Приказ Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 22.05.1997 N 13 "Об утверждении Порядка хранения архивных документов ликвидированных субъектов хозяйствования"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Навигация Содержание
В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23.04.97 N 390 Госкомархивом разработан Порядок хранения архивных документов ликвидируемых субъектов хозяйствования.
В целях совершенствования работы по проведению экспертизы ценности, отбора на хранение, обеспечения сохранности и использования документов ликвидированных субъектов хозяйствования ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Порядок хранения архивных документов ликвидированных субъектов хозяйствования.
2. Довести до сведения регистрирующих субъекты хозяйствования органов и учреждений государственной архивной службы настоящий Порядок.
Председатель Госкомитета А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО
УТВЕРЖДЕНО
Приказ председателя
Госкомархива
22.05.1997 N 13
ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ЛИКВИДИРОВАННЫХ СУБЪЕКТОВ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ
1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23.04.1997 г. N 390 и регламентирует требования по обеспечению сохранности и дальнейшего хранения архивных документов ликвидированных субъектов хозяйствования.
2. Собственники (учредители) субъектов хозяйствования, отнесенных к негосударственной части Национально-архивного фонда Республики Беларусь (НАФ) в соответствии с инструкциями и правилами, издаваемыми органами государственной архивной службы, обеспечивают сохранность, учет, отбор документов негосударственной части НАФ и подготовку их для дальнейшего хранения.
3. Субъекты хозяйствования негосударственной формы собственности для проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение, образуют экспертные комиссии.
4. Руководители (учредители) субъектов хозяйствования несут ответственность за полноту, обеспечение сохранности документов, создаваемых в их деятельности.
5. Порядок передачи и дальнейшего использования документов ликвидируемых субъектов хозяйствования предусматривается в приказе руководителя (учредителя) ликвидируемого субъекта хозяйствования о ликвидации. В состав ликвидационной комиссии могут быть включены представители государственной архивной службы.
6. В случае ликвидации субъектов хозяйствования:
6.1. документы постоянного срока хранения передаются по описям дел постоянного хранения в регистрирующие их органы.
Описи дел постоянного хранения рассматриваются на заседании экспертной комиссии ликвидируемого субъекта хозяйствования, согласовываются с ней, утверждаются экспертной комиссией регистрирующего органа и руководителем ликвидируемого субъекта хозяйствования (приложение 1).
6.2. Документы по личному составу ликвидируемого субъекта хозяйствования в упорядоченном состоянии по описям дел также передаются в регистрирующие их органы. Описи дел по личному составу рассматриваются на заседании экспертной комиссии ликвидируемого субъекта хозяйствования, согласовываются с ней и с экспертной комиссией регистрирующего органа и утверждаются руководителями ликвидируемого субъекта хозяйствования (приложение 2).
6.3. Документы временного срока хранения ликвидируемого субъекта хозяйствования, сроки хранения которых не истекли, по описям, номенклатурам дел и другим учетным документам передаются в регистрирующий орган с соответствующей отметкой в них о приеме-сдаче документов временного срока хранения.
6.4. Документы временного срока хранения, сроки хранения которых в соответствии с действующим "Перечнем документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения" (М., 1989 г.) истекли, подлежат уничтожению по акту, который рассматривается на заседании экспертной комиссии ликвидируемого субъекта хозяйствования и утверждается ее руководителем.
Уничтожение включенных в акт дел производится за тот хронологический период времени, за который имеются утвержденные описи на дела постоянного хранения и по личному составу (приложение 3).
7. При согласии органов государственной архивной службы документы ликвидируемых субъектов хозяйствования, имеющие научно-историческое значение (постоянного срока хранения) могут быть приняты в государственные архивы на государственное хранение с компенсацией государству расходов по их хранению и использованию.
Условия передачи документов в государственные архивы и их хранение оговариваются договором.
8. Перед передачей документов ликвидируемого субъекта хозяйствования проводится проверка наличия и состояния, а также качество обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и архиве.
9. Передача документов ликвидируемого субъекта хозяйствования осуществляется по акту (приложение 4).
10. Органы, зарегистрировавшие субъекты хозяйствования и принявшие на хранение документы ликвидируемых субъектов хозяйствования, обязаны принять меры по сохранности принятых документов и их дальнейшему использованию.
11. Ликвидируемые субъекты хозяйствования представляют в финансовые органы справку из зарегистрировавшего их органа о сдаче им на хранение документов постоянного хранения, по личному составу и временного срока хранения, сроки хранения которых не истекли.
12. Регистрирующие органы ежегодно представляют в государственные архивы сведения о поступивших к ним на хранение документов ликвидируемых субъектов хозяйствования для их использования в целях защиты социально-правовых интересов граждан.
Приложение 1
Наименование УТВЕРЖДЕНО
организации Наименование
должности руководителя
Опись N ликвидируемого субъекта
дел постоянного хозяйствования
хранения Подпись расшифровка
за ____ год(ы) Дата подписи
--------------------------------------------------------------------
¦ Название раздела (структурного подразделения организации) ¦
+----+-------+--------------+----------+----------------+----------+
¦ N ¦Индекс ¦Заголовок дела¦Дата дела ¦ Количество ¦Примечания¦
¦п/п ¦ дела ¦ (тома, части)¦ (тома, ¦ листов в деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ (томе, части) ¦ ¦
+----+-------+--------------+----------+----------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-----+-------+--------------+----------+----------------+-----------
В данный раздел описи (опись) внесено _____________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _ по N _, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи подпись расшифровка подписи
Дата
Зав.ведомственным архивом
(лицо, ответственное за
архив) подпись расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО <*>
протокол экспертной протокол экспертной
комиссии ликвидируемого комиссии регистрирующего
субъекта хозяйствования органа
от _____ N __ от ____ N __
--------------------------------
<*> В случае передачи дел в соответствии с п. 7 настоящего
Порядка опись дел постоянного хранения утверждается
экспертно-проверочной комиссией архивного органа.
