Приказ Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 31.05.1996 N 142 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Минсельхозпрода"
Документ утратил силу
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Главная страница
Стр. 3
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 Автор, дата, индекс сопровод. письма _______________________________
Дата поступления ___________________________________________________
Краткое содержание _________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Отв.исполнитель ____________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Автор резолюции ____________________________________________________
Срок исполнения ____________________________________________________
____________________________________________________________________
лицевая сторона
--------------------------------------------------------------------
¦ ХОД ИСПОЛНЕНИЯ ¦
+--------------+------------+-------------------------+------------+
¦Дата передачи ¦Исполнитель ¦Отметка о промежуточном ¦Контрольные ¦
¦на исполнение ¦ ¦ответе или дополнительном¦ отметки ¦
¦ ¦ ¦запросе ¦ ¦
+--------------+------------+-------------------------+------------+
+--------------+------------+-------------------------+------------+
+--------------+------------+-------------------------+------------+
+--------------+------------+-------------------------+------------+
---------------+------------+-------------------------+-------------
Дата, индекс исполнения (ответа) ___________________________________
Адресат_____________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
С контроля снял __________________ Подпись контролера ______________
Дело Том Листы Фонд
Опись
Дело
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Приложение 9
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА
СВОДКИ ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
СВОДКА
___________________ N ________________
Об исполнении документов
и поручений по состоянию
на _____________________
-------------+------------+---------------------------------+-------
¦Исполнитель ¦Находится на¦Из них ¦Приме-¦
¦ ¦ контроле ¦ ¦чание ¦
¦ +-----+------+------+------+----------+--------+ ¦
¦ ¦всего¦за ¦испол-¦в про-¦с перене- ¦неиспол-¦ ¦
¦ ¦ ¦преды-¦ненные¦цессе ¦сенными ¦ненные в¦ ¦
¦ ¦ ¦дущий ¦в срок¦испол-¦сроками ¦срок ¦ ¦
¦ ¦ ¦месяц ¦ ¦нения ¦исполнения¦ ¦ ¦
+------------+-----+------+------+------+----------+--------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+------------+-----+------+------+------+----------+--------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-------------+-----+------+------+------+----------+--------+-------
Руководитель группы Подпись Расшифровка
контроля подписи
Примечание. Сводка может быть дополнена графами по видам
контролируемых документов
Приложение 10
ФОРМА СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Министерство сельского УТВЕРЖДАЮ:
хозяйства и продовольствия Первый заместитель
Республики Беларусь Министра
Д.Д.Руцкий
Номенклатура дел подпись
Дата
на ______________ год
--------------------------------------------------------------------
¦ Название раздела ¦
+--------+------------+----------+----------------------+----------+
¦ Индекс ¦ Заголовок ¦Кол-во дел¦ Срок хранения ¦Примечание¦
¦ дела ¦ дела (тома,¦ (томов, ¦ дела (тома, части) ¦ ¦
¦ ¦ части) ¦ частей) ¦и N статей по перечню)¦ ¦
+--------+------------+----------+----------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--------+------------+----------+----------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
---------+------------+----------+----------------------+-----------
Управляющий делами Личная
подпись В.С.Синкевич
Дата
Виза заведующей архивом
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК
Минсельхозпрода Национального архива
______ N ____ _______ N _____
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 11
ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ
К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ МИНСЕЛЬХОЗПРОДА
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
о категориях и количестве дел, заведенных в __ году
в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия
----------------------+-------+-------------------------------------
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦
¦ ¦ +---------------+--------------------+
¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой "ЭПК" ¦
+---------------------+-------+---------------+--------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------------------+-------+---------------+--------------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+-------+---------------+--------------------+
¦временного (свыше ¦ ¦ ¦ ¦
¦10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+-------+---------------+--------------------+
¦временного (до 10 ¦ ¦ ¦ ¦
¦лет включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+-------+---------------+--------------------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
----------------------+-------+---------------+---------------------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Заведующая архивом Подпись А.В.Ткач
Дата
Приложение 12
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____
В деле подшито (вложено) и пронумеровано ______________________
(цифрами и
__________________________________________________________ листа(ов)
прописью)
в том числе: литерные листы _______________________________________:
пропущенные номера _____________________________ + листов внутренней
описи ______________________________________________________________
-----------------------------------------+--------------------------
¦ Особенности физического состояния и ¦ Номера листов ¦
¦ формирования дел ¦ ¦
+----------------------------------------+-------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+----------------------------------------+-------------------------+
¦ ¦ ¦
-----------------------------------------+--------------------------
