Приказ Министерства образования Республики Беларусь от 30.03.1998 N 175 "Аб зацвярджэннi Iнструкцыi па справаводству ў апараце Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Главная страница
Стр. 1
| Стр.1 | Стр.2 |
3 мэтай забеспячэння рацыянальнага вядзення справаводства, якаснага i своечасовага выканання арганiзацыйна-распарадчых дакументаў загадваю:
1. Зацвердзiць i ўвесцi ў дзеянне з 30 сакавiка 1998 г. Iнструкцыю па справаводству ў апараце Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь (дадаецца).
2. Упраўленню спраў (Мiнкевiч П.А.) арганiзаваць вывучэнне Iнструкцыi з супрацоўнiкамi цэнтральнага апарата Мiнiстэрства.
3. Кiраўнiкам структурных падраздзяленняў Мiнiстэрства забяспечыць строгае выкананне Iнструкцыi ўсiмi работнiкамi падраздзяленняў.
4. Лiчыць страцiўшым сiлу загад Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь ад 4 мая 1993 г. N 139.
5. Кантроль за выкананнем гэтага загаду ўскласцi на намеснiка Мiнiстра Б.В.Iванова.
Мiнiстр В.I.СТРАЖАЎ
ЗАЦВЕРДЖАНА
Загад Мiнiстэрства адукацыi
Рэспублiкi Беларусь
30.04.1998 N 175
IНСТРУКЦЫЯ ПА СПРАВАВОДСТВУ Ў АПАРАЦЕ МIНIСТЭРСТВА АДУКАЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ
1. Агульныя палажэннi
1.1. Iнструкцыя па справаводству ў апараце Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь (у далейшым Iнструкцыя) вызначае асноўныя прынцыпы справаводства, устанаўлiвае агульныя патрабаваннi да арганiзацыi работы з дакументамi ў апараце Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь.
Iнструкцыя распрацавана ў адпаведнасцi з "Прыкладнай iнструкцыяй па справаводству ў мiнiстэрствах, дзяржкамiтэтах i iншых цэнтральных органах кiравання, установах, арганiзацыях i на прадпрыемствах Рэспублiкi Беларусь", Дзяржаўным стандартам Рэспублiкi Беларусь "Сiстэма арганiзацыйна-распарадчай дакументацыi" (СТБ 6.38-95) i з'яўляецца абавязковай для выканання ўсiмi работнiкамi апарата Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь.
Iнструкцыя ўстанаўлiвае парадак прыёму, улiку, падрыхтоўкi, афармлення, размнажэння (тыражыравання), кантролю выканання, захавання, апрацоўкi i выкарыстання дакументаў як традыцыйнымi метадамi, так i з выкарыстаннем сродкаў вылiчальнай тэхнiкi i сеткавых камунiкацый (лакальных i глабальных), утрымлiвае ўлiка-рэгiстрацыйныя формы (рэгiстрацыйныя карткi, наменклатуру i вопiс спраў i iнш.).
Палажэннi Iнструкцыi распаўсюджваюцца на арганiзацыйна-распарадчую дакументацыю.
На арганiзацыйна-распарадчыя дакументы з грыфамi асобай важнасцi, зусiм сакрэтна, сакрэтна, пiсьмы, заявы i скаргi грамадзян, а таксама на дакументы, якiя не аднесены да сiстэмы арганiзацыйна-распарадчай дакументацыi (планавая, справаздачна-статыстычная, разлiкова-грашовая i iншыя, сiстэмы дакументацыi), дзеянне Iнструкцыi распаўсюджваецца ў частцы, якая закранае агульны парадак работы з дакументамi i падрыхтоўкi iх да здачы ў архiў. Асаблiвасцi афармлення i апрацоўкi ўказаных дакументаў рэгламентуюцца спецыяльнымi iнструкцыямi. Справаводства па зваротах грамадзян вядзецца асобна ад агульнага справаводства.
Упраўленнi адукацыi аблвыканкамаў, гарадскiя i раённыя аддзелы адукацыi, установы рэспублiканскага падпарадкавання i навучальныя ўстановы вядуць справаводства на аснове самастойна распрацаваных iнструкцый, iншых нарматыўна-метадычных дакументаў, якiя не супярэчаць "Прыкладнай iнструкцыi па справаводству ў мiнiстэрствах, дзяржкамiтэтах i iншых цэнтральных органах кiравання, установах, арганiзацыях i на прадпрыемствах Рэспублiкi Беларусь" i дадзенай Iнструкцыi, якiя ўзгадняюцца з архiўнай установай Дзяржаўнай архiўнай службы Рэспублiкi Беларусь.
1.2. Пры аўтаматызаванай сiстэме апрацоўкi iнфармацыi (АСАI) рэгiстрацыя, улiк, кантроль за праходжаннем i выкананнем дакументаў вядуцца з аўтаматызаваных рабочых месцаў, арганiзаваных на базе персанальных ЭВМ.
1.3. У аўтаматызаваным рэжыме выконваюцца наступныя вiды работ:
1.3.1. з уваходнай карэспандэнцыяй:
рэгiстрацыя ўваходнай карэспандэнцыi за выключэннем прадугледжанай пунктам 4.2.7;
фармiраванне i вядзенне машыначытаемай картатэкi ўлiку ўваходных дакументаў у цэлым па апарату Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь i ў кожным структурным падраздзяленнi;
кантроль за праходжаннем уваходных дакументаў у апараце Мiнiстэрства адукацыi i яго структурных падраздзяленнях;
аператыўны пошук i выдача iнфармацыi па запытах;
выдача ўведамленняў аб наблiжэннi тэрмiнаў выканання ўваходнай карэспандэнцыi.
1.3.2. 3 унутранай i выходнай дакументацыяй, ў тым лiку, калi персанальная ЭВМ не падключана да лакальнай сеткi:
пераўтварэнне рукапiсу дакумента ў машыначытаемы дакумент;
захоўванне машыначытаемага дакумента на магнiтных носьбiтах персанальных ЭВМ у якасцi iмянаванай вобласцi памяцi - файла;
рэдагаванне машыначытаемых дакументаў i наступнае захоўванне машыначытаемага дакумента на магнiтных носьбiтах персанальных ЭВМ;
вывад на друк выдрукоўкi гатовага дакумента.
1.3.3. 3 унутранай i выходнай дакументацыяй, у тым лiку, калi персанальная ЭВМ падключана да лакальнай сеткi:
пераўтварэнне рукапiсу дакумента ў машыначытаемы дакумент, захоўванне i збiранне машыначытаемых дакументаў згодна з зацверджаным парадкам;
рэдагаванне машыначытаемых дакументаў i наступнае захоўванне машыначытаемага дакумента ў iнфармацыйнай прасторы лакальнай сеткi;
фармiраванне i падтрымка сiстэмы пошуку-выбару машыначытаемых дакументаў;
аператыўны пошук i выдача машыначытаемых дакументаў па запытах;
дасылка машыначытаемых выходных дакументаў па адрасах глабальнай сеткi.
1.4. Адказнасць за арганiзацыю справаводства, выкананне ўстаноўленных правiлаў i парадку работы з дакументамi ў структурных падраздзяленнях апарата Мiнiстэрства адукацыi ўскладаецца на кiраўнiкоў гэтых падраздзяленняў. Кiраўнiк структурнага падраздзялення вызначае адказнага за вядзенне справаводства, якi забяспечвае ўлiк i праходжанне дакументаў ва ўстаноўленыя тэрмiны, iнфармуе кiраўнiцтва аб стане iх выканання, ажыццяўляе азнаямленне работнiкаў з нарматыўнымi i метадычнымi дакументамi па справаводству. Права, абавязкi работнiкаў, якiя ўдзельнiчаюць у справаводчым абслугоўваннi мiнiстэрства, вызначаюцца службовымi iнструкцыямi.
1.5. Дакументацыйнае забеспячэнне ўпраўлення, кантроль за выкананнем у структурных падраздзяленнях мiнiстэрства адзiнай сiстэмы справаводства, метадычнае кiраўнiцтва работай з дакументамi i навучанне работнiкаў асновам справаводства ўскладаецца на Упраўленне спраў.
1.6. Работнiк структурнага падраздзялення, на якога ўскладаецца адказнасць за вядзенне справаводства, праходзiць iнструктаж ва Упраўленнi спраў Мiнiстэрства адукацыi.
1.7. Работнiкi апарата мiнiстэрства павiнны быць азнаёмлены з устаноўленым парадкам работы з дакументамi i Iнструкцыяй па справаводству.
Работнiкi структурных падраздзяленняў апарата мiнiстэрства нясуць персанальную адказнасць за выкананне патрабаванняў Iнструкцыi па справаводству i за захаванасць дакументаў, якiя ў iх знаходзяцца. Аб страце дакумента неабходна далажыць кiраўнiку структурнага падраздзялення i ва Упраўленне спраў, а па прапановам, заявам i скаргам грамадзян - ва Упраўленне па рабоце з кадрамi i прававым забеспячэннi.
Перадача дакументаў або iх копiй работнiкам пабочных арганiзацый дапускаецца з дазволу кiраўнiка мiнiстэрства або структурнага падраздзялення.
Пры звальненнi або перамяшчэннi работнiка, у якога ёсць дакументы, яны па ўказанню кiраўнiка структурнага падраздзялення перадаюцца другому работнiку па акту перадачы.
2. Правiла падрыхтоўкi i афармлення дакументаў
2.1. Дакументаванне кiраўнiцкай дзейнасцi:
Дакументаванне кiраўнiцкай дзейнасцi заключаецца ў фiксацыi на бумазе або iншых носьбiтах кiраўнiцкiх дзеянняў па ўстаноўленым правiлам, гэта значыць у стварэннi кiраўнiцкiх дакументаў.
Дзейнасць арганiзацыi забяспечваецца сiстэмай узаемазвязаных кiраўнiцкiх дакументаў, састаўляючых яго дакументаваную базу. Састаў дакументаванай базы вызначаецца кампетэнцыяй арганiзацыi, кругам кiраўнiцкiх функцый, парадкам вырашэння пытанняў (аднаасобны або калегiяльны), аб'емам i характарам узаемасувязяў памiж арганiзацыямi аднаго або розных узроўняў кiравання.
Згодна дзеючаму заканадаўству мiнiстэрства мае права выдаваць толькi тыя распарадчыя дакументы, якiя прадугледжаны ў Палажэннi аб Мiнiстэрстве адукацыi Рэспублiкi Беларусь i дзеючым заканадаўствам.
