Приказ Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 23.05.1995 N 13 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь"
Документ утратил силу
Архив ноябрь 2011 года
<< Назад |
<<< Главная страница
Стр. 3
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов;
2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
3. Функции службы ДОУ
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;
3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной службы Республики Беларусь;
3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. Права и ответственность службы ДОУ
4.1. Служба ДОУ имеет право:
4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);
4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;
4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;
4.1.4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;
4.1.10. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ;
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями;
5.1. Со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления;
5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;
5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ;
5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.
Приложение 3
к п. 2.1.
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА "ТАБЕЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ"
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
подпись инициалы, фамилия
дата
----+------------+-------------+-------------+----------+-----------
¦ N ¦Наименование¦Дата ¦Периодичность¦Подраз- ¦Примечание¦
¦п/п¦формы ¦утверждения, ¦издания ¦деление, ¦ ¦
¦ ¦документа ¦наименование ¦ ¦ответ- ¦ ¦
¦ ¦ ¦органа, ¦ ¦ственное ¦ ¦
¦ ¦ ¦утвердившего ¦ ¦за ¦ ¦
¦ ¦ ¦форму ¦ ¦подготовку¦ ¦
¦ ¦ ¦документа ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+-------------+-------------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
----+------------+-------------+-------------+----------+-----------
Примечание: 1. Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т. п.).
2. Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т.д.
3. В графе "Примечание" может помещаться дополнительная информация о форме документа, например, о порядке подписания, согласования или утверждения документа.
Приложение 4
к п.2.2.
_______________
_______________
Камiтэт па архiвах i справаводству пры
Савеце Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь
Беларускi
навукова-даследчы цэнтр
дакументазнаўства, археаграфii
i архiўнай справы
БелНДЦДААС
220033, г.Мiнск, пр. Партызанскi, 2 корп. "В"
тэл. 21-66-02
Р.р. N 100141626 у гардырэкцыi Белбiзнесбанка
код 764
___________________ N ________________________
На N ______________ ад _______________________
Герб Республики Беларусь
КАМIТЭТ КОМИТЕТ
ПА АРХIВАХ I ПО АРХИВАМ И
СПРАВАВОДСТВУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
220048, г.Мiнск, 220048, г.Минск,
вул. Калектарная, 10 ул. Коллекторная, 10
Р/р 141030 у гардырэкцыi Р/с 141030 в гордирекции
Мiнскбiзнесбанка. Код 764. Минскбизнесбанка. Код 764.
Тэлефакс 20-51-20 Телефакс 20-51-20
__________________________________________________________________
___________ N _________________
на N __________________________
Приложение 5
к п. 2.2.
Герб Республики Беларусь
МIНIСТЭРСТВА ЮСТЫЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ
ЗАГАД
________________________ N ___________________
г.Мiнск
Приложение 6
к пп. 2.3.12.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ
1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списание; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
2. Договоры (о производстве работ, материально-технического снабжения, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).
3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
4. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).
5. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).
7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др.организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).
9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т.д.).
10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т.д.).
11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д).
12. Расценки на производство работ.
13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т.д.).
14. Стандарты.
15. Структура и штатная численность.
16. Тарифные ставки.
17. Формы унифицированных документов.
18. Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 7
к пп. 2.3.17, 3.2.4.
ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОГО ШТАМПА
-----------------------------------------------
¦ (наименование организации) ¦
+---------------------------------------------+
¦ (дата) ¦ 16 мм
+---------------------------------------------+
¦ индекс ¦
-----------------------------------------------
41,6 мм
Приложение 8
к пп. 2.3.18, 4.2.1.
ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Постановления, решения, распоряжения, приказы, указания, инструкции вышестоящих органов - согласно указанному в них сроку.
2. Запросы, предложения и заявления депутатов Верховного Совета и местных Советов, предложения, заявления и жалобы граждан - в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.
3. Письма учреждений, организаций, предприятий - согласно указанному в них сроку или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока).
4. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку не позднее 15 дней или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока).
5. Телеграммы, требующие срочного решения - от 2 до 5 дней; остальные - в течение 10 дней.
6. Внутренние распорядительные документы (приказы, указания, решения, инструкции) - к указанному в них сроку.
