Правила Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 30.04.1997 N 5 "Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь"
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Главная страница
Стр. 5
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения, организации, предприятия.
3.2.11. Представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.12. Подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение в соответствующий государственный архив документы Национального архивного фонда Республики Беларусь.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения, организации, предприятия;
4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения, организации, предприятия сведения, необходимые для работы архива с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;
4.3. вносить руководству учреждения, организации, предприятия предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.
5. Ответственность заведующего архивом (лица, ответственного за ведение архива)
5.1. Заведующий архивом (лицо, ответственное за ведение архива) несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.
Права и обязанности заведующего архивом (лица, ответственного за архив) определяются соответствующей должностной инструкцией.
Приложение 41
к подразделу 4.2
УТВЕРЖДЕНО
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА, ГОСКОМИТЕТА, ЦЕНТРАЛЬНОГО ОРГАНА УПРАВЛЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается для:
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовки к передаче на государственное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в министерстве, госкомитете, центральном органе управления, их структурных подразделениях <*>, в подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях;
осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных организаций и учреждений.
-------------------------------
<*> В структурных подразделениях центрального аппарата министерства, госкомитета, центрального органа управления могут быть созданы экспертные комиссии, работающие под методическим руководством ЦЭК.
1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления. В необходимых случаях (пп.2.9, 2.10 положения) решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим архивным учреждением системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя министерства, госкомитета, центрального органа управления из числа наиболее квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя. В состав ЦЭК в обязательном порядке включаются: заведующий ведомственным архивом (секретарь комиссии), руководитель делопроизводственной службы министерства, госкомитета, центрального органа управления, представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство. В состав ЦЭК могут быть включены представители подведомственных организаций. К работе ЦЭК в качестве экспертов и консультантов могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.
1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах Республики Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, распорядительными документами министерства, госкомитета, центрального органа управления, нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением о ЦЭК министерства, госкомитета, центрального органа управления.
1.5. В соответствии с настоящим Примерным положением министерство, госкомитет, центральный орган управления разрабатывают конкретное положение о ЦЭК, которое после согласования с соответствующим государственным архивом утверждается приказом руководителя министерства, госкомитета, центрального органа управления.
2. Функции Центральной экспертной комиссии
ЦЭК осуществляет следующие функции:
2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в деятельности министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных им организаций.
2.2. Рассматривает и представляет на рассмотрение и утверждение соответствующего государственного архивного учреждения списки видов отраслевых подведомственных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь, проекты ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, примерных инструкций по делопроизводству и номенклатуре дел, а также положений об ЭК структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных организаций, других нормативно-методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению.
2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими перечнями, а также предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями.
2.4. Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы.
2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.6. Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь (в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, госкомитете, центральном органе управления и подведомственных им организациях.
2.7. Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов отрасли:
по выявлению владельцев личных архивов в организациях отрасли, по возможной передаче ими документов личного происхождения (дневников, записей воспоминаний, переписки и др.) в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь;
по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли) с целью создания истории своей отрасли.
2.8. Рассматривает и выносит решение о согласовании:
сводных описей дел (годовых разделов) документов постоянного хранения (в том числе на спецдокументацию) и описей временного (свыше 10 лет) хранения;
описей дел по личному составу;
перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;
актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и по личному составу;
графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение;
номенклатуры дел министерства, госкомитета, центрального органа управления;
нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству, примерные номенклатуры дел подведомственных организаций, памятки и правила по работе с документами и др.);
отраслевых списков учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь.
2.9. Обязательному утверждению архивными учреждениями системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь подлежат:
описи дел на документы постоянного хранения управленческой и специальной документации;
перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;
предложения и решения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения документов;
ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения;
отраслевые списки подведомственных учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь.
2.10. Согласованию (перед утверждением руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления) с архивными учреждениями системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь подлежат:
положения о ЦЭК;
примерные и индивидуальные номенклатуры дел;
описи на документы по личному составу.