Наименование должности лица,
составившего заверительную
надпись Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 13
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ________
-------+-------------+---------+---------+-----------+--------------
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦Заголовок¦ Номера ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦ документа ¦документа¦документа¦листов дела¦ ¦
+------+-------------+---------+---------+-----------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
-------+-------------+---------+---------+-----------+--------------
Итого ___________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 14
ОБЛОЖКА ДЕЛ ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
------+-----------------------------+-------------------------------
¦ ¦ ¦Ф.N _________________________ ¦
¦ ¦ ¦Оп.N ________________________ ¦
¦ ¦ ¦Д.N _________________________ ¦
+-----+-----------------------------+------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-----+------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-----+------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-----+------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-----+------------------------------------------------------------+
¦ ¦ (название учреждения и структурного подразделения) ¦
¦ +------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-----+______________ ДЕЛО N ____ том N ______________ ¦
¦ ¦ ¦
+-----+------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-----+------------------------------------------------------------+
¦ (заголовок дела) __________________________ ¦
¦ дата(ы) ¦
¦ на ____ листе(ах) ¦
¦ хранить __________________ ¦
+-----+-----T-----+----------------------- ¦
¦ ¦ ¦ ¦Ф.N __________________¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Оп. __________________¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Д.N __________________¦ ¦
+-----+-----+-----+----------------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ __________________¦ ¦
------+-----+-----+----------------------+--------------------------
Приложение 15
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ
ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель Министра
сельского хозяйства и
продовольствия Республики Беларусь
Д.Д.Руцкий
Фонд N ___________
ОПИСЬ N __________
дел постоянного хранения
за ________ год
--------------------------------------------------------------------
¦ Название раздела (структурного подразделения Минсельхозпрода) ¦
+---+------+--------------+-------------+-------------+------------+
¦ N ¦Индекс¦Заголовок дела¦ Дата дела ¦ Количество ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ дела ¦(тома, части) ¦(тома, части)¦листов в деле¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томе, части)¦ ¦
+---+------+--------------+-------------+-------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+------+--------------+-------------+-------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+------+--------------+-------------+-------------+-------------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ___________ по N ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Заведующая архивом
Минсельхозпрода Подпись А.В.Ткач
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Национального Протокол ЦЭК (ЭК)
архива Минсельхозпрода
___________ N ____________ _______ N _____
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 16
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ
ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель Министра
сельского хозяйства и
продовольствия Республики Беларусь
Подпись Д.Д.Руцкий
Дата
Фонд N __________________
ОПИСЬ N _________________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения
за ___________ год
--------------------------------------------------------------------
¦ Название раздела (структурного подразделения Минсельхозпрода) ¦
+-----+------+-----------+------+-----------+-----------+----------+
¦ N ¦Индекс¦ Заголовок ¦ Дата ¦ Срок ¦Количество ¦Примечание¦
¦ п/п ¦ дела ¦дела (тома,¦ дела ¦ хранения ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦(тома,¦дела (тома,¦деле (томе,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦части)¦ части), ¦ части) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статья по ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦ ¦
+-----+------+-----------+------+-----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
------+------+-----------+------+-----------+-----------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _______________ по N _____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Заведующая архивом
Минсельхозпрода Подпись А.В.Ткач
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Минсельхозпрода
______ N _____
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 17
ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Главного управления
кадров и аграрного образования
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд N _______________
ОПИСЬ N ______________
дел по личному составу
за _______________ год
--------------------------------------------------------------------
¦ Название раздела ¦
+-----+------+-----------+------+-----------+-----------+----------+
¦ N ¦Индекс¦ Заголовок ¦ Дата ¦ Срок ¦Количество ¦Примечание¦
¦ п/п ¦ дела ¦дела (тома,¦ дела ¦ хранения ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦(тома,¦дела (тома,¦деле (томе,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦части)¦ части) ¦ части) ¦ ¦
+-----+------+-----------+------+-----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
------+------+-----------+------+-----------+-----------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ___________ по N ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Начальник Управления кадров Подпись А.И.Красовский
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК Национального
Минсельхозпрода архива Минсельхозпрода
