Правила Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 30.04.1997 N 5 "Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Главная страница
Стр. 4
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
----+------+------+-------+------+------+--------+--------+---------
Итого в __________ году выдано из хранилища ________________________
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________ дел
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника, составившего подписи
итоговую запись
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма книги выдачи дел из хранилища
Приложение 14
к п.6.7.8
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _______________________________________________________________
(N)
Опись ______________________________________________________________
(N)
Фонд _______________________________________________________________
(N)
Дата выдачи ________________________________________________________
Кому выдано ________________________________________________________
Дата возврата ______________________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника, выдавшего дело подписи
Формат А4 (148х210 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение 15
к п.6.8.6
Наименование организации
Название архива
Лист проверки N _________ наличия и состояния дел фонда N ____
____________________________________________________________________
(название фонда или его части)
-----+----T-----+------+----T-----+------+------------------------+----T------
¦ N ¦Ко- ¦Коли-¦Литер-¦Про-¦ N ¦Шифр ¦ N дела требующего ¦N ¦При- ¦
¦опи-¦ли- ¦че- ¦ный N ¦пу- ¦дела,¦(N) +----+----T----+----T----+не- ¦меча-¦
¦си ¦че- ¦ство ¦дела, ¦щен-¦вы- ¦непра-¦де- ¦де- ¦рес-¦пе- ¦вос-¦ис- ¦ние ¦
¦ ¦ство¦дел, ¦не ¦ный ¦дан- ¦вильно¦зин-¦зин-¦тав-¦реп-¦ста-¦пра-¦ ¦
¦ ¦дел,¦имею-¦отра- ¦N ¦ного ¦подло-¦фек-¦сек-¦ра- ¦ле- ¦нов-¦вимо¦ ¦
¦ ¦чис-¦щих- ¦женный¦де- ¦во ¦женно-¦ции ¦ции ¦ции ¦та ¦ле- ¦пов-¦ ¦
¦ ¦ля- ¦ся ¦в ито-¦ла, ¦вре- ¦го ¦ ¦ ¦ ¦или ¦ния ¦реж-¦ ¦
¦ ¦щих-¦в на-¦говой ¦не ¦мен- ¦дела ¦ ¦ ¦ ¦под-¦за- ¦ден-¦ ¦
¦ ¦ся ¦личии¦записи¦от- ¦ное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦шив-¦ту- ¦ного¦ ¦
¦ ¦по ¦ ¦ ¦ра- ¦поль-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ки ¦хаю-¦дела¦ ¦
¦ ¦опи-¦ ¦ ¦жен-¦зова-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦щих ¦ ¦ ¦
¦ ¦си ¦ ¦ ¦ный ¦ние ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦тек-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦стов¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ито-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦го- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦вой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦за- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦писи¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----+-----+------+----+-----+------+----+----+----+----+----+----+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦
-----+----+-----+------+----+-----+------+----+----+----+----+----+----+------
Итого __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Проверку произвели:
Наименование должностей работников, Подписи Расшифровка
проводивших проверку подписей
Дата
Формат АЗ (297х420 мм)
Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 16
к пп.6.8.6, 6.8.12
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N ___________ Наименование должности
_________________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
проверки наличия и подписи
состояния дел Дата
__________________________________________
(постоянного хранения, по личному составу)
фонда N _________________
_________________________
(название фонда)
Основание проверки: ________________________________________________
(плановая, перемещение документов,
____________________________________________________________________
стихийное бедствие и т.д.)
____________________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________________ по _____________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям ____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ________________________________ дел
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера, не отраженные в итоговой записи
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров, не отраженных в итоговых записях
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
5. Неправильно подложенных _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи _______________________________ дел
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)
имеется в наличии ______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета или подшивки __________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.7. выдано во временное пользование ___________________________ дел
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N...)
