Леваневский Валерий Законодательство Беларуси 2011 год
Загрузить Adobe Flash Player

  Главная

  Законодательство РБ

  Кодексы Беларуси

  Законодательные и нормативные акты по дате принятия

  Законодательные и нормативные акты принятые различными органами власти

  Законодательные и нормативные акты по темам

  Законодательные и нормативные акты по виду документы

  Международное право в Беларуси

  Законодательство СССР

  Законы других стран

  Кодексы

  Законодательство РФ

  Право Украины

  Полезные ресурсы

  Контакты

  Новости сайта

  Поиск документа


Полезные ресурсы

- Таможенный кодекс таможенного союза

- Каталог предприятий и организаций СНГ

- Законодательство Республики Беларусь по темам

- Законодательство Республики Беларусь по дате принятия

- Законодательство Республики Беларусь по органу принятия

- Законы Республики Беларусь

- Новости законодательства Беларуси

- Тюрьмы Беларуси

- Законодательство России

- Деловая Украина

- Автомобильный портал

- The legislation of the Great Britain


Правовые новости





Правила Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 30.04.1997 N 5 "Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь"

Архив ноябрь 2011 года

<< Назад | <<< Главная страница

Стр. 3

| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |

Основными формами использования документов архива являются исполнение запросов организаций и граждан; предоставление документов для изучения в читальном зале (кабинете) исследователям (пользователям); выдача дел во временное пользование. При использовании документов обязательны ссылки на место их хранения.

Архив обеспечивает использование документов с учетом конституционного права граждан на тайну личной жизни. Не допускается использование информации о личной жизни граждан без их согласия. К информации, потенциально содержащей тайну личной жизни гражданина, относятся сведения о здоровье, семейных и интимных отношениях; об обстоятельствах рождения, усыновления, развода; о личных привычках и наклонностях; личная переписка и корреспонденция, дневниковые, телефонные, телеграфные, видео, аудио и другие виды сохранения информации; об имущественном положении, источниках доходов; о деятельности, содержащей коммерческую тайну; об интеллектуальной собственности; участии граждан в действиях судебно-следственных органов в качестве обвиняемых, подсудимых, свидетелей и т.п.; сведения, разглашение которых создает угрозу личной безопасности граждан, членов их семей и имущества; сведения из учетно-фильтрационных материалов органов внутренних дел и спецслужб <*>.

-------------------------------

<*> Документы о тайне личной жизни в полном объеме выдаются должностным лицам, исполняющим служебные обязанности, на основании Законов Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах Республики Беларусь", "Об оперативно-розыскной деятельности", "О прокуратуре", "О милиции", "Об адвокатуре" и Временного положения о Комитете государственной безопасности Республики Беларусь, а также отделам социальной защиты. При изъятии документов для служебных целей составляется соответствующий акт, в котором указывается срок возврата документов.


11.1. Исполнение запросов организаций и граждан


11.1.1. Исполняя запросы организаций и граждан, архив составляет и выдает архивные справки, архивные копии, архивные выписки, а также дела во временное пользование.

11.1.2. Архивная справка (приложение 29) - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в архиве сведениях по предмету запроса.

11.1.3. Архивные справки выдаются (высылаются):

организациям по их запросам, если запрос соответствует профилю деятельности данных юридических лиц;

гражданам Республики Беларусь и других стран на основании персональных заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

11.1.4. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

11.1.5. Архивные справки составляются по установленной форме на общем бланке организации, в состав которой входит архив, или бланке письма с обозначением наименования вида документа - "Архивная справка".

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах и интересующие автора запроса. Содержание справки излагается в соответствии с хронологической последовательностью событий.

Допускается цитирование с обязательным заключением цитат в кавычки и ссылками на источник. Название организации в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официально принятых сокращенных названий.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей, дел и листов дел).

11.1.6. Архивная справка подписывается руководителем организации, в состав которой входит архив, и заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив). Справка заверяется гербовой печатью организации.

11.1.7. Для подтверждения сведений, приведенных в архивной справке, к ней могут прилагаться копии документов и выписки из них.

11.1.8. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, автору запроса сообщается об этом в письме (без надписи "Архивная справка"). При этом даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой.

11.1.9. Частным лицам по их заявлениям выдаются архивные справки: о трудовом стаже и заработной плате, о службе в Вооруженных Силах, об участии в партизанском движении, наградах, нахождении на излечении, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых имущественных правах и по другим вопросам социально-правового характера. Указанные справки могут содержать информацию как о самих заявителях, так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем(ей) супруге или близком родственнике. В заявлении должно быть точно указано, в какую организацию и для какой цели требуется архивная справка.

Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, заявителю направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие профилю архива, направляются в другие архивы или организации по принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она высылается в адрес заинтересованной организации, заявителю сообщается причина, по которой справка не выдана ему лично, а также адрес, по которому она выслана.

11.1.10. Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководителя организации подлинных личных документов о гражданском состоянии, образовании, трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается лист с отметкой об изъятии или ксерокопия подлинника.

11.1.11. Для наведения архивных справок о трудовом стаже используются: постановления, распоряжения, приказы по личному составу; протоколы общих собраний, заседаний, конференций; лицевые счета и ведомости на получение зарплаты; регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные, послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели; документы организации, подписанные заявителем, с указанием занимаемой им должности; документы других организаций, адресованные заявителю как должностному лицу.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.

11.1.12. В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за период, официально зафиксированный в документах, приводится точное название должности, в которой работал заявитель.

11.1.13. При подтверждении архивной справкой биографических данных используются формулировки и названия, зафиксированные в документах архива. Расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки словами "так в документе". Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие одного из них.