2.11. Организует совместно со службами делопроизводства и кадров консультации для сотрудников центрального аппарата и подведомственных организаций по вопросам работы с документами и архивному делу, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
2.12. Оказывает методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете архивных учреждений, по вопросам разработки, рассмотрения и согласования номенклатур дел, составлению методических пособий по организации, хранению и учету документов.
3. Права Центральной экспертной комиссии
ЦЭК имеет право:
3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления подведомственных организаций:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу;
документы, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций, а также представителей архивных учреждений системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
3.5. Информировать руководство министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции.
4. Организация работы Центральной экспертной комиссии
4.1. ЦЭК министерства, госкомитета, центрального органа управления работает в контакте с экспертно-методической (экспертно-проверочной) комиссией соответствующего государственного архива и получает от нее необходимые организационно-методические указания.
4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления.
4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК.
4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.
Приложение 42
к подразделу 4.2
УТВЕРЖДЕНО
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЭК) УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) в учреждении, организации, предприятии <*> (независимо от форм собственности) создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию учреждения и подготовки их к передаче на архивное хранение.
-------------------------------
<*> В дальнейшем вместо слов "учреждение, организация, предприятие" употребляется слово "учреждение".
1.2. ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их руководителем учреждения, а в необходимых случаях и соответствующего государственного архива.
1.3. ЭК назначается приказом руководителя учреждения в составе не менее 3-5 человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством заместителя руководителя (одного из руководящих работников). В состав комиссии в обязательном порядке включается работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения (ответственное за архив лицо), главный бухгалтер, а там, где это необходимо, также представитель соответствующего государственного архива. Секретарем комиссии, как правило, назначается работник делопроизводственной службы или заведующий архивом учреждения (лицо, ответственное за архив).
1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов, положением об ЭК учреждения.
1.5. В соответствии с настоящим Примерным положением учреждение разрабатывает конкретное положение о своей ЭК, которое в необходимых случаях согласовывается с государственным архивом и утверждается приказом руководителя.
2. Функции экспертной комиссии
ЭК учреждения осуществляет следующие функции:
2.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом ежегодный отбор документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве учреждения.
2.2. Рассматривает и выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке:
номенклатуры дел учреждения;
сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу;
актов о выделении к уничтожению документов учреждения, сроки хранения которых истекли;
перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения;
графиков по подготовке и передаче документов в архив учреждения и на государственное хранение.
2.3. Принимает участие в подготовке и рассмотрении инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел учреждения, методических пособий по организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовке документов для последующего хранения.
2.4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и выносит решения на утверждение соответствующего государственного архива.
2.5. Обеспечивает проведение инструктажа и консультаций работников учреждения по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на дальнейшее хранение.
3. Права экспертной комиссии
ЭК учреждения представляется право:
3.1. В соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям учреждения и соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу;
документы, сведения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях информации руководителей делопроизводственной службы и архива учреждения о качестве оформления документов и формировании дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
3.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости - работников государственных архивов.
3.5. Информировать руководство учреждения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.
4. Организация работы экспертной комиссии
4.1. Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК (ЭМК) архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания.
4.2. ЭК работает по плану, утвержденному руководителем учреждения, и отчитывается перед ним о своей работе.
4.3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.
4.4. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.
4.5. Обязательному утверждению соответствующим государственным архивом подлежат предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.
4.6. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.
Приложение 43
к п.14.3
НОРМЫ ВРЕМЕНИ И ВЫРАБОТКИ НА ОСНОВНЫЕ ВИДЫ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ В АРХИВАХ <*>
-------------------------------
<*> Нормы, отсутствующие в данном приложении, см. в "Нормах времени и выработки на основные виды работ, проводимые в госархивах", Минск, 1989 г.
Научно-методическая и контрольно-инспекционная работа архива
1. Подготовка ведомственного перечня документов со сроками хранения (или подлежащих государственному приему) - 33 статьи перечня в день.
2. Разработка рабочих инструкций, методических указаний, памяток, обзоров и т.п. - 1 печ.л. в 10-15 дней.
3. Методические консультации по вопросам работы архива - 8 консультаций в день.
4. Проверка работы архивов подведомственных организаций - 1-7 дней.