Проверку проводил(и):
Наименование должностей Подписи Расшифровка
работников, производивших подписей
проверку
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
_________________ N ________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись Расшифровка
организации подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 17
к п.6.8.13
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ________ Наименование должности
_____________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
о неисправимых повреждениях дел
фонда N _____________________
(название фонда)
В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:
-------+-------+------+---------+---------+-------------------
¦ N ¦N описи¦N дела¦Заголовок¦Дата дела¦Характер и причины¦
¦ п/п ¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦ повреждения ¦
+------+-------+------+---------+---------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
-------+-------+------+---------+---------+-------------------
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ______________________ дел
(цифрами и прописью)
Перечисленные дела подлежат списанию
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
______________ N ___________ архивного учреждения
_____________ N ________
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Изменения в учетные документы архива внесены
Наименование должности работника, Подпись Расшифровка
внесшего изменения в учетные подписи
документы
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о неисправимых повреждениях дел
Приложение 18
к пп.6.9.2, 8.1.3
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ________ Наименование должности
_____________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
об необнаружении дел, пути подписи
розыска которых исчерпаны Дата
В результате _______________________________________________________
установлено отсутствие в фонде N _______ перечисленных ниже дел.
Предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов
не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
----------+--------+--------------+-------------------+-------------
¦ Опись N ¦ Дело N ¦Заголовок дела¦Дата (крайние даты)¦ Причины ¦
¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ отсутствия ¦
+---------+--------+--------------+-------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
----------+--------+--------------+-------------------+-------------
Итого __________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
______________ N ___________ архивного учреждения
_____________ N ______
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Изменения в учетные документы архива внесены
Должность работника, Подпись Расшифровка
ответственного за учет в архиве подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
Приложение 19
к подразделу 8.1
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд N ______________
Опись N _____________
дел постоянного хранения
за _________________ год
----+------+----------------------+---------+----------+-----------
¦ N ¦Индекс¦ Название раздела ¦Дата дела¦Количество¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ (структурного ¦ (тома, ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ подразделения), ¦ части) ¦ деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ заголовок дела ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (тома, части) ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+----------------------+---------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
----+------+----------------------+---------+----------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ____________ по N ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО <*> СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК (ЭПК) Протокол ЦЭК (ЭК) организации
архивного учреждения _____________ N _____________
_________ N _________
Председатель ЭМК (ЭПК) Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение 20
к п.8.1.10
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ N _______________ (Ф. N _____________________)
Всего в описи пронумеровано ________________________________________
____________________________________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Должность работника, Подпись Расшифровка
ответственного за учет в архиве подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа-заверителя описи дела
Приложение 21
к пп.8.2.6, 8.2.7, 8.4.9
____________________________________________________________________
(название государственного архива)<*>
____________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N ____________
Опись N ___________
____________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел ___________________
-------------------------------
<*> Указывается название государственного архива, источником
комплектования которого является организация. Заполняется в
государственном архиве.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма титульного листа описи
Приложение 22