11.1.14. Справки о размере заработной платы составляются на основании лицевых счетов рабочих и служащих. При отсутствии счетов допустимы ссылки на ведомости и машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные книжки. В справке о заработке колхозника приводятся сведения о денежной и натуральной оплате его труда.

11.1.15. Для составления архивных справок об образовании основными документами являются приказы о зачислении, отчислении и окончании учебного заведения, протоколы заседаний педагогических советов, государственных экзаменационных комиссий или выписки из них, книги регистрации выданных аттестатов, дипломов. При отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе он учился.

11.1.16. Для составления архивных справок об имущественных правах основными документами являются нотариально удостоверенные договоры, договоры на право застройки при индивидуальном строительстве, решения народных судов по имущественным претензиям, нотариальные реестры, дела о выдаче свидетельств на право наследования и др.

11.1.17. В случаях, когда сведения, включаемые в архивную справку, не вмещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется гербовой печатью организации.

11.1.18. Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности. Доверенные лица, кроме того, при получении ими подлинного документа предъявляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или организацией.

Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте.

11.1.19. Кроме архивных справок архив выдает архивные копии и выписки из документов, содержащие сведения социально-правового характера.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным или иным способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенное архивом. Архивная выписка - дословное воспроизведение части документа.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

11.1.20. Архивные копии (выписки) составляются на общем бланке организации с обозначением наименования вида документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

В архивной выписке не должны нарушаться связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами "так в документе".

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

11.1.21. Архивные копии (выписки) заверяются подписью руководителя организации, заведующего архивом и гербовой печатью (печатью) организации.

На архивных копиях поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.

11.1.22. Учет выданных архивных справок, копий и выписок документов ведется в специальном регистрационном журнале (приложение 30) <*>.

-------------------------------

<*> Допускается регистрация в журнале исходящих документов.


11.1.23. Социально-правовые запросы граждан исполняются бесплатно. Исполнение тематических запросов организаций и граждан, генеалогических запросов, запросов об установлении (подтверждении) родственных связей, наследовании имущества, по истории населенных пунктов, организаций, копирование документов может осуществляться на платной основе по договорным ценам. При расчете цены учитываются материальные затраты, расходы на оплату труда, трудоемкость и срочность работы, отчисления на социальные нужды, амортизация основных средств и другие затраты.


11.2. Выдача документов во временное пользование


Документы архива выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации и другим организациям.

Порядок выдачи документов во временное пользование изложен в пп.6.7.3 - 6.7.8 настоящих правил.


11.3. Культурно-просветительная работа архива


11.3.1. В связи со знаменательными событиями и юбилейными датами, а также в целях информирования потенциальных пользователей о документах архива организуются выставки документов, ведется составление тематических подборок, осуществляется подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации.

11.3.2. Выставки документов могут организовываться архивом как самостоятельно, так и совместно с другими организациями. Архив может предоставлять также документы на выставки, подготавливаемые другими организациями. Документы на выставках, как правило, экспонируются в виде копий.

11.3.3. В архивах могут подготавливаться тематические подборки копий документов (комплекты, альбомы, плакаты, диапозитивы), которые предназначаются для оформления стендов, выставок и для использования в качестве наглядных пособий.

11.3.4. Архив готовит материалы для печати, радио- и телепередач самостоятельно или совместно с органами массовой информации, с которыми предварительно согласовывается тематика статей (передач), их объем и сроки подготовки.

11.3.5. По предварительной договоренности архива с заинтересованными организациями возможна организация и проведение встреч, экскурсий, лекций.


11.4. Работа архива с исследователями


11.4.1. В целях создания условий для работы исследователей с документами в архивах действуют читальные залы (кабинеты). При отсутствии читального зала и невозможности его создания в помещении архива (вне хранилищ) организуется одно или несколько рабочих мест для исследователей. Выдавать документы для работы исследователям вне помещения архива запрещается. Обслуживание исследователей в архиве осуществляется бесплатно <*>.

11.4.2. Для оказания помощи в подборе документов и в работе над ними исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива и организуются консультации. Для работы с микрокопиями и документами, текст которых воспроизводится при помощи технических средств, архив предоставляет исследователю соответствующую аппаратуру.

11.4.3. Допуск исследователей из других организаций к работе с документами архива осуществляется на основании письма организации, направляющей исследователя, или заявления гражданина, в которых указываются фамилия, имя, отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические рамки и цели исследования. Письмо оформляется на бланке организации, направляющей исследователя, и подписывается ее руководителем. Если лицам, занимающимся исследовательской деятельностью в соответствии с планами научно-исследовательских работ учреждений Академии наук Беларуси, ведомственных учебных заведений и учреждений культуры Республики Беларусь, организация отказывает в доступе к документам архива, исследователь вправе потребовать мотивированное объяснение отказа в письменной форме <*>.

11.4.4. Исследователям дела выдаются только при наличии на письме (заявлении) разрешающей резолюции руководителя организации, в которую входит архив. Письма подшиваются в отдельные дела, постоянно хранящиеся в архиве. Разрешение выдается на срок, определенный объемом работы. При продлении срока исследования, изменении хронологических границ, перемене темы работы исследователь представляет новое письмо.

11.4.5. Исследователь, допущенный к работе над документами архива, должен ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале архива, предъявить паспорт.

11.4.6. Исследователю выдаются дела, относящиеся только к теме исследования. За каждое полученное дело исследователь расписывается в книге выдачи дел из хранилища (приложение 13) и несет ответственность за их сохранность. Одновременно за исследователем может числиться не более 20 дел.

