НАЙТИ ДОКУМЕНТ
Наказ № 285 від 31.07.1998Про порядок розробки складових нормативного та навчально-методичного забезпечення підготовки фахівців з вищою освітою
Текст документа по состоянию на 2 июля 2009 года
<< Назад |
<<< Главная страница
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
Н А К А З
25.03.2009 N 86
Про затвердження Положення
про адміністрування системи електронного
документообігу Головдержслужби України
З метою запровадження використання у центральному апараті
Головдержслужби України електронного цифрового підпису
Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Положення про адміністрування системи
електронного документообігу Головдержслужби України, що додається.
2. Доручити виконання функцій Адміністратора системи
електронного документообігу Головдержслужби України (Адміністратор
СЕД Головдержслужби) Кучерову Миколі Миколайовичу, головному
спеціалісту відділу електронного урядування управління аналізу
політики і стратегії розвитку державної служби.
3. Управлінню організаційної роботи, документообігу та
контролю ознайомити з цим наказом першого заступника Начальника
Головдержслужби, заступників Начальника Головдержслужби, директора
Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського
Союзу, директора Школи вищого корпусу державної служби, керівників
структурних підрозділів Головдержслужби України, керівників
територіальних управлінь Головдержслужби України.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника
Начальника Головдержслужби з питань стратегії розвитку державної
служби.
Начальник Головдержслужби Т.Мотренко
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Головдержслужби
України
25.03.2009 N 86
ПОЛОЖЕННЯ
про адміністрування системи електронного
документообігу Головдержслужби України
1. Загальні положення
1.1. Цим Положенням визначено порядок окремих процедур щодо
впровадження та забезпечення працездатності системи електронного
документообігу Головдержслужби України (далі - СЕД
Головдержслужби).
1.2. СЕД Головдержслужби визначається як єдина система
електронного документообігу, що забезпечує режим безпаперового
документообігу у центральному апараті, територіальних управліннях
та підвідомчих установах Головдержслужби України.
1.3. Суб'єктами правовідносин у сфері адміністрування СЕД
Головдержслужби є:
- Адміністратор системи електронного документообігу
Головдержслужби України (далі - Адміністратор СЕД
Головдержслужби);
- керівництво структурних підрозділів, територіальних
управлінь та підвідомчих установ Головдержслужби;
- керівник структурного підрозділу, відповідального за
організацію діловодства у Головдержслужбі України та її
територіальних органах (далі - відповідальна особа з питань
діловодства);
- помічники та підпомічники Адміністратора СЕД
Головдержслужби.
1.4. Сфера застосування цього положення:
- розподіл функцій адміністрування СЕД Головдержслужби;
- ведення штатного розпису та кадрового забезпечення СЕД
Головдержслужби;
- ведення функціонального розподілу прав доступу користувачів
СЕД Головдержслужби;
- ведення довідникової бази СЕД Головдержслужби;
- залучення фахівців розробника програмного забезпечення СЕД
Головдержслужби;
- проведення оновлень СЕД Головдержслужби.
1.5. Метою цього положення є створення уніфікованого переліку
процедур щодо забезпечення швидкого та ефективного вирішення усіх
питань, пов'язаних із необхідністю застосування адміністративних
заходів до СЕД Головдержслужби.
2. Адміністратор СЕД Головдержслужби
2.1. Адміністратор СЕД Головдержслужби є відповідальною
особою за забезпечення працездатності СЕД Головдержслужби.
2.2. Адміністратор СЕД Головдержслужби, відповідно до
покладених на нього обов'язків, забезпечує:
- технічне обслуговування серверного програмного забезпечення
СЕД Головдержслужби;
- створення електронних паспортів установ, система
діловодства яких інтегрована до СЕД Головдержслужби;
- створення груп доступу користувачів відповідно до
покладених на них завдань та обов'язків;
- ведення переліку прав доступу груп користувачів;
- ведення штатного розпису центрального апарату у СЕД
Головдержслужби та контроль за веденням штатного розпису
територіальних підрозділів та підвідомчих установ Головдержслужби;
- створення та ведення журналів електронної реєстрації
центрального апарату Головдержслужби;
- ведення довідникової бази модуля електронної реєстрації
(типи документів, аналітичні типи документів, питання документів
тощо);
- здійснення, у разі необхідності, функцій визначених
пунктом 2.5 цього Положення.