Калегiяльны орган мiнiстэрства выдае рашэннi калегii, якiя ўводзяцца ў дзеянне, як правiла, загадамi Мiнiстра.
Падрыхтоўка дакумента ўключае састаўленне i афармленне праекта дакумента, яго падпiсанне, пры неаобходнасцi - узгадненне (вiзiраванне) праекта, зацвярджэнне, размнажэнне (капiраванне).
Складальнiк дакумента адказвае за правiльнасць яго зместу, афармлення, своечасовасць падрыхтоўкi.
На Упраўленне спраў ускладаецца праверка правiльнасцi афармлення дакументаў.
Права выдання дакументаў, iх падпiсання, зацвярджэння, узгаднення (вiзiравання) замацоўваецца ў Палажэннi аб Мiнiстэрстве адукацыi Рэспублiкi Беларусь, у палажэннях аб структурных падраздзяленнях i службовых iнструкцыях.
Пры падрыхтоўцы i афармленнi дакументаў неабходна прытрымлiвацца правiлаў, якiя забяспечваюць юрыдычную сiлу дакумента, аператыўнае i якаснае iх выкананне i пошук, магчымасць апрацоўкi дакументаў з дапамогай сродкаў вылiчальнай тэхнiкi (ВТ).
Для надання дакументу юрыдычнай сiлы неабходна наяўнасць абавязковых для дадзенага вiду дакумента рэквiзiтаў: назва арганiзацыi-аўтара, код арганiзацыi-аўтара дакумента, назва вiду дакумента, загаловак да тэксту, тэкст, дата, iндэкс, вiзы, подпiс.
Праверка адпаведнасцi дакумента дзеючаму заканадаўству ўскладваецца на юрыдычную службу мiнiстэрства.
2.2. Бланкi дакументаў:
2.2.1. Дакументы павiнны афармляцца на бланках i мець устаноўлены комплекс абавязковых рэквiзiтаў i стабiльны парадак iх размяшчэння, якi ўстанаўлiваецца Дзяржаўным стандартам Рэспублiкi Беларусь СТБ 6.38-95 "Сiстэма арганiзацыйна-распарадчай дакументацыi".
2.2.2. Асобныя дакументы дапускаецца афармляць не на бланках (напрыклад, унутраныя дакументы структурных падраздзяленняў), але з абавязковым запаўненнем рэквiзiтаў з адпаведнай бланачнай прадукцыi.
2.2.3. У апараце Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь выкарыстоўваюцца наступныя бланкi: загадаў i ўказанняў, пастаноў калегii i службовых пiсьмаў.
Пры распрацоўцы бланкаў выкарыстоўваюцца фарматы А4 (210 x 297 мм) i А5 (210 x 148 мм).
Бланкi дакументаў павiнны мець палi, мм: левае - 30, правае - не меньш як 8; верхняе i нiжняе - не менш як 20.
Нанясенне палёў на бланку не абавязкова. Абмежавальныя меткi для палёў i асобных рэквiзiтаў наносяцца на бланк у выглядзе вугалкоў i лiнiй. Дапускаецца наносiць на бланк меткi для фальцоўкi i меткi для прабiвання адтулiн дзiркаколамi.
2.2.4. Бланкi дакументаў распрацоўваюць на падставе вуглавога або падоўжанага размяшчэння рэквiзiтаў.
2.2.5. Бланкi дакументаў неабходна друкаваць на белай паперы цi паперы светлых тонаў фарбамi насычанага колеру.
Выкарыстанне бланкаў адвольнай формы не дазваляецца. Заказы на выраб бланкаў робiць Упраўленне спраў пасля ўзгаднення з Упраўленнем бухгалтарскага ўлiку, справаздачы i кантролю.
2.2.6. Узоры бланкаў i парадак размяшчэння рэквiзiтаў у дадатках 1, 2, 3, 4.
2.2.7. Дакументы, якiя ствараюцца ад iмя двух i болей арганiзацый, афармляюцца без бланка.
2.3. Афармленне рэквiзiтаў дакументаў.
2.3.1. Дакумент павiнен мець устаноўлены комплекс абавязковых рэквiзiтаў i стабiльны парадак iх размяшчэння (дадаткi 5, 6).
Пры афармленнi арганiзацыйна-распарадчых дакументаў выкарыстоўваецца наступны склад рэквiзiтаў:
Вiдарыс Дзяржаўнага герба Рэспублiкi Беларусь на бланку з вуглавым размяшчэннем рэквiзiтаў змяшчаюць на верхнiм полi бланка над сярэдзiнай радкоў назвы арганiзацыi, а на бланках з падоўжаным размяшчэннем рэквiзiтаў - у цэнтры верхняга поля;
2.3.2. Назва арганiзацыi (поўная, а таксама скарочаная), вышэйстаячай арганiзацыi, структурнага падраздзялення павiнны адпавядаць назвам, устаноўленым адпаведнымi прававымi актамi. Скарочаная назва прымяняецца толькi ў тым выпадку, калi яна афiцыйна зафiксавана ў Палажэннi (Статуце) аб арганiзацыi.
2.3.3. Назва дакумента павiнна адпавядаць кампетэнцыi арганiзацыi, зместу дакументаванага кiраўнiцкага дзеяння, а таксама Табелю ўнiфiкаваных форм дакументаў. На пiсьмах назва дакумента не паказваецца.
Перапiска памiж структурнымi падраздзяленнямi мiнiстэрства забараняецца.
У залежнасцi ад зместу распазнаюць наступныя разнавiднасцi службовых пiсьмаў: пiсьмы-запатрабаваннi, пiсьмы-адказы, пiсьмы суправаджальныя, гарантыйныя i iнш.
У мiнiстэрстве выдаюцца i iншыя ўпраўленчаскiя дакументы: планы работы, справаздачы, спраўкi, акты i iнш.
2.3.4. Датай дакумента з'яўляецца дата яго падпiсання; для дакумента, якi прымае калегiяльны орган - дата яго прыняцця; для зацверджанага дакумента - дата зацвярджэння. Дата дакумента ставiцца службовай асобай, якая падпiсвае або зацвярджае дакумент.
Даты падпiсання, зацвярджэння, узгаднення дакумента, а таксама даты, што змяшчаюцца ў тэксце, афармляюць лiчбавым спосабам. Элементы даты прыводзяць арабскiмi лiчбамi ў адным радку ў наступнай паслядоўнасцi: дзень месяца, месяц, год. Дзень месяца - дзвюма лiчбамi ад 01 да 31, месяц - ад 01 да 12, год - чатырма лiчбамi.
Напрыклад: дату 18 студзеня 1998 года трэба афармляць 18.01.1998.
Пры афармленнi распарадчых i фiнансавых дакументаў мiнiстэрства дапускаецца слоўна-лiчбавы спосаб афармлення дат: 18 студзеня 1998 года.
Iндэкс ствараемых i атрымлiваемых дакументаў складаецца з парадкавага нумара, якi можа быць дапоўнены iндэксам па наменклатуры спраў, iндэксам класiфiкатара, якi прымяняецца (карэспандэнтаў, пытанняў дзейнасцi i iнш.).
2.3.5. Рэквiзiт "Месца складання або выдання дакумента" размяшчаюць на агульным бланку пад рэквiзiтам "Дата" i "Iндэкс дакумента". На бланках пiсьмаў на гэтым месцы размяшчаюць рэквiзiт "Спасылка на iндэкс i дату ўваходнага дакумента", якi ўключае iндэкс i дату дакумента, на якi даецца адказ.
2.3.6. Дакументы адрасуюць арганiзацыям, iх структурным падраздзяленням, канкрэтным службовым i прыватным асобам.
Напрыклад: Мiнiстэрства аховы здароўя
Рэспублiкi Беларусь
Эканамiчны аддзел
або
Беларускi дзяржаўны тэхналагiчны
унiверсiтэт
Начальнiку аддзела кадраў
Iванову Т.С.
Пры адрасаваннi дакумента кiраўнiку арганiзацыi назва арганiзацыi ўваходзiць у склад назвы пасады адрасата.
Напрыклад: Мiнiстру эканомiкi
Рэспублiкi Беларусь
Сiдараву I.С.
Калi дакумент накiроўваюць у некалькi аднародных арганiзацый, iх назвы даюць абагульнена.
Напрыклад: Упраўленням адукацыi
аблвыканкамаў
або
Начальнiкам упраўленняў
адукацыi аблвыканкамаў
Рэквiзiт "Адрасат" не павiнен змяшчаць больш чатырох адрасаў. Слова "Копiя" перад другiм, трэцiм, чацвёртым адрасатам не пiшуць.
Пры накiраваннi дакумента больш чым на чатыры адрасы складаюць спiс рассылкi i на кожным дакуменце ўказваюць толькi адзiн адрасат.
2.3.7. Рэквiзiт "Паштовы адрас адпраўнiка" афармляюць у адпаведнасцi з "Паштовымi правiламi", якiя дзейнiчаюць на тэрыторыi Рэспублiкi Беларусь.
Напрыклад: Свiрыдовiч А.А.
вул. П.Глебкi, д. 48, кв. 3
220121, г. Мiнск
2.3.8. Загаловак да тэксту дакумента. У дакуменце фармата А4 перад тэкстам злева пiшацца загаловак, г.зн. кароткi (адна фраза, не больш пяцi радкоў машынапiснага тэксту) пераказ яго зместу. Загаловак павiнен граматычна дапасоўвацца да назвы дакумента.
Напрыклад: загад (аб чым?) "Аб правядзеннi Рэспублiканскага
конкурсу студэнцкiх навуковых работ",
пратакол (чаго?) "пасяджэння Вучонага савета".
У канцы загалоўка кропка не ставiцца. Загаловак павiнен фармулявацца выканаўцам дакумента.
2.3.9. Тэкст дакумента павiнен быць як мага больш кароткiм, дакладным, дэтальна адрэдагаваным i змяшчаць вычарпальную iнфармацыю па закранутаму пытанню, якая выключае паўторныя запыты.
Тэкст прынята пачынаць з указання прычыны (падставы) для складання дакумента (уводная частка), потым выкладаецца просьба, прапанова, вывад, рашэнне, распараджэнне. Часам уводная частка можа адсутнiчаць.
2.3.10. Рэквiзiт "Адзнака аб наяўнасцi дадатку" размяшчаецца пасля тэксту дакумента перад рэквiзiтам "Подпiс".