11.4.7. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают дела заведующему архивом или сотруднику читального зала. Перед возвращением дел в хранилища, проверяется соответствие нумерации листов заверительной надписи и состояние документов. Если в возвращенных делах будет обнаружена недостача или повреждение документов, об этом составляется акт. Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале архива на срок, определяемый руководителем организации.

В случае умышленного повреждения или хищения документов, или внесения изменений в их текст, виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

11.4.8. Исследователи, работающие в архиве, могут делать выписки из документов и заказывать копии документов только по теме исследования. Копирование по запросам организаций и граждан производится за счет заказчика.

11.4.9. Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются исследователю под расписку в журнале регистрации выданных архивных справок, копий и выписок (приложение 30).

Копии документов могут быть использованы только по теме и для целей, указанных в запросе, и не подлежат передаче другим лицам и организациям.

11.4.10. Учет количества исследователей и числа посещений ими читального зала архива ведется по делам, в которых находятся письма организаций и заявления граждан с просьбой о допуске исследователей к работе с документами архива, и по журналу регистрации посещений исследователями читального зала (приложение 31).


12. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ


Документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности лица, семьи, рода, собранные либо приобретенные путем наследования, купли или дарения, включающие видеозаписи, научные, литературные, художественные, музыкальные и другие рукописи, переписку, рисунки, дневники, мемуары, документы по личному составу и иные категории документов, если они не переданы в собственность государства, составляют документальные фонды (коллекции) граждан. Название фонда состоит из фамилии, имени, отчества фондообразователя или фамилии семьи. Хронологические границы фонда - даты рождения и смерти фондообразователя.

В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" документы, находящиеся в собственности физического лица и зарегистрированные в установленном порядке государственной архивной службой, являются частным архивом.

Частные архивы являются составной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь.


12.1. Порядок приема-передачи частных архивов


12.1.1. Архив может принимать на хранение документы личного происхождения (частные архивы) по заявлению их владельца и (или) согласно договору между владельцем и архивом. В договоре оговариваются обязательства сторон, и к нему прилагается сдаточная опись документов личного происхождения (приложение 32).

12.1.2. Договор составляется в 2 экземплярах, и сдаточная опись - в 3 экземплярах. Один экземпляр договора и описи передается владельцу документов, остальные экземпляры остаются в архиве <*>. Владелец может ограничить доступ к документам частного архива на срок, не превышающий 75 лет с момента передачи.

-------------------------------

<*> Один экземпляр акта и один экземпляр сдаточной описи передается в государственный архив <*>.


12.1.3. При передаче документов личного происхождения (частных архивов) в архив владелец документов по возможности составляет краткую историческую справку, которая содержит:

основные биографические сведения о лице (или семье);

сведения об истории частного архива (полноте переданных документов, местонахождении не поступивших документов и т.д.).

Документы личного происхождения подлежат систематизации по следующим основным разделам:

документы к биографии;

документы творческой деятельности (рукописи, рисунки, чертежи и т.д.);

документы служебной и общественной деятельности;

документы, собранные фондообразователем;

личная переписка;

документы о лице (статьи, воспоминания, отзывы и др.);

изобразительные документы (фотографии, художественные портреты и др.).

12.1.4. Документы в делах не подшиваются и хранятся вместе с заверительными подписями в папках с клапанами.

12.1.5. Документы частных архивов, хранящиеся в архиве, используются с соблюдением норм авторского права и условий, на которых они переданы владельцами. До истечения срока ограничения доступа, если таковой оговорен в договоре, документы личного происхождения выдаются исследователям только с разрешения лица, передавшего их в архив.


12.2. <*> Порядок передачи документов частных архивов на государственное хранение


12.2.1. Передача документов частных архивов на государственное хранение осуществляется по сдаточной описи в сроки, согласованные с государственным архивом, и оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение (приложение 33).

12.2.2. Акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр акта приема-передачи вместе с экземпляром сдаточной описи и делом фонда передается в государственный архив вместе с документами. Второй экземпляр акта приема-передачи остается в архиве. На основании его вносятся изменения в соответствующие учетные документы.


13. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ (МАШИНОЧИТАЕМЫМИ) ДОКУМЕНТАМИ (ЭД)


13.1. Работа с электронными (машиночитаемыми) документами (ЭД), относящимися к научно-технической, производственной и коммерческой деятельности организаций, а также организаций, имеющих специализированные архивы машиночитаемой документации и(или) передающими ЭД на постоянное хранение в государственный архив электронной документации, регулируется "Примерной инструкцией по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и ведомственных архивах Республики Беларусь", "Правилами учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение" и инструкциями организаций.

13.2. Архивы организаций, в деятельности которых формируются ЭД, относящиеся к управленческой деятельности, совместно со службами ДОУ обеспечивают учет и экспертизу ценности ЭД на основе действующих перечней документов со сроками хранения.

13.3. В номенклатуре дел организации указываются виды документов, ведущихся на машинных носителях. Их названия систематизируются и индексируются вместе с заголовками дел, но количество ЭД в конце года не фиксируется в графе "Примечание" и в итоговой записи номенклатуры дел. В графе "Примечание" делается пометка "ЭД".

13.4. Структурные подразделения, в деятельности которых образовалась электронная документация, под контролем службы ДОУ при участии архива заполняют ведомость учета ЭД по состоянию на 1 декабря текущего года. (Приложение 34). При этом работники службы ДОУ и архива проверяют соответствие видов документов на машинных носителях, включенных в номенклатуру дел, видам ЭД, образовавшихся в течение года, и вносят соответствующие коррективы в проект номенклатуры дел на будущий год.