Приложение 2
Наименование УТВЕРЖДЕНО
организации Наименование
должности руководителя
Опись N ___ ликвидируемого
дел по личному субъекта хозяйствования
составу Подпись расшифровка
за ________ год(ы) Дата подписи
--------------------------------------------------------------------
¦ Название раздела ¦
+----+------+-----------+-------+-----------+-----------+----------+
¦ N ¦Индекс¦ Заголовок ¦ Дата ¦ Срок ¦ Количество¦Примечания¦
¦п/п ¦дела ¦дела (тома,¦ дела ¦хранения ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦(тома, ¦дела (тома,¦деле (томе,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦части) ¦ части) ¦ части) ¦ ¦
+----+------+-----------+-------+-----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+----+------+-----------+-------+-----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-----+------+-----------+-------+-----------+-----------+-----------
В данный раздел описи (опись) внесено ___________________ дел с
(цифрами и прописью)
N _ по N _, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
Дата подпись расшифровка подписи
Начальник отдела кадров
(инспектор по кадрам)
Дата подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
протокол экспертной протокол экспертной
комиссии ликвидируемого комиссии регистрирующего
субъекта хозяйствования органа
от ______ N __ от ______ N __
--------------------------------
<*> В случае передачи дел в соответствии с п. 7 настоящего
Порядка опись дел по личному составу согласовывается с
экспертно-проверочной комиссией архивного органа.
Приложение 3
Наименование УТВЕРЖДЕНО
организации Наименование должности
руководителя субъекта
АКТ хозяйствования
___ N ___ Подпись расшифровка
место составления Дата подписи
О выделении к
уничтожению
документов, не
подлежащих хранению
На основании __________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с
указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение следующие документы и дела
ликвидируемого субъекта хозяйствования
----+---------+-----T-------+-----------+-------+-----------+-------
¦N ¦Заголовок¦Дата ¦Номера ¦Индекс дела¦Коли- ¦Сроки ¦Приме-¦
¦п/п¦дела или ¦дела ¦описей ¦(тома, ¦чество ¦хранения ¦чания ¦
¦ ¦групповой¦или ¦(номен-¦частей) по ¦дел ¦дела (тома,¦ ¦
¦ ¦заголовок¦край-¦клатур)¦номенклату-¦(томов,¦части) и ¦ ¦
¦ ¦дел ¦ние ¦за ¦ре дел или ¦частей)¦номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦даты ¦год(ы) ¦N дела по ¦ ¦статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦дел ¦ ¦описи ¦ ¦по перечню ¦ ¦
+---+---------+-----+-------+-----------+-------+-----------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+---------+-----+-------+-----------+-------+-----------+-------
Итого ____________________ дел за ____ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с экспертной комиссией регистрирующего
органа (протокол от ____ N __).
Наименование должности
лица, проводившего экспертизу
ценности документов
Дата подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
протокол заседания
экспертной комиссии
ликвидируемого субъекта
хозяйствования
от ______ N __
Документы в количестве ____________________ дел, весом _____ кг
(цифрами и прописью)
сданы в __________________________________________ на переработку по
(наименование организации)
приемо-сдаточной накладной N __.
Наименование должности
работника, сдавшего документы
Дата подпись расшифровка подписи
Приложение 4
УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДЕНО
Наименование должности Наименование должности
руководителя руководителя
ликвидируемого субъекта регистрирующего
хозяйствования органа
Подпись расшифровка Подпись расшифровка
Дата подписи Дата подписи
АКТ
N ____
______________________
место составления
приема-передачи документов
на хранение
Основание: Положение о Национальном архивном фонде Республики
Беларусь, утвержденное указом Президента Республики
Беларусь от 20 сентября 1996 г N 373.
В связи с ликвидацией __________________________________________
наименование субъекта хозяйствования
________________________________________________________ передает, а
наименование организации
_______________________________________________________ принимает на
наименование регистрирующего органа
хранение документы и страховые копии за __________ годы и справочный
аппарат к ним:
----+-----------+-------------+-------------+-----------+-----------
¦N ¦ Название, ¦ Количество ¦ Количество ¦Количество ¦Примечание¦
¦п/п¦ номер ¦ экземпляров ¦ дел (единиц ¦страховых ¦ ¦
¦ ¦ описи ¦ описи ¦ хранения) ¦ копий ¦ ¦
+---+-----------+-------------+-------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+-----------+-------------+-------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+-----------+-------------+-------------+-----------+-----------
Итого принято __________________________ единиц хранения (в том
цифрами и прописью
числе страховых копий).
В регистрирующем органе фонд N __.
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должностей лиц, Наименование должностей
производивших передачу лиц, производивших прием
Подпись расшифровка Подпись расшифровка
Дата подписи Дата подписи
Гербовая печать Гербовая печать
ликвидируемого регистрирующего
субъекта хозяйствования органа
Право Беларуси 2007 карта новых документов | 