Калi дакумент мае дадаткi, названыя ў тэксце, адзнака аб наяўнасцi дадаткаў афармляецца па наступнай форме:
Дадатак: на 7 л. у 1 экз.
Калi дакумент мае дадаткi, не названыя ў тэксце, iх назвы неабходна пералiчыць з указаннем колькасцi лiстоў у кожным дадатку i колькасцi экземпляраў.
Напрыклад:
Дадатак: 1. Спiс вышэйшых навучальных устаноў на 5 л. у 1 экз.
2. Даведка аб падрыхтоўцы вучэбных устаноў да зiмовага сезону на
3 л. у 1 экз.
Калi да дакумента прыкладаецца другi дакумент, якi мае дадатак, адзнака аб наяўнасцi дадатку афармляецца па наступнай форме:
Дадатак: пiсьмо Нацыянальнага архiва ад 09.01.1998 N 4/303 i дадатак да
яго, усяго на 3 л. у 1 экз.
Калi дадаткi збрашураваны, колькасць лiстоў не называюць.
У распарадчых дакументах (загадах, указаннях) вылучэнне адзнакi аб дадатку пасля тэкста не дапускаецца, указанне аб наяўнасцi дадатка даецца ў тэксце дакумента: "Згодна з дадаткам", "дадатак", "Дадатак 1", "...прадставiць пералiк дакументаў па дадаваемай форме" i iнш.
На дадатку да распарадчага дакумента ў правым верхнiм вугле неабходна рабiць адзнаку з указаннем назвы распарадчага дакумента, яго даты i нумара.
Напрыклад: Дадатак
да загада Мiнiстра адукацыi
Рэспублiкi Беларусь
18.01.1998 N 102
На дакументах, зацверджаных распарадчымi актамi, адзнака аб дадатку не ставiцца; у правым верхнiм вугле першай старонкi зацвярджаемага дакумента ставiцца грыф зацвярджэння.
Дакументы - дадаткi афармляюцца з указаннем усiх неабходных рэквiзiтаў дакумента (назвы вiда дакумента, загалоўка да тэксту, подпiсу i iнш.).
2.3.11. Адзнака аб выканаўцы выходнага дакумента змяшчае прозвiшча i нумар службовага тэлефона выканаўцы i ставiцца на пярэднiм баку апошняга лiста ў левым нiжнiм вугле дакумента без знакаў прыпынку. Пад адзнакай аб выканаўцы дакумента i нумарам яго тэлефона дапускаецца ўказаць iндэкс машынiсткi (першыя лiтары iмя i прозвiшча), колькасць надрукаваных экземпляраў i дату друкавання.
Напрыклад:
Сiдараў 222 62 14
СА
2.3.12. Подпiс дакумента.
Праект дакумента прадстаўляецца на подпiс адпаведнай службовай асобе поўнасцю аформленым, правераным, узгодненым (пры неабходнасцi), разам з дадаткамi i матэрыяламi, на падставе якiх ён састаўлены.
Дакументы на бланках мiнiстэрства падпiсваюцца Мiнiстрам i яго намеснiкамi. Асобныя дакументы (запыты, суправаджальныя пiсьмы, тыпавыя тэксты адказа i iнш.) могуць падпiсвацца начальнiкамi ўпраўленняў, аддзелаў у адпаведнасцi з iх паўнамоцтвамi, якiя замацаваны ў палажэннях аб структурных падраздзяленнях i службовых iнструкцыях.
У склад подпiсу ўваходзяць: назва пасады асобы, якая падпiсала дакумент, асабiсты подпiс i яго расшыфроўка (iнiцыялы i прозвiшча).
Напрыклад:
Намеснiк Мiнiстра Асабiсты подпiс Б.В.Iваноў
Пры афармленнi дакумента не на бланку у назву пасады ўключаецца назва арганiзацыi.
Напрыклад:
Мiнiстр адукацыi Рэспублiкi Беларусь подпiс В.I.Стражаў
Пры падпiсаннi дакумента некалькiмi службовымi асобамi, iх подпiсы размяшчаюць адзiн пад адным ў паслядоўнасцi адпаведна займаемай пасадзе.
Напрыклад:
Мiнiстр адукацыi Рэспублiкi Беларусь подпiс В.I.Стражаў
Галоўны бухгалтар подпiс А.А.Сiдарава
Пры падпiсаннi дакумента некалькiмi асобамi роўных пасад, iх подпiсы размяшчаюць на адным узроўнi.
Напрыклад:
Намеснiк Мiнiстра Намеснiк Мiнiстра
адукацыi Рэспублiкi аховы здароўя
Беларусь Рэспублiкi Беларусь
______ Б.В.Iваноў ______ I.А.Сiдараў
подпiс подпiс
Калi службовая асоба, чый подпiс патрэбны на дакуменце, адсутнiчае, то дакумент падпiсвае той, хто яе замяшчае: выконваючы абавязкi або яго намеснiк. Пры гэтым абавязкова ўказваецца фактычная пасада асобы, якая падпiсала дакумент, яе iмя i прозвiшча. Не дапускаецца ставiць прыназоўнiк "За" або касую рысу перад назвай пасады.
2.3.13. Узгадненне дакумента.
Узгадненне можа праводзiцца як унутры апарата мiнiстэрства (структурнымi падраздзяленнямi i службовымi асобамi), так i знешне (з падпарадкаванымi i непадпарадкаванымi арганiзацыямi).
Унутранае ўзгадненне афармляецца шляхам вiзiравання праекта дакумента службовай асобай. Вiза дакумента ўключае назву пасады вiзуючага, яго асабiсты подпiс, яе расшыфроўку i дату вiзiравання.
Адмаўляцца ад вiзiравання, а таксама рабiць якiя-небудзь папраўкi ў дакуменце не дапускаецца. Заўвагi i дапаўненнi да праекта дакумента выкладаюцца на асобным лiсце, аб чым пры вiзiраваннi ставiцца адзнака "Заўвагi дадаюцца".
Напрыклад:
Начальнiк Галоўнага ўпраўлення
вышэйшай адукацыi
_______ А.А.Сiдараў
подпiс
13.02.1998
Заўвагi дадаюцца
Вiзы ставяцца на экземплярах дакументаў, якiя застаюцца ў мiнiстэрстве, нiжэй подпiсу злева на пярэднiм баку апошняга лiста дакумента.
Праекты загадаў, указанняў, пастаноў калегii вiзiруюцца на першым экземпляры абаротнай старонкi апошняга лiста дакумента i пры (капiраваннi) размнажэннi дакумента на копiях вiзы не ўзнаўляюцца. У абавязковым парадку загады, указаннi, якiя выдаюцца ў апараце мiнiстэрства, ўзгадняюцца з юрыдычнай службай, кiраўнiком спраў (дадаткi 7, 8).
Пiсьмы i iншыя выходныя дакументы вiзiруюцца на копiях, якiя застаюцца ў справе.
Пры неабходнасцi афармлення некалькiх вiз i адсутнасцi на дакуменце свабоднага месца дапускаецца дадаваць да яго асобны "Лiст узгаднення". На дакуменце робiцца адзнака "Лiст узгаднення дадаецца".
Пералiк узгадняючых iнстанцый вызначае складальнiк дакумента, зыходны з яго зместу.
Знешнее ўзгадненне афармляецца адпаведным грыфам.
Грыф узгаднення размяшчаюць нiжэй рэквiзiту "Подпiс" у левым нiжнiм вугле дакумента. Грыф узгаднення складаецца са слова "УЗГОДНЕНА", назвы пасады асобы, з якой узгадняецца дакумент, уключаючы назву арганiзацыi, асабiстага подпiсу, яго расшыфроўкi i даты.
Напрыклад:
УЗГОДНЕНА
Начальнiк Галоўнага ўпраўлення
Мiнiстэрства аховы здароўя
Рэспублiкi Беларусь
_________ А.С.Пятроў
подпiс
15.02.1998
Калi ўзгадненне дакумента праводзiцца калегiяльным органам або пiсьмом, грыф узгаднення афармляюць па наступнай форме:
УЗГОДНЕНА
Пратакол пасяджэння
экспертнага Савета
18.02.1998 N 4
або
УЗГОДНЕНА
Пiсьмо Камiтэта па архiвах i
справаводству Рэспублiкi Беларусь
12.03.1998 N 01-10/115
Грыфы ўзгаднення з арганiзацыямi, падпадаючымi пад дзеянне спецыяльных палажэнняў, трэба размяшчаць у прадугледжаным гэтымi палажэннямi месцы.
Пры наяўнасцi аднаго грыфа ўзгаднення яго трэба размяшчаць ад краю левага поля дакумента; два грыфа ўзгаднення - на адным узроўнi; некалькi грыфаў узгаднення размяшчаюцца на дакуменце або лiсце ўзгаднення двума вертыкальнымi радамi.
Знешнее ўзгадненне ў залежнасцi ад зместа дакумента ажыццяўляецца ў наступнай чарговасцi:
з падначаленымi, аднароднымi i пабочнымi арганiзацыямi, калi яны выступаюць абавязковым бокам праваадносiн, узнiкаючых праз выданне дакумента або калi выданне дакумента закранае iх iнтарэсы;
з грамадскiмi арганiзацыямi - у выпадку неабходнасцi або ў выпадках, якiя прадугледжаны актам заканадаўства;
з органамi, якiя ажыццяўляюць дзяржаўны мiжведамасны кантроль (нагляд) у вызначанай вобласцi (эканамiчны, пажарны i iнш.);
з вышэйстаячымi органамi - у выпадках, калi заканадаўствам прадугледжваецца магчымасць выканання кiраўнiцкiх дзеянняў толькi з дазволу гэтых органаў.
2.3.14. Зацвярджэнне дакумента.
Зацвярджэнне - адзiн з спосабаў засведчання дакумента пасля яго падпiсання. Дакумент, якi падлягае зацвярджэнню, набывае юрыдычную сiлу толькi з моманту яго зацвярджэння.
Зацвярджаюцца ўставы арганiзацый, палажэннi аб структурных падраздзяленнях, калегiяльных органах, справаздачы i балансы, структуры i штатныя расклады, iнструкцыi i iнш. дакументы.
Устанаўлiваюцца два спосабы зацвярджэння дакументаў: зацвярджэнне службовай асобай, у кампетэнцыю якой уваходзiць круг пытанняў, выкладаемых у дакуменце, або зацвярджэнне распарадчым актам (загадам, указаннем). Распарадчы акт выдаецца, як правiла, у выпадку, калi ўвядзенне зацвярджаемага дакумента патрабуе дапаўняльных прадпiсанняў i растлумачэння або назва зацверджаемага дакумента не прадугледжана дзеючым заканадаўствам.
