на архивное хранение документов;
журнал учета электронных документов, поступивших в центральный архив МБР;
журнал учета машинных носителей.
19. Передача электронных документов в автоматизированную систему центрального архива МБР осуществляется посредством файлов, сформированных УП БМРЦ с использованием специальных программно-технических средств.
20. Передача электронных документов в центральный архив МБР осуществляется по описи электронных документов на бумажном носителе уполномоченным сотрудником УП БМРЦ. Формирование описи осуществляется автоматически по установленной форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.
Опись подписывают сотрудники УП БМРЦ и отдела надежности информационных систем департамента платежной системы и информатизации с указанием их должности и даты приема-передачи.
Опись составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у составителя, второй передается в центральный архив МБР.
21. Учет электронных документов, поступивших на хранение в центральный архив МБР, ведется в журнале учета электронных документов согласно приложению 2 к настоящим Правилам.
При уничтожении электронных документов в журнале в графе "Примечание" делают отметку об уничтожении документа со ссылкой на номер и дату документа, на основании которого был уничтожен электронный документ.
22. Для учета машинных носителей в центральном архиве МБР ведется журнал учета машинных носителей согласно приложению 3 к настоящим Правилам.
При поступлении чистого машинного носителя в центральный архив МБР производится проверка физического состояния носителя и его упаковки.
Каждому машинному носителю присваивается регистрационный номер по журналу учета машинных носителей. Регистрационный номер указывается на упаковке машинного носителя.
При выдаче носителя для использования в журнале в графе "Примечание" записывается дата выдачи, куда выдан, фамилия и инициалы получившего и его подпись.
Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Глава 5 ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
23. После проведения экспертизы ценности электронных документов на электронные документы с истекшими сроками хранения составляется акт об уничтожении согласно приложению 4 к настоящим Правилам. Акт утверждается заместителем Председателя Правления банка, курирующим работу департамента платежной системы и информатизации, и согласовывается с профильным архивным учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь.
24. Электронные документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, электронные документы с пятилетним сроком хранения, созданные в 1998 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2004 г.
25. По истечении установленных сроков хранения все экземпляры электронных документов изымаются из автоматизированной системы центрального архива МБР и становятся недоступными.
26. Машинные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после уничтожения записанной на них информации хранятся в центральном архиве МБР и могут быть использованы для повторной записи информации.
Машинные носители, не пригодные к использованию, списываются и уничтожаются в установленном порядке.
Глава 6 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
27. Центральный архив МБР организует использование электронных документов, хранящихся в архиве.
Обращаться в центральный архив МБР с запросом в пределах их полномочий могут участники АС МБР, оператор АС МБР, структурные подразделения Национального банка, органы государственной власти и управления, суды.
28. Основными формами использования электронных документов центрального архива МБР являются:
выдача заверенных копий электронных документов;
предоставление информации по межбанковским платежам.
29. Для получения заверенных копий электронных документов из центрального архива МБР заинтересованная организация направляет официальное письмо-запрос на имя заместителя Председателя Правления Национального банка, осуществляющего контроль за деятельностью центрального архива МБР.
Письмо-запрос оформляется на бланке для писем организации - автора документа и должно содержать все необходимые для данного вида документов реквизиты. В тексте письма-запроса должны быть указаны:
цель запроса;
название запроса или наименование (обозначение) электронного документа с указанием его реквизитов.
В экстренных случаях письмо-запрос может быть передано по факсу в адрес Национального банка с последующей досылкой его по почте. Ответ на запрос на бумажном носителе выдается только после получения центральным архивом МБР письма-запроса в традиционном виде на бумажном носителе.
Письма-запросы, поступившие в Национальный банк, регистрируются в управлении организационной работы и передаются на рассмотрение заместителю Председателя Правления Национального банка, осуществляющего контроль за деятельностью центрального архива МБР.
В соответствии с резолюцией заместителя Председателя Правления Национального банка письма-запросы передаются на исполнение в центральный архив МБР. В центральном архиве МБР эти документы также учитываются в журнале регистрации входящей корреспонденции.
30. Письма-запросы о выдаче информации из центрального архива МБР, поступившие от органов государственной власти и управления, управление организационной работы предварительно передает на рассмотрение в юридический департамент, который в течение 3 дней подтверждает или не подтверждает правомочность данной организации на получение такой информации.
Если организация неправомочна в получении запрошенной информации, юридический департамент дает автору письма-запроса аргументированный отрицательный ответ.
31. Исполнение письма-запроса производится в центральном архиве МБР в соответствии с резолюцией заместителя Председателя Правления Национального банка в течение 10 дней со дня поступления. Ответы на срочные письма-запросы в соответствии с резолюцией руководства выдаются в течение одного дня.
Центральный архив МБР готовит на бланке для писем сопроводительное письмо автору письма-запроса и изготавливает копию электронного документа на бумажном носителе.
Копия электронного документа на бумажном носителе должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа.