к подразделу 8.3
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд N ___________________
Опись N ___________________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения за _____________ год
----+------+----------------+-------+--------+----------+-----------
¦ N ¦Индекс¦Название раздела¦Дата ¦Срок ¦Количество¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ (структурного ¦дела ¦хранения¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ подразделения),¦(тома, ¦дела ¦ деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ заголовок дела ¦части) ¦(тома, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (тома, части) ¦ ¦части) ¦ ¦ ¦
+---+------+----------------+-------+--------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
----+------+----------------+-------+--------+----------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
с N ____________ по N ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
___________ N ___________
Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение 23
к подразделу 8.4
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд N ______________
Опись N______________
дел по личному составу
за _______________ год
----+------+---------+---------+--------+-------------+-----------
¦ N ¦Индекс¦Заголовок¦Дата дела¦ Срок ¦ Количество ¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ дела ¦ (тома, ¦хранения¦листов в деле¦ ¦
¦ ¦ ¦ (тома, ¦ части) ¦ дела ¦(томе, части)¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ (тома, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ ¦
+---+------+---------+---------+--------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
----+------+---------+---------+--------+-------------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ____________ по N ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка
(инспектор по кадрам) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
___________ N ___________ архивного учреждения
___________ N ________
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Приложение 24
к п.9.1.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
____________________________________________________________________
(название, N фонда и описи, крайние даты
____________________________________________________________________
поступивших и выбывших документов)
----+----T---------------+----------------+----------------+--------+-------
¦ N ¦Дата¦ Наименование ¦ Поступление ¦ Выбытие ¦Неопи- ¦Приме-¦
¦п/п¦пос-¦ организации, ¦ описанных ¦ описанных ¦санных ¦чание ¦
¦ ¦туп-¦ структурного ¦ документов ¦ документов ¦дел ¦ ¦
¦ ¦ле- ¦подразделения, +----------------+----------------+ ¦ ¦
¦ ¦ния ¦лица, архива, ¦ количество дел ¦ количество дел ¦ ¦ ¦
¦ ¦или ¦ от которой +-----+-----T----+-----+-----T----+----+---+ ¦
¦ ¦вы- ¦поступили или в¦пост.¦врем.¦по ¦пост.¦врем.¦по ¦пос-¦вы-¦ ¦
¦ ¦бы- ¦которую выбыли ¦хра- ¦хра- ¦лич-¦хра- ¦хра- ¦лич-¦туп-¦бы-¦ ¦
¦ ¦тия ¦ документы; ¦нения¦нения¦ному¦нения¦нения¦ному¦ле- ¦тие¦ ¦
¦ ¦ ¦название, номер¦ ¦ ¦сос-¦ ¦ ¦сос-¦ние ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ и дата ¦ ¦ ¦таву¦ ¦ ¦таву¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ документа, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦подтверждающего¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦поступление или¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ выбытие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ документов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----+---------------+-----+-----+----+-----+-----+----+----+---+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦11 ¦ 12 ¦
----+----+---------------+-----+-----+----+-----+-----+----+----+---+-------
Итого в _________ году поступило _______________________________ дел
(цифрами и прописью)
(документов, листов), в том числе:
постоянного хранения ________ дел, временного хранения _________ дел
по личному составу _________ дел, неописанных __________________ дел
выбыло постоянного хранения ____ дел, временного хранения ______ дел
по личному составу _______ дел, неописанных ____________________ дел
Наименование должностного лица, Подпись Расшифровка
составившего итоговую годовую запись подписи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Формат АЗ (297х420 мм)
Форма книги учета поступления и выбытия документов
Приложение 25
к п.9.2.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
СПИСОК ФОНДОВ
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
--------+--------------+----------------+--------------------------
¦N фонда¦Название фонда¦ Дата первого ¦ Отметка о выбытии фонда ¦
¦ ¦ (коллекции) ¦ поступления ¦ (дата, место выбытия, ¦
¦ ¦ ¦документов фонда¦подпись работника архива)¦
+-------+--------------+----------------+-------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
--------+--------------+----------------+--------------------------
На 01.01.________ года в архиве хранится ___________________________