Зацвярджэнне дакумента афармляецца грыфам зацвярджэння, якi размяшчаецца ў правым верхнiм вугле дакумента. У залежнасцi ад спосабу зацвярджэння грыф можа мець наступныя формы:
ЗАЦВЯРДЖАЮ
Мiнiстр адукацыi
Рэспублiкi Беларусь
_______ В.I.Стражаў
подпiс
15.03.1998
або
ЗАЦВЕРДЖАНА
Загад Мiнiстра адукацыi
Рэспублiкi Беларусь
17.03.1998 N 158
Словы "ЗАЦВЯРДЖАЮ" i "ЗАЦВЕРДЖАНА" друкуюць вялiкiмi лiтарамi без двукосся.
Дакумент можа зацвярджацца некалькiмi службовымi асобамi (сумесныя дакументы арганiзацый). У гэтым выпадку дакумент афармляецца не на бланку i грыфы зацвярджэння размяшчаюцца на адным узроўнi ў мяжы плошчы, адведзенай для рэквiзiта "назва арганiзацыi - аўтара дакумента". Назва арганiзацыi ўключаецца ў назву службовых асоб, якiя зацвярджаюць дакумент.
Дата зацвярджэння ў грыфе "ЗАЦВЯРДЖАЮ" ставiцца службовай асобай, зацвердзiўшай дакумент; месяц i год дапускаецца друкаваць на машынцы.
2.3.15. Пячатка на дакуменце.
На дакументах, якiя патрабуюць засведчання iх юрыдычнай сiлы, ставiцца гербавая пячатка.
Адбiтак пячаткi на дакументах павiнен захоплiваць частку назвы пасады i асабiстага подпiсу асобы, якая падпiсала дакумент.
2.3.16. Афармленне копiй дакумента.
Арганiзацыя можа засведчыць копii (выпiскi) толькi тых дакументаў, якiя ствараюцца ў самой арганiзацыi. Зняць копiю з дакументаў пабочных арганiзацый дапускаецца з вырашэння гэтых арганiзацый. Як выключэнне дазваляецца вырабляць копii (выпiскi) дакументаў, выдадзеных iншымi арганiзацыямi, пры рашэннi пытанняў прыёму грамадзян на работу, пасведчанне iх працоўных, жыллёвых i iншых правоў, пры фармiраваннi асабiстых спраў работнiкаў (копii дыпломаў, пасведчанне аб адукацыi, працоўных кнiжак i iнш.).
Копiя (выпiска), знятая з дакумента, павiнна ўзнаўляць усе рэквiзiты гэтага дакумента. Яе неабходна афармляць на бланку або звычайнай паперы з узнаўленнем поўнага тэксту бланка арыгiнала. На першым лiсце копii (выпiскi) у правым верхнiм вугле указваецца слова "Копiя", або "Выпiска" без двукосся.
Пры засведчаннi копii дакумента нiжэй рэквiзiту "Подпiс" ставяць завяральную адзнаку, у якую ўваходзяць надпiс "Дакладна", назва пасады асобы, якая заверыла копiю, яе асабiсты подпiс, iнiцыялы, прозвiшча i дата засведчання.
Напрыклад:
Дакладна Галоўны iнспектар
Упраўлення па рабоце з кадрамi i прававым
забеспячэннi подпiс Н.В.Iванова
16.03.1998
Пры перасылцы копiй дакумента ў iншыя арганiзацыi або перадачы яго на рукi завяральны подпiс сведчаць пячаткай.
На копiях выходных дакументаў, пакiнутых у справе мiнiстэрства, тэкст бланкаў не ўзнаўляецца, ставiцца дата падпiсання, рэгiстрацыйны iндэкс i завяральная адзнака.
Размножаныя экземпляры дакумента, якiя не ўзнаўляюць факсiмiльны подпiс арыгiнала, сведчацца пячаткай Упраўлення спраў; на экземплярах указваецца нумар заказу на размнажэнне, тыраж i дата размнажэння. На размножаных экземплярах дакумента, узнаўляючых факсiмiльны подпiс арыгiнала, пячатка не ставiцца.
2.3.17. Рэзалюцыя.
Рэзалюцыя - пiсьмовае ўказанне кiраўнiка аб парадку выканання або выкарыстання дакумента.
Рэзалюцыя размяшчаецца ў правым верхнiм вугле першага лiста дакумента, на пiсьмах пад рэквiзiтам "Адрасат", уключае прозвiшча выканаўцы, змест даручэння i тэрмiн выканання. Рэзалюцыя павiнна быць падпiсана i датавана.
Напрыклад: Iванову I.А.
Прашу падрыхтаваць заключэнне да 17.02.1998
Сiдараў Б.А. 08.02.1998
Пры некалькiх рэзалюцыях на дакуменце iх змест не дублiруецца.
Калi ў рэзалюцыi вызначаецца некалькi выканаўцаў, службовая асоба, якая названа першай, як правiла, з'яўляецца адказнай за своечасовае i якаснае выкананне задання ў цэлым.
Пры неабходнасцi афармлення складанай па зместу рэзалюцыi, а таксама некалькiх рэзалюцый i немагчымасцi iх размяшчэння ў адведзеным для рэзалюцыi месцы дапускаецца напiсанне рэзалюцый на свабоднай плошчы пярэдняга боку першага лiста дакумента, не закранаючы яго тэксту i палёў. Пры адсутнасцi на дакуменце месца дапускаецца дадаваць да дакумента асобны лiст рэзалюцый з адзнакай на дакуменце аб наяўнасцi такога лiста.
3. Афармленне сумесных дакументаў
3.1. Сумесныя распарадчыя дакументы арганiзацый, якiя выдаюць аднолькавыя па форме дакументы (загады, пастановы i iнш.), выдаюцца ў адпаведнай форме (загады, пастановы i iнш.). Дадатак 9.
3.2. Сумесныя распарадчыя дакументы арганiзацый, якiя выдаюць розныя па форме дакументы, выдаюцца ў форме "сумеснага рашэння", якое мае прававую сiлу распарадчага дакумента для кожнай арганiзацыi, якая прыняла гэты дакумент.
3.3. На дакументах, складзеных сумесна некалькiмi арганiзацыямi, рэгiстрацыйныя iндэксы аўтараў ставяць праз касую рысу ў парадку ўказання аўтараў на дакуменце (злева направа).
3.4. Для дакументаў, якiя састаўлены сумесна некалькiмi арганiзацыямi, датай дакумента з'яўляецца дата падпiсання яго апошняй арганiзацыяй.
4. Арганiзацыя работы з дакументамi
4.1. Арганiзацыя дакументаабарота.
4.1.1. Рух дакументаў у арганiзацыi з моманту iх атрымання або стварэння да завяршэння выканання, адпраўкi або здачы ў справу стварае дакументаабарот арганiзацыi.
4.1.2. Арганiзацыя дакументаабарота павiнна адказваць наступным патрабаванням:
праходжанне дакументаў у арганiзацыi павiнна быць аператыўным, мэтанакiравана рэгулявацца i аптымальна ажыццяўляцца;
належыць выключыць лiшнiя iнстанцыi праходжання i дзеяннi з дакументамi, не абумоўленыя дзелавой неабходнасцю;
у парадку праходжання i ў працэсе апрацоўкi асноўных катэгорый дакументаў патрэбна дабiвацца максiмальнай аднолькавасцi;
парадак праходжання дакументаў у мiнiстэрстве павiнен ажыццяўляцца строга ў адпаведнасцi са схемай праходжання дакументаў, якая распрацоўваецца Упраўленнем спраў i зацвярджаецца Мiнiстрам.
Арганiзацыя дакументаабарота ва ўмовах прымянення сродкаў ВТ i сеткавых камунiкацый павiнна забяспечваць сумяшчальнасць традыцыйнай i аўтаматызаванай апрацоўкi дакументаў як аўтаномна працуючымi персанальнымi ЭВМ, так i персанальнымi ЭВМ, падключанымi да лакальнай вылiчальнай сеткi.
4.2. Прыём, рэгiстрацыя i выкананне ўваходных дакументаў.
4.2.1. Паступаючая ў мiнiстэрства карэспандэнцыя прымаецца i апрацоўваецца цэнтралiзавана ва Упраўленнi спраў.
Апрацоўка ўваходнай карэспандэнцыi ажыццяўляецца, як правiла, у дзень паступлення; паступiўшыя тэлеграмы належыць апрацоўваць у першую чаргу.
4.2.2. Пры прыёме карэспандэнцыi адказны за вядзенне справаводства правярае цэласнасць упакоўкi i правiльнасць дастаўкi (паводле адрасу на канверце). Няправiльна дастаўленая карэспандэнцыя накiроўваецца па прызначэннi, пры немагчымасцi ўстанаўлення адрасату - вяртаецца адпраўшчыку з адзнакай на канверце "Памылкова дастаўленая".
4.2.3. Канверты (пакеты) ўскрываюцца, за выключэннем дасланых на адрас грамадскiх арганiзацый i з адзнакай "асабiста".
4.2.4. Канверты, як правiла, знiшчаюцца, акрамя наступных выпадкаў:
калi дата паштовага штэмпеля патрэбна як сведчанне даты адпраўкi або атрымання дакумента;
калi на дакуменце адсутнiчае рэквiзiт "дата дакумента";
калi дата дакумента iстотна адрознiваецца ад даты яго атрымання;
калi на атрыманым дакуменце няма зваротнага адрасу адпраўшчыка. Ва ўказаных выпадках канверт далучаецца да дакумента i пасля выкарыстання дакумента падшываецца разам з iм у справу.
4.2.5. У выпадку адсутнасцi ў канвертах дадаткаў, лiстоў i iнш. адпраўшчыку высылаецца запыт або паведамленне па тэлефону, а на дакуменце ставiцца адзнака "Дадаткi запатрабаваны" з указаннем даты запыту.
4.2.6. Рэгiстрацыя дакументаў - фiксацыя факта стварэння або паступлення ў мiнiстэрства дакумента шляхам прастаўлення на iм рэгiстрацыйнага iндэкса з наступным запiсам неабходных звестак аб дакуменце ў рэгiстрацыйных формах.
4.2.7. На ўсiх без выключэння дакументах ставiцца рэгiстрацыйны штэмпель з датай паступлення ў правым нiжнiм вуглу першага лiста дакумента.