_______ N ________ _______ N ______
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 18
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
(ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) МИНСЕЛЬХОЗПРОДА
Министерство сельского хозяйства и продовольствия
Республики Беларусь
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения или общественной
организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения (общественной
организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
--------------------------------------------------------------------
¦ Название раздела ¦
+-----+------+-----------+------+-----------+-----------+----------+
¦ N ¦Индекс¦ Заголовок ¦ Дата ¦ Срок ¦Количество ¦Примечание¦
¦ п/п ¦ дела ¦дела (тома,¦ дела ¦ хранения ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦(тома,¦дела (тома,¦деле (томе,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦части)¦ части) ¦ части) ¦ ¦
+-----+------+-----------+------+-----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 <*> ¦ 7 ¦
+-----+------+-----------+------+-----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
------+------+-----------+------+-----------+-----------+-----------
-------------------------------
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
В данную опись внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ___________ по N ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Управляющий делами
Минсельхозпрода
Подпись В.С.Синкевич
Дата
Передал _________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ____________________________ регистрационно-контрольных карточек к
(цифрами и прописью)
документам <*>
-------------------------------
<*> Передаются вместе с делами общего отдела.
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения
(общественной организации) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял ____________________ дел и ______________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам
Заведующая архивом Подпись А.В.Ткач
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 19
ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ ДЕЛ
ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
___________________________________________________________________
(название государственного архива <*>
____________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N ____________
Опись N ___________
____________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел_____________
-------------------------------
<*> Заполняется в государственном архиве.
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 20
ФОРМА ЛИСТА-ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДОКУМЕНТА
ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Вид документа ____________ Дата ___________ Индекс _________________
Корреспондент ______________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) _______________________
____________________________________________________________________
Выдан _____________ __________________
(дата выдачи) (кому выдано)
Выдал ____________ Получил ______________
(подпись) (подпись)
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 21
ФОРМА КАРТЫ-ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДЕЛА
Министерство сельского хозяйства
и продовольствия
Название архива
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _______________________________________________________________
(N и заголовок)
Опись ______________________________________________________________
(N и название)
Фонд _______________________________________________________________
(N и название)
Выдано __________________ _________________
(дата выдачи) (кому выдано)
во временное пользование (читальный зал) до ________________________
(дата возврата)
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника, выдавшего дело подписи
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 22
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ НА УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Министерство сельского УТВЕРЖДАЮ
хозяйства и продовольствия Первый заместитель Министра
Республики Беларусь
Д.Д.Руцкий
Дата
АКТ
_______ N _________
___________________
место составления
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _______________________________________________________
(название и выходные данные перечня
____________________________________________________________________
документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N _______________
(название фонда)
----+---------+-------+---------+---------+-------+----------+------
¦N ¦Заголовок¦Дата ¦Номера ¦Индекс ¦К-во ¦Сроки ¦При- ¦
¦п/п¦дела или ¦дела ¦описей ¦дела (то-¦дел ¦хранения ¦меча-¦
¦ ¦групповой¦или ¦(номен- ¦ма, час- ¦(томов,¦дела (то- ¦ние ¦
¦ ¦заголовок¦крайние¦клатур) ¦ти) по ¦частей)¦ма, части)¦ ¦
¦ ¦дел ¦даты ¦за ______¦номенкла-¦ ¦и номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦дел ¦ год(ы)¦туре или ¦ ¦статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦N дела по¦ ¦по перечню¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-------+---------+---------+-------+----------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+---------+-------+---------+---------+-------+----------+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+---------+-------+---------+---------+-------+----------+------
Итого ____________________________ дел за ____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК Национального архива (протокол ___
N ___________)
Наименование должности лица, проводившего
экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Минсельхозпрода
_________ N _______
Документы в количестве _____________________ дел, весом _________ кг
(цифрами и прописью)
сданы в ____________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной _______________________
N __________
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Заведующая архивом Подпись А.В.Ткач
Дата Формат А4 (21О x 297 мм)
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3
карта новых документов | 