7. Протоколы совещаний - к указанному в них сроку.
8. Планы-графики к указанному в них сроку.
Приложение 9
к п. 3.2.4.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ СЛУЖБОЙ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1. Письма, присланные в копии для сведения.
2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Сводки и информация, присланные для сведения.
6. Учебные планы, программы. Копии.
7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.
8. Прейскуранты. Копии.
9. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
10. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты).
11. Формы статистической отчетности.
Документы, перечисленные в пп. 4, 6, 10 подлежат учету в соответствующих службах учреждения (отделе снабжения, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации).
На основании примерного перечня организация составляет конкретный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.
Приложение 10
к п. 3.2.5.
Регистрационно-контрольная карточка
----------------------------------------------------------
¦ 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31¦
+------------+------------+------------------------------+
¦ Срок ¦ Название ¦ Автор ¦
¦ исполнения ¦ документа ¦ (корреспондент) ¦
+------------+------------+------------------------------+
¦ Дата и индекс ¦ Дата и индекс ¦
¦ поступления ¦ документа ¦
+-------------------------+------------------------------+
¦ ¦
¦ Краткое содержание ¦
¦ ¦
+--------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦ Резолюция или кому направлен документ ¦
+--------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦ ¦
¦ Отметка об исполнении документа ¦
----------------------------------------------------------
Лицевая сторона
----------------------------------------------------------
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Контрольные отметки ¦
+-------------------+-----------------+------------------+
¦ Фонд N ¦ Опись N ¦ Дело N ¦
--------------------+-----------------+-------------------
Оборотная сторона
Приложение 11
к п. 3.2.5.
Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки
------------------------+-------------------------------------------
¦ Реквизиты ¦ Пояснения к заполнению ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Название вида ¦Заполняется в соответствии с названием ¦
¦документа ¦вида регистрируемого документа. При ¦
¦ ¦регистрации писем графа не заполняется ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Автор ¦При регистрации поступающего документа ¦
¦(корреспондент) ¦записывается название организации (лица) -¦
¦ ¦автора документа. При регистрации ¦
¦ ¦отправляемых документов записывается ¦
¦ ¦название организации (лица) - ¦
¦ ¦корреспондента. Допускается применение ¦
¦ ¦сокращенного названия организации ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Дата документа ¦Дата, присвоенная документу ¦
¦ ¦организацией-автором: число, месяц, ¦
¦ ¦год - тремя парами арабских цифр ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Индекс документа ¦Индекс, присвоенный документу ¦
¦ ¦организацией-автором, переносится с ¦
¦ ¦поступившего или отправляемого документа ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Дата поступления ¦Дата поступления документа переносится ¦
¦ ¦с регистрационного штампа ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Индекс поступления ¦Индекс, присвоенный документу ¦
¦ ¦организацией-получателем, переносится ¦
¦ ¦из регистрационного штампа. После ¦
¦ ¦исполнения документа дополняется ¦
¦ ¦номером дела по номенклатуре дел или ¦
¦ ¦другими индексами ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Заголовок документа ¦Переносится заголовок, сформулированный ¦
¦или краткое содержание ¦на документе ¦
¦ ¦ ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Срок исполнения ¦Проставляется число, месяц, год. ¦
¦ ¦При регистрации отправляемого ¦
¦ ¦инициативного документа записывается ¦
¦ ¦дата ожидаемого ответа ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Отметка об ¦Краткая запись решения вопроса по ¦
¦исполнении ¦существу или дата и индекс ответного ¦
¦ ¦документа ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Дело ¦Индекс дела, в которое подшит документ, ¦
¦ ¦в соответствии с номенклатурой. ¦
------------------------+-------------------------------------------
Приложение 12
к п. 3.2.5.