2.3. Адміністратор СЕД Головдержслужби зобов'язаний:
- забезпечувати впровадження та працездатність СЕД
Головдержслужби;
- консультувати своїх помічників та підпомічників щодо
забезпечення виконання їх обов'язків, а також контролювати їх
діяльність;
- надавати консультативно-інформаційну підтримку персоналу
Головдержслужби України з питань організації роботи у режимі
безпаперового документообігу.
2.4. Адміністратор СЕД Головдержслужби має право:
- контролю за виконанням працівниками центрального апарату,
територіальних управлінь та підвідомчих установ Головдержслужби
України вимог, встановлених нормативними актами щодо організації
роботи у режимі безпаперового документообігу;
- ініціювати проведення функціональних навчань;
- давати обов'язкові для виконання вказівки своїм помічникам
та підпомічникам щодо виконання завдань з впровадження та
забезпечення працездатності СЕД Головдержслужби;
- ініціювати внесення на розгляд керівництва Головдержслужби
інформації про дії або бездіяльність структурних підрозділів
центрального апарату, територіальних управлінь та підвідомчих
установ Головдержслужби щодо виконання вимог законодавчих і
нормативних актів України, актів Головдержслужби, якими
регулюються питання безпаперового електронного документообігу.
2.5. Помічники Адміністратора СЕД Головдержслужби, відповідно
до покладених на них обов'язків, забезпечують:
- здійснення клієнтських інсталяцій програмного забезпечення
СЕД Головдержслужби на робочих місцях працівників центрального
апарату Головдержслужби;
- налаштування сертифікатів доступу та видачу персональних
паролів працівникам центрального апарату Головдержслужби;
- ведення загальної довідникової бази СЕД Головдержслужби;
- виконання замовлень за поданими заявками на технічне
обслуговування клієнтських інсталяцій СЕД Головдержслужби;
- виконання завдань з технічного обслуговування СЕД
Головдержслужби, що відносяться до компетенції Адміністратора СЕД
Головдержслужби, виключно у разі відсутності останнього або
виникнення нагальної необхідності виконання відповідних функцій з
обов'язковим інформуванням про це Адміністратора СЕД;
- виконання інших завдань, визначених цим Положенням.
2.6. Підпомічники Адміністратора СЕД Головдержслужби,
відповідно до покладених на них обов'язків, забезпечують:
- здійснення клієнтських інсталяцій програмного забезпечення
СЕД Головдержслужби на робочих місцях працівників відповідних
територіальних підрозділів або підвідомчих установ
Головдержслужби;
- налаштування сертифікатів доступу та видачу персональних
паролів працівникам відповідних територіальних підрозділів або
підвідомчих установ Головдержслужби;
- ведення штатного розпису відповідних територіальних
підрозділів або підвідомчих установ у СЕД Головдержслужби;
- ведення довідників СЕД Головдержслужби, що містять дані,
орієнтовані на діяльність та потреби відповідного територіального
підрозділу або відповідної підвідомчої установи Головдержслужби;
- виконання замовлень за поданими заявками на технічне
обслуговування клієнтських інсталяцій СЕД Головдержслужби
- виконання інших завдань, визначених цим Положенням.
2.7. Адміністратор СЕД Головдержслужби є відповідальним за
підготовку та подання періодичної звітності щодо стану
впровадження безпаперового документообігу у Головдержслужбі
України.
2.8. Вимоги щодо підготовки періодичних звітів.
2.8.1. Періодичні звіти готуються щотижнево та поетапно, у
встановленій формі та подаються на розгляд щотижневих апаратних
нарад Головдержслужби України.
2.8.2. Поетапні звіти готуються за результатами проходження
відповідного етапу переходу документообігу до безпаперових
технологій, на основі відповідних поетапних звітів структурних
підрозділів та підвідомчих установ центрального апарату
Головдержслужби.