____________________________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего итоговую годовую запись подписи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма списка фондов
Приложение 26
к подразделу 9.3
ЛИСТ ФОНДА N __________
____________________________ __________________________________
(наименование организации, (дата первого поступления
в которой хранится фонд) документов фонда)
---------------------+-----------------------------------------------
¦Крайние даты каждого¦ Название фонда ¦
¦ названия фонда ¦ ¦
+--------------------+----------------------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
---------------------+-----------------------------------------------
1. Учет неописанных документов
------+-----------+-------------------+-------------------+----------
¦Дата ¦ Название, ¦ Поступление ¦ Выбытие ¦ Наличие ¦
¦запи-¦ N и дата ¦ ¦ ¦(остаток)¦
¦си ¦документа, +-----------+-------+-----------+-------+---------+
¦ ¦по которому¦Кол-во дел,¦Крайние¦Кол-во дел,¦Крайние¦Всего ¦
¦ ¦поступили ¦документов,¦даты ¦документов,¦даты ¦дел, до- ¦
¦ ¦или выбыли ¦ листов ¦дел и ¦ листов ¦дел и ¦кументов,¦
¦ ¦документы ¦ ¦доку- ¦ ¦доку- ¦листов ¦
¦ ¦ ¦ ¦ментов ¦ ¦ментов ¦ ¦
+-----+-----------+-----------+-------+-----------+-------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
------+-----------+-----------+-------+-----------+-------+----------
2. Учет описанных документов
----+----T-----+-----T----+---------------------+----------------------------------+-------------
¦Да-¦Но- ¦Край-¦Наи- ¦Пос-¦ Выбыло ¦ Наличие (остаток) ¦Микрофильми-¦
¦та ¦мер ¦ние ¦мено-¦ту- +---+-----T-----------+----+-------------------+---------+ровано дел ¦
¦за-¦опи-¦даты ¦вание¦пи- ¦дел¦осно-¦в том числе¦все-¦ ¦ ¦постоянного ¦
¦пи-¦си ¦дел ¦описи¦ло ¦ ¦вание¦по описям, ¦го ¦ постоянного ¦ ¦хранения ¦
¦си ¦дел ¦описи¦дел ¦ ¦ ¦выбы-¦утвержден- ¦дел ¦ хранения ¦ по л/с ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦или ¦ ¦ ¦тия, ¦ным ЭМК ¦в ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦анно-¦ ¦ ¦(наз-¦(ЭПК) ¦фон-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦тация¦ ¦ ¦ва- +---+-------+де +---+-----T---------+---+-----+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦доку-¦ ¦ ¦ние, ¦дел¦крайние¦ ¦дел¦край-¦из них по¦дел¦край-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦мен- ¦ ¦ ¦дата,¦ ¦ даты ¦ ¦ ¦ние ¦описям, ¦ ¦ние ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦тов ¦ ¦ ¦N до-¦ ¦ ¦ ¦ ¦даты ¦утверж- ¦ ¦даты ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦денным ¦ ¦дел ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мен- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ЭМК (ЭПК)¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦та) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-----+ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дел¦край-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ние ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦даты ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дел ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----+-----+-----+----+---+-----+---+-------+----+---+-----+---+-----+---+-----+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11¦ 12 ¦13 ¦ 14 ¦15 ¦ 16 ¦ 17 ¦
----+----+-----+-----+----+---+-----+---+-------+----+---+-----+---+-----+---+-----+-------------
Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа фонда
Приложение 27
к пп.6.7.5, 9.6.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
выдачи дел во временное пользование
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
----+--------------+-----------+-------------+----------+-----------
¦ N ¦ Название и ¦Кому выдано¦Подпись лица,¦Отметка о ¦Примечание¦
¦п/п¦архивный шифр ¦дело и дата¦ принявшего ¦ возврате ¦ ¦
¦ ¦выданного дела¦ выдачи ¦ дело во ¦ дела ¦ ¦
¦ ¦ с указанием ¦ ¦ временное ¦ ¦ ¦
¦ ¦ количества ¦ ¦ пользование ¦ ¦ ¦
¦ ¦ листов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------+-----------+-------------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
----+--------------+-----------+-------------+----------+-----------
Формат А4 (210х297 мм)
Форма книги выдачи дел во временное пользование
Приложение 28
к п.10.2.4
Индекс ___________________ ¦ Рубрика _______________________________
Дата события _____________ ¦ Подрубрика ____________________________
Место события _________________________
____________________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Название архива ____________________________________________________
____________________________________________________________________
Название фонда _____________________________________________________
____________________________________________________________________
----------------+----------------+----------------+-----------------
¦Ф. N _________ ¦Оп. N ________ ¦Д. N __________ ¦Л. ____________ ¦
----------------+----------------+----------------+-----------------
Язык документа. Способ воспроизведения. Составитель и дата сост.