13.4.1. В графе 1 ведомости учета ЭД указывается порядковый номер ЭД.

В графе 2 указывается наименование ЭД или группы ЭД, т.е. конкретное или обобщенное название документа или группы документов.

В графе 3 указывается информационная технология, создающая ЭД, т.е. система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации (автоматизированные системы, банки и базы данных, системы управления базами данных, информационные системы, локальные файлы с наборами данных, созданные текстовыми редакторами и текстовыми процессорами, программы, программные средства).

В графе 4 указываются имена файлов пользователей, входящих в состав ЭД.

В графе 5 указываются программные средства (ПС) и технические средства (ТС) для воспроизводства ЭД.

В графе 6 указывается срок хранения ЭД и номер статьи по перечню.

Ведомость учета электронных документов структурного подразделения подписывается его руководителем, визируется руководителем службы ДОУ и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив); согласовывается ЭК структурного подразделения (при его наличии).

ЭД по оперативному учету (со сроком хранения до 3 мес.) фиксируются в номенклатуре дел, но не вносятся в ведомость учета ЭД и могут уничтожаться без оформления акта о выделении ЭД к уничтожению.

13.4.2. На основании ведомостей структурных подразделений составляется сводная ведомость учета ЭД (приложение 35), которая подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается руководителем организации. Учреждения государственной архивной службы при плановых проверках проверяют наличие и правильность составления ведомостей учета ЭД организации <*>.

13.4.3. Документы постоянного хранения, созданные с помощью информационных технологий, переводятся на бумажный носитель, формируются в дела, включаются в соответствующие описи и передаются в архив в порядке, установленном для организационно-распорядительных документов.

13.4.4. При наличии соответствующих условий хранения и использования допускается постоянное хранение ЭД в машиночитаемом виде в структурных подразделениях под контролем архива.

13.4.5. Допускается создание страховых копий организационно-распорядительных документов на машинных носителях.

13.4.6. ЭД временного хранения по истечении срока хранения выделяются к уничтожению по акту (приложение 36). На выделенные к уничтожению документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт.


14. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА


14.1. Работа архива осуществляется в соответствии с положением об архиве, в котором определяется правовой статус, задачи, функции, права, источники комплектования архива и состав документов, поступающих на хранение.

Положение о центральном отраслевом архиве, центральном архиве министерства (системы, объединения) согласовывается с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь <*>.

Положение об объединенном ведомственном и ведомственном архиве согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь.

Положение об архиве, являющемся учреждением, согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы и утверждается руководителем организации.

Положение об архиве, являющемся структурным подразделением или частью структурного подразделения организации, утверждается руководителем организации, в составе которой он функционирует.

14.2. Согласно штатному расписанию на имеющиеся в архиве должности разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителем организации, руководителем структурного подразделения, частью которого является архив, заведующим архивом (если архив является структурным подразделением) или его директором (если архив является учреждением). Лицо, ответственное за архив, назначается приказом директора организации. Обязанности лица, ответственного за архив, оговариваются в соответствующей должностной инструкции.

14.3. В архиве составляются:

годовой план работы;

годовой план-график приема дел от источников комплектования архива;

годовой отчет архива.

Годовое планирование проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год с учетом бюджета рабочего времени. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работы, ее единиц измерения, объема, бюджета рабочего времени, срока исполнения и исполнителя (приложение 37). При разработке плана работы и определения бюджета времени используются действующие нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в архивах. Планы подписываются заведующим архивом и утверждаются руководителем организации, которой он непосредственно подчинен, или руководителем структурного подразделения, в составе которого функционирует архив <*>.

-------------------------------

<*> В организациях, в которых отсутствует штатная должность заведующего архивом, составление годового плана не является обязательной нормой.


План-график приема дел от источников комплектования архива и план представления годовых разделов сводных описей на рассмотрение ЭМК (ЭПК) составляется в произвольной форме. План-график имеет поквартальную разбивку и до утверждения его руководителем организации согласовывается соответствующим государственным архивом <*>.

По итогам работы архивом составляется текстовой отчет о выполнении годового плана. Один экземпляр отчета по взаимной договоренности госархива и организации может направляться в соответствующий госархив.

14.4. Архивы совместно со службой ДОУ осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве в подведомственных организациях. Работа архива с подведомственными организациями фиксируется в соответствующих карточках (приложение 38).

Проверки в подведомственных организациях проводятся не реже 1 раза в пять лет, а в структурных подразделениях самой организации не реже одного раза в год.

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой освещается состояние и работа архива, намечаются меры по ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы. По итогам проверки может издаваться приказ. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений. Допускается проведение внеплановых проверок.

14.5. Подбор, расстановка и использование работников архива осуществляется в соответствии с главными задачами архива и утвержденным штатным расписанием.

Повышение квалификации работников архива на соответствующих курсах, совещаниях, семинарах проводится по согласованию с руководством организации (архива).

Для принятых в архив работников обязателен инструктаж по пожарной безопасности и технике безопасности.


15. <*> ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ


15.1. Предельные сроки хранения документов в архиве


15.1.1. Документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, временно находящиеся на хранении в ведомственных архивах, передаются на постоянное государственное хранение по истечении следующих предельных сроков их хранения в организациях-фондообразователях:

для документов высших органов государственной власти и управления Республики Беларусь, Верховного, Хозяйственного судов и Прокуратуры Республики Беларусь, центральных органов общественных объединений, банков, других учреждений, организаций и предприятий республиканского подчинения - 15 лет;

для документов органов иностранных дел, государственной безопасности, внутренних дел, вооруженных сил - 30 лет;

для документов местных органов государственной власти и управления, организаций, учреждений и предприятий областного подчинения - 10 лет, городского и районного подчинения - 5 лет;

для научно-технической документации - по миновании надобности, но не более 25 лет;

для записей актов гражданского состояния и нотариальных действий, документов по личному составу - 75 лет;

для кинофильмов, киножурналов, фотоснимков, фоно- и видеозаписей, машиночитаемых документов - 3 года.