На стадыi першапачатковай апрацоўкi ўваходных дакументаў неабходна выдзелiць дакументы, якiя не падлягаюць рэгiстрацыi, згодна пералiку нерэгiстрыруемых дакументаў (дадатак 10).
Нерэгiстрыруемые дакументы накiроўваюцца па прызначэнню ў структурныя падраздзяленнi для рэгiстрацыi ў спецыяльным журнале (дадатак 11), папярэдне на iх ва Упраўленнi спраў прастаўляецца рэгiстрацыйны штэмпель без запаўнення.
4.2.8. Для зручнасцi рэгiстрацыi i пошуку дакументаў структурным падраздзяленням мiнiстэрства i групам карэспандэнтаў прысвоены iндэксы (дадаткi 12, 13).
Рэгiстрацыя паступаючых у мiнiстэрства дакументаў ажыццяўляецца цэнтралiзавана, ва Упраўленнi спраў.
4.2.9. Рэгiстрацыйны нумар ставiцца ў правым нiжнiм вугле першай старонкi паступiўшага дакумента (СТБ 6.38-95) i складаецца з iндэксаў карэспандэнта i структурнага падраздзялення мiнiстэрства, парадкавага нумара паступлення па картатэцы дадзенай групы карэспандэнтаў. Тут жа ўказваецца дата паступлення дакумента.
Напрыклад: 21-10/310 ад 12.01.1998, дзе:
21 - iндэкс карэспандэнта (Савет Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь);
10 - iндэкс структурнага падраздзялення (Упраўленне дашкольнага выхавання);
310 - парадкавы нумар дакумента;
12.01.1998 - дата паступлення дакумента.
4.2.10. Для рэгiстрацыi ўсiх уваходных дакументаў запаўняецца адзiная рэгiстрацыйна-кантрольная картка, прыгодная для апрацоўкi сродкамi ВТ. Картка выкарыстоўваецца для ўлiку, кантролю выканання i пошуку дакументаў (дадатак 14).
Картка запаўняецца пры дапамозе сродкаў ВТ, машынапiсным або рукапiсным спосабам, у залежнасцi ад наяўнасцi тэхнiчных сродкаў. Запаўняецца картка ў двух экземплярах.
З рэгiстрацыйна-кантрольных картак фармiруюцца даведачная i кантрольная картатэкi, з дапамогай якiх ажыццяўляецца даведачная работа па дакументах i кантроль за тэрмiнамi iх выканання.
Пры аўтаматызаванай рэгiстрацыi дакументаў (на машынных носьбiтах) запiс выконваецца непасрэдна з дакумента з выкарыстаннем устаноўленага набора абавязковых рэквiзiтаў. Запiс на машынных носьбiтах дублiруецца машынаграмай карткi, якая выкарыстоўваецца ў якасцi дапаможнай даведачнай картатэкi па месцы рэгiстрацыi ў мэтах страхоўкi iнфармацыi i для прадухiлення паўторнай рэгiстрацыi пры перадачы дакумента ў iншыя структурныя падраздзяленнi.
Пры аўтаматызаванай рэгiстрацыi фармiруецца банк рэгiстрацыйных даных i арганiзуецца яго выкарыстанне пры ўлiку дакументаў, пошуку, кантролю выканання, адбору дакументаў да захавання i знiшчэння, аналiзу выканаўчай дзейнасцi i iнш.
Аўтаматызаваныя банкi даных забяспечваюць iнфармацыяй аб усiх дакументах i месцы iх знаходжання работнiкаў мiнiстэрства пры дапамозе вываду iнфармацыi на дысплей i вырабу машынаграм. Пры частковай аўтаматызацыi пошукавых аперацый павiнна захоўвацца сумяшчальнасць традыцыйнай i аўтаматызаванай сiстэм рэгiстрацыi i пошуку.
4.2.11. Пасля рэгiстрацыi дакументы з Упраўлення спраў павiнны перадавацца кiраўнiцтву на разгляд або непасрэдным выканаўцам у дзень iх паступлення з двума экземплярамi рэгiстрацыйна-кантрольнай карткi.
Кiраўнiк разглядае дакументы ў дзень iх паступлення. Тэлеграмы i iншыя тэрмiновыя дакументы патрэбна перадаваць кiраўнiку па меры iх паступлення.
Вынiкi разгляду дакументаў адлюстроўваюцца ў форме рэзалюцыi.
Рэзалюцыi павiнны ўтрымлiваць яснае i вычарпальнае ўказанне аб парадку i характару выканання дакументаў i выканаўцы.
На дакуменце павiнна быць не больш адной рэзалюцыi. Наступныя рэзалюцыi кiраўнiкоў неабходны, калi ў iх дэталiзуецца парадак выканання дакумента.
Рэзалюцыя пераносiцца ў рэгiстрацыйна-кантрольную картку. Дакумент з адным экземплярам карткi накiроўваецца (праз Упраўленне спраў) выканаўцу, а першы экземпляр карткi накiроўваецца ва Упраўленне спраў.
Пры неабходнасцi тэрмiновага выканання або азнаямлення з дакументам некалькiх падраздзяленняў (службовых асоб) дакумент вяртаецца ва Упраўленне спраў для зняцця неабходнай колькасцi (па лiку выканаўцаў) копiй, якiя адначасова накiроўваюцца на выкананне (арыгiнал дакумента перадаецца адказнаму выканаўцу з паметкай, каму разасланы копii).
Калi размнажэнне дакумента не дазваляецца спецыяльнымi правiламi, яго перадаюць выканаўцам па чарзе. Рух дакумента ў працэсе яго выканання (азнаямлення) у абавязковым парадку фiксуецца ў даведачным экземпляры рэгiстрацыйна-кантрольнай карткi Упраўлення спраў.
Дакументы, якiя зарэгiстраваны ва Упраўленнi спраў, паўторнай рэгiстрацыi ў падраздзяленнях не падлягаюць.
Дакументы перадаюцца на разгляд кiраўнiку падраздзялення або яго намеснiку згодна ўстаноўленаму размеркаванню абавязкаў. Дакументы, якiя не патрабуюць рашэння кiраўнiцтва, перадаюцца непасрэдна выканаўцам згодна iх кампетэнцыi.
На выкананым дакуменце выканаўца ставiць адзнаку аб выкананнi дакумента i накiраванне яго ў справу з указаннем iндэкса справы.
Адказны за вядзенне справаводства пераносiць адзнаку аб выкананнi ў рэгiстрацыйна-кантрольную картку. Картка памяшчаецца ў даведачную картатэку, дакумент падшываецца ў справу.
Дакументы, якiя падлягаюць захаванню ва Упраўленнi спраў па прызначэннi, павiнны мець адзнаку або штэмпель "Вярнуць ва Упраўленне спраў".
4.3. Рэгiстрацыя i адпраўка выходнай карэспандэнцыi:
4.3.1. Рэгiстрацыi падлягаюць дакументы, якiя накiроўваюцца ў вышэйстаячыя органы, iнiцыятыўныя выходныя дакументы, якiя патрабуюць выканання (адказу).
Выходныя дакументы рэгiструюцца ў структурных падраздзяленнях (у журналах) пасля iх падпiсання Мiнiстрам або кiраўнiкамi структурных падраздзяленняў у адпаведнасцi з iх паўнамоцтвамi. Пасля гэтага дакументы перадаюцца на адпраўку ва Упраўленне спраў.
Звесткi аб дакументах-адказах рэгiструюцца на картках, на якiх былi зарэгiстраваны адпаведныя дакументы-запыты. На выходным дакуменце-адказу робiцца спасылка на выходны нумар дакумента-запыта.
Iнiцыятыўнаму выходнаму дакументу прысвойваецца рэгiстрацыйны iндэкс.
Iндэксам iнiцыятыўнага выходнага дакумента з'яўляецца iндэкс справы, у якiм захоўваецца копiя адпраўленага дакумента (ставiцца ў падраздзяленнi, якое саставiла дакумент), а праз дроб указваецца парадкавы нумар рэгiстрацыi, якi ўзрастае ў межах года (ставiцца ў момант рэгiстрацыi дакумента), напрыклад: 04-13/121.
Рэгiстрацыя дакументаў, iх далейшая апрацоўка i адпраўка ажыццяўляецца, як правiла, у дзень падпiсання дакументаў; выходныя тэлеграмы i тэлефонаграмы падлягаюць адпраўцы ў першую чаргу.
Выкананыя дакументы перадаюцца ва Упраўленне спраў у незаканвертаваным вiдзе поўнасцю аформленыя, з адзнакай складальнiка аб вiдзе паштовага адпраўлення (заказное, бандэроль) - пры неабходнасцi.
Ва Упраўленнi спраў правяраецца правiльнасць афармлення дакументаў: наяўнасць неабходных рэквiзiтаў, дадаткаў, адпаведнасць даты адпраўкi даце падпiсання i рэгiстрацыi i iнш. Няправiльна аформленыя дакументы вяртаюцца выканаўцам.
4.3.3. Для дакументаў, якiя адрасуюць пастаянным карэспандэнтам, належыць карыстацца канвертамi з адрасамi, загатаванымi друкарскiм спосабам.
На заказную карэспандэнцыю складаецца вопiс рассылкi, у якой адпраўшчык ставiць сваё прозвiшча i дату адпраўкi. Вопiс са штэмпелямi аддзялення сувязi падшываецца ў справу Упраўлення спраў. Копii выходных дакументаў падшываюцца ў справы згодна з наменклатурай спраў.
4.4. Рэгiстрацыя i праходжанне ўнутраных дакументаў:
4.4.1. Унутраныя дакументы рэгiструюцца пасля iх падпiсання. Дакументы, якiя падпiсаны кiраўнiцтвам мiнiстэрства, падлягаюць абавязковай рэгiстрацыi ва Упраўленнi спраў або ў структурных падраздзяленнях у журналах.
4.4.2. Рэгiстрацыйным iндэксам распарадчага дакумента (загада, указання) з'яўляецца яго парадкавы рэгiстрацыйны нумар у межах дадзенага вiду дакумента, якi ўзрастае ў межах года. Загады па асноўнай дзейнасцi рэгiструюцца асобна ад загадаў па асабiстаму складу.