Формат А6 (148х105 мм)
Форма тематической карточки каталога
Приложение 29
к пп.11.1.2-11.1.18
Наименование 225320 г.Барановичи
организации Брестской области,
ул.Широкая, д.10, кв.2
АРХИВНАЯ СПРАВКА Петруковичу Б.И.
20.06.1997 N 04-05/173
г. Минск
на N 150 от 10.06.97
В документах архивного фонда Института биоорганической химии
Академии наук Беларуси в ведомостях на выдачу заработной платы
сотрудникам за апрель-декабрь 1985 г. значится Петрукович Борис
Иванович в должности научного сотрудника.
Основание: Ф.25. Оп.2. Д.3. Л.15-16
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя (структурного подписи
подразделения, в состав
которого входит архив)
организации
Заведующий архивом (лицо, Подпись Расшифровка
ответственное за архив подписи
организации)
Гербовая печать организации
Формат А4 (210х297 мм)
или А5 (148х210 мм)
Образец архивной справки
Приложение 30
к пп.11.1.22, 11.4.9
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
ЖУРНАЛ
регистрации выдачи архивных справок,
копий и выписок
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
----+---------+----------+---------------+--------------+-----------
¦ N ¦Название ¦Количество¦ Количество ¦ Кому выдан ¦Примечание¦
¦п/п¦выданного¦ листов ¦ экземпляров ¦ документ и ¦ ¦
¦ ¦документа¦ ¦ ¦ дата выдачи ¦ ¦
+---+---------+----------+---------------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
----+---------+----------+---------------+--------------+-----------
Формат А4 (210х297 мм)
Форма журнала регистрации выдачи архивных справок,
копий и выписок
Приложение 31
к п.11.4.10
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
ЖУРНАЛ
регистрации посещений исследователями
читального зала (архива)
Начат ______________
Окончен ____________
------+--------------+----------------------------------------------
¦ N ¦Дата посещения¦Фамилия, инициалы исследователя <*> ¦
¦ п/п ¦ ¦(разборчиво) ¦
------+--------------+----------------------------------------------
Итого в __________ году число посещений читального зала (архива)
исследователями составило __________________________________________
(цифрами)
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника архива подписи
Дата
-------------------------------
<*> Графа заполняется исследователем.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма журнала регистрации посещений исследователями
читального зала (архива)
Приложение 32
к п.12.1.1
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ
документов _________________________________________________________
(Ф.И.О. владельца)
Фонд N ____________________
-------+-------------------+-----------------------+----------------
¦ N ¦ Заголовки дел или ¦ Количество документов ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦названия документов¦ в деле ¦ ¦
+------+-------------------+-----------------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
-------+-------------------+-----------------------+----------------
Итого в сдаточной описи учтено _____________________________________
(цифрами и прописью)
документов, составляющих _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника, составившего опись подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО <*> СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК (ЭПК) Протокол ЦЭК (ЭК) организации
архивного учреждения ______________ N _____________
_________ N __________
Председатель ЭМК (ЭПК) Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма сдаточной описи документов личного происхождения
Приложение 33
к подразделу 12.2
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор
руководителя организации государственного архива
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Печать Дата Гербовая печать
организации организации
АКТ N
приема-передачи дел на
государственное хранение
Основание: Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде
и архивах в Республике Беларусь"
В связи с __________________________________________________________
(истечением срока хранения документов в организации,
____________________________________________________________________
ликвидацией, банкротством
____________________________________________________________________
организации)
____________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ________________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за
________________ годы и научно-справочный аппарат к ним
----+------------+-----------+------+---------+-------+-----------
¦ N ¦ Название и ¦ Кол-во ¦Кол-во¦ Кол-во ¦Крайние¦Примечание¦
¦п/п¦ N описи ¦экземпляров¦ дел ¦страховых¦ даты ¦ ¦
¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ копий ¦ ¦ ¦
+---+------------+-----------+------+---------+-------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
----+------------+-----------+------+---------+-------+-----------
Итого принято ______________________________________________________
(цифрами и прописью)
дел и страховых копий
В государственном архиве фонд N ______________
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должности лица, Наименование должности лица,
производившего передачу производившего прием
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта приема-передачи дел на государственное хранение