2.8.3. Періодичний звіт має містити інформацію щодо:
- стану впровадження технологій безпаперового документообігу;
- активності персоналу щодо використання у своїй роботі
безпаперових технологій документообігу, обов'язковість яких
набрала чинності;
- навчання персоналу;
- аналізу наявних проблем щодо забезпечення переходу та
доступності послуг безпаперового документообігу, технічний стан
СЕД Головдержслужби, а також пропозицій щодо їх вирішення;
- пропозиції щодо подальшого розвитку СЕД Головдержслужби.
2.8.4. Поетапні звіти подаються у десятиденний термін після
закінчення відповідного етапу. У поетапному звіті обов'язково
зазначається інформація щодо невиконання вимог підпункту 2.8.2
відповідним структурним підрозділом, територіальним управлінням
або підвідомчою установою Головдержслужби.
3. Налаштування сертифіката та прав доступу користувача
3.1. Сертифікат доступу користувача включає в себе:
- реєстрацію особи користувача у СЕД Головдержслужби;
- створення облікового запису користувача у СЕД
Головдержслужби, разом із присвоєнням системного імені
(логіну) та пароля користувача;
- співставлення зареєстрованої особи та облікового запису;
- введення облікового запису користувача до паспорта
установи, до якої належить працівник;
- введення облікового запису користувача до групи
користувачів, якою визначаються їх права та функції у СЕД
Головдержслужби;
- встановлення та перевірка працездатності відповідних
параметрів доступу до СЕД Головдержслужби на робочому місці
користувача.
3.2. Налаштування сертифікатів доступу користувачів
здійснюється виключно в межах виконання заявок на технічне
обслуговування, поданих відповідно до вимог Порядку подання заявок
на технічне обслуговування системи електронного документообігу,
затвердженого наказом Головдержслужби України від 02.03.2009 року
N 60 "Про удосконалення переходу центрального апарату
Головдержслужби України до використання безпаперового електронного
документообігу".
3.3. Права доступу користувача до функцій СЕД Головдержслужби
визначаються правами групи користувачів, до якої він входить за
посадою.
3.4. При передачі функцій одного працівника іншому працівнику
останній отримує права першого працівника у повному їх обсязі.
3.5. Перелік необхідних функцій, право доступу до яких
отримує кожна група користувачів, визначається Адміністратором СЕД
Головдержслужби.
3.6. В окремих випадках, за рішенням Начальника
Головдержслужби, користувач може отримати окремі додаткові права,
які виходять за межі прав групи, до якої він належить. Обсяги та
терміни присвоєння таких додаткових прав визначає виключно
Начальник Головдержслужби у відповідному наказі.
4. Ведення штатного розпису у СЕД Головдержслужби
4.1. Ведення штатного розпису у СЕД Головдержслужби полягає у
створенні, ліквідації та редагуванні параметрів штатних одиниць
центрального апарату, територіальних підрозділів та підвідомчих
установ Головдержслужби.
4.2. Накази Головдержслужби України щодо затвердження
штатного розпису та внесення змін до нього обов'язково
погоджуються з відповідальною особою з питань діловодства, в
частині присвоєння/відчуження у цьому ж наказі (окремим додатком)
кодів підрозділів, на підставі яких здійснюється ідентифікація
усіх підрозділів у СЕД Головдержслужби, та керівником
відповідального управління з питань впровадження безпаперового
електронного документообігу у Головдержслужбі України.
4.3. Усі операції з довідником "Штатний розпис" СЕД
Головдержслужби здійснюються на підставі відповідної заявки
структурного підрозділу, до компетенції якого віднесено здійснення
організаційних заходів щодо затвердження штатного розпису та
внесення змін до нього.