4.4.3. Устанаўлiваецца наступны парадак рэгiстрацыi распарадчых дакументаў апарата мiнiстэрства:
пастановы калегii - дата i парадкавы нумар памочнiк
без iндэкса, Мiнiстра
напрыклад: 10.01.1998 N 7
загады:
па пытаннях асноўнай - дата i парадкавы нумар Упраўленне
дзейнасцi без iндэкса, спраў
напрыклад:
10.01.1998 N 15
па асабоваму складу - дата, парадкавы нумар з Упраўленне
цэнтральнага апарата лiтараваным абазначэннем, па рабоце з
напрыклад: кадрамi i
21.01.1998 N 16-к прававым
забеспячэннi
па водпусках - дата, парадкавы нумар з Упраўленне
лiтараваным абазначэннем, па рабоце з
напрыклад: кадрамi i
03.01.1998 N 13-ук прававым
забеспячэннi
па пытаннях - дата, парадкавы нумар з Упраўленне
узнагароджання работнiкаў лiтараваным абазначэннем, па рабоце з
адукацыi Рэспублiкi напрыклад: кадрамi i
Беларусь 17.01.119 N 11-н прававым
забеспячэннi
указаннi
па аператыўных пытаннях - дата i парадкавы нумар Упраўленне
асноўнай дзейнасцi без iндэкса, спраў
мiнiстэрства напрыклад:
11.01.1998 N 10
Рэгiстрацыйны iндэкс дакладной запiскi, даведкi, iншых аналагiчных дакументаў фармулюецца таксама, як i iндэкс выходнага дакумента.
4.5. Падрыхтоўка i афармленне матэрыялаў калегii.
4.5.1. Пасяджэннi калегii праводзяцца ў адпаведнасцi з планамi работы.
Прапановы да плана работы калегii прадстаўляюцца структурнымi падраздзяленнямi ў двух экземплярах у аддзел аналiтычнай работы, пасля папярэдняга абмеркавання ў падраздзяленнях i ў адпаведных намеснiкаў Мiнiстра i не пазней чым за 10 дзён да разгляду плана калегii.
Праект плана работы калегii складаецца на аснове прапаноў структурных падраздзяленняў, рашэнняў калегii, ўказанняў кiраўнiцтва мiнiстэрства.
Праект плана зацвярджаецца на пасяджэннi калегii не пазней чым за 10 дзён да пачатку плануемага перыяду.
Павестка чарговага пасяджэння калегii зацвярджаецца на папярэднiм пасяджэннi. У праект павесткi ўключаюцца пытаннi, поўнасцю падрыхтаваныя да разгляду на пасяджэннi калегii.
4.5.2. Матэрыялы да чарговага пасяджэння калегii прадстаўляюцца памочнiку Мiнiстра не пазней чым за 7 дзён да пасяджэння i складаюцца з:
даведкi (i, у выпадку неабходнасцi, дадаткаў), якая змяшчае кароткi выклад сутнасцi пытання i абгрунтаванне прапаноў, уключаных у праекты рашэння калегii або загада (аб'ёмам 7 - 8 старонак машынапiснага тэксту);
праекта пастановы калегii або загада з указаннем выканаўцаў, тэрмiнаў выканання i асоб, на якiх ускладаецца кантроль за iх выкананнем, (аб'ёмам не больш 4 старонак машынапiснага тэксту);
спiсу асоб, якiя запрашаюцца на пасяджэнне калегii, з указаннем прозвiшча, iмя, iмя па бацьку (поўнасцю), пасады i месца работы.
У пасяджэннi калегii ўдзельнiчаюць асобы, якiя маюць непасрэдныя адносiны да разглядаемых пытанняў.
Запрашэнне iх ажыццяўляецца адпаведнымi структурнымi падраздзяленнямi па спiсу, зацверджанаму кiраўнiцтвам мiнiстэрства.
4.5.3. Матэрыялы да пасяджэння калегii рыхтуюцца структурнымi падраздзяленнямi.
4.5.4. У тых выпадках, калi матэрыялы не могуць быць прадстаўлены ва ўказаныя тэрмiны або неабходнасць у абмеркаваннi пытання адпала, кiраўнiк падраздзялення з ведама намеснiка Мiнiстра, якi курыруе структурнае падраздзяленне, дакладвае аб гэтым старшынi калегii, а ў яго адсутнасць - першаму намеснiку Мiнiстра i прынятае рашэнне даводзiць да ведама памочнiка Мiнiстра.
4.5.5. Матэрыялы, прадстаўленыя з парушэннем устаноўленых тэрмiнаў, уключаюцца ў чарговую павестку пасяджэння калегii толькi з дазволу старшынi або першага намеснiка Мiнiстра.
4.5.6. Матэрыялы да пасяджэнняў калегii размнажаюцца не пазней чым за 7 дзён да правядзення калегii Упраўленнем спраў.
4.5.7. Пастановы калегii ў канчатковай рэдакцыi рыхтуюцца адпаведнымi падраздзяленнямi не больш чым у пяцiдзенны тэрмiн (калi калегiяй не ўстаноўлены iншыя тэрмiны), пасля чаго перадаюцца на подпiс старшынi калегii праз памочнiка Мiнiстра.
Пастановы калегii праводзяцца ў жыццё, як правiла, загадамi Мiнiстра.
4.5.8. Памочнiк Мiнiстра ажыццяўляе сiстэматычны кантроль за дапрацоўкай i прадстаўленнем ва ўстаноўленыя тэрмiны на подпiс кiраўнiцтву пастаноў калегii, загадаў i пiсем па выкананнi пастаноў калегii.
Аператыўны кантроль за выкананнем пастаноў калегii (загадаў па выкананнi пастаноў калегii) ажыццяўляюць супрацоўнiкi, указаныя ў п. 5.3.3 Iнструкцыi.
Падпiсаныя пастановы калегii структурнае падраздзяленне, якое рыхтавала пытанне, рассылае падведамным навучальным установам i арганiзацыям праз Упраўленне спраў.
4.6. Улiк аб'ёму дакументаабарота.
4.6.1. Пад аб'ёмам дакументаабарота падразумеваецца колькасць дакументаў, атрыманых (уваходных) i створаных (унутраных, выходных) мiнiстэрствам за выбраны адрэзак часу (год, месяц).
Вынiкi ўлiку аб'ёму дакументаў абагульняюцца Упраўленнем спраў i прадстаўляюцца кiраўнiцтву мiнiстэрства для выпрацоўкi мер па ўдасканаленню работы з дакументамi.
Звесткi аб аб'ёме дакументаабарота неабходны для ўстанаўлення структуры i штатнай колькасцi справаводнай службы, выбару тэхналогii работы з дакументамi i тэхнiчных сродкаў для механiзацыi справаводных працэсаў, вызначэння ступенi загрузкi падраздзялення i асобных работнiкаў.
4.6.2. Падлiк колькасцi дакументаў праводзiцца па рэгiстрацыйным формам у месцы iх рэгiстрацыi.
За адзiнку падлiку прымаецца сам дакумент без улiку копiй, якiя ствараюцца пры капiраваннi i размнажэннi. Кожны дакумент улiчваецца адзiн раз.
Колькасць уваходных дакументаў устанаўлiваецца штодзённа ва Упраўленнi спраў, а выходных дакументаў - у структурных падраздзяленнях адказнымi за вядзенне справаводства.
Унутраныя дакументы падлiчваюцца па месцы iх рэгiстрацыi.
Размножаныя экземпляры (копii) падлiчваюцца асобна па журналах.
Дакументы, якiя паступаюць i ствараюцца ў апараце мiнiстэрства падлiчваюцца асобна.
4.6.3. Падлiк аб'ёму дакументаабарота можа праводзiцца поўны або выбарачны (па ўсiм мiнiстэрстве, па структурным падраздзяленням, па групах дакументаў).
4.7. Захаванне i прымяненне пячатак i бланкаў.
4.7.1. Пячаткi i бланкi захоўваюцца i прымяняюцца ў адпаведнасцi з наступнымi правiламi:
--------------------+------------------------+----------------------
Назва ¦ Захоўваецца ¦ Прымяняецца
--------------------+------------------------+----------------------
Пячатка з вiдарысам ва Упраўленнi па рабоце на дакументах, на якiх
Дзяржаўнага герба з кадрамi i прававым адбiтак пячаткi з
Рэспублiкi Беларусь забеспячэннi вiдарысам Дзяржаўнага
герба прадугледжаны
заканадаўствам
Рэспублiкi Беларусь
бланкi, якiя ва Упраўленнi спраў i у адпаведнасцi з
выкарыстоўваюцца выдаюцца пад распiску, пунктам 2.2
ў мiнiстэрстве адказным за вядзенне
справаводства ў
структурных
падраздзяленнях
--------------------------------------------------------------------
4.7.2. Пячатка з вiдарысам Дзяржаўнага герба Рэспублiкi Беларусь захоўваецца ў сейфе або спецыяльнай металiчнай шафе (скрынцы); бланкi - у шафах i сталах, якiя закрываюцца на замок.
5. Кантроль выканання дакументаў
5.1. Задачы кантроля выканання.
Мэтай кантролю з'яўляецца забеспячэнне своечасовага i якаснага выканання даручэнняў, зафiксаваных у дакументах.
Кантролю падлягаюць усе зарэгiстраваныя дакументы: уваходныя, выходныя i ўнутраныя дакументы, якiя па свайму характару патрабуюць вырашэння (адказу). На кантроль могуць быць пастаўлены таксама вусныя даручэннi кiраўнiцтва.
Кантроль ажыццяўляюць кiраўнiкi, Упраўленне спраў i адказныя выканаўцы. Кантроль за тэрмiнамi выканання, улiк i справаздача аб вынiках выканання ўваходных дакументаў ажыццяўляецца Упраўленнем спраў. Кантроль выканання арганiзацыйна-распарадчых дакументаў у апараце мiнiстэрства ажыццяўляецца па даручэннi кiраўнiцтва мiнiстэрства спецыяльнай службай, якая ўваходзiць у састаў Упраўлення спраў або спецыяльна назначанай асобай. Кантроль за выкананнем выданых мiнiстэрствам дакументаў, накiраваных арганiзацыям i вучэбным установам, якiя знаходзяцца ў падпарадкаваннi мiнiстэрства, ажыццяўляюць структурныя падраздзяленнi мiнiстэрства, якiя падрыхтавалi гэты дакумент. Кантроль выканання дакументаў другiх сiстэм дакументацыi (планавай, па матэрыяльна-тэхнiчнаму забеспячэнню i iнш.) вядзецца па даручэнню кiраўнiкоў у адпаведных структурных падраздзяленнях.