Приложение 34
к п.13.4
ВЕДОМОСТЬ
учета электронных документов (ЭД) __________________________________
(место составления)
N ___________ на ____________год
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения организации)
----+------------+--------------+------------+---------------+-----------
¦ N ¦Наименование¦Информационная¦ Имя файла ¦ Программные ¦ Срок ¦
¦п/п¦ЭД (файла, ¦ технология ¦пользователя¦ средства (ПС) ¦хранения и¦
¦ ¦ комплекса ¦ ¦ ¦ и технические ¦ номер по ¦
¦ ¦файлов) или ¦ ¦ ¦ средства (ТС) ¦ перечню ¦
¦ ¦ группы ЭД ¦ ¦ ¦ для ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦воспроизводства¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ЭД ¦ ¦
+---+------------+--------------+------------+---------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
----+------------+--------------+------------+---------------+-----------
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя подразделения подписи
Дата
Виза руководителя службы ДОУ
Виза зав.архивом (лица,
ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол ЭК структурного
подразделения
__________ N ___________
Председатель ЭК Подпись Расшифровка
подписи
-------------------------------
<*> При наличии ЭК структурного подразделения.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма ведомости учета электронных документов
структурного подразделения
Приложение 35
к п.13.4.2
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) Наименование должности
руководителя организации
Ведомость учета Подпись Расшифровка
электронных подписи
документов (ЭД) Дата
____________ N _____________
____________________________
(место составления)
на _____________________ год
----+------------+--------------+------------+---------------+-----------
¦ N ¦Наименование¦Информационная¦ Имя файла ¦ Программные ¦ Срок ¦
¦п/п¦ЭД (файла, ¦ технология ¦пользователя¦ средства (ПС) ¦хранения и¦
¦ ¦ комплекса ¦ ¦ ¦ и технические ¦ номер по ¦
¦ ¦файлов) или ¦ ¦ ¦ средства (ТС) ¦ перечню ¦
¦ ¦ группы ЭД ¦ ¦ ¦ для ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦воспроизводства¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ЭД ¦ ¦
+---+------------+--------------+------------+---------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
----+------------+--------------+------------+---------------+-----------
Руководитель службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав.архивом
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
__________________________
(наименование организации)
__________ N _____________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись Расшифровка
подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма ведомости учета электронных документов организации
Приложение 36
к п.13.4.6
___________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
АКТ
_____________ N ____________
____________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению
Основание __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
____________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
----+--------------+------------------+-------------+---------------
¦ N ¦ Заголовок и ¦ Дата ¦Количество ЭД¦Сроки хранения¦
¦п/п¦обозначение ЭД¦(крайние даты) ЭД ¦ ¦ ЭД и номера ¦
¦ ¦ (файлов или ¦ ¦ ¦ статей по ¦
¦ ¦группы файлов)¦ ¦ ¦ перечню ¦
+---+--------------+------------------+-------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
----+--------------+------------------+-------------+---------------
Всего отобрано к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение ________________________
_______________________ ЭД за _________________________ годы
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
лица, проводившего подписи
экспертизу ценностей ЭД
Дата
Виза руководителя службы ДОУ
Виза зав.архивом (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
__________________________
(наименование организации)
__________ N _____________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись Расшифровка
подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению
Приложение 37
к п.14.3
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации <*>
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ПЛАН
работы ______________________________ на ________ год
(название архива)
----+------------+---------+-------+--------+----------+------------
¦ N ¦ Название ¦ Единица ¦ Объем ¦ Бюджет ¦ Срок ¦Исполнитель¦
¦п/п¦ раздела и ¦измерения¦ работы¦рабочего¦исполнения¦ ¦
¦ ¦наименование¦ ¦ ¦ времени¦ ¦ ¦
¦ ¦вида работы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+---------+-------+--------+----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
----+------------+---------+-------+--------+----------+------------
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
подписи
Дата
-------------------------------
<*> Или директора архива, если архив является самостоятельной
организацией.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового плана работы архива
Приложение 38
к п.14.4
Карточка учета работы архива
с подведомственной организацией <*>
-------------------------------
<*> Пп.1-3 заполняются карандашом.