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ------------
¦ N ¦
------------
Корреспондент ______________________________________________________
(Ф. И. О., адрес) __________________________________________________
____________________________________________________________________
Предыдущие обращения от _________ N _______________________________
Вид документа _______________________ на _______________________ л
Автор, дата, индекс сопров. письма _________________________________
Дата, индекс поступления ___________________________________________
Краткое содержание _________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Ответ. исполнитель _________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Автор резолюции ____________________________________________________
Срок исполнения ____________________________________________________
Форма регистрационно-контрольной карточки предложений,
заявлений и жалоб граждан
Лицевая сторона
ХОД ИСПОЛНЕНИЯ
-----------------+-------------+-----------------+------------------
¦Дата передачи ¦Исполнитель ¦Отметка о проме- ¦Контрольная ¦
¦на исполнение ¦ ¦жуточ. ответе ¦отметка ¦
+----------------+-------------+-----------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+-------------+-----------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+-------------+-----------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+-------------+-----------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+-------------+-----------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-----------------+-------------+-----------------+------------------
Дата индекс ответа _________________________________________________
Адресат ____________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
С контроля снял _________________________ Подпись контролера _______
Дело ______________ Том ___________________ листы ____________ фонд
опись
дело
Оборотная сторона
Приложение 13
к п. 3.2.5.
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
-------------------+----------------------------+----------+------------------+-----------
¦ Дата поступления ¦Корреспондент, дата и индекс¦ Краткое ¦Резолюция или кому¦Отметка об¦
¦и индекс документа¦ поступившего документа ¦содержание¦направлен документ¦исполнении¦
+------------------+----------------------------+----------+------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
-------------------+----------------------------+----------+------------------+-----------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 14
к п. 3.2.5.
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
---------------+-------------+--------------------+----------------
¦Дата и индекс ¦Корреспондент¦ Краткое содержание ¦ Отметка об ¦
¦ документа ¦ ¦ документа ¦ исполнении ¦
¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦
+--------------+-------------+--------------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
---------------+-------------+--------------------+----------------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение 15
к п. 3.6.3.
Примерная форма сводки учета объема документооборота
-------------+---------------------+-------------------+-----------
¦Структурные ¦Входящие ¦Исходящие ¦Внутренние¦
¦подраз- +----------+----------+----------+--------+----------+
¦деления ¦по группам¦по коррес-¦по группам¦по адре-¦по группам¦
¦ ¦документов¦пондентам ¦документов¦сатам ¦документов¦
+------------+----------+----------+----------+--------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
-------------+----------+----------+----------+--------+-----------
Итого:
Руководитель службы ДОУ
(Заведующий канцелярией) (подпись)
Приложение 16
к п. 4.3.6.
СВОДКА Руководителю организации
___________ N ___________
Об исполнении документов
и поручений по состоянию
на _____________________
------------+----------------+------------------------------------------------+-----------
¦Исполнители¦ Находится на ¦ Из них ¦Примечание¦
¦ ¦ контроле ¦ ¦ ¦
¦ +-----+----------+-----------+----------+-------------+-----------+ ¦
¦ ¦всего¦ за ¦исполненные¦в процессе¦ с ¦ не ¦ ¦
¦ ¦ ¦предыдущий¦ в срок ¦исполнения¦перенесенными¦исполненные¦ ¦
¦ ¦ ¦ месяц ¦ ¦ ¦ сроками ¦ в срок ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ исполнения ¦ ¦ ¦
+-----------+-----+----------+-----------+----------+-------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
------------+-----+----------+-----------+----------+-------------+-----------+-----------
Руководитель группы Подпись Расшифровка
контроля подписи
Дата
Примечание. Сводка может быть дополнена графами по видам контролируемых документов.
Примерная форма сводки об исполнении документов и поручений
Приложение 17
к п. 5.4.