Право подписывать ответы на письма-запросы и удостоверять своей подписью и печатью центрального архива МБР выдаваемые на бумажном носителе копии электронных документов имеет начальник отдела надежности информационных систем департамента платежной системы и информатизации или лицо, его заменяющее.
Ответы на письма-запросы регистрируются в отделе надежности информационных систем в журнале регистрации исходящих документов.
32. Для подтверждения подлинности и целостности электронных документов, хранящихся в центральном архиве МБР, по просьбе организации - автора письма-запроса центральный архив МБР осуществляет проверку электронной цифровой подписи.
Проверка электронной цифровой подписи электронных документов, хранящихся в центральном архиве МБР, осуществляется в архиве оператора АС МБР. Архив оператора АС МБР ведет УП БМРЦ.
33. Учет выданных копий электронных документов на бумажном носителе ведется в журнале использования электронных документов центрального архива МБР согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
34. Порядок выдачи информации по межбанковским платежам аналогичен порядку выдачи заверенных копий электронных документов. При отсутствии технической возможности в выдаче информации может быть отказано.
35. Структурные подразделения Национального банка с целью оперативного использования в своей работе электронных документов центрального архива МБР могут устанавливать АРМ пользователя.
Приложение 1
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 N 20.1
УП БМРЦ
ОПИСЬ
_____________ N _____
за __________________
----+-----------------+----------+----------+----------+------------
¦ N ¦ Имя файла ¦ Дата ¦ Объем ¦Количество¦Контрольная¦
¦п/п¦ ¦ создания ¦информации¦документов¦сумма (CRC)¦
¦ ¦ ¦документов¦ (байт) ¦ (файлов) ¦ ¦
+---+-----------------+----------+----------+----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+-----------------+----------+----------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+-----------------+----------+----------+----------+------------
Сдал:
____________________________ _____________ _____________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
__________________
(дата)
Принял:
____________________________ _____________ _____________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
__________________
(дата)
Приложение 2
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 N 20.1
ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
----+-----------+-----------------------+-------------+-------------
¦ N ¦ Дата ¦Название, номер и дата ¦ Фамилия и ¦ Примечание ¦
¦п/п¦поступления¦ документа, ¦ подпись ¦ ¦
¦ ¦ ¦ подтверждающего ¦ принявшего ¦ ¦
¦ ¦ ¦ поступление ¦ ¦ ¦
+---+-----------+-----------------------+-------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+-----------+-----------------------+-------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+-----------+-----------------------+-------------+-------------
Приложение 3
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 N 20.1
ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА МАШИННЫХ НОСИТЕЛЕЙ
----------------+---------+--------+---------+----------+-----------
¦Регистрационный¦Вид ¦Тип ¦Дата ¦Фамилия и ¦Примечание¦
¦номер носителя ¦носителя ¦носителя¦поступле-¦подпись ¦ ¦
¦ ¦ ¦и его ¦ния ¦принявшего¦ ¦
¦ ¦ ¦емкость ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+---------+--------+---------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---------------+---------+--------+---------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----------------+---------+--------+---------+----------+-----------
Приложение 4
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 N 20.1
____________________________
(наименование организации)
АКТ
_____________ N ______ г.Минск
О выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению
Основание: ______________________ от ___________ N _________________
Составлен комиссией:
Председатель _______________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
2. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
----+-----------------------+-----------+-----------+--------------
¦ N ¦Заголовок и обозначение¦ Дата ¦Количество ¦Срок хранения¦
¦п/п¦электронного документа ¦ (крайние ¦электронных¦ электронных ¦
¦ ¦ (файла, комплекса ¦ даты) ¦документов ¦документов и ¦
¦ ¦ файлов) или группы ¦электронных¦ (файлов) ¦номера статей¦
¦ ¦электронных документов ¦документов ¦ ¦ по перечню ¦
+---+-----------------------+-----------+-----------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+-----------------------+-----------+-----------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+-----------------------+-----------+-----------+--------------
Всего ________________________________ документов (файлов).
(цифрами и прописью)
Составлен в _____ экземплярах.
1-й экземпляр - направлен в ________________________________________
2-й экземпляр - в дело.
Председатель комиссии _______________ _____________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии: _______________ _____________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________ _____________________________
СОГЛАСОВАНО
Председатель экспертно-проверочной
комиссии архивного учреждения
________________________________
(подпись, И.О.Фамилия)
__________________
(дата)
Приложение 5
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 N 20.1
ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
ЦЕНТРАЛЬНОГО АРХИВА МБР
----------+-------------+------------------+------------+-----------
¦ Дата и ¦ Куда и кому ¦Краткое содержание¦ Количество ¦Примечание¦
¦ индекс ¦ направлен ¦ ¦экземпляров ¦ ¦
¦ ответа ¦ ¦ ¦ и листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦ ¦
+---------+-------------+------------------+------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---------+-------------+------------------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----------+-------------+------------------+------------+-----------
Право Беларуси 2009 карта новых документов | 