1. Общие сведения о подведомственной организации
Наименование организации и ее непосредственная подчиненность
____________________________________________________________________
Адрес организации __________________________________________________
____________________________________________________________________
Название архива ____________________________________________________
____________________________________________________________________
Адрес архива _______________________________________________________
____________________________________________________________________
Название, дата и N документа
Об образовании организации _________________________________________
О реорганизации организации ________________________________________
____________________________________________________________________
О ликвидации организации ___________________________________________
____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество, N телефона
Руководителя организации ___________________________________________
Начальника канцелярии ______________________________________________
Председателя ЦЭК (ЭК) ______________________________________________
Заведующего архивом или лица, ответственного за архив ______________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
2. Дата согласования и утверждения нормативно-методических
документов
Положения об архиве ________________________________________________
____________________________________________________________________
Положения о ЦЭК (ЭК) организации ___________________________________
____________________________________________________________________
Инструкции по ведению делопроизводства _____________________________
____________________________________________________________________
Номенклатуры организации ___________________________________________
____________________________________________________________________
Формат А4 (210х297 мм)
Форма карточки учета работы архива с подведомственной
организацией (лицевая сторона)
3. Сведения о наличии и упорядочении дел в архиве
подведомственной организации
---------------------------+--------------------------+----------+---------
¦ Количество описанных дел ¦Крайние даты описанных дел¦Количество¦Крайние ¦
+--------+-------+---------+--------+-------+---------+неописан- ¦даты ¦
¦постоян-¦по ¦временно-¦постоян-¦по ¦временно-¦ных дел ¦неопи- ¦
¦ного ¦личному¦го ¦ного ¦личному¦го ¦ ¦санных ¦
¦хранения¦составу¦(свыше 10¦хранения¦составу¦(свыше 10¦ ¦дел ¦
¦ ¦ ¦лет) ¦ ¦ ¦лет) ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦хранения ¦ ¦ ¦хранения ¦ ¦ ¦
+--------+-------+---------+--------+-------+---------+----------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
---------+-------+---------+--------+-------+---------+----------+---------
4. Сведения о проверках
------------+--------------------------+----------------------------
¦ Дата ¦ Основные предложения по ¦ Результаты реализации ¦
¦ проверки ¦ итогам проверки ¦ предложений ¦
+-----------+--------------------------+---------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
------------+--------------------------+----------------------------
Формат А4 (210х297 мм)
Форма карточки учета работы архива с подведомственной
организацией (оборотная сторона)
Приложение 39
к п.16.2.1
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N __________ Наименование должности
________________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
приема-передачи при смене подписи
заведующего архивом Дата
(лица, ответственного за архив)
Основание: Приказ __________________________________________________
(должность автора, дата, N и название)
Составлен комиссией (третьим лицом):
Председатель _______________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
2. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
3. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Присутствовали: 1. _________________________________________________
(должность передающего, фамилия, инициалы)
2. _________________________________________________
(должность принимающего, фамилия, инициалы)
__________________________ сдал, а __________________________ принял
(фамилия, инициалы) (фамилия, инициалы)
документы архива, страховые копии документов и учетно-справочный
аппарат к ним за __________________ годы
-------+----------+------------+----------+-------------+-----------
¦ N ¦ Название ¦ Количество ¦Количество¦ Количество ¦Примечание¦
¦ п/п ¦ и номер ¦экземпляров ¦ дел ¦ единиц ¦ ¦
¦ ¦ описи ¦ описи ¦ ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ страхового ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ фонда ¦ ¦
+------+----------+------------+----------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
-------+----------+------------+----------+-------------+-----------
Итого принято __________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
___________________________________________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________ описей в
(цифрами и прописью)