Неабходнасць пастаноўкi дакумента на кантроль, тэрмiны выканання, выканаўцы i службовыя асобы, адказныя за кантроль, устанаўлiваюцца ў рэзалюцыi кiраўнiка або ў тэксце дакумента (загада, указання, пратакола, пастановы калегii).
На дакументах, якiя ўзяты на кантроль ва Упраўленнi спраў, ставiцца адзнака аб кантролi (адзнака ставiцца на левым полi першага лiста дакумента).
Кантроль за выкананнем вусных даручэнняў Мiнiстра, якiя пастаўлены на кантроль, ажыццяўляецца памочнiкам Мiнiстра.
5.2. Арганiзацыя кантроля выканання.
5.2.1. Кантроль за выкананнем дакументаў устанаўлiваецца ў мэтах забеспячэння iх своечасовага i якаснага выканання, павышэння ўзроўню арганiзатарскай работы i выканаўчай дысцыплiны.
5.2.2. Сiстэма кантроля выканання ўключае:
улiк кантралiруемых дакументаў (даручэнняў) i iх своечасовае давядзенне да выканаўцаў;
кантроль за тэрмiнамi выканання;
праверку i рэгулiраванне хода выканання, зняцце дакумента з кантролю;
улiк i справаздачу аб вынiках выканання;
ацэнку стану выканальнiцкай дысцыплiны.
5.2.3. Улiк уваходных дакументаў, якiя ўзяты на кантроль i кантроль выканання строяцца на базе рэгiстрацыйных даных: рэгiстрацыйных картак або аўтаматызаваным банку рэгiстрацыйных даных.
На адзiн дакумент, якi ўзяты на кантроль, запаўняецца дзве рэгiстрацыйныя карткi. Першы экземпляр размяшчаецца ў кантрольную картатэку ва Упраўленнi спраў, а другi экземпляр разам з дакументам - у структурнае падраздзяленне. У структурным падраздзяленнi другi экземпляр карткi размяшчаецца ў кантрольную картатэку, а дакумент - выканаўцу.
Кантрольныя карткi групуюцца ў кантрольных картатэках згодна з устаноўленым тэрмiнам выканання дакументаў (даручэнняў), па выходным дакументам - згодна з чакаемай датай атрыманага адказу.
Кантрольная картатэка сiстэматызуецца па тэрмiнам выканання дакументаў, па выканаўцам i г.д.
Картатэку належыць штодзённа праглядаць i аб прыблiжэннi тэрмiну выканання iнфармаваць выканаўцаў (кiраўнiкоў). Папярэджанне выканаўцаў ажыццяўляецца, як правiла, за 2 - 3 днi да заканчэння ўстаноўленага тэрмiну. Пры аўтаматызаваным кантролi выканаўцам накiроўваюцца машынаграмы-папярэджаннi (дадатак 15).
Сведчаннем выканання дакумента (даручэння) можа быць падрыхтаваны выканаўцам i падпiсаны кiраўнiком выходны або ўнутраны дакумент: адказ на запыт, паведамленне заявiцелю аб прынятым рашэннi, загад, указанне i iнш. Пры адсутнасцi дакумента, якi сведчыць аб выкананнi, выканаўца складае даведку аб выкананнi; кароткая даведка выкладаецца ў картцы.
Напрыклад: "У справу N 03-8. Па паведамленню Мiнiстэрства фiнансаў
Рэспублiкi Беларусь (Iванова) пытанне вырашана станоўча".
Асабiсты подпiс (расшыфроўка подпiсу)
19.01.1998
Картка з матэрыяламi, якiя характарызуюць выкананне, падаюцца адказнаму за кантроль для праверкi выканання i зняцця дакумента (даручэння) з кантроля. Пры неякасным выкананнi дакумент з кантроля не знiмаецца i пераходзiць у разрад невыкананых у тэрмiн дакументаў, таксама можа быць прынята рашэнне аб неабходнасцi пераносу тэрмiна выканання такога дакумента.
Iнфармацыя аб рэзультатах выканання дакументаў (даручэнняў) абагульняецца патыднёва i даводзiцца да ведама кiраўнiцтва ў форме зводкi аб выкананнi дакументаў i даручэнняў.
5.3. Тэрмiны выканання дакументаў.
5.3.1. Тэрмiны выканання вылiчваюцца ў каляндарных днях з даты падпiсання (зацвярджэння) дакумента, а для паступiўшых - з даты паступлення. Тэрмiны выканання могуць быць тыпавымi або iндывiдуальнымi.
Тыпавыя тэрмiны выканання дакументаў устанаўлiваюцца нарматыўнымi актамi органаў дзяржаўнай улады.
Iндывiдуальныя тэрмiны ўстанаўлiваюцца кiраўнiцтвам. Канечная дата выканання ўказваецца ў тэксце дакумента або ў рэзалюцыi кiраўнiка. У выпадку, калi тэрмiн выканання дакумента не ўказаны, ён павiнен быць выкананы не больш чым у 10-дзённы тэрмiн.
5.3.2. Тыпавыя тэрмiны выканання:
пастановы, рашэннi, распараджэннi, загады, указаннi, iнструкцыi вышэйстаячых органаў - адпаведна вызначанаму ў iх тэрмiну;
запыты, прапановы i заявы дэпутатаў Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь i мясцовых Саветаў, прапановы, заявы i скаргi грамадзян - у адпаведнасцi з iснуючым заканадаўствам Рэспублiкi Беларусь;
пiсьмы ўстаноў, арганiзацый, прадпрыемстваў - адпаведна з вызначаным у iх тэрмiнам або на працягу 10 дзён (пры адсутнасцi вызначанага тэрмiну);
пiсьмы - запыты i пiсьмы даручэннi вышэйстаячых органаў - да вызначанага у iх тэрмiну не пазней 15 дзён або на працягу 10 дзён (пры адсутнасцi вызначанага тэрмiну);
тэлеграмы, якiя патрабуюць тэрмiновага рашэння - ад 2 да 5 дзён, астатнiя - на працягу 10 дзён;
унутраныя распарадчыя дакументы (загады, указаннi, пастановы калегii, iнструкцыi) - да вызначанага ў iх тэрмiну;
пратаколы нарад - да вызначанага ў iх тэрмiну;
планы-графiкi - да вызначанага ў iх тэрмiну.
5.3.3. Змена тэрмiну выканання праводзiцца толькi па ўказанню кiраўнiка. Аргументаваная просьба выканаўцы аб пераносе тэрмiну накiроўваецца пiсьмова або вусна на iмя кiраўнiка, якi вызначыў тэрмiн, адразу пасля атрымання задання або за некалькi дзён да заканчэння тэрмiну выканання. Змяненне дакументуецца - ставiцца новы тэрмiн, дата змянення i подпiс. Змяненнi ўносяцца ў рэгiстрацыйную картку або банк рэгiстрацыйных даных.
5.3.4. Выкананне дакумента (даручэння) можа быць даручана некалькiм выканаўцам. Выканаўца, указаны першым, з'яўляецца адказным выканаўцам i адказвае за своечасовае i якаснае выкананне задання ў цэлым. Адказнаму выканаўцу прадастаўляецца права каардынаваць i кантраляваць дзеяннi выканаўцаў: склiкаць нарады, патрабаваць неабходныя матэрыялы, даваць даручэннi i iнш.
6. Тэлеграмы, тэлефанаграмы i факсiмiльныя дакументы
6.1. Тэлеграмы афармляюцца ў двух экземплярах на тэлеграфным бланку ўстаноўленай формы або на звычайнай паперы фармата А5, адзiн экземпляр перадаецца на тэлеграф, другi падшываецца ў справу ва Упраўленнi спраў.
6.2. Асноўныя рэквiзiты тэлеграмы: месца, дата, час перадачы тэлеграмы (прастаўляецца тэлеграфам ва ўстаноўленым месцы); рэгiстрацыйны нумар, адзнака (грыф) аб асобным вiду (серыя) тэлеграмы, адрасат, ссылка на iндэкс i дату выходнага (iнiцыятыўнага) дакумента, тэкст, подпiс.
6.3. Пасля тэксту тэлеграмы пад лiнiяй паказваецца тэлеграфны адрас адпраўшчыка тэлеграмы, нумар тэлетайпа, назва службовай асобы, якая падпiсала тэлеграму, яе асабiсты подпiс i расшыфроўка подпiсу.
Тэкст тэлеграмы выкладаецца сцiсла, без злучнiкаў, прыназоўнiкаў i займеннiкаў (калi iх адсутнасць не скажае сэнс), без пераносаў i паправак. Знакi прыпынку пiшуцца славамi поўнасцю або скарочана.
Верхнюю частку тэлеграмы (над лiнiяй) трэба друкаваць вялiкiмi лiтарамi праз два iнтэрвалы без абзацаў, пад лiнiяй - звычайным шрыфтам (дадатак 16).
6.4. Перадача мясцовых тэлеграм забараняецца. Тэрмiновая iнфармацыя ў мясцовыя (мiнскiя) адрасы павiнна перадавацца тэлефанаграмамi.
Тэлефанаграмы афармляюцца на звычайнай паперы фармата А5 або на бланках.
Рэквiзiты, тэлефанаграмы: адрасат, назва вiду дакумента, дата i рэгiстрацыйны iндэкс, гадзiны i хвiлiны яе перадачы (прыёму), тэкст, подпiс, прозвiшчы тых, хто перадае i прымае тэлефанаграму з указаннем пасад.
У адрасаце ўказваецца назва арганiзацыi, прозвiшча адрасата i тэлефон, па якому перадаецца тэкст тэлефанаграмы.
Тэкст тэлефанаграмы павiнен быць сцiслым (дадатак 17).
6.5. Факсiмiльны дакумент можа перадавацца i прымацца як у выглядзе выдрукоўкi, так i машыначытаемай копii дакумента.
У тым выпадку, калi персанальная ЭВМ адрасата падключана да лакальнай сеткi, факсiмiльны дакумент рэгiструецца на месцы прыёма i можа быць пераданы i запiсаны ў электроную паштовую скрыню адрасата.
7. Машынапiсныя работы
7.1. Правiлы афармлення машыначытаемых дакументаў i машынаграм.
Машыначытаемыя дакументы - гэта дакументы, прыгодныя для аўтаматычнага счытвання iнфармацыi, якая ў iм змешчана.
Машыначытаемыя дакументы патрэбна размяшчаць у iнфармацыйнай прасторы лакальнай вылiчальнай сеткi згодна з зацверджаным парадкам.