4.4. Структурний підрозділ, зазначений у пункті 4.3 цього
Положення, зобов'язаний подати заявку на внесення змін до
довідника "Штатний розпис" СЕД Головдержслужби до:
- Адміністратора СЕД Головдержслужби впродовж одного робочого
дня з дати затвердження Начальником Головдержслужби штатного
розпису центрального апарату Головдержслужби або змін до нього;
- відповідного підпомічника Адміністратора СЕД
Головдержслужби впродовж двох робочих днів з дати затвердження
Начальником Головдержслужби штатного розпису територіального
управління (підвідомчої установи) Головдержслужби або змін до
нього.
4.5. Проведення робіт щодо внесення змін до довідника
"Штатний розпис" СЕД Головдержслужби проводяться з 14-00
останнього робочого дня перед днем введення в дію змін до штатного
розпису, про що обов'язково повідомляються усі працівники
підрозділів, яких стосуються зміни у штатному розписі.
4.6. Усі працівники підрозділів, яких стосуються зміни у
штатному розписі, зобов'язані завчасно, до початку проведення
робіт, зазначених у пункті 4.5 цього Положення, закінчити усі
заплановані роботи, які виконуються у СЕД Головдержслужби, та
закрити відповідне програмне забезпечення на своєму робочому
місці.
4.7. Порядок розформування записів довідників "Організаційна
структура" та "Штатний розпис" СЕД Головдержслужби.
4.7.1. Записами довідника "Організаційна структура" є
структурні підрозділи та підрозділи, що входять до їх складу.
4.7.2. Записами довідника "Штатний розпис" є посади у складі
відповідних підрозділів.
4.7.3. Перед розформуванням будь-якого запису довідника
"Організаційна структура", в першу чергу, необхідно виконати
операцію "Звільнення" для усіх працівників підрозділу, що
відповідає запису зазначеного довідника.
4.7.4. Після проведення операції "Звільнення" здійснюється
операція "Розформування" для усіх посад підрозділу, що відповідає
запису довідника "Організаційна структура", який розформовується,
при цьому обов'язково:
- скасовується реєстрація посади як складової діловодства
центрального апарату, територіального підрозділу або підвідомчої
установи Головдержслужби;
- у переліку параметрів відповідного запису довідника
"Штатний розпис" видаляються дані з поля "У підпорядкуванні" та
зазначається "Дата розформування посади".
4.7.5. Операція "Розформування" будь-якого запису довідника
"Організаційна структура" потребує:
- скасування реєстрації відповідного підрозділу як
діловодного підрозділу центрального апарату (територіального
підрозділу, підвідомчої установи) Головдержслужби;
- у переліку параметрів відповідного запису довідника
"Організаційна структура" видаляються дані з полів "У
підпорядкуванні" та "Керівник", а також зазначається "Дата
розформування підрозділу".
4.7.6. Операція щодо розформування структурного підрозділу
здійснюється лише після завершення операції розформування усіх
підрозділів, що входять до його складу. Відповідна операція
здійснюється аналогічно зазначеній у підпункті 4.9.5 цього
Положення, з тією відмінністю, що структурний підрозділ виводиться
із підпорядкування керівника відповідного органу або одного з його
заступників.
4.8. Порядок створення записів довідників "Організаційна
структура" та "Штатний розпис" СЕД Головдержслужби.
4.8.1. Порядок створення записів довідника "Організаційна
структура":
- в першу чергу створюються записи, що відповідають
структурним підрозділам (департаменти, управління, окремі відділи
та сектори);
- після створення запису структурного підрозділу створюються
записи, що відповідають підрозділам, які входять до складу
відповідного структурного підрозділу (відділ, сектор);
- при створенні будь якого запису довідника "Організаційна
структура" до переліку його параметрів обов'язково заповнюються
поля "Код" (ідентифікатор підрозділу), "Назва" (повне та скорочене
найменування підрозділу), "Тип підрозділу" (департамент,
управління тощо), "У підпорядкуванні" (керівник органу, заступник
керівника органу або структурний підрозділ), "Дата створення" та
"Дата вступу в дію";
- поле "Керівник" заповнюється лише після створення посад, що
входять до відповідного структурного підрозділу, оскільки значення
відповідного поля обирається саме з переліку відповідних посад.