_________________________________________ экземплярах
(цифрами и прописью)
Состояние документов, страхового фонда и описей, помещения,
оборудования и инвентаря ___________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются ____________________________________________
(виды НСА, их объем и состояние)
Передал: Подпись Расшифровка
подписи
Принял: Подпись Расшифровка
подписи
Председатель Подпись Расшифровка
комиссии (третье лицо): подписи
Члены комиссии: Подписи Расшифровка
подписей
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта приема-передачи архива при смене заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
Приложение 40
к подразделам 2.2-2.3
УТВЕРЖДЕНО
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ
1. Общие положения
1.1. Документы учреждений, организаций, предприятий независимо от форм собственности, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют Национальный архивный фонд Республики Беларусь.
1.2. Учреждения, организации и предприятия обеспечивают (накопление) прием, учет, хранение и использование документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. С этой целью в учреждениях, организациях и предприятиях создаются архивы.
1.3. Ведомственный архив - это государственное архивное учреждение или структурное подразделение, хранящее документы на своем предприятии, в учреждении, организации на протяжении определенного срока, установленного Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.
Архив негосударственного предприятия, организации и учреждения осуществляет прием и постоянное хранение архивных документов своего предприятия, организации, учреждения.
1.4. Архив учреждения, организации и предприятия создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции распорядительным документом возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
1.5. В своей работе архив учреждения, организации, предприятия руководствуется законодательством Республики Беларусь, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, организации, предприятия, правилами и другими нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству и настоящим положением.
1.6. Положение об архиве учреждения, организации, предприятия разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия по согласованию с соответствующим государственным архивом.
1.7. Архив учреждения, организации, предприятия работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, организации, предприятия и отчитывается перед ним в своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство учреждения, организации, предприятия.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения, организации, предприятия осуществляет соответствующий государственный архив.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений учреждения, организации, предприятия, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;
2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;
2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;
2.5. научно-технические, кино-, фото-, фоно- и машиночитаемые документы, видеофонограммы и другие виды специальных документов <*>;
-------------------------------
<*> Для хранения этих документов создаются, как правило, специальные архивы.
2.6. служебные и ведомственные издания;
2.7. научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве учреждения, организации, предприятия;
3.1.4. подготовка и своевременная передача документов, входящих в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь <*>.
-------------------------------
<*> Архивные документы организаций негосударственных форм собственности принимаются на государственное хранение при оформлении соответствующего договора с государственным архивом.
3.2. Функции архива.
Выполняя свои функции архив:
3.2.1. Составляет и ежегодно уточняет список структурных подразделений и других организаций, документы которых передаются в архив.
3.2.2. Принимает (не позднее чем через 2 года после завершения в делопроизводстве) на хранение документы структурных подразделений, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.
3.2.3. Составляет и представляет (не позднее чем через 1 год после завершения в делопроизводстве) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия и экспертно-проверочной (экспертно-методической) комиссии государственного архива.
3.2.4. Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях; участвует в работе экспертной комиссии.
3.2.5. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов в соответствии с действующими правилами.
3.2.6. Осуществляет фондирование документов и дел.
3.2.7. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.
3.2.8. Проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве установленным требованиям. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел.
3.2.9. Организует использование документов:
информирует руководство и работников учреждения, организации, предприятия о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов, выписки из документов и архивные справки;
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
карта новых документов | 