Художественные кино-, теле- и видеофильмы (подлинники) передаются на хранение после окончания производства (в период тиражирования).

15.1.2. Республиканские органы по архивам и делопроизводству могут продлевать организациям сроки хранения документов в порядке и на условиях, определяемых Администрацией Президента Республики Беларусь. При согласии государственных архивов документы ведомственных архивов могут быть приняты на постоянное хранение до истечения установленного срока временного хранения.

15.1.3. Сроки ведомственного хранения архивных документов Фонда данных о состоянии природной среды Государственного комитета по гидрометеорологии Республики Беларусь, Государственного картографо-геодезического фонда Республики Беларусь, Государственного комитета по земельным ресурсам, геодезии и картографии Республики Беларусь, Белорусского геологического фонда Республики Беларусь, Производственного объединения по геологоразведочным работам "Беларусьгеология", Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды, Национального фонда стандартов Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь, Академии наук Беларуси определяется в лицензиях, выдаваемых Госкомархивом.

15.1.4. Негосударственные организации передают свои документы на государственное хранение в сроки и на условиях, оговоренных в соответствующем договоре.


15.2. Порядок передачи документов на государственное хранение


15.2.1. Список организаций, документы которых должны передаваться на государственное хранение, определяется государственной архивной службой.

15.2.2. Прием документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение осуществляется, как правило, в соответствии со сроками их ведомственного хранения. Дела передаются в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. При этом передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения и два экземпляра историко-архивной справки к фонду помимо контрольных экземпляров, переданных в государственный архив после утверждения описи ЭМК (ЭПК) госархива. Организация оплачивает стоимость работ, связанных с передачей документов (картонных коробок, в которых должны храниться дела, если указанные дела передаются на государственное хранение незакартонированными, транспортирование и т.д.).

15.2.3. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (приложение 33), составляемым в двух экземплярах.

15.2.4. Если при приеме дел выявлена утрата документов постоянного хранения, организация, передающая документы, должна принять меры к их розыску. Причины отсутствия указанных документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду.

15.2.5. Документы действующих на территории Республики Беларусь международных организаций, организаций, созданных с участием государственных структур Республики Беларусь, передаются на государственное хранение, если иное не предусмотрено международным соглашением.

15.2.6. Организации, в деятельности которых не создаются документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, хранят свои документы в соответствии со сроками хранения, определенными перечнями документов с указанием сроков хранения.

15.2.7. При ликвидации государственных организаций их документы, включая ликвидационный баланс, передаются правопреемнику. В случае отсутствия правопреемника документы передаются на хранение в государственный архив, источником комплектования которого являлась организация.

15.2.8. При ликвидации или банкротстве негосударственных организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие их уставы, обязаны принять по описям на хранение документы этих юридических лиц. При согласии органов государственной архивной службы документы постоянного хранения ликвидированных негосударственных организаций могут приниматься на государственное хранение на договорной основе.

15.2.9. При реорганизации государственных или негосударственных организаций с передачей ее функций другой организации последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела и архив реорганизуемой организации. Если при этом из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

15.2.10. Если состояние и качество научно-технической обработки документов ликвидированной или реорганизованной организации не соответствуют требованиям государственной архивной службы, то ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с действующими требованиями и передать документы по принадлежности <*>.

-------------------------------

<*> При проведении научно-технической обработки документов ликвидированных негосударственных организаций, не имеющих правопреемников, описи дел постоянного хранения согласуются с ЭК ликвидируемой организации, утверждаются ее руководителем и ЭК регистрирующего органа, а описи дел по личному составу согласуются с ЭК ликвидируемой организации, ЭК регистрирующего органа и утверждаются директором ликвидируемой организации.


16. ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ)


16.1. Порядок приема-передачи документов при смене руководителя организации


16.1.1. При смене руководителя организации документы, находящиеся в делопроизводстве и в архиве, и научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи.

16.1.2. В акте приема-передачи раздельно указывается количество документов (дел), находящихся в делопроизводстве; количество дел, хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь (дел постоянного хранения); мебель и оборудование архива.


16.2. Порядок приема-передачи документов при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив)


16.2.1. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов, учетно-справочного аппарата к ним, помещений архива, инвентаря и оборудования проводится по акту (приложение 39).

16.2.2. Приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3 человек, с обязательным включением представителя службы ДОУ.

16.2.3. При приеме-передаче документов и дел проверяется:

наличие документов и страховых копий в архиве;

соответствие количества единиц хранения архива сведениям, содержащимся в учетных документах;

научно-справочный аппарат;

печати и штампы архива;

условия хранения документов;

состояние сохранности документов на момент приема-передачи;

противопожарное и охранное оборудование.

16.2.4. В случае обнаружения при приеме-передаче недостачи документов об этом немедленно информируется руководитель организации и принимаются меры к их розыску. Виновные в утрате документов или несоблюдении условий их хранения привлекаются к ответственности.

16.2.5. Акт приема-передачи документов подписывается лицом, сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии и утверждается руководителем организации.