- зареєструвати підрозділ як діловодний підрозділ
центрального апарату (територіального підрозділу, підвідомчої
установи) Головдержслужби.
4.8.2. Створення записів довідника "Штатний розпис":
- створення записів довідника "Штатний розпис" здійснюється
лише на підставі вже створених записів довідника "Організаційна
структура";
- при створенні будь якого запису довідника "Штатний розпис"
до переліку його параметрів обов'язково заповнюються поля "Код"
(ідентифікатор посади), "Назва" (повне та скорочене найменування
посади), "Тип посади" (спеціаліст, радник, керівник відділу тощо),
"У підпорядкуванні" (код підрозділу, до якого належить відповідна
посада, - обирається із переліку записів довідника "Організаційна
структура"), "Дата створення" та "Дата вступу в дію";
- зареєструвати посаду як діловодну посаду центрального
апарату (територіального підрозділу, підвідомчої установи)
Головдержслужби.
4.8.3. Кодифікацію посад здійснює Адміністратор СЕД
Головдержслужби на підставі затверджених наказом Головдержслужби
кодів підрозділів.
4.9. Під редагуванням параметрів структурних підрозділів та
підрозділів, що входять до їх складу, мається на увазі внесення
змін до штатного розпису, що не порушують його структуру та
зареєстровану ідентифікацію підрозділів: зміна найменування
підрозділу, зміна найменування посади спеціаліста, передача не
керівної посади підрозділу до іншого підрозділу тощо.
4.10. Порядок ведення штатного розпису у СЕД Головдержслужби,
визначений Розділом 4 цього Положення, є єдиним та обов'язковим
для виконання у центральному апараті, територіальних управліннях
та підвідомчих установах Головдержслужби.
5. Ведення кадрової роботи у СЕД Головдержслужби
5.1. Ведення кадрової роботи у СЕД Головдержслужби полягає у
створенні електронних персон, призначенні, звільненні та
покладанні обов'язків на час відсутності працівників центрального
апарату, територіальних підрозділів та підвідомчих установ
Головдержслужби.
5.2. Акти щодо прийняття та звільнення працівників, а також
їх відрядження (далі - кадрові акти) обов'язково доводяться до
відома:
- Адміністратора СЕД Головдержслужби - впродовж одного
робочого дня з дати підписання кадрових актів щодо персоналу
центрального апарату Головдержслужби Начальником Головдержслужби;
- відповідного підпомічника Адміністратора СЕД
Головдержслужби - впродовж одного робочого дня з дати підписання
кадрових актів щодо персоналу відповідного територіального
управління або підвідомчої установи Головдержслужби Начальником
Головдержслужби.
5.3. Відомості щодо відсутності особи на робочому місці через
хворобу, навчання або місцеве відрядження терміном понад один
робочий день, здійснюється аналогічно пункту 5.2 цього Положення,
із тією відмінністю, що відповідну інформацію необхідно надати до
10-00 години ранку першого дня відсутності відповідного
працівника.
5.4. Доведення кадрових актів згідно з пунктом 5.2 цього
Положення зобов'язаний здійснювати підрозділ (особа), на який
покладено функції щодо забезпечення реалізації державної політики
з питань кадрової роботи та державної служби в центральному
апараті, територіальному управлінні або підвідомчій установі
Головдержслужби України.
Доведення відомостей згідно з пунктом 5.3 цього Положення, а
також надання інформації про особу, яка тимчасово здійснюватиме
обов'язки відсутньої особи, зобов'язаний:
- заступник Начальника Головдержслужби - у випадку покладання
обов'язків керівника структурного підрозділу, куратором якого є
відповідний заступник, на іншу особу;
- керівник структурного підрозділу - у випадку покладання
обов'язків керівника відділу (сектору), що входить до складу
відповідного структурного підрозділу, на іншу особу;
- підрозділ (особа), на який покладено функції щодо
забезпечення реалізації державної політики з питань кадрової
роботи та державної служби в центральному апараті Головдержслужби
України - у випадку покладання обов'язків керівника
територіального управління Головдержслужби на іншу особу;
- керівник територіального управління (підвідомчої установи)
Головдержслужби - у випадку покладання обов'язків керівника
відділу (сектору), що входить до складу відповідної установи, на
іншу особу.