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности
руководителя организации
___________ N _____________
Подпись Расшифровка
___________________________ подписи
(место составления)
на _____________ год Дата
--------------------------------------------------------------------
¦ Название раздела ¦
+----------+--------------+----------+------------------+----------+
¦ Индекс ¦Заголовок дела¦Кол-во дел¦Срок хранения дела¦Примечание¦
¦ дела ¦ (тома, части)¦ (томов, ¦ (тома, части) и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ частей) ¦ N статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦
+----------+--------------+----------+------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
-----------+--------------+----------+------------------+-----------
Наименование должности руководителя
службы документационного
обеспечения управления Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав.ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного
наименование организации учреждения
__________ N ___________ __________ N _________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма номенклатуры дел организации
Приложение 18
к п. 5.5.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в организации
-------------------------+-------+----------------------------------
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦
¦ ¦ +----------------+----------------+
¦ ¦ ¦ переходящих ¦с отметкой "ЭПК"¦
+------------------------+-------+----------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+------------------------+-------+----------------+----------------+
¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------+-------+----------------+----------------+
¦временного (свыше ¦ ¦ ¦ ¦
¦10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------+-------+----------------+----------------+
¦временного (до 10 ¦ ¦ ¦ ¦
¦лет включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------+-------+----------------+----------------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
-------------------------+-------+----------------+-----------------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Наименование должности руководителя
службы документационного
обеспечения управления Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности лица,
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Приложение 19
к п. 8.2.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано ___________________________
(цифрами и
_________________________________________________________ листа(ов)
прописью)
в том числе: литерные листы _______________________________________:
пропущенные номера ______________________________ + листов внутренней
описи _______________________________________________________________
----------------------------------+---------------------------------
¦Особенности физического состояния¦ Номера листов ¦
¦ и формирования дел ¦ ¦
+---------------------------------+--------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
----------------------------------+---------------------------------
Наименование должности лица, -
составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение 20
к п. 8.2.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ___________
------+---------+---------+-----------------+-----------+-----------
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номер ¦Примечание¦
¦ п/п ¦документа¦документа¦ документа ¦листов дела¦ ¦
+-----+---------+---------+-----------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
------+---------+---------+-----------------+-----------+-----------
Итого ___________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 21
к п. 8.3.
-----+---------------------+----------------------------------------
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
+----+---------------------+---------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ (название учреждения и структурного подразделения) ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ____________ ДЕЛО N _________ том N _________ ¦
¦ ¦ ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ (заголовок дела) ¦
+----+---+---T--------------------- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ _______________________ ¦
+----+---+---+--------------------+ дата(ы) ¦
¦ ¦ ¦ ¦Ф. N ____________ ¦ на ________ листе(ах) ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Оп. N ____________ ¦ хранить ______________ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Д. N ____________ ¦ ¦
+----+---+---+--------------------- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ____________ ¦
-----+---+---+------------------------------------------------------
Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения
Приложение 22
к пп. 9.2., 9.4.
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд N _____________
ОПИСЬ N ____________
дел постоянного хранения
за ___________ год
--------------------------------------------------------------------
¦ Название раздела (структурного подразделения организации) ¦
+-----+--------+-----------------------+------+---------+----------+
¦ NN ¦ Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Дата ¦ Кол-во ¦Примечание¦
¦ п/п ¦ дела ¦ (тома, части) ¦ дела,¦ листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦(тома ¦ в деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦части)¦ (томе, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
+-----+--------+-----------------------+------+---------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
------+--------+-----------------------+------+---------+-----------
В данный раздел описи внесено ____________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _________________ по N _________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения Наименование организации
________ N ___________ __________ N ___________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд N _________
ОПИСЬ N ________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения
за ___________ год
--------------------------------------------------------------------
¦ Название раздела (структурного подразделения организации) ¦
+-----+--------+-----------+------+-------------+------+-----------+
¦ NN ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Дата ¦Срок хранения¦Кол-во¦Примечание ¦
¦ п/п ¦ дела ¦дела (тома,¦ дела ¦ дела (тома, ¦листов¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦(тома,¦части),статья¦в деле¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦части)¦ по перечню ¦(томе,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦части)¦ ¦
+-----+--------+-----------+------+-------------+------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
------+--------+-----------+------+-------------+------+------------
В данный раздел описи внесено _________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _____________ по N ____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий архивом (лицо, Подпись Расшифровка
ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
_________ N ____________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд N _____________
ОПИСЬ N ____________
дел по личному составу
за _____________ год
--------------------------------------------------------------------
¦ Название раздела ¦
+-----+-------+------------+-------+-------------+------+----------+
¦ NN ¦ Индекс¦ Заголовок ¦ Дата ¦Срок хранения¦Кол-во¦Примечание¦
¦ п/п ¦ дела ¦ дела (тома,¦ дела ¦ дела (тома, ¦листов¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ (тома,¦ части) ¦в деле¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ части)¦ ¦(томе,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦части)¦ ¦
+-----+-------+------------+-------+-------------+------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
------+-------+------------+-------+-------------+------+-----------
В данный раздел описи внесено ________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ____________ по N ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка
(инспектор по кадрам) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного
Наименование организации учреждения
__________ N ___________ _________ N ___________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дела по личному составу
Приложение 23
к пп. 9.2., 9.3.