Асноўнымi вiдамi носьбiтаў, якiя прымяняюцца пры стварэннi машыначытаемых дакументаў, з'яўляюцца магнiтныя носьбiты запiсу (магнiтныя стужкi, магнiтныя дыскi, магнiтныя дыскеты).
Пад машынаграмай разумеецца дакумент на папяровым носьбiце, якi створаны сродкамi вылiчальнай тэхнiкi ў пiсьмовай форме i аформлены ва ўстаноўленым парадку.
7.2. Патрабаваннi да рукапiснага i машынапiснага афармлення дакументаў.
Рукапiс дакумента пiшацца дакладна i выразна на стандартных лiстках паперы, не дапускаецца пiсаць карандашом, чырвонымi або зялёнымi чарнiламi, надта дробным почыркам i рабiць шматлiкiя ўстаўкi, спасылкi, папраўкi.
Рукапiсны дакумент павiнен утрымлiваць усе неабходныя рэквiзiты, быць аформлены ў адпаведнасцi з устаноўленымi патрабаваннямi.
Пры перадачы рукапiсу ў друк складальнiк указвае неабходную колькасць экземпляраў дакумента, дату здачы ў друк i подпiс.
Дакументы патрэбна друкаваць на бланках або на звычайнай паперы фармата А4 або А5. Фармат А5 выкарыстоўваецца пры афармленнi дакументаў (пiсем, дакладных запiсак, даведак i iнш.), аб'ём якiх не перавышае 7 - 10 радкоў машынапiснага тэксту. Загады, указаннi, пастановы калегii друкуюцца толькi на бланках фармата А4 незалежна ад аб'ёму тэкста. Калi дакумент складаецца з некалькiх старонак, на бланку друкуецца першая старонка дакумента, наступныя - на звычайнай паперы аднолькавага з бланкам фармата i якасцi.
Правiлы размяшчэння тэксту прыведзены ў дадатку 18.
Чарговасць друкавання, з улiкам тэрмiновасцi дакумента, устанаўлiваецца Кiраўнiком спраў i загадчыкам машынапiснага бюро.
Праверка, вычытванне надрукаванага матэрыялу выконваецца выканаўцам.
8. Парадак размнажэння (тыражыравання)
8.1. Размнажацца (тыражыравацца) могуць дакументы службовага характару.
8.2. Матэрыялы для размнажэння павiнны быць пададзены ў першым экземпляры. Надрукаваны на машынцы тэкст павiнен быць роўным i выразным, старонкi пранумараваны.
8.3. Размнажэнне (тыражыраванне) службовых матэрыялаў праводзiцца:
да 15 старонак машынапiснага тэксту i тыражом да 25 экз. - ва Упраўленнi спраў;
да 5 старонак i тыражом да 10 экз. - у прыёмных намеснiкаў Мiнiстра;
звыш 15 старонак тыражом да 150 экз. - у размножвальным участку Вылiчальна-аналiтычнага цэнтра i тыпаграфiях вучэбных устаноў Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь.
На дакументы, якiя падлягаюць размнажэнню, афармляюцца заказы (дадаткi 19, 20).
Вучэбныя планы, праграмы, метадычныя дапаможнiкi тыражыруюцца Навукова-метадычным цэнтрам вучэбнай кнiгi i сродкаў навучання.
8.4. Пастановы, загады, указаннi, пастановы калегii Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусi, а таксама тэрмiновыя дакументы размнажаюцца ў першую чаргу.
Дакументы з грыфам "Для службовага карыстання" могуць быць размножаны толькi са згоды супрацоўнiка рэжымнага падраздзялення.
8.5. Пры афармленнi заказу на размнажэнне (тыражыраванне) ўказваецца нумар заказу, колькасць экземпляраў. Улiк выкананых работ вядзецца ў журнале.
8.6. Адказнасць за размнажэнне (тыражыраванне) дакументаў, iх тыраж i выкарыстанне размножаных экземпляраў нясе кiраўнiк структурнага падраздзялення, якi падпiсаў заказ.
9. Састаўленне наменклатур спраў
9.1. У мэтах правiльнага фармiравання i ўлiку спраў у Мiнiстэрстве адукацыi Рэспублiкi Беларусь складаецца наменклатура спраў (дадатак 21).
Наменклатура спраў уяўляе сабой пералiк назваў усiх спраў, якiя заводзяцца, з указаннем тэрмiнаў iх захавання i iндэкса. Iндэкс справы складаецца з абазначэння структурнага падраздзялення i парадкавага нумара справы.
Напрыклад: 12-05, дзе
12 - гэта iндэкс структурнага падраздзялення;
05 - парадкавы нумар справы па наменклатуры.
Наменклатура спраў прызначана для групоўкi выкананых дакументаў у справы, сiстэматызацыi i ўлiку спраў, iндэксацыi спраў i вызначэння тэрмiнаў iх захавання. Наменклатура спраў з'яўляецца схемай пабудавання даведачнай картатэкi на выкананыя дакументы i асноваю для састаўлення вопiсаў спраў пастаяннага i часовага (звыш 10 гадоў) захавання.
Зводная наменклатура спраў мiнiстэрства складаецца на аснове наменклатур спраў структурных падраздзяленняў (дадатак 22).
9.2. Адказнасць за распрацоўку наменклатур спраў структурных падраздзяленняў ускладаецца на iх кiраўнiкоў, якiя прадстаўляюць наменклатуры спраў ва Упраўленне спраў не пазней 20 снежня бягучага года.
9.3. Наменклатурай спраў павiнны быць прадугледжаны ўсе дакументы i справы як атрымлiваемыя, так i ствараемыя ў мiнiстэрстве, адлюстроўваючыя дакументаваныя iмi ўчасткi работы, у тым лiку справы грамадскiх арганiзацый.
9.4. У наменклатуру спраў бягучага года пры неабходнасцi уносяцца дадатковыя справы, якiм прысвойваюцца рэзервовыя парадкавыя нумары. Пры гэтым кiраўнiкi падраздзяленняў абавязаны ўзгадняць пытанне аб завядзеннi новай справы з адказным за вядзенне архiва ў мiнiстэрстве.
9.5. Зводная наменклатура спраў вiзiруецца загадчыкам архiва мiнiстэрства, узгадняецца з Цэнтральнай экспертнай камiсiяй мiнiстэрства, ЭПК Нацыянальнага архiва Рэспублiкi Беларусь i зацвярджаецца намеснiкам Мiнiстра.
9.6. Пасля зацвярджэння зводнай наменклатуры спраў мiнiстэрства намеснiкам Мiнiстра структурныя падраздзяленнi атрымлiваюць выпiскi з адпаведных раздзелаў для выкарыстання ў рабоце.
9.7. Наменклатура спраў удакладняецца ў канцы кожнага года i ўводзiцца ў дзеянне з 1 студзеня наступнага года.
9.8. Па заканчэннi каляндарнага года загадчык архiва сумесна з адказным за вядзенне справаводства ў структурных падраздзяленнях у канцы наменклатуры спраў складаюць вынiковы запiс аб катэгорыях i колькасцi заведзеных спраў (дадатак 23).
10. Фармiраванне спраў
10.1. Фармiраванне спраў - гэта групоўка выкананых дакументаў у справу ў адпаведнасцi з наменклатурай спраў.
10.2. У пачатку года на кожную прадугледжаную наменклатурай справу заводзiцца асобная папка.
10.3. Фармiраваннем спраў у структурных падраздзяленнях займаюцца асобы, адказныя за вядзенне справаводства.
10.4. Пры групiроўцы дакументаў у справу трэба правяраць правiльнасць афармлення дакументаў (наяўнасць подпiсаў, даты, iндэкса, паметак "у справу" i iнш.). Недааформленыя дакументы вяртаюцца выканаўцам на дапрацоўку.
10.5. Дакументы пастаяннага i часовага тэрмiну захавання трэба групаваць у асобныя справы.
Напрыклад: трэба асобна фармiраваць арыгiналы i копii дакументаў, гадавыя, квартальныя i месячныя планы i справаздачы, загады вышэйстаячай i падначаленай арганiзацыi, паколькi яны маюць розныя тэрмiны захавання.
10.6. Кожная справа павiнна змяшчаць не больш 250 лiстоў. Калi дакументаў больш, то заводзiцца другi том справы.
10.7. У справу фармiруюцца дакументы аднаго справаводнага года.
10.8. Распарадчыя дакументы групуюцца ў справы па вiдах i храналогii дадаткаў, якiя да iх адносяцца.
10.9. Загады па асноўнай дзейнасцi групуюцца асобна ад загадаў па асабоваму складу.
10.10. Загады па асабоваму складу групуюцца ў адпаведнасцi з устаноўленымi тэрмiнамi iх захавання.
10.11. Даручэннi вышэйстаячых арганiзацый i дакументы па iх выкананнi групуюцца ў справы па накiраваннях дзейнасцi арганiзацыi.
10.12. Зацверджаныя планы, справаздачы, каштарысы, тытульныя спiсы i iшпыя дакументы групуюцца асобна ад iх праектаў.
10.13. Перапiска групуецца, як правiла, за перыяд каляндарнага года i сiстэматызуецца ў храналагiчнай паслядоўнасцi, дакумент-адказ змяшчаецца за дакументам запытам.
10.14. Машыначытаемы дакумент у выглядзе выдрукоўкi грунтуецца ў справу ў адпаведнасцi з наменклатурай спраў i захоўваецца па агульных правiлах. На адваротнай старонцы першага лiста выдрукоўкi машыначытаемага дакумента ўверсе запiсваецца iмя файла, пад якiм захаваны машыначытаемы дакумент.
11. Экспертыза каштоўнасцi дакументаў
11.1. Экспертыза каштоўнасцi дакументаў - гэта вызначэнне палiтычнага, народнагаспадарчага, сацыяльна-культурнага, гiстарычнага i iншага значэння дакументаў у мэтах iх адбору на дзяржаўнае захаванне i ўстанаўленне тэрмiнаў захавання або знiшчэння.
11.2. Экспертыза каштоўнасцi дакументаў ажыццяўляецца пастаяннадзеючай цэнтральнай экспертнай камiсiяй (ЦЭК) мiнiстэрства, назначанай загадам Мiнiстра ў складзе не менш 3 - 5 чалавек (дадатак 24).
11.3. ЦЭК мiнiстэрства ажыццяўляе наступныя функцыi:
| Стр.1 | Стр.2 |
карта новых документов | 