5.5. Порядок призначення працівника на посаду у СЕД
Головдержслужби:
5.5.1. У довіднику "Персони" створюється запис, до якого
вносяться дані щодо прізвища, ім'я, по-батькові, статі та
електронної адреси новопризначеного працівника, а також
зазначається дата вступу в дію створеного запису.
5.5.2. У довіднику "Штатний розпис" необхідно стати на запис,
що відповідає вакантній посаді, на яку призначається працівник,
після чого натиснути кнопку "Призначення на посаду", яка відкриває
відповідну форму.
5.5.3. У формі "Призначення на посаду" необхідно із списку
"Персони" обрати відповідного працівника, призначення якого
здійснюється, та заповнити поле "Дата вступу на посаду", після
чого натиснути кнопку "ОК".
5.5.4. У довіднику "Відповідальні за ведення діловодства"
необхідно провести операцію реєстрації новопризначеного
працівника, лише після чого відповідний працівник має можливість
отримувати електронні документи, що йому призначені.
5.6. Порядок звільнення працівника з посади у СЕД
Головдержслужби:
5.6.1. Скасування реєстрації працівника у довіднику
"Відповідальні за ведення діловодства".
5.6.2. Відкриваємо, аналогічно пункту 5.5.2 цього Положення,
форму "Призначення на посаду", у якій заповнюємо поле "Дата
звільнення".
5.6.3. У записі довідника "Персони", що відповідає
звільненому працівнику, заповнюється поле "Дата припинення
дієздатності".
5.7. Окремі вимоги щодо покладання обов'язків працівників на
інших осіб у СЕД Головдержслужби:
передача функцій спеціалістів не здійснюється;
при створенні завдання щодо покладання обов'язків однієї
особи на іншу обов'язково вказуються терміни, які не виходять за
межі термінів, визначених наказами про відрядження, відпустку,
навчання тощо;
у випадку хвороби працівника первинний термін передачі його
повноважень становить три дні, при продовженні лікарняного термін
передачі повноважень переноситься на дату, до якої лікарняний було
продовжено.
5.8. Під редагуванням параметрів працівників у СЕД
Головдержслужби мається на увазі лише внесення змін до полів
"Прізвище" та "Контакти" відповідного запису довідника "Персони".
5.9. Порядок ведення кадрової роботи у СЕД Головдержслужби,
визначений Розділом 5 цього Положення, є єдиним та обов'язковим
для виконання у центральному апараті, територіальних управліннях
та підвідомчих установах Головдержслужби.
6. Ведення довідникової бази СЕД Головдержслужби
6.1. Ведення довідникової бази СЕД Головдержслужби полягає у
заповненні, виправленні (актуалізації, узгодженні) та видаленні
даних із довідників системи, що відповідають за класифікацію
переліків даних - атрибутів реєстрації, обігу та зберігання
документів.
6.2. Атрибутами реєстрації документів є дані довідників,
якими класифікуються документи та інформація, що в них міститься
(типи документів, види документів, питання документів, суб'єкти
подання тощо).
6.3. Атрибутами обігу документів є дані довідників, якими
забезпечується безперебійність та якість електронного
документообігу (діловодні підрозділи, діловодні посади, переліки
кореспондентів та адресатів, розрахунки масових розсилань,
маршрути передач, технічні параметри тощо).
6.4. Атрибутами зберігання документів є дані довідників,
якими забезпечуються функції розміщення та зберігання документів
по справах та архівах (журнали реєстрації, класифікація документів
за журналами реєстрації, нумерація за типами документів, питання
документів тощо).
6.5. Ведення довідників СЕД Головдержслужби, у загальному
випадку, здійснюється помічниками Адміністратора СЕД
Головдержслужби, але ведення довідників, що містять дані,
орієнтовані на діяльність та потреби лише певного територіального
підрозділу (підвідомчої установи) Головдержслужби, здійснює
відповідний підпомічник Адміністратора СЕД Головдержслужби.