___________________________________________________________
(наименование организации)
___________________________________________________________
(наименование структурного подразделения или общественной
организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения (общественной
организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
--------------------------------------------------------------------
¦ Название раздела ¦
+---+--------+---------+---------+------+---------------+----------+
¦ N ¦ Индекс ¦Заголовок¦Дата дела¦Кол-во¦ Срок хранения ¦Примечание¦
¦ ¦ дела ¦ дела ¦ (тома, ¦листов¦ дела (тома, ¦ ¦
¦п/п¦ (тома, ¦ (тома, ¦ части) ¦в деле¦ части) ¦ ¦
¦ ¦ части) ¦ части) ¦ ¦(томе)¦ ¦ ¦
+---+--------+---------+---------+------+---------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 <*> ¦ 7 ¦
----+--------+---------+---------+------+---------------+-----------
-------------------------------
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
В данную опись внесено________________________ дел с N ________
цифрами и прописью
по N __________ , в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
Наименование должности Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ подразделения
организации
Подпись Расшифровка подписи ______ N _______
Дата
Передал _________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _______________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и прописью) к документам <**>
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения (общественной
организации) Подпись Расшифровка
Дата подписи
Принял ____________________ дел и ___________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности работника
ведомственного архива Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации
-------------------------------
<*> Передаются вместе с делами канцелярии.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение 24
к п. 9.4.
_______________________________________________________________
(название государственного архива) <*>
_______________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N _____________
Опись N ____________
______________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел _____________
-------------------------------
<*> Заполняется в государственном архиве.
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа законченной описи дел постоянного хранения
Приложение 25
к п. 10.2.
ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Вид документа _____________ Дата _____________ Индекс ________
Корреспондент ________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) _________________
______________________________________________________________
Выдан ______________ ______________________
(дата выдачи) (кому выдано)
Выдал ______________ Получил ______________
(подпись) (подпись)
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма листка-заместителя документа
Приложение 26
к п. 10.2.
Наименование организации
Название архива
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _________________________________________________________
(N и заголовок)
Опись ________________________________________________________
(N и название)
Фонд _________________________________________________________
(N и название)
Выдано ___________________ ______________________
(дата выдачи) (кому выдано)
во временное пользование (читальный зал) до __________________
(дата возврата)
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника, выдавшего дело подписи
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение 27
к п. 11.4.
Наименование
организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
Дата
АКТ
__________ N __________
_______________________
место составления
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _________________________________________________
(название и выходные данные перечня
______________________________________________________________
документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда
N ________________
(название фонда)
-----+---------+---------+-------+--------+-------+-------+---------
¦NN ¦Заголовок¦Дата дела¦Номера ¦Индекс ¦Кол-во ¦Сроки ¦Примеча-¦
¦п/п ¦дела или ¦или край-¦описей ¦дела ¦дел ¦хране- ¦ние ¦
¦ ¦групповой¦ние даты ¦(номен-¦(тома, ¦(томов,¦ния де-¦ ¦
¦ ¦заголовок¦дел ¦клатур)¦части) ¦частей)¦ла (то-¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ ¦за ____¦по но- ¦ ¦ма,час-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦год (ы)¦менкла- ¦ ¦ти) и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦туре или¦ ¦номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦N дела ¦ ¦статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦по описи¦ ¦по пе- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦речню ¦ ¦
+----+---------+---------+-------+--------+-------+-------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
-----+---------+---------+-------+--------+-------+-------+---------
Итого ____________________ дел за ____________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПК ______________________________
(наименование архивного
учреждения)
(протокол __________ N _________)
Наименование должности лица, проводившего
экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
________ N _____________
Документы в количестве __________________ дел, весом _____ кг
(цифрами и прописью)
сданы в ______________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной _________________
N ____________
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
ведомственного архива (службы
документационного обеспечения
управления), внесшего изменения в
учетные документы
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выделении на уничтожение документов, не подлежащих хранению
| Стр.1 | Стр.2 | Стр.3
карта новых документов | 