Приложение 1
к п.2.3.1


Наименование                                УТВЕРЖДАЮ
организации                                 Наименование должности
                                            руководителя организации
                                            Подпись      Расшифровка
                                                         подписи
                                            Дата

Список организаций - источников комплектования _______________________ (название архива) на _________________________________ (годы)

----+-----------------------+--------------------------+------------
¦ N ¦     Наименование      ¦     Дата образования     ¦Примечание ¦
¦п/п¦     организации       ¦       организации        ¦           ¦
+---+-----------------------+--------------------------+-----------+
¦ 1 ¦           2           ¦             3            ¦     4     ¦
----+-----------------------+--------------------------+------------

Заведующий архивом                     Подпись           Расшифровка
(лицо, ответственное за архив)                           подписи

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*> Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭМК (ЭПК) Наименование организации архивного учреждения ____________ N _________ ____________ N _______ Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК) Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма списка организаций - источников комплектования архива

Приложение 2
к разделу 3


Наименование организации                    УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                            Наименование должности
__________ N ____________                   руководителя организации
__________________________                  Подпись      Расшифровка
   (место составления)                                     подписи
на ___________ год                          Дата

-------+-----------------+----------+------------------+-----------
¦Индекс¦Название раздела,¦Кол-во дел¦Срок хранения дела¦Примечание¦
¦ дела ¦ заголовок дела  ¦ (томов,  ¦(тома, части) и N ¦          ¦
¦      ¦ (тома, части)   ¦  частей) ¦статей по перечню ¦          ¦
+------+-----------------+----------+------------------+----------+
¦  1   ¦        2        ¦     3    ¦        4         ¦     5    ¦
-------+-----------------+----------+------------------+-----------

Наименование должности                 Подпись           Расшифровка
руководителя службы ДОУ                                  подписи
организации
Дата

Виза зав.архивом (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*> Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭМК (ЭПК) Наименование организации архивного учреждения ______________ N _______ _____________ N ______ Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК) Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма номенклатуры дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______________ году в организации

--------------------------------+-----T-----------------------------
¦      По срокам хранения       ¦Всего¦       В том числе          ¦
¦                               ¦     +-----------+----------------+
¦                               ¦     ¦переходящих¦с отметкой "ЭПК"¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦              1                ¦  2  ¦     3     ¦       4        ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦постоянного                    ¦     ¦           ¦                ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦временного (свыше 10 лет)      ¦     ¦           ¦                ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦временного (до 10 лет          ¦     ¦           ¦                ¦
¦включительно)                  ¦     ¦           ¦                ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦Итого                          ¦     ¦           ¦                ¦
--------------------------------+-----+-----------+-----------------

Наименование должности                 Подпись           Расшифровка
руководителя службы ДОУ                                  подписи
организации
Дата

Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности Подпись Расшифровка передавшего сведения подписи Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Приложение 3
к разделу 3


Наименование структурного
подразделения (общественной
организации)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ N ____________ _____________________________ (место составления) на ___________ год ____________________________________________________________________ Название раздела

-------+-----------------+----------+------------------+-----------
¦Индекс¦ Заголовок дела  ¦Кол-во дел¦Срок хранения дела¦Примечание¦
¦ дела ¦ (тома, части)   ¦ (томов,  ¦(тома, части) и N ¦          ¦
¦      ¦                 ¦  частей) ¦статей по перечню ¦          ¦
+------+-----------------+----------+------------------+----------+
¦  1   ¦        2        ¦     3    ¦        4         ¦     5    ¦
-------+-----------------+----------+------------------+-----------

Наименование должности                 Подпись           Расшифровка
руководителя структурного                                подписи
подразделения (общественной
организации)
Дата

Виза заведующего архивом (лица, ответственного за архив) Дата
СОГЛАСОВАНО <*> Протокол ЭК структурного подразделения __________ N ___________ Председатель ЭК Подпись ------------------------------- <*> При наличии ЭК структурного подразделения.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) организации
Итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных в ____ году в ___________________________________________ (наименование структурного подразделения ____________________________________________________________________ или общественной организации)

--------------------------------+-----T-----------------------------
¦      По срокам хранения       ¦Всего¦       В том числе          ¦
¦                               ¦     +-----------+----------------+
¦                               ¦     ¦переходящих¦с отметкой "ЭПК"¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦              1                ¦  2  ¦     3     ¦       4        ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦постоянного                    ¦     ¦           ¦                ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦временного (свыше 10 лет)      ¦     ¦           ¦                ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦временного (до 10 лет          ¦     ¦           ¦                ¦
¦включительно)                  ¦     ¦           ¦                ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦Итого                          ¦     ¦           ¦                ¦
--------------------------------+-----+-----------+-----------------

Руководитель структурного              Подпись           Расшифровка
подразделения (общественной                              подписи
организации)
Дата

Итоговые сведения переданы в службу ДОУ
Наименование должности Подпись Расшифровка передавшего сведения подписи Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел структурного подразделения (общественной организации) организации

Приложение 4
к п.4.5.1


Наименование                                УТВЕРЖДАЮ
организации                                 Наименование должности
                                            руководителя организации
                                            Подпись      Расшифровка
                                                         подписи
                                            Дата
        АКТ
_______ N ________________
__________________________
   (место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению

На основании: ______________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с ____________________________________________________________________ указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда N __________________________________________________________________ (название фонда)