6.6. Створення, виправлення та видалення даних довідників,
визначених пунктами 6.2 та 6.4 цього Положення, відбуваються у
наступному порядку:
6.6.1. Переліки відповідних класифікаторів та внесення змін
до них готуються відповідальною особою з питань діловодства та
подаються до Адміністратора СЕД Головдержслужби.
6.6.2. Адміністратор СЕД Головдержслужби відповідно до вимог
пункту 6.5 цього Положення визначає з числа своїх помічників та
підпомічників відповідального виконавця щодо здійснення
відповідних операцій із довідниками СЕД Головдержслужби та передає
відповідному виконавцю усі необхідні для цього матеріали.
6.7. Створення, виправлення та видалення даних довідників,
визначених пунктом 6.3 цього Положення, виконуються за заявками на
технічне обслуговування або за вмотивованим рішенням
Адміністратора СЕД Головдержслужби, спрямованим на удосконалення
процесу документообігу.
6.8. Узгодження даних довідників полягає у виправленні таких
недоліків довідника, як: подвійний запис одного змісту, некоректні
взаємозв'язки між записами довідників, некоректне співставлення
даних, граматичні помилки тощо.
Узгодження може здійснюватись у ручному або автоматичному
режимах.
У ручному режимі здійснюються операції, які не загрожують
порушенню цілісності даних та збереженню інформаційного наповнення
архівів даних.
У автоматичному режимі, тобто за допомогою спеціалізованого
програмного забезпечення, направленого на очищення баз даних,
здійснюються операції, виконання яких може мати наслідком
порушення цілісності або втрату даних.
Проведення операцій узгодження у автоматичному режимі
дозволяється лише після 18-00 робочого дня, за умови погодження
здійснення відповідних операцій із відповідальною особою з питань
діловодства.
6.9. Створення нових довідників або зміна структури існуючих
довідників з будь-якими атрибутами не відноситься до операцій
ведення довідникової бази СЕД Головдержслужби та здійснюється
згідно вимог розділу 7 цього Положення.
7. Залучення до технічного супроводу СЕД Головдержслужби
фахівців розробника програмного забезпечення СЕД Головдержслужби
7.1. Фахівці розробника програмного забезпечення СЕД
Головдержслужби (далі - фахівці розробника) залучаються до
технічного супроводу СЕД Головдержслужби у двох основних випадках:
- неможливості самостійного налагодження певної робочої
функції наявного програмного забезпечення СЕД Головдержслужби або
відновлення працездатності серверного програмного забезпечення СЕД
Головдержслужби після планової або аварійної зупинки сервера
(далі - супровід СЕД);
- оновлення (модернізації) наявного програмного забезпечення
СЕД Головдержслужби з метою встановлення нових функціональних
модулів або усунення виявлених недоліків (далі - оновлення СЕД).
7.2. Порядок замовлення супроводу СЕД:
7.2.1. Потреба у налагодженні певної робочої функції може
бути виявлена будь-яким з користувачів СЕД Головдержслужби, який
подає заявку на технічне обслуговування.
У випадку збоїв, які перешкоджають продовженню реєстрації
документів, здійснюється негайне оповіщення Адміністратора СЕД
Головдержслужби без подання заявки на технічне обслуговування.
7.2.2. Адміністратор СЕД Головдержслужби, за результатами
проведення робіт щодо налагодження певної робочої функції, приймає
рішення про необхідність залучення фахівців розробника.
У випадку неможливості відновлення працездатності серверного
програмного забезпечення рішення про необхідність залучення
фахівців розробника приймається впродовж тридцяти хвилин після
першого невдалого пуску відповідного програмного забезпечення.
7.2.3. Адміністратор СЕД Головдержслужби звертається
відповідно до вимог пункту 7.4 цього Положення до розробника
програмного забезпечення СЕД Головдержслужби щодо необхідності
залучення фахівців розробника до супроводу СЕД.