Научно-техническая обработка документов
5. Проведение экспертизы ценности:
управленческой документации - 100-120 дел в день;
документов по личному составу - 300 дел в день.
6. Составление акта на уничтожение дел, не подлежащих хранению - 40 наименований заголовков (группы заголовков) дел в день.
7. Формирование дел из россыпи - 800 листов в день.
8. Составление заголовков на дела:
с управленческой документацией - 25-30 заголовков в день (учреждений районного и сельского звена - 30-40 документов в день);
по личному составу - 160 заголовков в день.
9. Редактирование заголовков дел:
с управленческой документацией - 100 заголовков в день;
с частичным просмотром дел - 70 заголовков в день;
без просмотра дел - 250 заголовков в день.
10. Систематизация карточек на дела - 500 карточек в день.
11. Систематизация дел внутри фонда (подборка дел по карточкам или описям, сверка заголовков на делах и карточках) - 350-400 дел в день.
12. Нумерация листов в делах с составлением заверительной надписи - 1500 листов в день.
13. Подшивка дел:
с управленческой документацией - 30 дел в день;
по личному составу - 60 дел в день.
14. Оформление обложек дел:
от руки - 65 обложек в день;
машинописным способом - 68 обложек в день.
15. Картонирование дел (при укладке в коробку не более 5 дел) - 500 дел в день.
16. Написание ярлыков на связки - 100 ярлыков в день.
17. Наклейка ярлыков на коробки - 200 ярлыков в день.
18. Формирование связок дел (с прикреплением ярлыка) - 68 связок в день.
19. Составление историко-архивной справки - 1 печ.л. в 8-10 дней.
20. Переработка описей управленческой документации - 30 дел в день.
21. Написание текста описи по установленной форме - 70 статей в день.
Каталогизация документов
22. Просмотр описей с целью отбора дел для каталогизации - 1600 заголовков в день.
23. Выявление документов, подлежащих каталогизации, по делам - 12 дел в день.
24. Составление тематических карточек на выявленные документы - 30 карточек в день.
25. Составление именных карточек:
на личные дела - 100 карточек в день;
по поименному списку работников - 150 карточек в день.
26. Систематизация карточек:
систематических каталогов - 410 карточек в день;
алфавитных каталогов - 700 карточек в день.
Учет документов
27. Проверка наличия и состояния дел с оформлением результатов - 250 дел в день.
28. Оформление результатов проверки - 1 акт в 5 часов.
29. Проверка нумерации листов в делах - 5000-6000 листов в день.
Комплектование архива
30. Прием-передача дел на хранение - 300 дел в день.
31. Шифровка дел - 300 дел в день.
Режим хранения дел
32. Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов - 40 наблюдений (с фиксацией результатов в регистрационном журнале) приравнено к одному дню.
33. Перемещение дел внутри хранилища - 105 коробок (связок) в день.
Использование документов
34. Исполнение тематических запросов - одна справка в три дня.
35. Исполнение запросов социально-правового характера:
по документам - 3 запроса в день;
по справочным карточкам и каталогам - 9-10 запросов в день.
36. Составление ответов на запросы и заявления об отсутствии документов в архиве - 13-15 писем в день.
37. Выдача дел для использования - 100 дел в день.
СПИСОК НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Закон Республики Беларусь "Об охране историко-культурного наследия"// Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1992, Ноябрь, N 30 (505).
2. Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь"// Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1994, Октябрь, N 29 (507).
3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83.
4. Документы на бумажных носителях. Правила Государственного хранения. Технические требования. СТ 56.6-85.
5. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. СТБ 6.38-95.
6. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Мн., 1996.
7. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, Мн., 1995.
8. Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь, Мн., 1996.
9. Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение, Мн., 1997.
10. Основные правила работы государственных архивов СССР, М., 1984.
11. Основные правила работы государственных архивов с кино-, фото-, фонодокументами, М., 1980.
12. Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, М., 1991.
13. Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, М., 1989.
14. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР, М., 1973.
15. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации, М., 1987.
16. Нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в госархивах, Мн., 1989.
17. Положение о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов, М., 1980.
18. Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов, М., 1980.
19. Методические рекомендации по научно-технической обработке документов личного происхождения, М., 1971.
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5
карта новых документов | 