----+---------+---------+--------+-------------+-------+------------
¦ N ¦Заголовок¦Дата дела¦Номера  ¦Индекс дела  ¦Кол-во ¦Срок       ¦
¦п/п¦дела или ¦   или   ¦описей  ¦(тома, части)¦дел    ¦хранения   ¦
¦   ¦групповой¦ крайние ¦(номенк-¦по           ¦(томов,¦дела (тома,¦
¦   ¦заголовок¦даты дел ¦латур)  ¦номенклатуре ¦частей)¦части) и   ¦
¦   ¦   дел   ¦         ¦за годы ¦или N дела по¦       ¦номера     ¦
¦   ¦         ¦         ¦        ¦описи        ¦       ¦статей по  ¦
¦   ¦         ¦         ¦        ¦             ¦       ¦перечню    ¦
+---+---------+---------+--------+-------------+-------+-----------+
¦ 1 ¦    2    ¦    3    ¦   4    ¦      5      ¦   6   ¦     7     ¦
----+---------+---------+--------+-------------+-------+------------

Итого ________________________________ дел за _________________ годы
            (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____________________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) ___________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол ____________ N ___________) <*>
Наименование должности Подпись Расшифровка лица, проводившего экспертизу подписи ценности документов Дата
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) Наименование организации _____________ N ________ Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись
Документы в количестве _________________________________________ дел (цифрами и прописью) весом ________________ кг сданы в __________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________________ N _____________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка работника организации, подписи сдавшего документы
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности Подпись Расшифровка работника архива (службы ДОУ), подписи внесшего изменения в учетные документы Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение 5
к п.5.1.17


                 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N __________

В деле подшито и пронумеровано _____________________________________ (цифрами и прописью) лист(ов), в том числе: литерные листы ______________________________ пропущенные номера _________________________________________________ + листов внутренней описи __________________________________________

----------------------------------------------------+--------------
¦Особенности физического состояния и формирования   ¦Номера листов¦
¦                       дела                        ¦             ¦
+---------------------------------------------------+-------------+
¦                         1                         ¦      2      ¦
----------------------------------------------------+--------------

Наименование должности лица,           Подпись           Расшифровка
составившего заверительную                               подписи
надпись
Дата

Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа-заверителя дела

Приложение 6
к п.5.1.20


Внутренняя опись
документов дела N ____________

--------+-------------+-------------+-------+-----------+-----------
¦   N   ¦   Индекс    ¦  Заголовок  ¦  Дата ¦  Номера   ¦Примечание¦
¦  п/п  ¦  документа  ¦  документа  ¦       ¦листов дела¦          ¦
+-------+-------------+-------------+-------+-----------+----------+
¦   1   ¦      2      ¦      3      ¦   4   ¦     5     ¦    6     ¦
--------+-------------+-------------+-------+-----------+-----------

Итого ___________________________________________________ документов
                        (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
                                         (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка составившего внутреннюю опись подписи документов дела Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма внутренней описи документов дела

Приложение 7
к п.5.1.22


_______________________________       ___________________________ Д.
_______________________________       __________________________ Оп.
_______________________________       ___________________________ Ф.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
     (наименование вышестоящей организации, организации и
____________________________________________________________________
                    структурного подразделения)

Дело N <*>_________ Том _________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ (заголовок дела)
Ф. ____________________________ _______________________________ дата (крайние даты) Оп. ___________________________ На _____________________ листах Д. ____________________________ Хранить _______________________
------------------------------- <*> Указывается индекс дела.
Формат А4 (210х297 мм)
Формат обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение 8
к подразделу 5.2


____________________________________________________________________
                     (наименование организации)
____________________________________________________________________
            (наименование структурного подразделения или
____________________________________________________________________
                     общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения (общественной организации) Подпись Расшифровка подписи Дата
ОПИСЬ N ____________________________________________________________________ (название раздела)

----+------+---------+---------+-----------+-----------+-----------
¦ N ¦Индекс¦Заголовок¦Дата дела¦Количество ¦   Срок    ¦Примечание¦
¦п/п¦дела  ¦  дела   ¦ (тома,  ¦ листов в  ¦ хранения  ¦          ¦
¦   ¦(тома,¦ (тома,  ¦ части)  ¦деле (томе,¦дела (тома,¦          ¦
¦   ¦части)¦  части) ¦         ¦  части)   ¦  части)   ¦          ¦
+---+------+---------+---------+-----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦  2   ¦    3    ¦    4    ¦     5     ¦     6<*>  ¦    7     ¦
----+------+---------+---------+-----------+-----------+-----------

В данную опись внесено _____________________________________________
                                 (цифрами и прописью)
дел с N _________ по N ___________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности Подпись Расшифровка составителя описи подписи Дата ------------------------------- <*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*> Наименование должности Протокол ЭК структурного руководителя службы ДОУ подразделения _______________ N ______ Подпись Расшифровка подписи Дата
Передал ____________________________ дел и _________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных карточек к документам <**>
Наименование должности Подпись Расшифровка сотрудника структурного подписи подразделения (общественной организации) Дата
Принял _____________________________ дел и _________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности Подпись Расшифровка работника архива подписи Дата ------------------------------- <*> При наличии ЭК структурного подразделения. <**> Передаются вместе с делами канцелярии.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации

Приложение 9
к п.6.3.2


____________________________________________________________________
                     (наименование организации)
____________________________________________________________________
                         (название архива)

ЖУРНАЛ регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха
Том _________________ Начат _______________ Окончен _____________

-------+-------------------------------------+-----------------
¦      ¦            Воздух в хранилище       ¦   Подпись      ¦
¦ Дата ¦                                     ¦  сотрудника,   ¦
¦записи+-------------------+-----------------+  сделавшего    ¦
¦      ¦  температура,     ¦  относительная  ¦   запись       ¦
¦      ¦     град.С        ¦  влажность, %   ¦                ¦
+------+-------------------+-----------------+----------------+
¦  1   ¦         2         ¦        3        ¦       4        ¦
-------+-------------------+-----------------+-----------------