7.3. Порядок замовлення та залучення фахівців розробника щодо
забезпечення оновлення СЕД визначається укладеними договорами
Головдержслужби із розробником програмного забезпечення СЕД
Головдержслужби.
7.4. Зазначеними договорами визначається регламент надання
послуг фахівцями розробника щодо супроводу СЕД з урахуванням
наступних вимог:
7.4.1. Термінові послуги - замовляються у "екстреному режимі"
за телефоном, виконуються невідкладно, впродовж одного робочого
дня. У випадку необхідності перенесення даних на новий сервер
термінові послуги виконуються впродовж двох робочих днів, але у
випадках, що вимагають ремонту серверного обладнання, термін
виконання становить сорок вісім годин з моменту відновлення
працездатності серверного обладнання. До термінових послуг
віднесено усунення помилок, що призводять до:
- непрацездатності СЕД Головдержслужби в цілому;
- непрацездатності функцій реєстрації;
- систематичних перебоїв певного робочого модуля системи.
7.4.2. Поточні послуги - замовляються за офіційним запитом та
виконуються лише з моменту надходження відповідного запиту. До
поточних послуг віднесено усунення помилок, що призводять до:
- збоїв у роботі окремої функції, яка не впливає на
реєстрацію документів, - протягом 5 робочих днів;
- помилкове формування звіту - протягом 10 робочих днів;
- проведення окремих, додаткових налаштувань системи -
протягом 2 тижнів;
- узгодження довідника - протягом 1 місяця;
- підготовка адміністратора - протягом 1 місяця;
- виконання профілактичних робіт із серверами - протягом двох
місяців за замовленням та двічі на рік в обов'язковому порядку.
8. Проведення оновлень СЕД Головдержслужби
8.1. Проведення оновлень СЕД Головдержслужби (далі -
оновлення) включає в себе процедуру оновлення встановленого
програмного забезпечення СЕД Головдержслужби.
8.2. Оновлення здійснюється за повідомленням розробником
Адміністратора СЕД Головдержслужби про завершення усіх підготовчих
процедур та готовність провести відповідне оновлення.
8.3. Адміністратор СЕД Головдержслужби після отримання
повідомлення від розробника погоджує із відповідальною особою з
питань діловодства дату проведення оновлення та повідомляє
розробника про час початку процедури оновлення, визначеного з
урахуванням вимог пункту 8.4 цього Положення.
8.4. Час початку процедури оновлення визначається за
результатами консультацій із розробником щодо обсягів часу, який
потребує проведення безпосереднього оновлення, та з урахуванням
необхідності проведення тестування СЕД Головдержслужби впродовж
2-4 годин після проведення оновлення.
8.4.1. Якщо оновлення потребує до 8 годин, то часом його
початку визначається 18-00.
8.4.2. Якщо оновлення потребує до 16 годин, то часом його
початку визначається 14-00.
8.4.3. Якщо оновлення потребує більше 16 годин, то воно
проводиться з 8-00 суботи, яка офіційно зараховується працівникам,
що приймали участь в оновленні, як робочий день.
8.5. У випадку проведення оновлень з 14-00 робочого дня
Адміністратор СЕД Головдержслужби обов'язково та не пізніше ніж за
два робочих дні до початку проведення робіт повідомляє про їх
проведення усіх працівників Головдержслужби.
8.6. У випадку, передбаченому пунктом 8.5 цього Положення,
усі працівники Головдержслужби зобов'язані завчасно, до початку
проведення робіт з оновлення, закінчити усі заплановані роботи,
які виконуються на базі СЕД Головдержслужби, та закрити програмне
забезпечення СЕД Головдержслужби на своєму робочому місці.
9. Прикінцеві положення
9.1. Це Положення набирає чинності з 1 квітня 2009 року.
9.2. До підключення усіх територіальних управлінь
Головдержслужби до СЕД Головдержслужби вважати сферою застосування
цього Положення центральний апарат Головдержслужби, Центр
адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та
Школу вищого корпусу державної служби.
<< Назад |
<<< Главная страница
|