                                              Формат А4 (210х297 мм)

Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха

Приложение 10
к п.6.6.7


Наименование организации

Название архива
Карточка постеллажного топографического указателя
Стеллаж N _______________ Хранилище N ____________

-------+--------+------+-------+------------------+-----------
¦Шкаф N¦Полка N ¦Фонд N¦Опись N¦Дела с N ________ ¦Примечание¦
¦      ¦        ¦      ¦       ¦    по N ________ ¦          ¦
+------+--------+------+-------+------------------+----------+
¦  1   ¦   2    ¦   3  ¦   4   ¦          5       ¦    6     ¦
-------+--------+------+-------+------------------+-----------

      Форма карточки постеллажного топографического указателя
                         (лицевая сторона)

-------+---------+------+-------+-----------------+-----------
¦  1   ¦    2    ¦   3  ¦   4   ¦          5      ¦    6     ¦
-------+---------+------+-------+-----------------+-----------

                                              Формат А6 (148х105 мм)

Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)

Приложение 11
к п.6.6.7


Наименование организации

Карточка пофондового топографического указателя
Фонд N _____________________ Хранилище N _____________ Название фонда _______________

--------+-------------------+---------+------+-------+-----------
¦Опись N¦Дела с N __________¦Стеллаж N¦Шкаф N¦Полка N¦Примечание¦
¦       ¦    по N __________¦         ¦      ¦       ¦          ¦
+-------+-------------------+---------+------+-------+----------+
¦   1   ¦         2         ¦    3    ¦  4   ¦   5   ¦     6    ¦
--------+-------------------+---------+------+-------+-----------

       Форма карточки пофондового топографического указателя
                         (лицевая сторона)

-------+--------------------+---------+------+-------+-----------
¦   1  ¦          2         ¦    3    ¦  4   ¦   5   ¦     6    ¦
-------+--------------------+---------+------+-------+-----------

                                              Формат А6 (148х105 мм)

Форма карточки пофондового топографического указателя (оборотная сторона)

Приложение 12
к п.6.7.5


Наименование организации

АКТ ___________ N __________ ________________________ (место составления) о выдаче дел во временное пользование ______________________________________________________ (наименование организации, ее почтовый индекс и адрес)
Основание __________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Для какой цели выдаются дела _______________________________________ ____________________________________________________________________ Выдаются следующие дела из фонда N _________________________________ (название фонда) ____________________________________________________________________

-------+--------+------+-----------+-----T-------------+-----------
¦  N   ¦Опись N ¦Дело N¦ Заголовок ¦Дата ¦Кол-во листов¦Примечание¦
¦ п/п  ¦        ¦      ¦   дела    ¦дела ¦    в деле   ¦          ¦
+------+--------+------+-----------+-----+-------------+----------+
¦  1   ¦    2   ¦   3  ¦     4     ¦  5  ¦      6      ¦    7     ¦
-------+--------+------+-----------+-----+-------------+-----------

Всего выдается _________________________________________________ дел
                        (цифрами и прописью)
срок возвращения ___________________________________________________

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями. Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела. Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок. Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности руководителя организации, руководителя организации - выдающей дела получателя Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка подписи подписи Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Выдал дела по поручению руководства ________________________________ ____________________________________________________________________ (наименование организации)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка (лицо, ответственное за архив) подписи Дата
Принял дела по поручению руководства _______________________________ ____________________________________________________________________ (наименование организации)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка (лицо, ответственное за архив) подписи Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности
Сдал по поручению руководства организации-получателя
Заведующий архивом Подпись Расшифровка (лицо, ответственное за архив) подписи Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Заведующий архивом Подпись Расшифровка (лицо, ответственное за архив) подписи Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта выдачи дел во временное пользование

Приложение 13
к пп.6.7.5, 11.4.6


____________________________________________________________________
                     (наименование организации)
____________________________________________________________________
                         (название архива)

КНИГА выдачи дел из хранилища <*>
Том _______________ Начат _____________ Окончен ___________
------------------------------- <*> Если в архиве два или несколько хранилищ, то указывается номер хранилища, в котором ведется книга выдачи дел.

----+------+------+-------+------+------+--------+--------+---------
¦ N ¦ Дата ¦Фонд N¦Опись N¦Дело N¦ Кому ¦Расписка¦  Дата  ¦Расписка¦
¦п/п¦выдачи¦      ¦       ¦      ¦выдано¦в полу- ¦возврата¦в воз-  ¦
¦   ¦ дел  ¦      ¦       ¦      ¦      ¦чении   ¦  дела  ¦вращении¦
¦   ¦      ¦      ¦       ¦      ¦      ¦дела    ¦        ¦дела    ¦
+---+------+------+-------+------+------+--------+--------+--------+

| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |

карта новых документов

Разное

При полном или частичном использовании материалов сайта ссылка на pravo.levonevsky.org обязательна

© 2006-2017г. www.levonevsky.org

TopList

Законодательство Беларуси и других стран

Законодательство России кодексы, законы, указы (изьранное), постановления, архив


Законодательство Республики Беларусь по дате принятия:

2013 2012 2011 2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003 2002 2001 2000 до 2000 года

Защита прав потребителя
ЗОНА - специальный проект

Бюллетень "ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ" - о предпринимателях.



Новые документы




NewsBY.org. News of Belarus

UK Laws - Legal Portal

Legal portal of Belarus

Russian Business

The real estate of Russia

Valery Levaneuski. Personal website of the Belarus politician, the former political prisoner